一、引言
发票，作为经济活动中的重要商事凭证，对于财务人员而言，是账务处理、税务申报等工作的关键依据。全面且深入地掌握发票知识，不仅能确保财务工作的准确性与合规性，更能有效规避潜在的财务风险。接下来，让我们一同揭开发票知识的神秘面纱。
二、发票种类
- 增值税专用发票 增值税专用发票是增值税一般纳税人销售货物或者提供应税劳务、服务开具的发票，是购买方支付增值税额并可按照增值税有关规定据以抵扣进项税额的凭证。其基本联次为三联：发票联、抵扣联和记账联。发票联，作为购买方核算采购成本和增值税进项税额的记账凭证；抵扣联，作为购买方报送主管税务机关认证和留存备查的凭证；记账联，作为销售方核算销售收入和增值税销项税额的记账凭证。 例如，A 公司为增值税一般纳税人，向同样为一般纳税人的 B 公司销售一批货物，金额为 100 万元，增值税税率为 13%。A 公司就需要向 B 公司开具增值税专用发票，发票上注明销售额 100 万元，税额 13 万元。B 公司取得该发票后，发票联用于记账，抵扣联用于认证抵扣进项税额。
- 增值税普通发票 增值税普通发票是增值税纳税人销售货物或者提供应税劳务、服务时，通过增值税税控系统开具的普通发票。它主要由增值税小规模纳税人使用，增值税一般纳税人在不能开具专用发票的情况下也可使用普通发票。增值税普通发票的基本联次为两联，即发票联和记账联，没有抵扣联，所以购买方不能据此抵扣进项税额。 比如，C 公司为增值税小规模纳税人，向 D 公司销售一批商品，销售额为 50 万元。C 公司开具增值税普通发票给 D 公司，D 公司取得发票联用于记账，但无法进行进项税额抵扣。
- 机动车销售统一发票 机动车销售统一发票是凡从事机动车零售业务的单位和个人，从 2006 年 8 月 1 日起，在销售机动车（不包括销售旧机动车）收取款项时开具的发票。该发票为电脑六联式发票：第一联发票联（购货单位付款凭证），第二联抵扣联（购货单位扣税凭证），第三联报税联（车购税征收单位留存），第四联注册登记联（车辆登记单位留存），第五联记账联（销货单位记账凭证），第六联存根联（销货单位留存）。购买方为增值税一般纳税人且取得机动车销售统一发票的抵扣联，可以按规定抵扣进项税额。 假设 E 公司为汽车销售公司，向增值税一般纳税人 F 公司销售一辆汽车，价格为 30 万元，增值税税额为 3.9 万元。E 公司开具机动车销售统一发票，F 公司取得发票后，发票联用于记账，抵扣联用于认证抵扣进项税额，报税联用于缴纳车辆购置税，注册登记联用于车辆登记。
- 二手车销售统一发票 二手车销售统一发票是二手车经销企业、经纪机构和拍卖企业，在销售、中介和拍卖二手车收取款项时，通过开票软件开具的发票。二手车销售统一发票为一式五联计算机票。第一联为发票联，是购货单位付款凭证；第二联为转移登记联，是车辆管理部门办理车辆过户手续的凭证；第三联为出入库联；第四联为记账联，是销售单位核算销售额和销项税额的主要凭证；第五联为存根联，由开票方留存。二手车销售统一发票本身不得作为增值税扣税凭证，但符合条件的情况下，购买方可以凭取得的增值税专用发票抵扣进项税额。 例如，G 二手车经销公司向 H 公司销售一辆二手车，售价为 15 万元。G 公司开具二手车销售统一发票，H 公司取得发票联用于记账等相关事宜。
三、发票开具
- 开具要求
- 内容真实完整：发票开具的内容必须与实际发生的经济业务相符，包括购买方信息、销售方信息、货物或服务名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额等项目，均应准确无误地填写。例如，销售的是 A 型号手机，就不能在发票上写成 B 型号手机。
- 字迹清楚：发票上的文字和数字应清晰可辨，不得压线、错格。否则可能导致发票无法正常认证或被税务机关认定为不合规发票。
- 发票联次一次开具：无论是增值税专用发票还是普通发票，都应按照规定的联次一次性如实开具，不得分联次分别开具不同内容的发票。
- 加盖发票专用章：发票开具后，必须在发票联和抵扣联（如有）上加盖销售方的发票专用章。盖章位置要准确，印章要清晰完整。如果加盖的是财务专用章或公章等其他印章，该发票将被视为无效发票。
- 特殊情况开具
- 红字发票开具：当发生销货退回、开票有误、应税服务中止等情形但不符合发票作废条件，或者因销货部分退回及发生销售折让时，需要开具红字发票。一般纳税人开具增值税专用发票后，发生销货退回、开票有误、应税服务中止等情形的，按以下方法处理：购买方取得专用发票已用于申报抵扣的，购买方可在增值税发票管理新系统（以下简称“新系统”）中填开并上传《开具红字增值税专用发票信息表》（以下简称《信息表》），在填开《信息表》时不填写相对应的蓝字专用发票信息，应暂依《信息表》所列增值税税额从当期进项税额中转出，待取得销售方开具的红字专用发票后，与《信息表》一并作为记账凭证；购买方取得专用发票未用于申报抵扣、但发票联或抵扣联无法退回的，购买方填开《信息表》时应填写相对应的蓝字专用发票信息；销售方开具专用发票尚未交付购买方，以及购买方未用于申报抵扣并将发票联及抵扣联退回的，销售方可在新系统中填开并上传《信息表》。销售方填开《信息表》时应填写相对应的蓝字专用发票信息。税务机关通过网络接收纳税人上传的《信息表》，系统自动校验通过后，生成带有“红字发票信息表编号”的《信息表》，并将信息同步至纳税人端系统中。销售方凭税务机关系统校验通过的《信息表》开具红字专用发票，在新系统中以销项负数开具。红字专用发票应与《信息表》一一对应。 例如，I 公司向 J 公司销售一批货物并开具了增值税专用发票，J 公司已认证抵扣。后发现货物存在质量问题，经协商 I 公司同意给予 J 公司 10%的销售折让。此时，J 公司需要在新系统中填开并上传《开具红字增值税专用发票信息表》，I 公司根据税务机关系统校验通过的《信息表》开具红字专用发票。
- 差额征税发票开具：适用差额征税办法缴纳增值税，且不得全额开具增值税发票的（财政部、税务总局另有规定的除外），纳税人自行开具或者税务机关代开增值税发票时，通过新系统中差额征税开票功能，录入含税销售额（或含税评估额）和扣除额，系统自动计算税额和不含税金额，备注栏自动打印“差额征税”字样，发票开具不应与其他应税行为混开。 比如，K 旅游公司为一般纳税人，向客户提供旅游服务，取得含税收入 106 万元，其中向其他单位支付住宿费、餐饮费、交通费等共计 63.6 万元。K 旅游公司选择差额征税，在开具发票时，通过差额征税开票功能，录入含税销售额 106 万元和扣除额 63.6 万元，系统自动计算税额为 2 万元[（106 - 63.6）÷（1 + 6%）×6%]，不含税金额为 100 万元，备注栏自动打印“差额征税”字样。
四、发票取得
- 合法性审核 财务人员在取得发票时，首先要审核发票的合法性。判断发票是否由税务机关统一监制，发票上是否有税务监制章。同时，要查看发票的格式是否符合规定，如发票的纸张、字体、颜色等是否正常。对于增值税电子发票，要通过官方查验平台进行查验，确保发票的真实性。例如，通过国家税务总局全国增值税发票查验平台，输入发票代码、号码、开票日期、开具金额等信息，即可查验发票的真伪。
- 合规性审核
- 购买方信息：审核发票上购买方的名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等信息是否与本单位实际信息一致。如果信息有误，可能导致发票无法正常入账或影响企业的相关税务处理。例如，购买方名称填写不完整或纳税人识别号错误，该发票可能被税务机关认定为不合规发票，不得作为企业所得税税前扣除凭证。
- 货物或服务信息：核实发票上货物或服务的名称、规格型号、数量、单价、金额等内容是否与实际业务相符。如果发票上的货物名称笼统开具为“办公用品”“食品”等，没有具体的明细清单，这样的发票可能不符合规定。根据相关规定，销售方开具增值税发票时，发票内容应按照实际销售情况如实开具，不得根据购买方要求填开与实际交易不符的内容。销售方开具发票时，通过销售平台系统与增值税发票税控系统后台对接，导入相关信息开票的，系统导入的开票数据内容应与实际交易相符，如不相符应及时修改完善销售平台系统。
- 税率和税额：检查发票上的税率和税额计算是否正确。不同的货物或服务适用不同的增值税税率，财务人员要熟悉相关税收政策，确保发票上的税率和税额准确无误。例如，销售农产品适用 9%的税率，如果发票上开具的税率为 13%，则属于税率错误，该发票可能无法正常抵扣进项税额或进行相关税务处理。
- 备注栏信息：部分发票对备注栏有特殊要求，如提供建筑服务，应在发票的备注栏注明建筑服务发生地县（市、区）名称及项目名称；销售不动产，应在发票“货物或应税劳务、服务名称”栏填写不动产名称及房屋产权证书号码（无房屋产权证书的可不填写），“单位”栏填写面积单位，备注栏注明不动产的详细地址；出租不动产，应在备注栏注明不动产的详细地址等。如果备注栏信息不符合要求，该发票也可能被认定为不合规发票。
五、发票审核
- 形式审核
- 发票票面完整性：检查发票的各项内容是否填写齐全，包括发票代码、发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、货物或服务名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额、发票专用章等。任何一项内容缺失都可能导致发票不合规。
- 发票格式规范性：查看发票的格式是否符合规定，如发票的字体、排版、颜色等是否正常。同时，要注意发票是否有涂改、挖补等痕迹。如果发票存在明显的格式问题或涂改痕迹，应进一步核实其真实性和合法性。
- 实质审核
- 业务真实性审核：将发票与相关的业务合同、出入库单、运输单据等原始凭证进行核对，确保发票所反映的经济业务真实发生。例如，发票上显示购买了一批原材料，就要查看是否有相应的采购合同、原材料的入库单以及运输该原材料的相关单据等，以证实该业务的真实性。
- 价格合理性审核：结合市场行情和企业的采购政策，审核发票上货物或服务的价格是否合理。如果发票价格明显高于或低于市场平均价格，可能存在异常情况，需要进一步调查核实。比如，市场上同类产品的单价为 100 元，而发票上的单价为 150 元，就需要了解价格差异的原因，是否存在不合理的加价或其他特殊情况。
- 税务合规性审核：再次审核发票的税率、税额计算是否正确，是否符合相关税收政策。同时，要检查发票的开具是否符合税收法规的要求，如是否按照规定的时间开具发票、是否存在虚开发票等违法行为。对于取得的增值税专用发票，还要审核是否符合进项税额抵扣的条件。
六、发票保管
- 纸质发票保管
- 存放地点：企业应设立专门的发票存放场所，确保发票存放环境安全、干燥、通风，防止发票受潮、发霉、虫蛀等。存放场所应配备必要的防火、防盗设施，如保险柜、灭火器等。
- 存放方式：发票应按照发票种类、号码顺序进行存放，便于查找和管理。可以使用专门的发票存放箱或文件夹，将发票分类存放，并建立相应的索引或台账，记录发票的种类、号码区间、领用日期、使用情况等信息。
- 保管期限：根据《中华人民共和国税收征收管理法实施细则》第二十九条规定，账簿、记账凭证、报表、完税凭证、发票、出口凭证以及其他有关涉税资料应当保存 10 年；但是，法律、行政法规另有规定的除外。保存期满，报经税务机关查验后销毁。
- 电子发票保管
- 存储方式：企业取得的电子发票应及时进行备份，可以采用多种存储方式，如硬盘、光盘、云存储等。同时，要确保存储设备的安全性和稳定性，定期对存储设备进行检查和维护，防止数据丢失或损坏。
- 管理系统：为了便于电子发票的管理和查询，可以建立电子发票管理系统，将电子发票的相关信息，如发票代码、号码、开票日期、金额、税额、购买方信息、销售方信息等录入系统，并与企业的财务核算系统进行对接，实现数据的共享和自动处理。
- 打印存档：虽然电子发票具有方便存储和查询的优点，但根据相关规定，企业仍需按照规定将电子发票打印出来，与其他纸质会计凭证一起装订成册，进行存档保管。打印的电子发票应确保清晰、完整，与电子发票原件一致。
七、结语
发票知识贯穿于财务工作的各个环节，从发票的种类认知、开具规范，到取得审核以及妥善保管，每一个环节都不容忽视。财务人员只有熟练掌握这些必知的发票知识，才能在日常工作中做到准确无误，为企业的财务管理筑牢基础，有效防范各类财务风险，确保企业经济活动的顺利开展与健康运行。
——部分文章内容由AI生成——