一、引言
在企业财务管理体系中，财务印章如同“安全卫士”，发挥着极为关键的作用。它不仅仅是一种权力的象征，更是企业财务交易真实性与合法性的重要保障。然而，一旦财务印章管理不善，极有可能引发各类风险，给企业带来严重的经济损失。因此，掌握财务印章管理技巧，有效规避风险，是每一位财务工作人员必须具备的能力。
二、财务印章的种类及用途
- 公章 公章是企业权力的象征，在对外行使权力、处理重要事务时使用。例如，签订重大经济合同、出具重要证明文件等场景下，都需要加盖公章。它代表着企业的整体意志，具有最高的法律效力。
- 财务专用章 财务专用章主要用于企业财务往来的结算业务。如开具支票、汇票、发票等票据时，都要加盖财务专用章。它是企业财务活动的重要标识，用于确认企业财务交易的真实性和有效性。
- 法人章 法人章通常与财务专用章配套使用，用于特定的财务事项。比如在银行预留印鉴中，法人章与财务专用章组合使用，确保企业银行账户资金的安全收付。同时，在一些需要法人授权的财务文件上，也会加盖法人章。
- 发票专用章 发票专用章专门用于企业开具发票时使用。发票作为企业经济活动的重要凭证，加盖发票专用章后才具有法律效力。它保证了发票的真实性和唯一性，便于税务机关及交易对方对发票的合法性进行查验。
三、财务印章刻制管理
- 刻制流程
- 申请：企业财务部门应根据实际业务需求，填写印章刻制申请表。申请表中需详细注明印章的种类、用途、刻制原因等信息，并由相关负责人签字审批。
- 选择合法刻章机构：企业应选择经公安机关备案的合法刻章机构进行印章刻制。这是确保印章合法性和安全性的重要前提。在选择刻章机构时，要查看其是否具备相关资质证明，避免选择非法或不正规的机构。
- 备案：刻章机构完成印章刻制后，会按照规定将印章信息报送公安机关备案。企业财务人员应及时跟进备案进度，确保印章信息准确无误地记录在案。备案后的印章具有法律效力，受到法律保护。
- 注意事项
- 印章样式规范：不同种类的财务印章都有相应的样式规范要求。例如，公章的尺寸、字体、图案等都有严格规定。企业在刻制印章时，必须严格按照相关规范执行，确保印章样式符合标准。否则，可能导致印章在使用过程中不被认可，影响企业正常业务开展。
- 防止印章被盗用：在印章刻制过程中，企业财务人员应密切关注印章的制作进度和保管情况。特别是在从刻章机构取回印章的过程中，要采取必要的安全措施，防止印章被盗用或丢失。一旦发现印章有被盗用的迹象，应立即采取挂失等应急措施，并向公安机关报案。
四、财务印章使用管理
- 使用审批制度
- 建立严格的审批流程：企业应建立健全财务印章使用审批制度。任何部门或个人需要使用财务印章时，必须填写印章使用申请表。申请表中应详细说明使用印章的事项、金额、对方单位等信息，并提交相关业务文件作为附件。例如，若因签订合同需要使用公章，应附上合同草案；若开具发票使用发票专用章，应提供相应的销售业务凭证。
- 分级审批：根据印章使用事项的重要程度和涉及金额的大小，实行分级审批制度。对于一般性的财务业务，如日常小额费用报销使用财务专用章，可由财务部门负责人审批；对于重大经济事项，如对外投资、大额贷款等使用公章，需经企业高层领导集体审批。通过分级审批，既能提高工作效率，又能有效控制风险。
- 使用登记制度
- 设立印章使用登记簿：企业应设立专门的印章使用登记簿，对每一次印章使用情况进行详细记录。登记簿应包括印章种类、使用日期、使用人、审批人、使用事项、对方单位、印章使用次数等信息。每次使用印章后，使用人必须及时在登记簿上进行登记，确保印章使用情况可追溯。
- 定期核对：财务部门应定期对印章使用登记簿进行核对，检查登记信息是否准确、完整。同时，与相关业务部门进行沟通，核实印章使用事项的真实性和合规性。通过定期核对，能够及时发现印章使用过程中存在的问题，如登记遗漏、违规使用等，并采取相应措施加以纠正。
- 现场监督使用
- 重要印章专人监督：对于公章、财务专用章等重要财务印章，在使用过程中应安排专人进行监督。监督人员应对印章使用事项的真实性、审批手续的完备性进行再次审核，确保印章使用符合企业规定。例如，在签订重大合同加盖公章时，监督人员应仔细核对合同条款与审批意见是否一致，确认无误后再监督盖章过程。
- 防止印章外借风险：原则上，财务印章不得外借。如因特殊情况确需外借，必须经过严格的审批程序，并由专人陪同携带印章外出。在印章外借期间，陪同人员要全程监督印章的使用情况，确保印章安全。一旦发现外借印章存在风险，应立即收回印章，并采取相应的风险防控措施。
五、财务印章保管管理
- 保管人员选择
- 专业与可靠：财务印章保管人员应具备专业的财务知识和高度的责任心。一般应由财务部门中工作经验丰富、品德良好的人员担任。保管人员要熟悉财务印章管理的各项规定，能够严格按照要求履行保管职责。
- 不相容岗位分离：为了防止舞弊行为的发生，财务印章保管岗位应与其他相关财务岗位实行不相容岗位分离。例如，印章保管人员不得同时兼任票据填写、资金收付等岗位。通过不相容岗位分离，形成有效的内部牵制机制，降低财务风险。
- 保管设施要求
- 安全存放设备：企业应配备专门的保险柜或安全箱用于存放财务印章。保险柜应具备防火、防盗、防潮等功能，并设置密码或钥匙双重开启方式。密码应由印章保管人员专人掌握，钥匙应妥善保管，不得随意交予他人。同时，要定期对保险柜进行检查维护，确保其性能良好。
- 监控与报警系统：在存放财务印章的场所，应安装监控摄像头和报警系统。监控摄像头要能够实时记录印章存放区域的情况，便于在发生异常情况时进行调查取证。报警系统应与企业安保部门或当地公安机关联网，一旦发生非法入侵等紧急情况，能够及时发出警报并通知相关人员。
- 交接管理
- 规范交接流程：当财务印章保管人员发生变动时，必须进行严格的交接手续。交接双方应填写印章交接申请表，详细列出交接印章的种类、数量、印模等信息。同时，交接双方要在监交人的监督下，对印章进行当面清点核对，确认无误后在交接申请表上签字确认。
- 监交人职责：监交人应由财务部门负责人或企业内部审计人员担任。监交人要对交接过程进行全程监督，确保交接手续完备、印章安全转移。在交接完成后，监交人应将交接申请表存档保管，以备日后查阅。
六、财务印章风险及应对措施
- 印章被盗用风险
- 风险表现：印章被盗用是企业面临的较为严重的风险之一。一旦印章被盗用，不法分子可能利用印章伪造合同、票据等文件，骗取企业资金或从事其他违法活动，给企业带来巨大经济损失。
- 应对措施：企业应加强印章保管设施的安全性，安装监控和报警系统。同时，建立印章使用异常情况的快速反应机制。一旦发现印章可能被盗用，立即挂失相关印章，并向公安机关报案。在日常工作中，要加强对印章使用的监控和审核，及时发现异常使用情况。
- 印章滥用风险
- 风险表现：印章滥用主要是指未经审批或超越审批权限使用印章的行为。这种行为可能导致企业签订不合理的合同、开具虚假发票等，损害企业利益，同时也可能引发法律风险。
- 应对措施：严格执行印章使用审批和登记制度，加强对审批人员和印章使用人员的培训教育，提高其风险意识和合规意识。定期对印章使用情况进行审计，对发现的印章滥用行为进行严肃处理，并及时完善相关管理制度。
- 印章丢失风险
- 风险表现：印章丢失可能导致印章失控，被他人冒用的风险增加。同时，补办印章需要耗费一定的时间和精力，可能影响企业正常业务的开展。
- 应对措施：企业应加强对印章保管人员的管理，提高其责任心。一旦发现印章丢失，应立即启动应急预案，包括挂失印章、登报声明作废等措施。同时，按照规定流程及时补办印章，确保企业业务不受太大影响。
七、结论
财务印章管理是企业财务管理的重要环节，关乎企业的经济安全和稳定发展。通过规范印章刻制、使用和保管流程，建立健全风险防控机制，能够有效规避各类风险。每一位财务工作人员都应充分认识到财务印章管理的重要性，熟练掌握管理技巧，切实履行好职责，为企业的健康发展保驾护航。只有这样，企业才能在日益复杂的市场环境中，确保财务活动的安全、有序进行。
——部分文章内容由AI生成——