一、引言
在财务工作的庞大体系中，会计凭证宛如基石，支撑着整个账务处理的大厦。准确无误地填制会计凭证，不仅是财务信息真实性、准确性的重要保障，更是财务人员必备的基础技能。对于初涉财务领域的新手来说，掌握会计凭证的正确填制方法，是开启专业大门的第一步。
二、会计凭证概述
- 会计凭证的定义与作用 会计凭证，是指记录经济业务发生或者完成情况的书面证明，是登记账簿的依据。企业每一项经济业务的发生，都必须由经办人员按照规定的程序和要求，填制或取得会计凭证，以书面形式记录和证明所发生经济业务的内容、数量、金额等信息，并在凭证上签名或盖章，明确经济责任。
从作用上看，会计凭证首先能够记录经济业务，为企业的经济活动留下“轨迹”；其次，通过凭证上经办人员的签名盖章，能明确各部门和人员的经济责任，便于考核和监督；最后，会计凭证是登记账簿的依据，只有经过审核无误的会计凭证，才能作为登记账簿的依据，从而保证账簿记录的真实性和准确性。
- 会计凭证的分类 会计凭证按照填制程序和用途可分为原始凭证和记账凭证。原始凭证，又称单据，是在经济业务发生或完成时取得或填制的，用以记录或证明经济业务的发生或完成情况的原始凭据。常见的原始凭证如发票、收据、领料单、入库单等。记账凭证，又称记账凭单，是会计人员根据审核无误的原始凭证，按照经济业务的内容加以归类，并据以确定会计分录后所填制的会计凭证，它是登记账簿的直接依据。
三、原始凭证的填制方法
- 原始凭证的基本内容 虽然原始凭证的种类繁多，格式各异，但作为记录经济业务的原始依据，都应具备一些共同的基本内容，主要包括：
- 凭证的名称：如“增值税专用发票”“收据”等，明确该凭证所记录的经济业务类型。
- 填制凭证的日期：反映经济业务发生的时间，这对于确定经济业务的时效性和连续性至关重要。
- 填制凭证单位名称或者填制人姓名：表明该原始凭证的来源，便于追溯经济业务的相关责任主体。
- 经办人员的签名或者盖章：明确经办人员对该经济业务的真实性和合法性负责。
- 接受凭证单位名称：记录经济业务的对方单位，体现经济业务的往来关系。
- 经济业务内容：简要说明经济业务的具体事项，如购买办公用品、销售商品等。
- 数量、单价和金额：这是反映经济业务价值量的关键要素，直接决定了会计核算的金额准确性。
- 原始凭证的填制要求
- 记录真实：原始凭证上所填列的经济业务内容和数字，必须真实可靠，符合实际情况。这要求经办人员如实反映经济业务，不得弄虚作假，不得涂改、挖补。例如，在填写发票时，商品的名称、规格、数量、单价等信息必须与实际交易情况一致。
- 内容完整：原始凭证上的各项内容，必须填写齐全，不得遗漏。尤其对于一些关键信息，如凭证名称、日期、单位名称、经济业务内容、金额等，必须完整填写。比如，一张收据如果缺少收款单位盖章或经办人签名，就属于内容不完整的凭证，不能作为有效的记账依据。
- 手续完备：原始凭证的手续完备体现在两个方面。一方面，从外单位取得的原始凭证，必须盖有填制单位的公章；从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或者盖章。另一方面，自制原始凭证必须有经办单位领导人或者其指定的人员签名或者盖章。对外开出的原始凭证，必须加盖本单位公章。例如，企业从供应商处取得的发票，必须加盖供应商的发票专用章；企业内部的领料单，必须有领料部门负责人和领料人的签名。
- 书写清楚、规范：原始凭证上的文字和数字的书写必须清晰、工整、规范。文字应简要概括经济业务内容，不得使用未经国务院公布的简化汉字。数字的书写要符合会计基础工作规范的要求，如阿拉伯数字应当一个一个地写，不得连笔写；金额数字前应当书写货币币种符号或者货币名称简写和币种符号，币种符号与金额数字之间不得留有空白等。例如，小写金额￥1000.50，大写金额应写成“人民币壹仟元零伍角整”。
- 连续编号：如果原始凭证已预先印定编号，在写坏作废时，应加盖“作废”戳记，妥善保管，不得撕毁。对于需要随时填制的原始凭证，如发票、收据等，应按照编号顺序使用，确保每一笔经济业务都有对应的凭证记录，便于日后的查询和核对。
- 不得涂改、刮擦、挖补：原始凭证有错误的，应当由出具单位重开或更正，更正处应当加盖出具单位印章。原始凭证金额有错误的，应当由出具单位重开，不得在原始凭证上更正。例如，若发票上的金额填写错误，必须由开票单位重新开具，而不能在原发票上进行涂改。
四、记账凭证的填制方法
- 记账凭证的基本内容 记账凭证作为登记账簿的直接依据，也有其特定的基本内容，主要包括：
- 凭证名称：如“收款凭证”“付款凭证”“转账凭证”等，明确凭证的类别。
- 填制凭证的日期：一般应填写填制记账凭证当天的日期，但对于月末结转业务，可填写当月最后一天的日期。
- 记账凭证的编号：为了便于查找和核对记账凭证，以及日后的账簿登记，记账凭证应进行连续编号。编号方法可以采用顺序编号法，即从1号开始，依次编至月末最后一张记账凭证；也可以采用分类编号法，如将记账凭证分为收款凭证、付款凭证和转账凭证，分别按顺序编号，如收字第1号、付字第1号、转字第1号等。
- 经济业务摘要：简要概括经济业务的内容，要求简洁明了，能准确反映经济业务的性质和主要内容，便于日后查阅账目。例如，“支付XX公司货款”“销售XX产品给XX客户”等。
- 会计科目：包括一级科目、二级科目或明细科目，根据经济业务的内容和会计制度的规定，准确填写应借、应贷的会计科目。会计科目的使用必须正确，不得随意变更或乱用会计科目。
- 金额：填写经济业务涉及的金额，借方金额和贷方金额必须相等，以保证借贷记账法的平衡。金额的书写要清晰、规范，与原始凭证上的金额一致。
- 所附原始凭证张数：记账凭证一般应附有原始凭证，并在记账凭证上注明所附原始凭证的张数。这有助于验证记账凭证的真实性和准确性，同时也便于日后查阅原始凭证。
- 填制凭证人员、稽核人员、记账人员、会计机构负责人、会计主管人员签名或者盖章：明确各相关人员对记账凭证的责任，保证记账凭证的准确性和合法性。对于收款和付款记账凭证，还应当由出纳人员签名或者盖章，以证明款项的收付已经完成。
- 记账凭证的填制要求
- 除结账和更正错误的记账凭证可以不附原始凭证外，其他记账凭证必须附有原始凭证：所附原始凭证必须与记账凭证所记录的经济业务内容相符，数量、金额等信息一致。例如，企业支付办公费用，记账凭证后应附有对应的发票、付款申请单等原始凭证。
- 记账凭证可以根据每一张原始凭证填制，或根据若干张同类原始凭证汇总填制，也可以根据原始凭证汇总表填制：但不得将不同内容和类别的原始凭证汇总填制在一张记账凭证上。例如，企业在同一天收到多张销售产品的发票，可将这些发票汇总填制一张记账凭证；但不能将销售发票和采购发票汇总在一张记账凭证上。
- 记账凭证应连续编号：如前文所述，无论是采用顺序编号法还是分类编号法，都要保证编号的连续性，不得跳号、重号。如果一笔经济业务需要填制两张以上（含两张）记账凭证的，可以采用“分数编号法”编号。例如，某笔经济业务需填制三张记账凭证，凭证顺序号为5号，则这三张凭证的编号依次为5 1/3、5 2/3、5 3/3。
- 摘要应与原始凭证内容相符，能准确反映经济业务的主要内容：摘要的书写应简洁明了，一般不超过30字。例如，“购买XX电脑一台”“报销XX差旅费”等，使阅读者能快速了解经济业务的大致情况。
- 会计科目应使用准确：要按照国家统一的会计制度规定的会计科目名称填写，不得自行设置或随意简化会计科目。同时，要正确确定应借、应贷的方向，不得混淆。例如，企业销售商品，应借记“应收账款”“银行存款”等科目，贷记“主营业务收入”“应交税费——应交增值税（销项税额）”等科目。
- 记账凭证的金额填写必须规范、准确：金额栏数字的填写必须与所附原始凭证的金额相符，角分位不留空白，整数位要按规定加“，”进行分节。借方金额和贷方金额应分别填写在相应的金额栏内，且合计金额必须相等。例如，小写金额￥5000.00，在金额栏内要准确填写，不得连笔或涂改。
- 记账凭证填制完成后，如有空行，应当自金额栏最后一笔金额数字下的空行处至合计数上的空行处划线注销：这是为了防止在记账凭证空白处添加或篡改金额等内容，保证记账凭证的完整性和安全性。
五、填制会计凭证的常见错误及防范措施
- 常见错误
- 原始凭证方面：
- 内容不完整：如缺少发票专用章、经办人签名等关键信息，导致原始凭证不符合要求，不能作为有效记账依据。
- 书写不规范：数字书写潦草、难以辨认，金额大小写不符等情况时有发生。例如，小写金额￥1000写成1000，大写金额“壹仟元整”写成“壹千元整”，给后续的账务处理带来困难。
- 虚假凭证：个别人员为谋取私利，伪造或篡改原始凭证，如虚开发票、虚报费用等，严重影响财务信息的真实性。
- 记账凭证方面：
- 会计科目使用错误：由于对经济业务理解不准确或对会计科目掌握不熟练，导致应借、应贷的会计科目使用错误。例如，将应计入“管理费用”的业务误计入“销售费用”。
- 金额计算错误：在填制记账凭证时，可能因粗心大意导致金额计算错误，如将原始凭证上的金额抄写错误或计算汇总金额时出错。
- 摘要填写不清：摘要过于简单或表述模糊，不能准确反映经济业务内容，给日后查账带来不便。例如，摘要只写“费用报销”，未明确是何种费用。
- 防范措施
- 加强培训与学习：财务人员应定期参加业务培训，学习最新的会计法规、制度以及会计凭证填制的规范要求，不断提高自身的专业素养。新手会计尤其要加强对原始凭证和记账凭证填制方法的学习，熟练掌握各项要求。
- 建立严格的审核制度：在填制会计凭证后，要经过严格的审核流程。审核人员应仔细核对原始凭证的真实性、完整性、合法性，以及记账凭证与原始凭证的一致性，会计科目使用的正确性、金额计算的准确性等。对于审核发现的问题，应及时要求填制人员更正。
- 强化职业道德教育：财务人员要具备良好的职业道德，诚实守信，坚决抵制虚假凭证等违规行为。企业应加强对财务人员职业道德的培训和教育，营造良好的财务工作氛围。
六、结语
对于新手财务人员来说，掌握会计凭证的正确填制方法是踏上财务工作之路的重要一步。从原始凭证的准确获取与填制，到记账凭证的规范编制，每一个环节都关系到财务信息的质量。通过不断学习、实践和总结经验，新手们能够逐渐熟练掌握这一关键技能，为企业的财务管理工作奠定坚实的基础。同时，企业也应重视财务基础工作，加强对会计凭证填制的管理和监督，确保财务工作的规范、有序进行。只有这样，才能在复杂多变的经济环境中，为企业提供准确、可靠的财务信息，助力企业的健康发展。
——部分文章内容由AI生成——