一、引言
在企业的财务活动中，发票管理占据着举足轻重的地位。发票不仅是企业进行会计核算的原始凭证，也是税务机关进行税收征管的重要依据。对于财务人员而言，熟练掌握发票管理的注意事项，是保障企业财务工作顺利开展、避免税务风险的关键。本文将从发票的开具、取得、审核与保管等多个方面，为广大财务工作者详细揭秘发票管理过程中不容忽视的要点。
二、发票开具的注意事项
（一）开具主体的合规性
- 企业资质 财务人员首先要确保发票开具主体具备合法的开票资质。企业需在税务机关完成税务登记，并根据自身经营范围核定相应的税种和发票种类。例如，一家主营销售商品的企业，应具备增值税发票的开具资格，且要注意其是否按照规定完成税种核定，如小规模纳税人与一般纳税人在发票开具上存在诸多不同之处。小规模纳税人通常只能开具增值税普通发票，如需开具增值税专用发票，部分行业可自行开具，部分则需前往税务机关代开；而一般纳税人则可以自行开具增值税专用发票和普通发票。
- 开票人员权限 企业应明确规定发票开具人员的权限和职责。开票人员必须经过专门的培训，熟悉发票开具的相关规定和流程。例如，开票人员应知晓不同业务适用的税率，避免因税率选择错误导致发票开具错误。同时，企业应建立开票审批制度，对于一些大额发票或特殊业务的发票开具，需经过相关部门负责人的审批，确保开票业务的真实性和合理性。
（二）发票内容的准确性
基本信息 发票上的基本信息必须准确无误。购买方的名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等信息应与实际情况完全相符。以企业名称为例，如果购买方是一家有限公司，名称必须完整、准确，不能使用简称或错别字。纳税人识别号作为企业的“税务身份证”，更是不能有误，否则可能导致购买方无法正常认证抵扣发票。同样，销售方的信息也应填写完整、准确，包括企业名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等，这不仅是发票合规性的要求，也是保障双方权益的基础。
商品或服务信息 发票上填写的商品或服务名称、规格型号、单位、数量、单价等信息要与实际交易内容一致。对于商品销售，要准确填写商品的具体名称，不能使用模糊不清的表述，如“办公用品”这样的笼统称呼，应详细列出具体的办公用品名称，如“A4 打印纸”“中性笔”等，并注明规格型号。对于服务类发票，要明确服务的具体项目和内容，如“法律咨询服务”应注明咨询的具体法律事项。此外，单位、数量和单价的填写也至关重要，它们之间的逻辑关系必须正确，以确保金额计算的准确性。
税率和税额 税率的选择必须正确。不同的商品和服务适用不同的税率，财务人员要准确把握税收政策，根据实际业务确定适用税率。例如，销售货物一般适用 13%的税率，但销售农产品等特定货物可能适用 9%的税率；提供现代服务业服务一般适用 6%的税率。税率一旦选错，不仅会影响发票的有效性，还可能导致企业多缴或少缴税款，引发税务风险。税额是根据销售额和税率计算得出的，必须准确无误，财务人员在开具发票时应仔细核对计算结果，避免出现计算错误。
（三）发票开具的规范性
开具时间 发票应按照规定的时间开具。一般情况下，企业应在发生经营业务确认营业收入时开具发票。对于采取预收货款方式销售货物的，为货物发出的当天开具发票，但生产销售生产工期超过 12 个月的大型机械设备、船舶、飞机等货物，为收到预收款或者书面合同约定的收款日期的当天开具发票。对于提供服务的企业，应在提供服务完成时开具发票，如果服务是分期提供的，则应按照合同约定的收款日期分期开具发票。及时开具发票不仅是税务法规的要求，也有助于企业准确核算收入和成本，避免财务核算混乱。
开具方式 目前，发票开具主要有纸质发票开具和电子发票开具两种方式。无论是哪种方式，都要确保发票内容清晰、完整，格式符合规定。纸质发票应使用针式打印机开具，确保打印字迹清晰，发票联次齐全，不得压线、错格。电子发票则要注意生成的电子文档格式正确，能够正常下载、打印和查看。同时，无论是纸质发票还是电子发票，都要按照规定加盖发票专用章。纸质发票应在发票联和抵扣联加盖发票专用章，电子发票则采用电子签名代替发票专用章，其法律效力与传统纸质发票盖章具有同等效力。
发票作废与红冲 如果发票开具错误，在当月发现的，可直接作废发票。但作废发票必须满足一定条件，即收到退回的发票联、抵扣联时间未超过销售方开票当月；销售方未抄税并且未记账；购买方未认证或者认证结果为“纳税人识别号认证不符”“专用发票代码、号码认证不符”。如果不符合作废条件，或者发票开具跨月，则需要进行红冲处理。红冲发票时，财务人员要按照税务机关的规定流程操作，先开具红字发票信息表，经税务机关系统校验通过后，再开具红字发票。红字发票开具后，要妥善保存相关资料，以备税务机关查验。
三、发票取得的注意事项
（一）供应商的选择与审核
- 资质审核 企业在采购商品或接受服务时，要对供应商的资质进行严格审核。首先，要确认供应商是否为合法的纳税主体，是否具备开具发票的资格。可以要求供应商提供营业执照副本复印件、税务登记证副本复印件等资料，查看其经营范围是否与所提供的商品或服务相符。例如，如果企业采购的是电子产品，而供应商的经营范围主要是服装销售，那么该供应商开具的电子产品发票可能存在问题。此外，还要关注供应商的纳税信用等级，尽量选择纳税信用良好的供应商，以降低发票风险。
- 信誉调查 除了资质审核，对供应商的信誉进行调查也十分重要。可以通过网络查询、行业口碑、以往合作经验等多种途径了解供应商的信誉情况。如果供应商在发票开具方面存在不良记录，如经常拖延开票时间、开具发票内容不真实等，企业应谨慎与其合作。一个信誉良好的供应商，能够更及时、准确地为企业提供合规的发票，保障企业的财务权益。
（二）发票真实性与合规性的判断
- 票面信息审核 财务人员在取得发票后，要对发票票面信息进行仔细审核。首先，检查发票的基本信息是否完整、准确，包括发票代码、发票号码、开票日期、购买方和销售方信息等是否与实际交易相符。其次，查看发票的防伪特征，如发票监制章、水印等是否符合规定。目前，税务机关对发票的防伪措施不断加强，财务人员要熟悉各种发票的防伪特征，以便能够识别真假发票。例如，增值税专用发票的发票监制章采用防伪油墨印制，在紫外线灯下呈橘红色荧光反映；普通发票的水印在自然光下可见菱形图案，中间标有“SW”字样。
- 业务逻辑审核 除了票面信息，还要从业务逻辑的角度对发票进行审核。发票上的商品或服务内容应与企业的实际经营业务相符，数量、单价和金额的逻辑关系应合理。例如，如果企业是一家小型贸易公司，主要经营日用品销售，突然取得一张大额的机械设备发票，且与企业的经营业务无关，那么这张发票很可能存在问题。此外，发票的开票日期、业务发生日期和付款日期之间也应存在合理的逻辑关系，如果开票日期明显晚于业务发生日期和付款日期，且无合理理由，也需要进一步核实发票的真实性。
（三）发票取得的及时性
企业应及时取得发票。在采购商品或接受服务后，要按照合同约定及时向供应商索取发票。及时取得发票不仅有助于企业及时进行成本核算和费用列支，避免因发票滞后导致财务数据失真，还能保障企业在规定时间内进行发票认证抵扣（对于增值税专用发票）。如果发票取得不及时，可能会影响企业的资金流和财务状况，同时也可能因超过认证期限而无法抵扣进项税额，给企业带来经济损失。例如，增值税一般纳税人取得 2017 年 1 月 1 日及以后开具的增值税专用发票、海关进口增值税专用缴款书、机动车销售统一发票、收费公路通行费增值税电子普通发票，取消认证确认、稽核比对、申报抵扣的期限。但如果企业未及时取得发票并进行相关操作，仍可能面临不必要的麻烦。
四、发票审核的注意事项
（一）形式审核
- 发票格式 审核发票格式是否符合规定。不同类型的发票有其特定的格式要求，如增值税专用发票的格式有严格的规范，包括各栏次的排列顺序、字体大小等。发票的纸张质地、颜色等也应符合标准。例如，增值税普通发票的第二联（发票联）采用防伪纸张印制，使用防伪油墨印刷“SW”字样的水印图案，肉眼可清晰辨认。财务人员要熟悉各类发票的格式标准，对不符合格式要求的发票应予以拒收。
- 印章加盖 检查发票印章是否加盖正确。发票必须加盖发票专用章，不得加盖财务专用章或其他印章。发票专用章的样式和规格也有明确规定，应包含纳税人名称、纳税人识别号、发票专用章字样等信息。同时，印章的加盖位置要准确，对于纸质发票，发票专用章应加盖在发票联和抵扣联的右下角。如果发票印章加盖不清晰、不完整或者加盖错误，应要求开票方重新开具发票。
（二）内容审核
- 业务真实性 审核发票内容是否与实际业务相符。这需要财务人员结合企业的采购合同、销售合同、出入库单据、运输单据等相关资料进行综合判断。例如，发票上的商品名称与采购合同约定的商品名称应一致，数量和金额也应与出入库单据相符。如果发现发票内容与实际业务存在差异，应及时与相关部门和开票方沟通核实，确保发票内容真实反映企业的经营活动。
- 税收政策合规性 审核发票是否符合税收政策规定。财务人员要熟悉最新的税收政策，检查发票上的税率、税额计算是否正确，发票是否适用正确的税收优惠政策等。例如，对于一些享受税收减免政策的商品或服务，发票上应准确体现减免税额等相关信息。如果发票不符合税收政策规定，可能会导致企业无法正常抵扣进项税额或享受税收优惠，增加企业税负。
五、发票保管的注意事项
（一）纸质发票的保管
- 存放环境 纸质发票应存放在专门的发票保管场所，该场所要具备安全、防火、防潮、防虫、防盗等条件。可以使用专门的发票存放柜或保险柜，将发票分类存放，便于查找和管理。例如，将增值税专用发票和普通发票分开存放，按照发票号码顺序排列，同时设置相应的标识牌，注明发票种类、发票号码区间等信息。存放场所的温度和湿度要适宜，避免发票因受潮、受热而损坏。
- 保管期限 根据相关规定，发票的保管期限一般为 10 年，但增值税专用发票和海关进口增值税专用缴款书的抵扣联应保存 5 年。财务人员要严格按照规定的保管期限保存发票，不得擅自销毁。在保管期限届满后，如需销毁发票，应按照规定的程序进行，先编制发票销毁清册，详细记录发票的种类、发票号码、起止日期等信息，经单位负责人批准后，由专人负责监销，并将销毁情况报告税务机关。
（二）电子发票的保管
- 存储方式 电子发票以电子数据的形式存在，企业应选择安全可靠的存储方式。可以采用本地存储和云端存储相结合的方式，确保电子发票数据的安全性和完整性。本地存储可使用专用的存储设备，如硬盘、光盘等，并定期进行数据备份，防止数据丢失。云端存储则要选择信誉良好的云服务提供商，确保数据的保密性和可用性。同时，要对电子发票数据进行加密处理，设置访问权限，只有经过授权的人员才能查看和使用电子发票数据。
- 归档要求 电子发票的归档应符合相关规定。企业要按照电子会计档案管理的要求，将电子发票与相关的报销凭证、审批文件等进行关联归档。归档的电子发票应具有可检索性，便于日后查询和审计。例如，可以建立电子发票数据库，通过发票号码、开票日期、业务类型等关键信息进行索引，方便快速查找所需的电子发票。同时，要确保电子发票的格式符合长期保存的要求，一般推荐使用 PDF 格式，这种格式具有较好的兼容性和稳定性。
六、发票管理风险及应对措施
（一）发票管理风险
- 税务风险 发票管理不当可能引发严重的税务风险。例如，发票开具不规范，如税率错误、发票内容虚假等，可能导致企业被税务机关认定为虚开发票，面临罚款、补缴税款、加收滞纳金等处罚，情节严重的还可能追究刑事责任。发票取得不合规，如取得假发票、虚开发票等，不仅无法抵扣进项税额，还可能导致企业成本费用无法在所得税前扣除，增加企业税负。此外，发票逾期未认证抵扣、未按照规定保管发票等行为，也可能给企业带来税务风险。
- 财务风险 发票管理问题还会对企业财务造成负面影响。发票信息不准确、不完整，会影响企业财务核算的准确性，导致财务报表数据失真。发票取得不及时，可能导致企业资金流紧张，影响企业正常的生产经营活动。同时，因发票管理不善引发的税务风险，也会给企业带来经济损失，影响企业的财务状况和信誉。
（二）应对措施
- 加强培训与学习 企业应加强对财务人员及相关业务人员的发票管理培训，提高其发票管理意识和业务水平。培训内容不仅要包括发票开具、取得、审核和保管等方面的基础知识，还要及时传达最新的税收政策和发票管理规定。例如，定期组织财务人员参加税务机关举办的发票管理培训讲座，邀请税务专家到企业进行内部培训，使财务人员能够熟练掌握发票管理的各项要求，避免因业务不熟悉而引发风险。
- 建立健全管理制度 企业要建立健全发票管理制度，明确发票管理各环节的职责和流程。从发票的申购、开具、取得、审核到保管，都要有详细的规定和操作流程。例如，在发票开具环节，建立开票申请、审批、开具、登记等一系列流程，确保发票开具的真实性和合规性。同时，要加强内部监督与检查，定期对发票管理工作进行自查和审计，及时发现和纠正发票管理中存在的问题。
- 利用信息化手段 借助信息化手段可以提高发票管理的效率和准确性。企业可以使用发票管理软件，实现发票信息的电子化采集、存储、查询和分析。发票管理软件能够自动对发票信息进行校验，如发票号码的连续性、发票内容的准确性等，及时发现发票管理中的异常情况。同时，还可以与企业的财务核算系统、业务管理系统等进行集成，实现数据的共享和交互，提高企业整体的财务管理水平。
七、结论
发票管理是企业财务工作的重要组成部分，贯穿于企业经营活动的全过程。对于财务人员来说，掌握发票管理的注意事项，从发票的开具、取得、审核到保管，每个环节都严格把关，不仅是保障企业财务工作合规开展的需要，也是降低企业税务风险和财务风险的关键。通过加强培训学习、建立健全管理制度和利用信息化手段等措施，不断提升发票管理水平，为企业的健康发展提供有力的支持。在日常工作中，财务人员要时刻保持警惕，关注发票管理的细节，确保每一张发票都符合规定，为企业的财务稳健运行保驾护航。
