一、引言
发票，作为企业经济业务活动的重要原始凭证，贯穿于企业采购、销售、费用报销等各个环节。规范的发票管理不仅关乎企业财务核算的准确性，更与企业的税务合规、经营风险紧密相连。然而，在实际的财务工作中，发票管理存在诸多风险，若不加以有效防范，可能给企业带来严重的经济损失和法律风险。因此，掌握发票管理风险防范，是每一位财务工作者的必修课，也是保障财务工作安心开展的重要前提。
二、发票管理常见风险
（一）发票开具风险
- 开具虚假发票 一些企业为了达到虚增成本、减少利润从而少缴税款的目的，或出于其他不正当利益考量，开具与实际业务不符的发票。例如，实际销售的是甲商品，但发票上开具的却是乙商品；或者根本没有实际业务发生，却凭空开具发票。这种行为严重违反了税收法律法规，一旦被税务机关查处，企业将面临补缴税款、加收滞纳金、罚款等处罚，情节严重的甚至可能面临刑事责任。
- 发票开具不规范 （1）发票内容填写不完整。常见的问题有发票抬头未填写或填写错误、纳税人识别号缺失或错误、发票金额大小写不一致、发票备注栏应填未填等。例如，企业在开具建筑服务发票时，未在备注栏注明建筑服务发生地县（市、区）名称及项目名称，这可能导致受票方无法正常抵扣进项税额或在企业所得税前扣除相关成本。 （2）发票开具时间不及时。按照规定，企业应在发生经营业务确认营业收入时开具发票。但在实际操作中，部分企业由于各种原因未能及时开具发票，如业务人员未及时提交开票申请、财务人员工作疏忽等。这不仅可能引发客户的不满，影响企业信誉，还可能导致税务风险，因为税务机关可能会认定企业存在延迟确认收入、逃避纳税义务的行为。
（二）发票取得风险
- 取得虚假发票 企业在采购商品或接受服务时，可能由于供应商的欺诈行为或自身审核不严，取得虚假发票。虚假发票包括伪造的发票和虚开的发票。取得虚假发票的企业，一方面无法将相关成本费用在企业所得税前扣除，导致多缴企业所得税；另一方面，若被认定为恶意取得虚开发票，还可能面临税务机关的严厉处罚，如补缴税款、罚款，甚至移送司法机关追究刑事责任。
- 取得不符合规定的发票 除了虚假发票外，企业还可能取得一些不符合规定的发票，如发票开具内容与实际业务不符、发票格式不规范、发票印章不清晰或错误等。例如，企业取得的餐饮发票，发票上的印章为财务专用章而非发票专用章，这种发票就属于不符合规定的发票，不得作为财务报销凭证，也不能在企业所得税前扣除。
（三）发票保管风险
- 发票丢失 在发票的传递、存放过程中，由于管理不善，可能会发生发票丢失的情况。无论是已开具的发票还是空白发票丢失，都可能给企业带来风险。已开具发票丢失，可能导致客户无法正常报销，影响客户关系；空白发票丢失，若被不法分子获取并冒用，可能引发虚开发票等违法行为，给企业带来税务风险。
- 发票保管不善 部分企业对发票的保管重视不够，没有按照规定的条件和期限保存发票。例如，将发票随意放置在潮湿、易损坏的环境中，导致发票字迹模糊、票面损坏，影响发票的正常使用和后续的税务检查。另外，未按照规定期限保存发票，提前销毁发票，也可能在税务机关进行检查时，因无法提供相关发票而面临处罚。
三、发票管理风险防范措施
（一）加强发票开具管理
- 建立健全发票开具制度 企业应制定详细、规范的发票开具制度，明确发票开具的流程、责任人和审核标准。例如，规定业务人员在申请开具发票时，必须提供真实、准确的业务信息，包括客户名称、纳税人识别号、业务内容、金额等，并经部门负责人审核签字；财务人员在开具发票前，要对业务信息进行再次核对，确保发票内容与实际业务相符，审核无误后方可开具发票。
- 加强对开票人员的培训 定期组织开票人员参加发票开具相关的培训，使其熟悉发票开具的法律法规和操作规范。培训内容应包括发票开具的基本要求、特殊业务的开票规定、新政策的解读等。通过培训，提高开票人员的业务水平和风险意识，减少因操作失误导致的发票开具风险。
- 严格发票开具审核 在发票开具过程中，要建立严格的审核机制。除了财务人员的审核外，对于一些金额较大或业务复杂的发票，可由财务负责人或相关业务部门共同参与审核。审核的内容不仅包括发票内容的准确性，还应关注业务的真实性和合理性。例如，对于一笔大额的咨询服务发票，要审核是否有相关的服务合同、服务成果报告等支持性文件，确保业务真实发生。
（二）强化发票取得审核
- 选择可靠的供应商 在选择供应商时，要对供应商的信誉、资质等进行充分的调查和评估。优先选择信誉良好、经营规范的供应商，避免与一些资质不全、信誉不佳的供应商合作，从源头上降低取得虚假发票或不符合规定发票的风险。可以通过查询供应商的工商登记信息、税务信用等级、行业口碑等方式，对供应商进行全面了解。
- 加强发票审核力度 财务人员在取得发票后，要仔细审核发票的真实性、合法性和有效性。审核内容包括发票的格式是否规范、发票印章是否正确、发票内容是否与实际业务相符等。同时，可以借助发票查验平台，对发票的真伪进行验证。对于存在疑问的发票，要及时与供应商沟通核实，确保发票的真实性。例如，对于一张增值税专用发票，除了审核票面信息外，还要在增值税发票查验平台上输入发票代码、号码、开票日期、金额等信息，查询发票的真伪和相关票面信息是否一致。
- 要求供应商提供相关证明材料 对于一些特殊业务或金额较大的业务，在取得发票的同时，可要求供应商提供相关的证明材料，如合同、送货单、验收单等，以进一步证实业务的真实性。例如，企业采购一批原材料，除了取得发票外，还应要求供应商提供采购合同、原材料的送货单和企业的验收单，确保发票与实际采购业务相符。
（三）规范发票保管工作
- 建立发票保管制度 企业应建立完善的发票保管制度，明确发票保管的责任人和保管要求。设立专门的发票保管场所，配备必要的防潮、防火、防盗等设施，确保发票存放安全。同时，要对发票的入库、领用、归还等环节进行详细记录，做到账实相符。例如，设置发票保管台账，记录发票的种类、数量、起止号码、领用日期、领用人、归还日期等信息，便于对发票进行跟踪管理。
- 严格执行发票保管期限 按照税收法律法规的规定，企业应妥善保管发票，保存期限一般为 10 年。在保管期限内，不得擅自销毁发票。对于已开具的发票存根联和发票登记簿，要按照规定的期限保存，以备税务机关检查。在保管期限届满后，如需销毁发票，应按照规定的程序进行，经税务机关批准后，由专人负责销毁，并做好销毁记录。
- 及时处理发票丢失情况 一旦发生发票丢失，企业应立即采取措施进行处理。对于已开具的发票丢失，应及时向受票方说明情况，并按照规定的程序提供相应的证明材料，如发票记账联复印件、主管税务机关出具的《丢失增值税专用发票已报税证明单》等，协助受票方正常报销。对于空白发票丢失，要及时向税务机关报告，并登报声明作废，以防止发票被冒用。
四、发票管理风险防范的监督与评估
（一）内部审计监督
企业应定期开展内部审计，对发票管理工作进行全面审查。内部审计的内容包括发票管理制度的执行情况、发票开具和取得的合规性、发票保管的安全性等。通过内部审计，及时发现发票管理中存在的问题，并提出改进建议，督促相关部门进行整改。例如，内部审计人员可以抽取一定时期内的发票样本，检查发票的开具是否符合规定、发票取得是否真实合法、发票保管是否规范等，对发现的问题形成审计报告，提交给管理层，并跟踪整改情况。
（二）风险评估与预警
建立发票管理风险评估机制，定期对发票管理风险进行评估。根据发票管理的特点和企业实际情况，确定风险评估指标，如发票开具错误率、取得虚假发票的数量和金额、发票丢失次数等。通过对这些指标的分析，评估企业发票管理风险的大小，并及时发出风险预警。例如，当发票开具错误率连续超过一定比例时，应及时分析原因，采取针对性的措施加以改进，防止风险进一步扩大。
五、结论
发票管理是企业财务工作的重要组成部分，其风险防范关系到企业的财务安全和稳定发展。财务人员应充分认识发票管理中存在的各种风险，从发票开具、取得、保管等各个环节入手，采取有效的防范措施，并加强监督与评估，确保发票管理工作的规范、有序进行。只有这样，才能让财务工作更加安心，为企业的健康发展提供有力保障。同时，随着税收法律法规的不断完善和税收征管技术的不断提高，企业和财务人员要持续关注发票管理的新政策、新要求，不断优化发票管理流程和风险防范措施，适应日益变化的税收环境。