一、引言
发票作为企业经济活动中的重要原始凭证，其管理的规范与否直接关系到企业财务信息的真实性、准确性以及税务合规性。然而，在实际操作中，发票管理面临着各种各样的风险，如果不加以有效防控，可能会给企业带来经济损失和法律风险。因此，探讨如何做好发票管理的风险防控具有重要的现实意义。
二、发票管理常见风险
（一）发票开具风险
- 开具虚假发票 一些企业为了达到虚增成本、减少利润从而少缴税款的目的，可能会开具与实际业务不符的发票。例如，某企业实际销售的是普通办公用品，但在发票开具时却写成了高价值的电子产品，通过这种方式虚增成本。
- 发票开具不规范 这包括发票内容填写不完整、字迹模糊、压线错格等问题。比如，发票上的购买方信息填写有误，未填写纳税人识别号或者开户行及账号信息缺失等。还有发票的备注栏应按规定填写而未填写，像建筑服务发票应在备注栏注明建筑服务发生地县（市、区）名称及项目名称，若未填写则不符合规定。
（二）发票取得风险
- 取得虚假发票 企业在采购商品或接受服务时，可能会收到供应商提供的虚假发票。有些供应商为了逃避纳税义务，通过非法渠道购买虚假发票提供给购货方。例如，企业采购一批原材料，供应商因自身利益考虑，提供了一张通过地下渠道购买的假发票，而购货方可能因未仔细辨别而接受，从而面临税务风险。
- 取得不符合规定发票 除了虚假发票外，还有一些发票虽然是真实的，但不符合相关规定。比如，发票的开具内容与实际业务不一致，明明购买的是服务，发票上却开具为货物；或者发票的格式、印章等不符合要求。例如，发票上的发票专用章加盖不清晰、位置不正确，甚至加盖了财务专用章等情况。
（三）发票保管风险
- 发票丢失 在发票的传递、存放过程中，可能会因为疏忽大意导致发票丢失。无论是空白发票还是已开具的发票，丢失后都会带来一系列问题。空白发票丢失可能会被不法分子获取并用于非法开具，已开具发票丢失则可能影响企业的记账、税务申报等工作。比如，企业财务人员在将发票从财务室送往档案室存放过程中，因文件袋破损，部分发票散落丢失，给企业后续的财务管理造成困扰。
- 发票保管不善 发票保管需要有合适的环境和条件，如果保管不当，可能会导致发票损坏、霉变等情况。例如，发票存放在潮湿的仓库中，时间一长，发票纸张受潮发霉，字迹模糊，影响发票的正常使用和查阅。
三、发票管理风险防控措施
（一）加强发票开具管理
- 建立健全发票开具内部控制制度 企业应制定完善的发票开具流程和审批制度。从业务部门提交开票申请开始，到财务部门审核、开具发票，每个环节都要有明确的职责和操作规范。例如，业务部门申请开票时，需填写详细的开票申请表，包括客户信息、业务内容、金额等，经部门负责人审核签字后提交给财务部门。财务部门在收到申请后，要严格核对业务的真实性和准确性，与合同、出入库单等相关资料进行比对，确认无误后方可开具发票。
- 加强发票开具人员培训 定期组织发票开具人员参加培训，提高其业务水平和合规意识。培训内容不仅要包括发票开具的基本规范，如填写要求、税率选择、备注栏填写等，还要及时更新税收政策知识，确保发票开具符合最新规定。例如，随着税收政策的调整，对于一些特殊行业或业务的发票开具要求可能会发生变化，通过培训让开票人员及时掌握这些信息，避免因政策不熟导致开具错误。
- 采用信息化手段辅助发票开具 利用发票管理软件等信息化工具，可以有效减少发票开具错误。这些软件通常具有自动校验功能，能够对填写的发票信息进行实时检查，如纳税人识别号是否正确、金额是否与价税合计相符等。同时，软件还可以记录发票开具的历史数据，方便查询和统计。例如，企业使用发票管理软件后，开票人员在填写发票时，软件自动提示错误信息，大大降低了开具不规范发票的概率。
（二）强化发票取得管理
- 严格审核供应商资质 在选择供应商时，要对其进行全面的资质审核。除了审核其营业执照、税务登记证等基本证照外，还要关注其纳税信用等级、经营状况等。优先选择纳税信用良好、经营稳定的供应商进行合作。例如，可以通过税务部门的官方网站查询供应商的纳税信用等级，对于信用等级较低或者有税收违法记录的供应商要谨慎合作，从源头上降低取得虚假发票或不符合规定发票的风险。
- 建立发票查验机制 企业取得发票后，应及时通过官方渠道进行查验。目前，税务部门提供了多种发票查验方式，如国家税务总局全国增值税发票查验平台、各地税务机关的电子税务局等。财务人员要养成及时查验发票的习惯，确保发票的真实性和合规性。对于大额发票或者有疑问的发票，更要重点查验。例如，企业取得一张金额较大的增值税专用发票，财务人员通过全国增值税发票查验平台输入发票代码、号码、开票日期、金额等信息进行查验，确认发票真实有效后再进行后续处理。
- 加强与供应商沟通 在与供应商合作过程中，要保持良好的沟通。明确要求供应商提供符合规定的发票，并告知其提供虚假发票或不符合规定发票的法律后果。当发现发票存在问题时，要及时与供应商联系，要求其更换或重新开具。例如，企业收到供应商开具的发票后，发现发票内容填写有误，及时与供应商沟通，供应商按照要求重新开具了正确的发票，避免了因发票问题给企业带来的风险。
（三）优化发票保管管理
- 完善发票保管制度 制定详细的发票保管制度，明确发票的存放地点、存放方式、保管期限等。发票应存放在专门的保险柜或文件柜中，按照发票种类、号码顺序进行存放，并建立相应的台账记录发票的出入库情况。例如，企业将空白发票存放在带有密码锁的保险柜中，已开具发票按年度、月份整理装订后存放在文件柜中，并在台账上详细记录发票的购入、领用、开具、作废等情况。
- 加强发票保管环境管理 确保发票存放环境干燥、通风，避免发票因受潮、发霉等原因损坏。可以在存放发票的场所安装除湿设备、通风设备等，定期对发票进行检查，发现问题及时处理。例如，在雨季来临前，企业对存放发票的仓库进行全面检查，开启除湿设备，防止发票受潮。
- 做好发票备份工作 随着信息化的发展，企业可以对发票进行电子化备份。通过扫描、拍照等方式将发票信息转化为电子文档，并进行分类存储。这样不仅可以方便查阅，还能在发票原件损坏或丢失的情况下，作为补充资料使用。例如，企业将每一张发票都扫描成电子文件，按照开票日期和发票号码建立文件夹进行存储，同时定期对电子文件进行备份，防止数据丢失。
四、发票管理风险防控案例分析
（一）案例背景
A公司是一家中型制造企业，主要生产销售各类机械设备。在发票管理方面，公司前期存在一些问题，导致出现了一定的风险。
（二）风险问题
- 发票开具方面 公司业务部门在申请开票时，有时填写的申请表信息不完整，财务部门审核也不够严格，导致部分发票开具内容与实际业务不符。例如，一次销售业务中，业务部门在申请表中误将设备型号填写错误，财务部门未仔细核对就开具了发票，给客户带来了不便，也影响了公司的形象。
- 发票取得方面 A公司部分原材料供应商为小规模纳税人，在取得发票时，存在发票开具不规范的情况，如发票专用章加盖不清晰、发票备注栏未按规定填写等。同时，公司财务人员对发票查验不够重视，有一次收到一张虚假发票，直到税务检查时才被发现，给公司带来了税务风险。
- 发票保管方面 公司发票存放场所较为简陋，没有专门的保险柜，发票随意堆放在文件柜中，导致部分发票丢失。另外，由于存放环境潮湿，一些发票出现了霉变现象，影响了发票的正常使用。
（三）防控措施及效果
- 加强内部控制 A公司重新梳理了发票开具流程，明确了各部门职责，加强了审核环节。业务部门申请开票时，必须填写完整准确的申请表，并提供相关合同、订单等资料。财务部门在开具发票前，严格核对业务信息，确保发票开具准确无误。通过这一措施，发票开具错误率明显降低。
- 强化供应商管理和发票查验 公司对供应商进行了重新评估，淘汰了部分信用不佳的供应商，选择了纳税信用良好、发票开具规范的供应商合作。同时，财务人员加强了发票查验工作，对每一张取得的发票都通过官方平台进行查验。自从采取这些措施后，公司再也没有收到过虚假发票和不符合规定的发票。
- 优化发票保管环境 A公司专门购置了保险柜存放空白发票，对已开具发票进行分类装订，并改善了存放环境，安装了除湿机和通风设备。此外，还建立了发票电子备份系统，对所有发票进行电子化备份。通过这些措施，发票保管更加规范，丢失、损坏的情况不再发生。
五、总结
发票管理的风险防控是企业财务管理的重要组成部分。企业要充分认识到发票管理中存在的风险，从发票开具、取得、保管等各个环节入手，采取有效的防控措施。通过建立健全内部控制制度、加强人员培训、利用信息化手段等方式，不断提高发票管理水平，降低风险，保障企业的合法权益和财务稳定。同时，企业应密切关注税收政策的变化，及时调整发票管理策略，确保发票管理始终符合法律法规的要求。只有这样，企业才能在复杂多变的经济环境中稳健发展。
——部分文章内容由AI生成——
