存货盘点方法与流程，财务人不能错过
一、引言
存货作为企业资产的重要组成部分，其准确计量和管理对于企业的财务状况和经营成果有着至关重要的影响。存货盘点是确保存货账实相符的关键手段，对于财务人员来说，熟悉并掌握存货盘点的方法与流程是必不可少的技能。本文将详细阐述存货盘点的方法以及完整的流程，为财务人员提供全面的指导。
二、存货盘点的重要性
- 保证财务报表准确性 准确的存货数量是计算成本、确定利润的基础。通过盘点，可以核实存货的实际数量，进而正确计算销货成本，使财务报表能够真实反映企业的财务状况和经营成果。如果存货数量记录错误，会导致成本核算失真，利润虚增或虚减，误导投资者、债权人等利益相关者的决策。
- 发现存货管理问题 盘点过程中，能够发现存货的积压、短缺、损坏等情况。积压存货占用资金，增加仓储成本；短缺可能是由于盗窃、损耗等原因造成；损坏存货影响正常销售或生产。及时发现这些问题，有助于企业优化存货管理，提高运营效率，降低成本。
- 加强内部控制 存货盘点是企业内部控制的重要环节。通过定期盘点，可以检查存货管理制度的执行情况，如出入库手续是否完备、保管责任是否落实等。发现内部控制的薄弱环节，及时采取措施加以改进，防止舞弊行为的发生，保障企业资产的安全。
三、存货盘点方法
- 实地盘点法
- 定义：实地盘点法是指在财产物资存放现场逐一清点数量或用计量仪器确定其实存数的一种方法。
- 适用范围：适用于大多数存货的盘点，尤其是价值较高、数量较少、易于清点的存货，如贵重设备、珠宝首饰等。
- 操作步骤：
- 制定盘点计划，确定盘点时间、范围、人员分工等。
- 将存货分类整理，做好标识。
- 盘点人员按照计划逐一清点存货数量，并记录在盘点表上。
- 对于有保质期、易损坏等特殊情况的存货，要特别关注其质量状况。
- 盘点结束后，核对盘点表与存货明细账，如有差异，及时查找原因并记录。
- 优缺点：
- 优点：能直接确定存货的实际数量，结果准确可靠。
- 缺点：工作量大，耗费时间和人力较多，对于数量众多、价值较低的存货不太适用。
- 永续盘存法（永续盘存制）
- 定义：永续盘存法是对各项财产物资的增加或减少，都必须根据会计凭证逐笔或逐日在有关账簿中进行连续登记，并随时结算出该项物资的结存数的一种方法。
- 适用范围：适用于存货品种繁多、收发频繁的企业。
- 操作步骤：
- 建立详细的存货明细账，记录每一笔存货的收入、发出和结存情况。
- 定期或不定期地对存货进行实地盘点，将实际盘点数量与账面结存数量进行核对。
- 根据盘点结果调整账面记录，如发现盘盈或盘亏，要及时查明原因并进行相应的账务处理。
- 优缺点：
- 优点：能随时反映存货的增减变动及结存情况，便于加强存货管理。
- 缺点：账簿记录的正确性依赖于凭证的完整和准确，如果凭证记录有误，可能导致账实不符。同时，定期实地盘点也需要耗费一定的人力和时间。
- 抽样盘点法
- 定义：抽样盘点法是从被盘点的存货中抽取一部分进行盘点，并根据抽样盘点的结果来推断全部存货数量和状况的一种方法。
- 适用范围：适用于存货数量较大、种类繁多，难以进行全面盘点的情况。
- 操作步骤：
- 根据存货的特点、存放地点、价值等因素，确定抽样的方法和样本数量。
- 按照选定的方法抽取样本进行盘点，记录样本的实际数量和质量状况。
- 根据样本盘点结果，运用统计学方法推断总体存货的数量和价值。
- 将推断结果与账面记录进行比较，如有差异，进一步分析原因并决定是否扩大抽样范围或进行全面盘点。
- 优缺点：
- 优点：可以减少盘点工作量，提高工作效率。
- 缺点：抽样结果存在一定的误差，推断的总体情况可能与实际情况不完全相符。
四、存货盘点流程
- 盘点准备阶段
- 组建盘点小组
- 由财务人员、仓库管理人员、内部审计人员等组成盘点小组。财务人员负责监督盘点过程、核对账目；仓库管理人员熟悉存货的存放位置和保管情况，负责实物盘点；内部审计人员进行独立监督，确保盘点过程的公正性和准确性。
- 明确小组成员的职责分工，制定详细的工作流程和时间表。
- 制定盘点计划
- 确定盘点的时间。一般选择在会计期末进行全面盘点，也可以根据企业的实际情况，定期或不定期地进行局部盘点。例如，对于季节性生产的企业，可以在淡季进行存货盘点。
- 确定盘点的范围，包括企业所有的原材料、在产品、产成品、低值易耗品等存货。
- 安排盘点人员的培训，使其熟悉盘点的方法、流程和要求。
- 准备盘点所需的工具和表格，如盘点表、标签、计量器具等。
- 清理存货
- 在盘点前，仓库管理人员要对存货进行清理，将已验收入库但尚未办理入账手续的存货及时入账，将已发出但尚未办理出库手续的存货进行登记。
- 对存货进行分类整理，区分合格品、次品、废品等，分别存放并做好标识。
- 检查存货的存放状态，确保存货摆放整齐、便于清点，同时查看存货的质量状况，有无损坏、变质迹象。
- 组建盘点小组
- 实地盘点阶段
- 初盘
- 盘点人员按照分工对各自负责的区域进行存货盘点。在盘点过程中，要认真清点存货的数量，检查其质量和规格型号是否与账面记录一致。
- 对于每一项存货，要在盘点表上详细记录其名称、规格、数量、存放位置等信息。盘点人员要在盘点表上签字确认，以明确责任。
- 初盘结束后，将各小组的盘点结果汇总，形成初步的盘点清单。
- 复盘
- 为了保证盘点结果的准确性，在初盘完成后，要进行复盘。复盘人员可以由与初盘人员不同的其他人员组成，对部分或全部存货进行再次盘点。
- 复盘过程中，重点检查初盘结果的准确性，查看是否存在遗漏、重复盘点或记录错误等情况。
- 将复盘结果与初盘结果进行对比，计算差异率。差异率 =（复盘数量 - 初盘数量）÷ 初盘数量×100%。如果差异率超过规定的范围（一般为±5%），要对差异原因进行深入调查。
- 初盘
- 盘点结果处理阶段
- 差异分析
- 对于盘盈或盘亏的存货，要分析差异产生的原因。盘盈可能是由于采购入库时多计数量、销售出库时少计数量、存货收发计量错误、未及时入账等原因造成；盘亏可能是由于自然损耗、被盗、丢失、毁损、销售出库时多计数量等原因造成。
- 通过查阅相关的采购发票、销售记录、出入库单据等资料，与仓库管理人员、采购人员、销售人员等沟通，核实差异情况。对于因管理不善导致的盘亏，要追究相关人员的责任。
- 账务处理
- 根据差异分析的结果，进行相应的账务处理。
- 盘盈时：
- 差异分析
借：原材料/库存商品等 贷：待处理财产损溢 查明原因后： 借：待处理财产损溢 贷：管理费用（一般经营收发计量差错等原因造成） 营业外收入（无法查明原因） - 盘亏时： 借：待处理财产损溢 贷：原材料/库存商品等 查明原因后： 属于正常损耗、管理不善等原因造成的： 借：管理费用 贷：待处理财产损溢 属于自然灾害等非正常原因造成的： 借：营业外支出 贷：待处理财产损溢 属于应由责任人赔偿或保险公司赔偿的： 借：其他应收款 贷：待处理财产损溢 - 调整账目 - 根据账务处理的结果，及时调整存货明细账和总账。确保账实相符，为后续的财务报表编制提供准确的数据。 - 撰写盘点报告 - 盘点结束后，要撰写盘点报告。报告内容包括盘点的基本情况（时间、范围、方法等）、盘点结果（盘盈或盘亏的具体情况）、差异原因分析、账务处理情况以及对存货管理的建议等。 - 盘点报告要由盘点小组负责人签字确认，并提交给企业管理层和相关部门，作为企业加强存货管理、改进内部控制的重要依据。
五、存货盘点中的注意事项
- 确保盘点的独立性 盘点人员应独立于存货的采购、保管、销售等业务环节，避免因利益关系而影响盘点结果的公正性。内部审计人员要发挥监督作用，保证盘点过程不受干扰。
- 严格执行盘点程序 按照预定的盘点方法和流程进行操作，不得随意简化或省略步骤。在盘点过程中，要认真记录每一项存货的信息，确保数据的准确性和完整性。
- 注意存货的质量检查 除了数量盘点外，要关注存货的质量状况。对于有保质期要求、易损坏的存货，要检查其是否在保质期内、有无损坏迹象等。对于质量不合格的存货，要及时进行记录并采取相应的处理措施。
- 做好盘点记录的保管 盘点记录是重要的财务资料，要妥善保管。包括盘点表、差异分析报告、账务处理凭证等，以备后续查阅和审计。一般应保存规定的年限，如至少保存五年。
六、结论
存货盘点是财务人员工作中的重要环节，掌握正确的盘点方法和流程对于保证企业存货账实相符、加强财务管理具有重要意义。通过实地盘点法、永续盘存法、抽样盘点法等方法的合理运用，以及从盘点准备到结果处理的一系列流程的严格执行，可以有效提高存货盘点的准确性和效率。同时，在盘点过程中要注意相关事项，确保盘点工作的顺利进行。只有做好存货盘点工作，才能为企业的财务决策提供可靠的数据支持，保障企业的健康发展。
总之，财务人员要重视存货盘点工作，不断提升自身的专业素养和技能水平，为企业的财务管理贡献力量。
