一、发票的基本种类及用途
增值税专用发票 增值税专用发票是由国家税务总局监制设计印制的,只限于增值税一般纳税人领购使用的,既作为纳税人反映经济活动中的重要会计凭证又是兼记销货方纳税义务和购货方进项税额的合法证明。它具有完税凭证的作用,购货方可以凭借取得的增值税专用发票上注明的增值税额,在计算应纳税额时进行抵扣。例如,A企业为增值税一般纳税人,从B企业购进一批货物,B企业向A企业开具增值税专用发票,发票上注明的税额为13万元,A企业在申报纳税时,可将这13万元作为进项税额进行抵扣,从而减少其应缴纳的增值税额。
增值税普通发票 增值税普通发票主要由增值税小规模纳税人使用,增值税一般纳税人在不能开具专用发票的情况下也可使用普通发票。普通发票是购买方的付款凭证和核算成本费用的依据,但一般情况下,购货方不能凭借增值税普通发票进行进项税额的抵扣。比如,C企业为小规模纳税人,销售一批商品给D企业,C企业开具增值税普通发票,D企业只能将此发票作为支付货款及核算成本的依据,无法用于抵扣增值税。
机动车销售统一发票 凡从事机动车零售业务的单位和个人,在销售机动车(不包括销售旧机动车)收取款项时,必须开具机动车销售统一发票。该发票是购买方缴纳车辆购置税、办理机动车登记的重要凭证。例如,消费者E购买一辆新车,汽车销售公司向其开具机动车销售统一发票,E凭借此发票去税务机关缴纳车辆购置税,并到车管所办理车辆登记手续。
二手车销售统一发票 二手车经销企业、经纪机构和拍卖企业,在销售、中介和拍卖二手车收取款项时,必须开具二手车销售统一发票。它是二手车交易的重要凭证,记录了二手车交易的相关信息。例如,F二手车经销公司将一辆二手车销售给G,F公司需向G开具二手车销售统一发票,此发票是G证明车辆合法来源及完成交易的依据。
二、发票的开具要点
开具信息准确无误 发票开具时,销售方应确保购买方的信息准确填写,包括名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等。对于增值税专用发票,这些信息尤为重要,若填写错误,购买方可能无法正常认证抵扣。例如,若将购买方纳税人识别号写错,购买方在进行发票认证时,系统将无法通过,从而影响其进项税额的抵扣。同时,销售方自身的开票信息也应准确完整地打印在发票上。
选择正确的税收分类编码 税收分类编码是发票开具的关键要素,它决定了发票上商品或服务适用的税率、征收率等。财务人员应根据实际销售的商品或服务准确选择税收分类编码。选错编码可能导致发票税率错误,引发税务风险。例如,将原本适用13%税率的货物错误选择为9%税率的编码进行开票,不仅少计了销项税额,还可能面临税务机关的处罚。在开票前,财务人员可通过税收分类编码查询工具,结合商品或服务的实际情况,精准选择编码。
发票内容真实完整 发票上应如实填写销售的商品或服务的名称、规格型号、单位、数量、单价、金额等内容。不得虚开发票,即开具与实际经营业务情况不符的发票。虚开发票属于严重的违法行为,不仅会面临高额罚款,情节严重的还可能追究刑事责任。例如,企业为了增加成本费用,虚构业务开具发票,这种行为一旦被税务机关查实,将受到严厉惩处。同时,发票的备注栏也需根据业务实际情况填写相关信息,如建筑服务发票应在备注栏注明建筑服务发生地县(市、区)名称及项目名称;销售不动产发票应在备注栏注明不动产的详细地址等。
三、发票的认证与抵扣
认证方式 增值税一般纳税人取得增值税专用发票等扣税凭证后,需进行认证,以确认发票的真实性及合法性,进而用于进项税额的抵扣。目前,常见的认证方式有网上认证和大厅认证。网上认证是指纳税人通过增值税发票综合服务平台,自行勾选确认用于抵扣的发票。这种方式方便快捷,纳税人可随时随地进行操作。大厅认证则是纳税人携带增值税专用发票等扣税凭证,到当地税务机关办税服务厅,由税务人员进行认证。一般来说,对于发票数量较少的企业,网上认证更为便捷;而对于发票数量较多且存在特殊情况(如发票无法正常通过网上勾选)的企业,大厅认证可能更合适。
认证期限 自2020年3月1日起,增值税一般纳税人取得2017年1月1日及以后开具的增值税专用发票、海关进口增值税专用缴款书、机动车销售统一发票、收费公路通行费增值税电子普通发票,取消认证确认、稽核比对、申报抵扣的期限。也就是说,纳税人取得上述发票后,可在任意时间进行认证抵扣。但对于2016年12月31日及以前开具的发票,仍需按照原规定的认证期限进行认证抵扣。例如,企业取得一张2016年12月开具的增值税专用发票,需在开具之日起360日内进行认证,否则将无法抵扣进项税额。
不得抵扣的情形 虽然增值税专用发票等扣税凭证一般可用于进项税额抵扣,但存在一些不得抵扣的情形。用于简易计税方法计税项目、免征增值税项目、集体福利或者个人消费的购进货物、劳务、服务、无形资产和不动产,其进项税额不得从销项税额中抵扣。例如,企业购买一批货物用于职工食堂,属于集体福利,即使取得增值税专用发票,该发票上注明的进项税额也不能抵扣。另外,非正常损失的购进货物,以及相关的劳务和交通运输服务,其进项税额也不得抵扣。如企业因管理不善导致购进货物被盗,被盗货物对应的进项税额应作转出处理。
四、发票的风险防范
防范虚开发票风险 虚开发票是企业面临的重大发票风险之一。财务人员应加强对交易真实性的审核,确保发票与实际业务相符。在交易前,应对交易对方进行必要的背景调查,了解其经营状况、信誉等。例如,通过国家企业信用信息公示系统查询对方企业的注册信息、是否存在经营异常等情况。在交易过程中,要确保资金流、货物流和发票流一致。若发现交易存在异常,如付款对象与发票开具方不一致等情况,应高度警惕,进一步核实。同时,对于取得的发票,可通过国家税务总局全国增值税发票查验平台进行真伪查验,防止取得虚开的发票。
防范发票丢失风险 发票丢失会给企业带来诸多不便和风险。财务人员应建立健全发票管理制度,妥善保管发票。对于已开具的发票,应及时交付给购买方,并做好记录。若发生发票丢失情况,应按照规定及时处理。对于丢失增值税专用发票的,根据不同情况有不同的处理方式。若同时丢失已开具增值税专用发票的发票联和抵扣联,购买方可凭销售方提供的相应专用发票记账联复印件及销售方主管税务机关出具的《丢失增值税专用发票已报税证明单》或《丢失货物运输业增值税专用发票已报税证明单》,作为增值税进项税额的抵扣凭证、记账凭证。若只丢失发票联,可将抵扣联作为记账凭证,抵扣联复印件留存备查;若只丢失抵扣联,可凭发票联复印件作为增值税进项税额的抵扣凭证或退税凭证。对于丢失增值税普通发票的,可取得原开具单位盖有公章的证明,并注明原来发票的号码、金额和内容等,由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位领导人批准后,代作原始凭证。
防范发票过期未认证风险 虽然自2020年3月1日起部分发票取消了认证期限,但对于仍受认证期限限制的发票,财务人员应建立发票登记台账,对发票的取得时间、到期认证时间等进行详细记录,定期进行梳理和核对,确保发票在规定期限内认证抵扣。同时,加强与业务部门的沟通协作,及时获取发票,避免因发票传递不及时导致过期未认证。例如,业务部门在取得发票后应及时传递给财务部门,财务部门收到发票后,按照台账记录及时安排认证工作。
总之,发票知识对于财务人员至关重要。财务人员应不断学习和掌握发票相关的政策法规及操作要点,严格规范发票的开具、认证、管理等工作,有效防范发票风险,确保企业财务工作的合规性和稳定性。