一、引言

发票，作为经济活动中的重要商事凭证和会计核算的原始依据，其管理工作对于企业的财务管理至关重要。无论是大型企业还是小微企业，规范的发票管理都能有效规避财务风险，保障企业的稳健运营。本文将深入探讨发票管理中一些不容忽视的关键事项。

二、发票开具注意事项

1. 确保信息准确无误
   • 购买方信息：在开具发票时，务必仔细核对购买方的名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等信息。任何一项信息的错误都可能导致发票无法正常使用。例如，若购买方纳税人识别号填写错误，接收发票的企业在进行发票认证时将无法通过，进而影响成本费用的列支。以一家制造业企业向其供应商购买原材料为例，供应商开具发票时误将购买方纳税人识别号中的一个数字写错，购买方在次月申报抵扣进项税额时，系统提示发票信息不符，无法认证抵扣，这不仅导致企业当月多缴纳了增值税，还需要与供应商沟通重新开具发票，增加了双方的沟通成本和时间成本。
   • 商品或服务信息：详细、准确地填写商品或服务的名称、规格型号、单位、数量、单价等内容。对于一些特殊行业，如建筑服务，还需在发票备注栏注明建筑服务发生地县（市、区）名称及项目名称。比如建筑企业为某项目提供建筑劳务，开具发票时若未在备注栏注明项目所在地及项目名称，该发票将不符合规定，可能影响发包方的账务处理和税务扣除。
2. 遵循开具时间规定 应按照增值税纳税义务的发生时间开具发票。对于采用直接收款方式销售货物的，不论货物是否发出，均为收到销售款或者取得索取销售款凭据的当天开具发票；采取赊销和分期收款方式销售货物的，为书面合同约定的收款日期的当天，无书面合同的或者书面合同没有约定收款日期的，为货物发出的当天开具发票。例如，一家家具制造企业与客户签订了分期收款销售合同，约定分三期收款，第一期在货物发出时收取，第二期在货物发出后一个月收取，第三期在货物发出后两个月收取。企业应按照合同约定的收款日期分别开具发票，若未按规定时间开具，可能面临税务机关的处罚。
3. 发票专用章使用规范 发票应当加盖发票专用章。盖章位置要清晰，确保发票上的所有信息都能清晰辨认。不得加盖财务专用章或其他印章代替发票专用章。而且，发票专用章的样式和尺寸应符合税务机关的规定。曾经有企业因为发票专用章磨损，自行刻制了一个新的发票专用章，但未到税务机关备案，新印章与税务机关留样不符，导致开具的发票被认定为无效发票。

三、发票审核注意事项

1. 票面基本信息审核 收到发票后，首先要对发票的票面基本信息进行审核。检查发票的名称、发票代码和号码、联次及用途、开票日期、购买方信息、销售方信息等是否填写齐全、准确。发票代码和号码应与发票上印刷的一致，发票联次是否正确，开票日期是否符合业务实际发生时间。例如，若发现发票开具日期早于合同签订日期，就需要进一步核实业务的真实性。
2. 发票内容审核
   • 商品或服务内容：审核发票上填写的商品或服务内容是否与实际交易相符。对于一些笼统开具“办公用品”“食品”等名称的发票，应要求销售方提供详细清单，清单应通过税控系统开具，并加盖发票专用章。比如企业收到一张开具为“办公用品”的发票，但没有附带清单，财务人员应拒绝接收，因为无法确认所购办公用品的具体明细，可能存在虚开发票的风险。
   • 金额和税率：仔细核对发票上的金额、税额计算是否正确，税率是否适用准确。不同的商品或服务适用不同的税率，如一般纳税人销售货物适用 13%税率，提供交通运输服务适用 9%税率，提供现代服务适用 6%税率等。若发现税率错误，会影响企业的成本核算和税务申报。例如，企业收到一张提供运输服务的发票，税率本应是 9%，但开具为 6%，这样企业按错误税率抵扣进项税额，少抵扣了税款，同时也可能面临税务风险。
3. 发票真伪审核 可通过多种方式进行发票真伪查询。目前，各地税务机关都提供了发票查询平台，可通过输入发票代码、号码、开票日期、金额等信息进行查询。也可以拨打 12366 纳税服务热线，向税务机关咨询发票真伪。此外，还可以通过观察发票的防伪特征来初步判断，如发票的水印、防伪油墨等。例如，财务人员收到一张增值税普通发票，通过当地税务机关的发票查询平台，输入相关信息后发现系统提示“查无此票”，则该发票很可能是假发票，应及时与开票方联系核实情况。

四、发票保管注意事项

1. 日常保管要求 企业应建立专门的发票存放场所，确保发票存放安全、有序。发票应存放于干燥、通风的地方，避免受潮、发霉或损坏。对于已开具的发票存根联和发票登记簿，应当保存 5 年。保存期满，报经税务机关查验后销毁。例如，某企业将发票随意放置在办公室角落，未进行分类整理，且办公室经常漏水，导致部分发票受潮字迹模糊，给企业的财务核算和税务检查带来了极大不便。
2. 电子发票保管 随着电子发票的广泛应用，电子发票的保管也成为重要问题。企业应按照规定对电子发票进行归档保存。可以采用电子会计档案管理系统，将电子发票的电子数据进行存储，并确保数据的安全性和完整性。同时，应定期对电子发票数据进行备份，防止数据丢失。例如，一些企业采用云存储的方式保存电子发票，同时定期将数据下载到本地硬盘进行双重备份，以保障电子发票数据的安全。

五、发票作废注意事项

1. 符合作废条件 只有在同时满足以下条件时，发票方可作废：收到退回的发票联、抵扣联时间未超过销售方开票当月；销售方未抄税并且未记账；购买方未认证或者认证结果为“纳税人识别号认证不符”“专用发票代码、号码认证不符”。例如，企业在 5 月 10 日开具了一张发票，5 月 15 日购买方因发票信息有误将发票退回，此时销售方尚未抄税且未记账，购买方也未认证，该发票就可以作废处理。
2. 作废操作规范 发票作废时，应在纸质发票（含未打印的发票）各联次上注明“作废”字样，并全联次留存。同时，在开票系统中将相应发票进行作废操作。作废的发票应与其他正常发票分开存放，以备税务机关查验。若企业在作废发票时，只在纸质发票上注明“作废”，未在开票系统中进行作废操作，可能导致税务申报数据与实际开票情况不符，引发税务风险。

六、发票丢失处理注意事项

1. 丢失空白发票 纳税人丢失空白发票，应于发现丢失当日书面报告税务机关，并在辖区内地级市报刊上登报声明作废。同时，填报《发票挂失损毁报告表》，持税控设备到主管税务机关或自行办理电子发票退回或作废手续。例如，某企业不慎丢失了一本空白增值税普通发票，企业应立即向税务机关报告，并在当地报纸上刊登遗失声明，说明发票代码、号码等信息，防止空白发票被不法分子冒用。
2. 丢失已开具发票
   • 丢失已开具的增值税专用发票：若同时丢失发票联和抵扣联，购买方可凭销售方提供的相应专用发票记账联复印件及销售方主管税务机关出具的《丢失增值税专用发票已报税证明单》或《丢失货物运输业增值税专用发票已报税证明单》，作为增值税进项税额的抵扣凭证、退税凭证或记账凭证。若仅丢失发票联，可将专用发票抵扣联作为记账凭证，专用发票抵扣联复印件留存备查。若仅丢失抵扣联，可使用专用发票发票联复印件留存备查。例如，企业 A 从企业 B 购买货物，取得增值税专用发票后，不慎丢失了发票联和抵扣联，企业 B 向其主管税务机关申请开具《丢失增值税专用发票已报税证明单》，并将专用发票记账联复印件提供给企业 A，企业 A 即可凭此作为进项税额抵扣和记账的依据。
   • 丢失已开具的增值税普通发票：取得发票一方丢失已填开的发票联，应取得原签发单位盖有公章的证明，并注明原来发票号码、金额和内容等，由经办单位负责人批准后，才能代作原始凭证。如果确实无法取得证明的，如火车、轮船、飞机票等凭证，由当事人写出详细情况，由经办单位负责人批准后，代作原始凭证。例如，员工出差丢失了住宿的增值税普通发票，应向酒店取得相关证明，证明中注明发票号码、金额、住宿日期等信息，经公司领导批准后，可作为报销凭证。

七、结论

发票管理贯穿于企业经济活动的全过程，从发票的开具、审核、保管到作废及丢失处理，每一个环节都不容忽视。财务人员应严格遵守相关规定，加强发票管理，提高发票管理水平，从而降低企业财务风险，为企业的健康发展提供有力保障。只有确保发票管理的规范化、科学化，企业才能在日益复杂的经济环境中稳健前行。