一、引言
中小微企业在日常经营活动中，发票管理是一项不容忽视的重要工作。发票不仅是企业进行财务核算的原始凭证，也是税务机关进行税收征管的重要依据。规范的发票管理能够帮助中小微企业准确记录经济业务，合理控制成本，有效防范税务风险。然而，由于中小微企业可能在财务制度和人员配备上相对薄弱，在发票管理过程中容易出现各种问题。本文将详细介绍发票管理的各项注意事项，希望能为中小微企业提供有益的参考。
二、发票开具注意事项
- 确保信息准确无误 发票开具时，务必准确填写购买方和销售方的信息。购买方信息包括名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等。这些信息必须与购买方提供的证件或相关资料一致。例如，名称应与营业执照上的全称相符，纳税人识别号要准确无误，否则可能导致购买方无法正常抵扣进项税额或在税务检查时出现问题。
对于销售方而言，同样要填写准确的自身信息，这有助于购买方准确记录业务往来，同时也便于税务机关追溯发票来源。
- 选择正确的发票种类 根据业务性质和客户需求，选择合适的发票种类。常见的发票种类有增值税专用发票和增值税普通发票。一般纳税人销售货物、提供应税劳务或服务，可以开具增值税专用发票，购买方若为一般纳税人，取得专用发票后可按规定抵扣进项税额。但对于一些特定情形，如向消费者个人销售货物或服务、销售免税货物等，则只能开具增值税普通发票。
中小微企业如果是小规模纳税人，通常情况下只能自行开具增值税普通发票。若购买方要求开具增值税专用发票，小规模纳税人可向税务机关申请代开（目前部分行业小规模纳税人也可自行开具专票）。在选择发票种类时，要充分了解相关税收政策和客户需求，避免开错发票种类给双方带来不便。
- 正确填写发票内容 发票的货物或应税劳务、服务名称栏应详细填写具体的业务内容。例如，销售的是办公用品，应具体写明是纸张、笔、文件夹等具体物品，而不能笼统地写“办公用品”。规格型号、单位、数量、单价等栏次也要如实填写，确保发票内容能够真实反映业务实质。
金额和税额的填写要准确，金额应为不含税金额，税额根据适用税率或征收率计算得出。价税合计数应与实际交易金额一致。同时，备注栏在某些情况下也有特定的填写要求。如提供建筑服务，应在备注栏注明建筑服务发生地县（市、区）名称及项目名称；销售不动产，应在备注栏注明不动产的详细地址等。若未按规定填写备注栏信息，可能导致发票无效或购买方无法正常抵扣进项税额。
- 开具时间的把握 发票应按照增值税纳税义务发生时间开具。对于采取直接收款方式销售货物的，不论货物是否发出，均为收到销售款或者取得索取销售款凭据的当天开具发票；采取托收承付和委托银行收款方式销售货物的，为发出货物并办妥托收手续的当天；采取赊销和分期收款方式销售货物的，为书面合同约定的收款日期的当天，无书面合同的或者书面合同没有约定收款日期的，为货物发出的当天等。准确把握发票开具时间，不仅符合税收法规要求，也有助于企业准确核算收入和成本，避免税务风险。
三、发票审核注意事项
审核发票基本信息 中小微企业在取得发票时，首先要审核发票的基本信息是否准确。包括购买方和销售方信息是否与实际交易相符，发票代码、号码是否正确，发票监制章是否符合规定等。特别要注意发票监制章的样式，自2019年1月1日起，全国统一启用新的发票监制章，上环刻制“全国统一发票监制章”字样，中间刻制“国家税务总局”字样，下环刻制“××省（区、市）税务局”字样。若发票监制章不符合新规定，应及时要求销售方更换发票。
审核发票内容真实性 审核发票上的货物或应税劳务、服务名称是否与实际业务相符，数量、单价、金额等是否合理。例如，企业购买电脑，发票上开具的却是打印机，这显然与实际业务不符，此类发票不能作为合法的记账凭证。同时，要关注发票金额是否异常，如明显高于市场价格，可能存在虚开发票的嫌疑。对于内容真实性存疑的发票，应进一步核实或拒绝接收。
审核发票合规性 检查发票是否按照规定的税率或征收率开具。不同的业务适用不同的税率或征收率，如销售货物一般适用13%的税率（特定货物适用9%或0%税率），提供现代服务业服务一般适用6%的税率，小规模纳税人适用3%的征收率（疫情期间有优惠政策）。若发票税率或征收率开具错误，会影响企业的成本核算和税务处理。此外，还要审核发票的格式是否规范，是否加盖发票专用章等。发票专用章应清晰可辨，若印章模糊或未加盖，应要求销售方重新开具发票。
审核发票的关联性 发票应与企业的经济业务具有关联性。例如，企业是一家贸易公司，取得的发票内容却是餐饮服务，且与公司经营业务无关，此类发票不能在企业所得税前扣除。在审核发票时，要结合企业的经营范围、业务流程等，判断发票是否与企业实际经营相关。
四、发票保管注意事项
建立专门的发票保管制度 中小微企业应建立健全发票保管制度，指定专人负责发票的保管工作。明确发票的购入、领用、开具、存放、保管期限等流程和责任。例如，设置发票登记簿，详细记录发票的购入日期、种类、数量、号码、领用日期、领用人等信息，以便随时查阅和核对。
选择合适的存放地点 发票应存放在安全、干燥、防火、防潮的地方。可以使用专门的文件柜或保险柜存放发票，避免发票因受潮、发霉、虫蛀等原因损坏。同时，要注意存放地点的安全性，防止发票被盗或丢失。对于电子发票，要做好数据备份工作，可采用移动硬盘、云端存储等多种方式进行备份，确保发票数据的安全和完整。
遵守发票保管期限规定 根据税收法规要求，已开具的发票存根联和发票登记簿，应当保存5年。保存期满，报经税务机关查验后销毁。在保管期限内，企业要妥善保管发票，以备税务机关检查。若未按规定期限保管发票，可能面临税务机关的处罚。
五、发票作废注意事项
了解发票作废条件 一般情况下，发票作废需要同时满足以下条件：收到退回的发票联、抵扣联时间未超过销售方开票当月；销售方未抄税并且未记账；购买方未认证或者认证结果为“纳税人识别号认证不符”“专用发票代码、号码认证不符”。例如，企业在当月开具了一张发票，当月收到购买方退回的发票联和抵扣联，且销售方未进行抄税和记账，购买方也未认证该发票，此时可以作废该发票。
规范发票作废操作 对于纸质发票，在作废时应在发票各联次上注明“作废”字样，并全联次留存。同时，在开票系统中进行作废操作，确保纸质发票与电子发票信息一致。对于电子发票，由于其具有不可作废的特点，若发生销货退回、开票有误等情形，应开具红字电子发票进行冲减。
注意作废发票的后续处理 作废发票应与正常发票一并妥善保管，以备税务机关检查。同时，要关注因发票作废可能产生的税务影响。例如，作废发票对应的销售额在申报增值税时应进行相应调整，避免多缴或少缴税款。
六、发票丢失处理注意事项
丢失空白发票的处理 中小微企业若发生空白发票丢失的情况，应于发现丢失当日书面报告税务机关，并登报声明作废。同时，要接受税务机关的处罚。在登报声明作废时，应注明发票种类、发票代码、号码等信息，以便公众知晓。例如，企业丢失了一本空白的增值税普通发票，应立即向税务机关报告，并在报纸上刊登声明，声明中要详细说明丢失发票的相关信息。
丢失已开具增值税专用发票的处理 若丢失已开具的增值税专用发票的发票联和抵扣联，购买方凭销售方提供的相应专用发票记账联复印件及销售方所在地主管税务机关出具的《丢失增值税专用发票已报税证明单》，经购买方主管税务机关审核同意后，可作为增值税进项税额的抵扣凭证。若仅丢失发票联，可将专用发票抵扣联作为记账凭证，专用发票抵扣联复印件留存备查。若仅丢失抵扣联，可使用专用发票发票联复印件留存备查。
丢失已开具增值税普通发票的处理 对于丢失已开具的增值税普通发票，购买方应取得原开出单位盖有公章的证明，并注明原来发票的号码、金额和内容等，由经办单位负责人批准后，才能代作原始凭证。如果确实无法取得证明的，如火车、轮船、飞机票等凭证，由当事人写出详细情况，由经办单位负责人批准后，代作原始凭证。
七、结论
发票管理贯穿中小微企业经营活动的全过程，从发票的开具、审核、保管到作废、丢失处理等各个环节，都需要企业严格按照相关规定执行。加强发票管理，不仅有助于企业规范财务管理，准确核算成本和收入，还能有效降低税务风险，保障企业的健康稳定发展。中小微企业应重视发票管理工作，通过建立完善的管理制度、加强财务人员培训等方式，不断提高发票管理水平，为企业的发展创造良好的财务环境。