一、发票基础知识
（一）发票的定义
发票，是指在购销商品、提供或者接受服务以及从事其他经营活动中，开具、收取的收付款凭证。它是财务收支的法定凭证，也是会计核算的原始依据，更是税务稽查的重要依据。对于企业来说，发票就像是经济业务的“身份证”，记录着每一笔交易的关键信息。
（二）发票的种类
- 增值税专用发票：由增值税一般纳税人开具，可以作为购买方抵扣增值税进项税额的凭证。它不仅反映了经济业务的内容，还承载着税款抵扣的功能。例如，A企业从B企业购进一批原材料，B企业为增值税一般纳税人，向A企业开具了增值税专用发票，A企业在符合规定的情况下，就可以凭借这张发票上注明的税额抵扣其销售产品产生的销项税额。
- 增值税普通发票：主要由增值税小规模纳税人使用，增值税一般纳税人在不能开具专用发票的情况下也可使用普通发票。它同样是经济业务发生的证明，但不能用于进项税额抵扣。比如，C企业为小规模纳税人，向D企业销售一批货物，由于C企业不能自行开具增值税专用发票，只能开具增值税普通发票给D企业，D企业无法凭借此发票抵扣进项税。
- 机动车销售统一发票：专门用于销售机动车所开具的发票。当消费者购买机动车时，销售方会开具此发票，它是消费者办理车辆购置税缴纳、车辆登记等手续的重要凭证。
- 二手车销售统一发票：在二手车交易过程中，由二手车交易市场、二手车经销企业、经纪机构和拍卖企业开具的发票，用于证明二手车交易的合法性和记录交易价格等信息。
- 通用机打发票：适用于一些特定行业或经营规模较小的纳税人。它是通过计算机和打印设备开具的发票，格式相对统一。
- 定额发票：票面金额是固定的，一般适用于停车收费、餐饮等行业中，消费者消费金额较小且交易频繁的场景。比如一些街边小餐馆，由于经营规模小，可能会使用定额发票给消费者。
二、发票的开具
（一）开具发票的基本要求
- 真实准确：发票开具的内容必须与实际发生的经济业务相符。这意味着开票方要如实填写购买方信息、货物或服务名称、数量、单价、金额等内容，不能虚假开具。例如，企业销售的是电子产品，就不能在发票上写成办公用品。
- 项目齐全：发票上的各个项目都要填写完整。购买方信息方面，名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等必须准确填写；销售方信息同理。货物或服务相关信息，包括规格型号、单位等也要填写清楚。
- 字迹清楚：发票上的文字和数字要清晰可辨，不能模糊不清或有涂改痕迹。否则，可能会导致发票无效或给受票方带来麻烦。
- 按照规定的时限开具：一般情况下，纳税人应在发生应税行为并收讫销售款项或者取得索取销售款项凭据的当天开具发票；先开具发票的，为开具发票的当天。例如，企业提供建筑服务，在完成相应工程进度并取得工程款或取得收款权利时，就应及时开具发票。
（二）特殊情况的发票开具
- 差额征税发票开具：对于一些适用差额征税的业务，如旅游服务、劳务派遣服务等，发票开具方式有特殊规定。以旅游服务为例，纳税人提供旅游服务，可以选择以取得的全部价款和价外费用，扣除向旅游服务购买方收取并支付给其他单位或者个人的住宿费、餐饮费、交通费、签证费、门票费和支付给其他接团旅游企业的旅游费用后的余额为销售额。在开具发票时，通过新系统中差额征税开票功能，录入含税销售额（或含税评估额）和扣除额，系统自动计算税额和不含税金额，备注栏自动打印“差额征税”字样。
- 不征税发票开具：某些不征税项目也需要开具发票，比如预付卡销售和充值、销售自行开发的房地产项目预收款等。以预付卡销售和充值为例，发卡企业或者售卡企业销售预付卡时，不缴纳增值税，不得开具增值税专用发票，只能向购卡人、充值人开具增值税普通发票，发票税率栏应填写“不征税”。
三、发票的认证与抵扣
（一）增值税专用发票认证
- 认证方式：
- 网上勾选认证：这是目前较为常用的方式。增值税一般纳税人取得销售方使用新系统开具的增值税发票（包括增值税专用发票、机动车销售统一发票），可以登录本省增值税发票选择确认平台，查询、选择用于申报抵扣、出口退税或者代办退税的增值税发票信息。例如，A企业财务人员每月初登录发票选择确认平台，勾选上月取得的增值税专用发票，确认用于抵扣。
- 扫描认证：纳税人可以通过扫描仪将增值税专用发票的票面信息扫描上传至税务机关认证系统进行认证。这种方式相对传统，适用于不具备网上勾选认证条件的企业。
- 认证期限：自2017年7月1日起，增值税一般纳税人取得的2017年7月1日及以后开具的增值税专用发票和机动车销售统一发票，应自开具之日起360日内认证或登录增值税发票选择确认平台进行确认，并在规定的纳税申报期内，向主管税务机关申报抵扣进项税额。
（二）不得抵扣进项税额的情形
- 用于简易计税方法计税项目、免征增值税项目、集体福利或者个人消费的购进货物、加工修理修配劳务、服务、无形资产和不动产：例如，企业购进一批货物用于职工食堂，这属于集体福利，其对应的进项税额不得从销项税额中抵扣。
- 非正常损失的购进货物，以及相关的加工修理修配劳务和交通运输服务：比如企业因管理不善导致购进的原材料被盗，这属于非正常损失，被盗原材料对应的进项税额不能抵扣，已抵扣的要作进项税额转出处理。
- 非正常损失的在产品、产成品所耗用的购进货物（不包括固定资产）、加工修理修配劳务和交通运输服务：假设企业的在产品因自然灾害发生损失，由于自然灾害不属于非正常损失，其对应的进项税额无需转出；但如果是因企业自身管理不善导致在产品霉烂变质，那么所耗用的购进货物等对应的进项税额就不能抵扣。
四、发票的管理
（一）发票的领购
- 首次领购发票：纳税人需要先进行发票票种核定，填写《纳税人领用发票票种核定表》，提交税务登记证件、经办人身份证明等资料给主管税务机关。税务机关根据纳税人的经营范围和规模，确认其使用的发票种类、联次、版面金额、购票数量等信息。例如，新成立的小规模纳税人企业，首次领购发票时，需按要求准备好相关资料，向税务机关申请领购增值税普通发票。
- 日常领购发票：纳税人在发票使用完后，凭税务登记证件、经办人身份证明、按照国务院税务主管部门规定式样制作的发票专用章的印模等资料，向主管税务机关办理发票领购手续。税务机关根据其已使用发票情况，发售相应数量的发票。
（二）发票的保管
- 开具方保管：开具发票的单位和个人应当按照税务机关的规定存放和保管发票，不得擅自损毁。已经开具的发票存根联和发票登记簿，应当保存5年。保存期满，报经税务机关查验后销毁。例如，企业开具的发票存根联应按年度、月份等顺序整理装订成册，妥善保存，以备税务机关检查。
- 取得方保管：取得发票的单位和个人也应妥善保管发票。如果发票丢失，应按照规定及时向税务机关报告并办理相关手续。对于丢失增值税专用发票，购买方应取得销售方提供的相应专用发票记账联复印件及销售方所在地主管税务机关出具的《丢失增值税专用发票已报税证明单》，作为增值税进项税额的抵扣凭证。
（三）发票的检查
税务机关有权对发票的印制、领购、开具、取得、保管、缴销等情况进行检查。纳税人应积极配合税务机关的检查工作，如实反映情况，提供有关资料，不得拒绝、隐瞒。例如，税务机关在对企业进行发票检查时，企业财务人员应主动提供发票存根联、发票登记簿等资料，协助税务机关完成检查。
五、发票相关风险及防范
（一）虚开发票风险
- 虚开发票的定义：虚开发票是指为他人、为自己开具与实际经营业务情况不符的发票，让他人为自己开具与实际经营业务情况不符的发票，介绍他人开具与实际经营业务情况不符的发票。虚开发票不仅会给国家税收造成损失，企业和相关责任人还会面临严重的法律后果。
- 防范措施：企业应加强内部管理，建立健全发票管理制度。在交易前，对交易对象进行充分的尽职调查，核实其经营资质和信誉情况；交易过程中，确保资金流、货物流、发票流一致，例如通过签订规范的合同，明确双方的权利义务，约定发票开具的相关事项；在取得发票后，仔细核对发票内容与实际业务是否相符，通过税务机关的发票查验平台对发票的真实性进行查验。
（二）发票不合规风险
- 表现形式：发票不合规包括发票开具不规范，如项目填写不全、字迹模糊、发票专用章加盖错误等；发票来源不合法，如取得虚假发票、过期发票等。不合规发票不能作为企业所得税税前扣除凭证，也可能影响增值税进项税额的抵扣。
- 防范措施：加强财务人员对发票知识的学习，提高辨别发票合规性的能力；建立发票审核机制，对取得的发票进行严格审核，发现不合规发票及时要求开票方重新开具；定期对企业已取得的发票进行自查，及时发现并纠正发票不合规问题。
总之，发票知识对于财务小白来说虽然复杂，但只要逐步学习，掌握发票的基本概念、开具、认证、管理及风险防范等方面的要点，就能在财务工作中准确处理发票相关事务，避免因发票问题给企业带来不必要的损失。
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