一、引言

随着企业规模的不断扩大和业务的日益复杂，传统的财务管理模式面临着诸多挑战，如效率低下、成本高昂、数据准确性难以保证等。财务共享模式作为一种创新的财务管理方式，逐渐被众多企业所采用。它通过将分散在不同地区、不同业务单元的财务业务集中到一个共享服务中心进行处理，实现财务业务的标准化、流程化和专业化，从而提高财务管理效率，降低成本，提升企业整体竞争力。本文将全面揭秘财务共享模式的构建思路，为企业在构建财务共享模式过程中提供有益的参考。

二、财务共享模式概述

1. 财务共享模式的定义 财务共享模式是指企业将分散在各个业务单元的、重复性高且易于标准化的财务业务，如账务处理、费用报销、资金收付等，集中到一个共享服务中心进行统一处理的一种财务管理模式。在这种模式下，共享服务中心如同一个独立的业务单元，按照标准化的流程和规范，为企业内部各个业务单元提供高效、准确的财务服务。
2. 财务共享模式的优势 （1）提高效率：通过流程标准化和自动化，减少人工干预，大大缩短业务处理时间。例如，在传统模式下，一笔费用报销可能需要经过多个环节、多人审批，耗时较长；而在财务共享模式下，报销流程在线化，系统自动进行合规性检查和审批，处理速度大幅提升。 （2）降低成本：集中处理财务业务，避免了各业务单元重复设置财务岗位和配备财务人员，降低了人力成本。同时，共享服务中心通过规模效应，还可以降低硬件设施、软件采购等方面的成本。 （3）提升数据质量：统一的财务处理标准和流程，确保了财务数据的一致性和准确性。这为企业的财务分析、决策支持提供了可靠的数据基础。 （4）加强风险管控：标准化的流程和集中化的管理，使得企业能够更好地监控财务风险。例如，通过对费用报销的集中审核，可以及时发现不合理的费用支出，防范财务风险。

三、财务共享模式构建的前期准备

1. 战略规划 （1）明确构建目标：企业在构建财务共享模式之前，首先要明确构建的目标。是为了降低成本、提高效率，还是为了提升财务数据质量、加强风险管控，或者是多种目标兼具。明确的目标将为后续的构建工作提供方向指引。例如，如果企业的主要目标是降低成本，那么在构建过程中应重点关注如何优化流程、精简人员；如果目标是提升数据质量，则应着重加强数据治理和质量控制。 （2）评估企业适应性：并非所有企业都适合构建财务共享模式。企业需要评估自身的规模、业务复杂度、地域分布等因素。一般来说，大型企业集团，尤其是业务分布广泛、子公司众多的企业，实施财务共享模式的收益可能更为显著。同时，企业的企业文化、管理风格等软因素也会影响财务共享模式的实施效果。例如，企业文化较为保守、对变革接受度较低的企业，在实施财务共享模式时可能会面临较大的阻力。
2. 组织架构调整 （1）设立共享服务中心：构建财务共享模式，首先要设立专门的共享服务中心。共享服务中心应具备独立的组织架构，有明确的职责分工和汇报关系。一般来说，共享服务中心可设置运营管理部、业务处理部、技术支持部等部门。运营管理部负责共享服务中心的整体运营规划、绩效管理等；业务处理部负责具体财务业务的处理；技术支持部负责信息系统的维护和优化。 （2）协调各方关系：共享服务中心的设立会对企业原有的组织架构和业务流程产生较大影响，因此需要协调好与各业务单元、财务部门之间的关系。共享服务中心应与各业务单元保持良好的沟通，了解其业务需求，为其提供优质的财务服务。同时，共享服务中心与企业总部财务部门应明确职责分工，避免出现职责不清、推诿扯皮的现象。例如，总部财务部门主要负责制定财务政策、进行财务分析和决策支持等，而共享服务中心则专注于财务业务的具体处理。

四、财务共享模式的流程优化

1. 流程梳理 （1）识别可共享流程：对企业现有的财务流程进行全面梳理，识别出哪些流程适合纳入财务共享范围。一般来说，账务处理、费用报销、应收应付管理、固定资产管理等重复性高、标准化程度高的流程适合共享。例如，费用报销流程，虽然各业务单元的费用类型可能有所不同，但报销的基本流程和审核标准是相似的，可以进行统一处理。 （2）绘制流程地图：在识别出可共享流程后，要绘制详细的流程地图。流程地图应清晰地展示每个流程的具体步骤、涉及的部门和人员、信息传递路径等。通过绘制流程地图，可以发现现有流程中存在的问题，如流程繁琐、环节过多、信息传递不畅等，为后续的流程优化提供依据。
2. 流程优化原则 （1）标准化：对纳入共享范围的流程进行标准化设计，统一业务处理规则和操作规范。例如，制定统一的费用报销标准、会计核算政策等。标准化不仅可以提高业务处理效率，还能保证财务数据的一致性和准确性。 （2）自动化：利用信息技术手段，实现流程的自动化处理。例如，通过财务软件系统自动进行账务处理、费用报销的审批提醒等。自动化可以减少人工干预，降低人为错误，同时提高流程处理速度。 （3）简化：对繁琐的流程进行简化，去除不必要的环节和审批。例如，对于一些金额较小、风险较低的费用报销，可以简化审批流程，提高报销效率。
3. 流程优化实施 （1）制定优化方案：根据流程梳理和优化原则，制定具体的流程优化方案。优化方案应包括流程的具体改进措施、实施步骤、时间安排等。例如，对于费用报销流程的优化方案，可以明确规定将原有的线下审批改为线上审批，设置审批节点和权限，规定每个节点的处理时间等。 （2）试点运行：在全面推行流程优化方案之前，先选择部分业务单元或流程进行试点运行。通过试点运行，可以及时发现优化方案中存在的问题，进行调整和完善。同时，也可以让员工逐步适应新的流程，减少推行阻力。 （3）全面推广：在试点运行取得成功经验后，将优化后的流程在企业范围内全面推广。在推广过程中，要加强对员工的培训和宣传，确保员工熟悉新流程的操作方法和要求。

五、财务共享模式下的人员管理

1. 人员招聘与培训 （1）招聘合适人才：财务共享模式下，共享服务中心需要招聘具备不同技能的人才。一方面，需要招聘具有扎实财务专业知识和丰富实践经验的财务人员，负责财务业务的处理和审核；另一方面，还需要招聘熟悉信息技术、数据分析等领域的人才，为共享服务中心的信息化建设和数据管理提供支持。例如，招聘熟悉财务软件系统开发和维护的技术人员，以及擅长数据分析、能够从财务数据中挖掘有价值信息的数据分析人员。 （2）开展针对性培训：对新入职员工和现有员工都要开展针对性的培训。对于新入职员工，要进行财务共享模式的基础知识、业务流程、系统操作等方面的培训，使其尽快适应工作岗位。对于现有员工，要根据业务发展和流程优化的需要，进行新知识、新技能的培训。例如，随着财务共享模式的不断发展，可能会引入新的财务软件系统或数据分析工具，需要对员工进行相关培训，提升其工作能力。
2. 绩效考核与激励 （1）建立科学绩效考核体系：根据共享服务中心的工作特点和岗位职责，建立科学合理的绩效考核体系。绩效考核指标应涵盖工作质量、工作效率、客户满意度等多个方面。例如，对于财务业务处理人员，可以设置账务处理准确率、业务处理及时率等考核指标；对于客户服务人员，可以设置客户投诉率、客户满意度等考核指标。 （2）实施有效的激励措施：根据绩效考核结果，实施有效的激励措施。激励措施可以包括物质激励和精神激励。物质激励如奖金、晋升等，精神激励如荣誉证书、公开表扬等。通过有效的激励措施，可以调动员工的工作积极性和主动性，提高工作绩效。

六、财务共享模式下的信息系统搭建

1. 选择合适的信息系统 （1）财务核算系统：财务核算系统是财务共享模式的核心系统之一，应选择功能强大、稳定性高、可扩展性强的财务核算系统。该系统应能够满足企业多组织、多账套的核算需求，支持财务业务的自动化处理和标准化流程。例如，一些知名的财务软件提供商提供的财务核算系统，具备强大的账务处理、报表生成等功能，能够适应不同企业的财务核算要求。 （2）费用报销系统：费用报销系统应具备便捷的报销申请、审批流程，以及严格的费用控制功能。系统应能够与财务核算系统无缝对接，实现费用数据的自动传递和账务处理。同时，费用报销系统还应支持移动端应用，方便员工随时随地提交报销申请。 （3）影像管理系统：影像管理系统用于存储和管理财务业务相关的纸质文档，如发票、合同等。通过影像管理系统，将纸质文档扫描成电子影像，实现文档的电子化存储和快速检索。这不仅可以提高文档管理效率，还能为财务业务的远程处理提供支持。 （4）数据分析系统：数据分析系统用于对财务数据进行深入分析，挖掘数据背后的价值。该系统应具备数据收集、整理、分析等功能，能够生成各种财务报表和分析报告。通过数据分析系统，企业可以及时发现财务业务中的问题和潜在风险，为决策提供支持。
2. 系统集成与优化 （1）系统集成：将选择的各个信息系统进行集成，实现数据的共享和交互。例如，将费用报销系统与财务核算系统集成，费用报销数据在审批通过后能够自动传递到财务核算系统进行账务处理；将影像管理系统与其他系统集成，在处理财务业务时可以方便地查阅相关文档影像。系统集成可以避免数据的重复录入，提高工作效率，保证数据的一致性。 （2）系统优化：随着企业业务的发展和财务共享模式的不断完善，信息系统也需要不断进行优化。定期对系统进行评估，收集用户反馈，根据业务需求和技术发展趋势，对系统进行功能升级和性能优化。例如，当企业新增业务类型时，需要对财务核算系统进行相应的功能扩展；当系统出现性能瓶颈时，需要对系统的硬件设施和软件代码进行优化。

七、财务共享模式构建的风险与应对

1. 人员风险 （1）员工抵触情绪：财务共享模式的实施会对企业原有的工作模式和人员岗位产生较大影响，部分员工可能会产生抵触情绪。这可能导致员工工作积极性下降，甚至出现人员流失的情况。 （2）应对措施：在实施财务共享模式之前，要加强与员工的沟通，向员工详细介绍财务共享模式的优势和对员工个人发展的影响。同时，为员工提供转岗培训和职业发展规划，帮助员工适应新的工作环境。例如，对于原在业务单元从事财务工作的员工，可以培训其掌握共享服务中心的业务流程和系统操作技能，引导其向共享服务中心的岗位转型。
2. 流程风险 （1）流程设计不合理：如果流程设计不合理，可能会导致业务处理效率低下、数据准确性下降等问题。例如，流程环节过多、审批权限设置不当等，都会影响流程的运行效果。 （2）应对措施：在流程设计过程中，要充分征求各方面的意见，包括业务单元、财务人员、信息技术人员等。同时，通过试点运行和数据分析，及时发现流程中存在的问题，并进行调整和优化。在流程运行过程中，建立流程监控机制，定期对流程运行情况进行评估，确保流程的持续优化。
3. 信息系统风险 （1）系统故障：信息系统可能会出现故障，导致财务业务无法正常处理。例如，服务器故障、软件漏洞等都可能影响系统的稳定性和可用性。 （2）应对措施：建立完善的信息系统备份和恢复机制，定期对系统数据进行备份。同时，加强系统的日常维护和监控，及时发现并处理系统故障。此外，还可以考虑采用多服务器集群、异地灾备等技术手段，提高系统的可靠性和容灾能力。

八、结论

财务共享模式作为一种创新的财务管理方式，为企业提升财务管理水平提供了有效途径。通过明确构建目标、进行组织架构调整、优化流程、加强人员管理和信息系统搭建等一系列工作，企业可以成功构建财务共享模式。然而，在构建过程中，企业也需要充分认识到可能面临的风险，并采取有效的应对措施。只有这样，才能确保财务共享模式的顺利实施，为企业创造更大的价值。在未来，随着信息技术的不断发展和企业管理理念的不断更新，财务共享模式也将不断演进和完善，为企业财务管理带来更多的机遇和挑战。企业应密切关注行业动态，不断优化财务共享模式，以适应企业发展的需要。