一、引言

在当今经济全球化和企业规模不断扩张的背景下，传统的财务管理模式逐渐难以满足企业发展的需求。财务共享服务作为一种创新的财务管理模式应运而生，它通过将分散在不同地区、不同业务单元的重复性财务业务进行整合与标准化处理，实现财务资源的共享与高效利用。那么，财务共享服务的构建思路究竟是怎样的呢？这是众多企业财务人员亟待了解的重要问题。

二、财务共享服务概述

1. 财务共享服务的定义 财务共享服务是指将企业集团内各业务单元分散的、重复的财务业务集中到一个共享服务中心进行处理，这些业务包括但不限于账务处理、费用报销、资金收付等。通过标准化的流程和先进的信息技术手段，实现财务业务的高效运作，降低企业的运营成本，同时提升财务数据的准确性和及时性。
2. 财务共享服务的优势 （1）成本降低：通过集中处理财务业务，减少了各业务单元财务人员的重复配置，降低人力成本。同时，标准化的流程使得业务处理效率提高，减少了不必要的资源浪费。 （2）提升效率与质量：标准化的操作流程减少了人为失误，提高了财务数据的准确性。并且，共享服务中心可以利用先进的信息技术，实现财务业务的自动化处理，大大缩短业务处理周期，提升整体效率。 （3）加强管控：企业总部能够实时获取各业务单元的财务数据，便于进行集中管控和决策分析，及时发现和解决问题，降低企业财务风险。

三、财务共享服务构建的前期准备

1. 战略规划 （1）明确目标：企业在构建财务共享服务之前，首先要明确构建的目标。这可能包括降低成本、提升服务质量、加强财务管控等。不同的目标会影响到后续构建的重点和方向。例如，如果目标是降低成本，那么在流程设计和人员配置上就要着重考虑如何精简高效；如果目标是加强财务管控，那么在信息系统建设和风险监控机制上就要加大投入。 （2）契合企业战略：财务共享服务的构建必须与企业的整体战略相契合。如果企业处于扩张阶段，计划在未来几年内开拓多个新市场或收购其他企业，那么财务共享服务的构建就要具备一定的扩展性，能够适应企业规模的快速增长。反之，如果企业处于收缩调整阶段，那么在构建时就要考虑如何通过共享服务实现资源的优化配置，淘汰不必要的财务业务环节。
2. 组织架构设计 （1）设立共享服务中心：共享服务中心是财务共享服务的核心运作机构。在设立共享服务中心时，要考虑其地理位置、人员编制和部门设置等因素。地理位置的选择要综合考虑人力成本、交通便利性、信息技术基础设施等因素。例如，一些企业会选择将共享服务中心设立在经济发展较好、人才资源丰富且人力成本相对较低的城市。 （2）明确职责分工：共享服务中心与各业务单元之间要明确职责分工。共享服务中心主要负责标准化、重复性的财务业务处理，如账务核算、资金结算等；而各业务单元则侧重于与业务紧密相关的财务支持工作，如预算编制、财务分析等。这种职责分工既能保证财务业务的高效处理，又能使各业务单元的财务人员更专注于为业务提供针对性的支持。

四、财务共享服务流程设计

1. 流程梳理与优化 （1）全面梳理现有流程：对企业现有的财务业务流程进行全面梳理，包括费用报销流程、采购付款流程、销售收款流程等。详细记录每个流程的步骤、涉及的部门和人员、所需的时间和资源等信息。例如，在费用报销流程中，要明确员工提交报销申请、部门领导审批、财务审核、付款等各个环节的具体操作和时间要求。 （2）识别非增值环节：在梳理流程的过程中，要识别出那些不增加价值但耗费资源的环节。这些环节可能包括不必要的审批流程、重复的数据录入等。以采购付款流程为例，如果存在多个部门对同一采购事项进行重复审批，且审批内容并无实质性差异，那么就可以考虑简化审批流程，提高流程效率。 （3）优化流程设计：基于对现有流程的梳理和非增值环节的识别，对流程进行优化设计。优化后的流程要遵循标准化、简洁化和高效化的原则。例如，可以采用电子化审批方式替代纸质审批，减少审批时间和传递成本；通过系统对接实现数据的自动传输和共享，避免重复录入数据。
2. 流程标准化 （1）制定标准操作手册：为每个优化后的财务业务流程制定详细的标准操作手册。手册应包括流程的目的、适用范围、具体操作步骤、输入输出要求、风险点及控制措施等内容。例如，在销售收款流程的标准操作手册中，要明确客户下单、发货、开具发票、收款确认等各个环节的具体操作规范，以及如何识别和防范可能出现的坏账风险。 （2）统一数据标准：统一财务数据的格式、编码规则和核算口径等。例如，对于客户信息，要统一规定客户编码的组成规则、客户名称的填写规范等；对于会计科目，要明确每个科目的核算范围和使用方法，确保各业务单元在账务处理上的一致性。

五、财务共享服务信息系统建设

1. 核心财务系统选型 （1）功能需求分析：根据企业的财务业务需求和共享服务的特点，分析核心财务系统应具备的功能。这些功能通常包括账务处理、报表生成、预算管理、资金管理等。例如，对于一家跨国企业，核心财务系统要能够支持多币种核算、多会计准则并行，以满足不同国家和地区业务的财务处理需求。 （2）系统供应商评估：对市场上的核心财务系统供应商进行评估，包括其产品功能、稳定性、可扩展性、售后服务等方面。可以参考其他企业的使用案例，了解系统在实际应用中的表现。例如，向同行业企业咨询其使用某款核心财务系统的经验，了解系统在应对业务增长、数据安全等方面的情况。 （3）选型决策：综合考虑功能需求和供应商评估结果，选择最适合企业的核心财务系统。在选型过程中，要充分考虑系统与企业现有信息系统的兼容性，避免出现信息孤岛现象。例如，如果企业已经使用了一套成熟的ERP系统，那么在选择核心财务系统时，要确保两者能够实现无缝对接，数据能够顺畅交互。
2. 辅助系统建设 （1）影像管理系统：影像管理系统用于对财务原始凭证等资料进行电子化存储和管理。通过扫描设备将纸质凭证转化为电子影像，实现凭证的快速检索和查阅。例如，在费用报销流程中，员工提交报销申请时可以同时上传发票等原始凭证的电子影像，财务人员在审核时可以直接在系统中查看影像资料，无需再传递纸质凭证，提高审核效率。 （2）流程自动化系统：流程自动化系统可以实现财务业务流程的自动化流转和审批。通过设定规则和工作流，系统能够自动将业务推送至相应的审批人，并提醒其及时处理。例如，在采购付款流程中，当采购申请提交后，系统会根据预设的审批流程自动将申请发送给采购部门领导、财务部门领导等进行审批，减少人工干预，提高流程的准确性和效率。

六、财务共享服务人员配置与培训

1. 人员配置 （1）共享服务中心人员：共享服务中心需要配置不同专业背景和技能的人员，包括财务核算人员、资金管理人员、系统维护人员等。财务核算人员负责账务处理、报表编制等工作；资金管理人员负责资金的收付、资金计划等工作；系统维护人员负责保障信息系统的正常运行和数据安全。在人员配置时，要根据业务量和工作强度合理确定人员数量。例如，如果企业的费用报销业务量较大，那么就需要适当增加财务核算人员中负责费用审核的人员数量。 （2）业务单元财务人员：业务单元财务人员要具备较强的业务理解能力和财务分析能力。他们需要深入了解本业务单元的业务特点和需求，为业务部门提供财务支持和决策建议。例如，在新产品研发项目中，业务单元财务人员要参与项目的预算编制、成本控制等工作，确保项目在财务上的可行性。
2. 人员培训 （1）入职培训：对于新加入共享服务中心或业务单元财务团队的人员，要进行全面的入职培训。培训内容包括公司财务政策、共享服务流程、信息系统操作等。例如，新入职的财务核算人员要学习共享服务中心的账务处理规范、标准操作手册的使用方法以及核心财务系统的操作流程。 （2）持续培训：随着业务的发展和财务政策的变化，要对财务人员进行持续培训。培训内容可以包括新会计准则解读、业务流程优化调整、信息系统功能升级等。例如，当企业实施新的收入准则时，要及时组织财务人员进行培训，确保他们能够准确理解和应用新准则进行账务处理。

七、财务共享服务的风险与应对

1. 流程风险 （1）风险表现：流程设计不合理可能导致业务处理效率低下、出现错误等问题。例如，流程中存在过多的审批环节，可能会延长业务处理时间，影响业务的正常开展；流程标准化程度不够，可能导致不同人员对业务处理的方式不一致，影响财务数据的准确性。 （2）应对措施：定期对财务业务流程进行评估和优化，收集业务人员和财务人员在实际操作过程中遇到的问题和建议，及时调整流程。同时，加强对流程执行情况的监督，确保每个环节都按照标准操作手册执行。
2. 信息系统风险 （1）风险表现：信息系统可能出现故障、数据丢失、安全漏洞等问题。例如，核心财务系统突然死机，可能导致财务业务无法正常处理；系统遭受黑客攻击，可能导致财务数据泄露，给企业带来严重损失。 （2）应对措施：建立完善的信息系统备份和恢复机制，定期对系统数据进行备份，并进行恢复演练，确保在系统出现故障时能够快速恢复数据。加强信息系统的安全防护，设置严格的用户权限管理，安装防火墙、入侵检测系统等安全设备，防止数据泄露和非法入侵。

八、结论

财务共享服务的构建是一个复杂而系统的工程，需要企业从战略规划、组织架构设计、流程优化、信息系统建设、人员配置与培训等多个方面进行全面考虑和精心实施。通过科学合理地构建财务共享服务体系，企业能够实现财务资源的优化配置，提升财务管理水平，增强企业的竞争力。然而，在构建过程中也会面临各种风险，企业需要采取有效的应对措施，确保财务共享服务的顺利运行。只有这样，企业才能充分发挥财务共享服务的优势，为企业的可持续发展提供有力的财务支持。