一、引言

中小微企业在国民经济发展中占据重要地位，然而在财务管理尤其是发票管理方面，常因资源、专业能力限制而存在诸多不规范之处，导致风险丛生。发票作为企业经济活动的重要凭证，规范管理意义重大。

二、发票管理规范

1. 发票开具规范
   • 开具主体：中小微企业作为销售方，在销售商品、提供服务以及从事其他经营活动对外收取款项时，应向付款方开具发票。特殊情况下，由付款方向收款方开具发票，如收购单位和扣缴义务人支付个人款项时。
   • 开具要求：开具发票应当按照规定的时限、顺序、栏目，全部联次一次性如实开具，并加盖发票专用章。例如，发票上的购买方信息、销售方信息必须准确无误，包括名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等。货物或应税劳务、服务名称应具体明确，不得含糊笼统，如不能仅写“办公用品”，需详细到具体的笔、本等。
2. 发票取得规范
   • 真实性审核：中小微企业在取得发票时，首先要确保发票的真实性。可通过官方发票查验平台，输入发票代码、号码、开票日期、金额等信息进行查验。对于来路不明或票面信息模糊不清的发票，坚决不予接收。
   • 合规性审核：审核发票开具是否符合规定，如发票内容是否与实际业务相符，税率是否正确等。若企业取得的是增值税专用发票，用于抵扣进项税额，还需严格审核发票的格式、印章等是否合规，不符合要求的发票不得用于抵扣。

三、发票管理风险

1. 假发票风险
   • 风险表现：中小微企业可能因识别能力不足或贪图便宜，取得假发票。假发票无法作为合法的记账凭证和扣税凭证，一旦被税务机关查出，不仅不能在企业所得税前扣除相关成本费用，还可能面临罚款等处罚。例如，企业取得一张假的办公用品发票用于列支费用，经税务机关检查发现后，该笔费用需调增应纳税所得额，补缴企业所得税，同时可能被处以罚款。
   • 防范措施：加强发票查验工作，除通过官方平台查验外，对于大额发票或存疑发票，可向税务机关申请协助鉴别。同时，提高员工对假发票的识别能力，如观察发票纸张质地、水印、防伪标识等特征。
2. 虚开发票风险
   • 风险表现：虚开发票包括为他人、为自己开具与实际经营业务情况不符的发票，让他人为自己开具与实际经营业务情况不符的发票，介绍他人开具与实际经营业务情况不符的发票。中小微企业可能因利益驱使或受外部诱惑，参与虚开发票行为。一旦被查处，企业将面临严重的法律后果，相关责任人可能承担刑事责任。比如，企业为增加成本费用，虚构交易，让其他企业为自己虚开原材料发票，这不仅会导致企业财务数据失真，还可能引发税务稽查和法律制裁。
   • 防范措施：建立健全企业内部控制制度，严格规范发票开具和取得流程。加强对业务真实性的审核，确保每一笔发票都与实际业务相对应。同时，加强对员工的法律教育，提高法律意识，使其认识到虚开发票的严重后果。

四、发票管理风险应对策略

1. 加强人员培训
   • 定期组织财务人员及相关业务人员参加发票管理培训，培训内容涵盖发票政策法规、开具和取得规范、风险识别与防范等。邀请税务专家或资深财务人员进行授课，通过案例分析、模拟操作等方式，提高人员的实际操作能力和风险防范意识。
2. 完善内控制度
   • 制定详细的发票管理制度，明确发票开具、取得、保管等各环节的职责和流程。例如，设立专人负责发票开具和审核，定期对发票进行盘点核对，确保发票的安全与完整。建立发票风险预警机制，对异常发票及时进行排查和处理。
3. 借助信息化手段
   • 中小微企业可利用财务软件或专门的发票管理软件，实现发票信息的电子化管理。软件可自动对发票进行查验、比对，生成发票台账，便于企业随时掌握发票使用情况。同时，通过与业务系统的对接，实现发票与业务数据的关联，进一步提高发票管理的准确性和效率。

五、结论

中小微企业的发票管理规范与风险防范是企业财务管理的重要内容。只有严格遵守发票管理规范，有效识别和防范各类风险，加强人员培训和内部控制，借助信息化手段提升管理水平，才能保障企业财务健康，实现可持续发展。