发票作为企业经济活动中的重要凭证，其管理的规范性对企业的财务和税务处理有着深远影响。一旦发票管理不规范，企业将面临各种各样的风险。以下将详细阐述这些风险，帮助财务会计工作人员全面认识发票管理规范的重要性。
一、发票开具不规范的风险
发票内容填写不完整或错误 在实际业务中，有些财务人员在开具发票时可能会粗心大意，导致发票内容填写不完整或出现错误。比如，购买方的信息填写不准确，将公司名称写错、税号少写或错写一位数字等。这种情况下，对于受票方来说，该发票可能无法正常用于报销和税务抵扣。若受票方未仔细审核就进行报销入账，后期一旦被税务机关检查发现，不仅要将该发票对应的成本费用做纳税调增，补缴企业所得税，还可能面临罚款等处罚。 以一家贸易公司为例，其财务人员在给客户开具销售发票时，误将客户公司名称中的一个字写错。客户在收到发票后未仔细核对就进行了报销和税务抵扣。几个月后，税务机关在发票协查中发现了这个问题。该贸易公司因开具发票不规范，被要求重新开具正确的发票，并向税务机关说明情况。而受票方则需要补缴因错误发票抵扣的进项税额，并按照规定缴纳相应的滞纳金。
发票开具与实际业务不符 这种情况主要表现为开具的发票内容与实际发生的经济业务不匹配。常见的有虚开发票，即没有真实交易而开具发票，或者虽有真实交易，但开具的发票金额、数量、服务内容等与实际不符。虚开发票是严重的违法行为，不仅会给企业带来巨大的税务风险，相关责任人还可能面临刑事处罚。 例如，某企业为了增加成本，减少应纳税所得额，与一家没有实际业务往来的供应商签订虚假的采购合同，并让其开具了增值税专用发票。该企业凭借这些虚假发票进行进项税额抵扣和成本列支。税务机关通过大数据分析和发票稽核系统发现了该企业的异常行为。最终，该企业不仅要补缴大量的税款、滞纳金，还因虚开发票行为被处以高额罚款，企业法定代表人及相关财务人员也面临刑事诉讼。
未按规定的时间开具发票 按照税收法规的要求，企业应在纳税义务发生时及时开具发票。如果企业延迟开具发票，一方面可能导致自身纳税申报不及时，产生税收滞纳金；另一方面，对于购买方来说，可能影响其成本核算和税务处理。比如，在建筑工程行业，工程进度款的发票开具时间就有明确规定。若施工企业未按照合同约定的工程进度节点及时开具发票给建设方，建设方可能无法及时将该部分工程款计入成本，影响其财务核算和企业所得税的预缴。同时，施工企业自身也可能因延迟开具发票而少计当期应税收入，面临税务机关的追缴和处罚。
二、发票取得不规范的风险
取得虚假发票 随着发票管理的信息化程度不断提高，虚假发票的生存空间越来越小，但仍有一些不法分子通过各种手段制造和售卖虚假发票。企业在采购商品或接受服务时，如果不小心取得了虚假发票，不仅不能用于税务抵扣和成本列支，还可能被税务机关认定为恶意取得虚假发票，面临严厉的处罚。即使企业能够证明自己是善意取得虚假发票，也需要重新取得合法有效的发票，否则同样不能进行相关的税务处理。 比如，某餐饮企业为了降低采购成本，从一些非正规渠道采购食材，供应商为其提供了虚假的农产品收购发票。餐饮企业在不知情的情况下将这些发票用于增值税进项税额抵扣和成本核算。税务机关在对该企业进行检查时，通过发票真伪查询系统发现这些发票均为虚假发票。由于餐饮企业无法重新取得合法有效的发票，不仅要补缴已抵扣的进项税额，还不能将该部分食材成本在企业所得税前扣除，同时被处以罚款。
取得不合规发票 不合规发票是指发票的形式或内容不符合税收法规和发票管理规定的发票。除了虚假发票外，常见的不合规发票还包括发票抬头填写不规范、发票盖章有误、发票备注栏未按规定填写等。企业取得不合规发票，同样不能在税务上进行正常处理。 例如，一家企业取得的一张运输服务发票，发票备注栏应填写起运地、到达地、车种车号以及运输货物信息等内容，但该发票备注栏为空。根据相关规定，这样的运输发票属于不合规发票，企业不能将其作为增值税进项税额抵扣凭证，也不能在企业所得税前扣除该运输费用。企业在发现问题后，需要及时联系开票方重新开具正确的发票，否则将面临税务损失。
未及时取得发票 在企业的经济活动中，有时会出现业务已经发生，但由于各种原因未能及时取得发票的情况。比如，采购货物已经验收入库并投入生产使用，但供应商因各种理由延迟开具发票；或者企业在支付费用后，对方迟迟未提供发票。未及时取得发票会影响企业的成本核算和税务处理，导致企业财务数据失真。在企业所得税汇算清缴时，如果企业未能取得相应的发票，相关成本费用将不能在税前扣除，从而增加企业的应纳税所得额和税负。 例如，某制造企业在年底采购了一批原材料，货物已收到并投入生产，但由于与供应商在货款结算方面存在争议，供应商一直未给企业开具发票。企业在当年企业所得税汇算清缴时，由于无法提供该批原材料的发票，只能将该部分原材料对应的成本做纳税调增处理，多缴纳了企业所得税。直到次年，企业与供应商解决了争议，取得了发票，但已无法在当年企业所得税汇算清缴中进行调整，给企业带来了不必要的经济损失。
三、发票保管不规范的风险
发票丢失 发票丢失是发票保管过程中较为常见的问题。无论是已开具的发票存根联，还是取得的发票抵扣联和发票联，一旦丢失，都可能给企业带来麻烦。对于已开具发票存根联丢失的情况，企业可能无法准确核对发票开具信息，影响财务核算和税务申报。而对于取得的发票抵扣联和发票联丢失，如果是增值税专用发票，企业将无法正常进行进项税额抵扣，需要按照规定办理相应的证明手续后，才能进行抵扣。 比如，某企业财务人员在整理发票时，不慎将几张已开具的发票存根联丢失。在税务机关进行发票检查时，由于无法提供完整的发票存根联，企业无法准确说明相关业务的发票开具情况，被税务机关责令限期整改，并可能面临一定的处罚。又如，另一家企业取得的增值税专用发票抵扣联在邮寄过程中丢失，企业在申报进项税额抵扣时遇到困难。虽然按照规定，企业可以凭借销售方提供的相应专用发票记账联复印件及销售方主管税务机关出具的《丢失增值税专用发票已报税证明单》，作为增值税进项税额的抵扣凭证，但这无疑增加了企业的办税成本和时间成本。
发票损坏 发票保管不当还可能导致发票损坏，如因受潮、火灾、鼠咬等原因使发票无法辨认或完整性遭到破坏。损坏的发票可能无法正常用于财务核算和税务处理，企业同样需要按照相关规定进行处理。如果是重要的发票，损坏后可能影响企业的经济利益和税务合规。 例如，某企业将发票存放在潮湿的仓库中，由于仓库排水不畅，一场大雨过后，部分发票受潮严重，字迹模糊，无法辨认。这些发票涉及到企业的大量采购业务和进项税额抵扣。企业不得不花费大量时间和精力与供应商沟通，重新获取相关发票或证明材料，以确保财务和税务处理的正常进行。
发票保管期限不符合规定 根据税收法规，发票的保管期限有明确规定。一般情况下，已开具的发票存根联和发票登记簿，应当保存 5 年。保存期满，报经税务机关查验后销毁。如果企业未按照规定的期限保管发票，提前销毁或保管期限不足，税务机关在检查时发现，企业可能面临罚款等处罚。 例如，某企业为了节省存储空间，在发票保存未满 5 年的情况下，擅自将部分已开具的发票存根联和发票登记簿销毁。税务机关在对该企业进行检查时发现了这一问题，根据相关规定，对企业处以罚款，并要求企业加强发票保管制度的执行，确保发票保管符合法规要求。
四、发票认证与抵扣不规范的风险
未在规定时间内认证或勾选确认发票 对于增值税一般纳税人取得的增值税专用发票等抵扣凭证，需要在规定的时间内进行认证或勾选确认，才能申报抵扣进项税额。目前，增值税专用发票的认证期限为自开具之日起 360 日内。如果企业未在规定时间内认证或勾选确认发票，将无法抵扣相应的进项税额，从而增加企业的税负。 例如，某企业财务人员由于工作疏忽，将一张增值税专用发票遗忘在文件堆中，导致该发票超过了 360 日的认证期限。该发票对应的进项税额为 10 万元，企业因此无法进行抵扣，直接增加了企业的增值税税负。这不仅给企业带来了经济损失，也反映出企业在发票认证管理方面存在漏洞。
错误认证或抵扣发票 企业在认证或抵扣发票时，如果对发票的用途、业务性质等判断错误，将不符合抵扣条件的发票进行了认证抵扣，后期一旦被税务机关发现，不仅要补缴已抵扣的进项税额，还可能面临罚款和滞纳金。常见的错误抵扣情况包括将用于集体福利、个人消费的购进货物或服务的发票进行了抵扣，或者将简易计税项目、免税项目对应的进项税额进行了抵扣等。 比如，某企业将为员工购买的节日礼品取得的增值税专用发票进行了认证抵扣。税务机关在检查中发现，该企业用于集体福利的购进货物，其进项税额不得从销项税额中抵扣。企业需要补缴已抵扣的进项税额，并按照规定缴纳滞纳金。此外，若企业涉及的金额较大，还可能面临税务机关的罚款。
未按规定转出进项税额 企业购进货物或服务时，已抵扣进项税额的，在发生用途改变，如用于非应税项目、免税项目、集体福利或个人消费等情况时，需要按照规定将相应的进项税额转出。如果企业未及时转出进项税额，同样会导致税务风险。 例如，某企业将购进的一批原材料用于新建厂房，该厂房属于不动产在建工程，按照规定，用于不动产在建工程的购进货物，其进项税额应分两年从销项税额中抵扣。但企业在会计处理时，未将已抵扣的 60%进项税额按照规定转出 40%，而是全部进行了抵扣。税务机关在检查时发现了这一问题，要求企业补缴少转出的进项税额，并加收滞纳金。
综上所述，发票管理不规范会给企业带来诸多风险，从财务核算的不准确到税务合规问题，甚至可能引发刑事法律风险。财务会计工作人员必须高度重视发票管理工作，严格按照发票管理的规范要求进行操作，加强发票开具、取得、保管、认证与抵扣等各个环节的管理，确保企业发票管理工作的合规性，降低企业的财务和税务风险，保障企业的健康稳定发展。