一、引言

在企业财务管理的诸多环节中，发票管理占据着举足轻重的地位。发票不仅是企业进行成本核算、费用扣除的重要依据，更是税务机关进行税收征管的关键凭证。然而，由于发票涉及的环节众多、规定繁杂，财务人员在发票管理过程中面临着各种各样的风险。这些风险若不能得到有效的识别与防范，不仅会给企业带来财务损失，还可能引发税务风险，损害企业的声誉。因此，对于财务人员而言，掌握发票管理风险防范的要点至关重要。

二、发票管理的重要性

1. 财务核算基础 发票是记录企业经济业务的原始凭证，准确、合规的发票是确保财务核算真实性和准确性的基础。例如，企业采购原材料时，发票上的信息如货物名称、数量、单价等，直接影响到原材料成本的核算，进而影响到产品成本以及利润的计算。
2. 税务合规关键 税务机关以发票作为重要的税收征管手段，企业的应纳税额计算很多时候依赖于发票。合法有效的发票可以作为企业所得税税前扣除的依据，增值税专用发票还可以用于进项税额的抵扣。若发票管理不善，导致发票不合规，企业可能面临不能抵扣进项税、不能税前扣除等税务风险，增加企业税负。
3. 经济活动证明 发票是企业经济活动的重要证明文件，在涉及经济纠纷时，发票可以作为证明交易真实性和交易内容的有力证据。例如，在销售合同纠纷中，发票可以证明货物或服务的交付情况、价格等关键信息。

三、发票管理常见风险类型

1. 发票开具风险
   • 虚开发票风险 虚开发票是指为他人、为自己开具与实际经营业务情况不符的发票，或者让他人为自己开具与实际经营业务情况不符的发票，以及介绍他人开具与实际经营业务情况不符的发票的行为。这种行为不仅严重违反税法规定，还可能涉及刑事犯罪。例如，某些企业为了虚增成本、减少利润从而少缴税款，虚构采购业务并开具发票。
   • 开具不规范风险 发票开具不规范也是常见风险之一。如发票内容填写不完整，遗漏购买方纳税人识别号、地址电话等重要信息；发票金额大小写不一致；发票备注栏未按规定填写等。例如，提供建筑服务的企业，未在发票备注栏注明建筑服务发生地县（市、区）名称及项目名称，这可能导致该发票不被税务机关认可，影响企业的税务处理。
2. 发票取得风险
   • 取得虚假发票风险 企业在日常经营活动中，可能由于供应商的原因取得虚假发票。虚假发票可能是伪造的发票，也可能是发票内容与实际业务不符的发票。例如，企业在采购办公用品时，供应商为了少缴税款，开具的发票所盖印章与实际销售方不符，或者发票内容为办公用品，但实际提供的并非办公用品，这种虚假发票一旦被税务机关查处，企业不仅不能将相关费用在税前扣除，还可能面临罚款等处罚。
   • 取得不合规发票风险 除了虚假发票，不合规发票也是企业面临的风险之一。例如，发票未加盖发票专用章、发票票面信息有涂改且未在涂改处加盖发票专用章等情况。这些不合规发票同样不能作为有效的税前扣除凭证和进项税额抵扣凭证。
3. 发票保管风险
   • 丢失发票风险 发票在传递、保管过程中可能会因为各种原因丢失。如在邮寄过程中丢失、企业内部管理不善导致发票散落丢失等。丢失发票不仅会给企业带来重新获取发票的麻烦，还可能影响企业的财务处理和税务申报。例如，丢失增值税专用发票的抵扣联和发票联，企业可能无法正常抵扣进项税额。
   • 发票保管不善损坏风险 发票保管需要一定的条件，若保管不善，如受潮、受热、被虫蛀等，可能导致发票损坏，影响发票的使用和后续的查验。特别是对于一些需要长期保存作为财务档案的发票，保管不善可能导致重要信息无法辨认，给企业带来潜在风险。

四、发票管理风险防范要点

1. 发票开具风险防范
   • 加强内部管理，建立健全发票开具制度 企业应制定严格的发票开具流程和审批制度。明确发票开具的申请、审核、开具等环节的职责和权限。例如，业务部门需要开具发票时，应填写发票开具申请表，详细注明业务内容、金额、购买方信息等，经部门负责人审核后，提交给财务部门。财务部门在开具发票前，要对申请表中的信息进行再次核对，确保与实际业务相符，并检查相关合同、订单等支持性文件。
   • 加强对开票人员的培训 开票人员的专业素质直接影响发票开具的质量。企业应定期组织开票人员参加发票管理相关的培训，使其熟悉发票开具的规定和要求。培训内容包括发票种类的适用范围、发票各栏次的填写规范、税收政策变化对发票开具的影响等。例如，随着电子发票的推广，开票人员要熟练掌握电子发票的开具流程和相关平台的操作。
   • 严格发票开具审核 财务部门在开具发票前，要对发票开具的内容进行严格审核。除了核对业务信息外，还要注意发票格式的规范性。如发票的字体是否清晰、发票的二维码是否能够正常扫描识别等。对于金额较大或业务较为复杂的发票，要进行重点审核，必要时与业务部门沟通核实。
2. 发票取得风险防范
   • 加强供应商管理 选择信誉良好的供应商是防范发票取得风险的重要环节。企业在选择供应商时，要对其进行全面的尽职调查，了解其经营状况、纳税信用等级等信息。可以通过国家企业信用信息公示系统、税务机关的纳税信用查询平台等渠道获取相关信息。对于纳税信用等级较低或存在税务违法记录的供应商，要谨慎合作。在与供应商签订合同时，要明确发票开具的条款，如发票类型、开具时间、发票内容的真实性和合规性等，并约定相应的违约责任。
   • 加强发票审核 财务人员在取得发票后，要对发票进行严格审核。首先，通过发票查验平台对发票的真伪进行查验。目前，国家税务总局提供了全国增值税发票查验平台，可对增值税发票进行真伪查验。同时，要审核发票内容是否与实际业务相符，包括货物或服务名称、规格型号、数量、单价、金额等是否与合同、送货单、入库单等一致。对于发票备注栏等特殊栏次，要按照相关规定进行审核。例如，运输服务发票，备注栏应注明起运地、到达地、车种车号以及运输货物信息等内容。
   • 建立发票风险预警机制 企业可以利用信息化手段建立发票风险预警机制。通过设置一些关键指标，如发票开具方的地域分布、发票金额的波动情况、发票重复报销预警等，对发票数据进行实时监控。当出现异常情况时，系统自动发出预警信号，财务人员可以及时进行调查核实。例如，如果短期内收到大量来自同一偏远地区且金额较大的发票，系统应发出预警，提醒财务人员关注发票的真实性和合理性。
3. 发票保管风险防范
   • 建立完善的发票保管制度 企业应制定详细的发票保管制度，明确发票保管的责任部门和责任人。规定发票的存放地点、存放方式以及保管期限等。发票应存放在专门的保险柜或文件柜中，确保存放环境干燥、通风，防止发票受潮、霉变。同时，要建立发票保管台账，详细记录发票的购入、使用、作废、结存等情况，便于日常管理和盘点。
   • 加强发票传递过程管理 在发票传递过程中，要采取有效的防护措施。对于邮寄的发票，要选择可靠的快递公司，并在邮寄时做好登记，注明发票的种类、号码、数量等信息。在企业内部传递发票时，要通过专门的文件传递渠道，并要求接收人签字确认，确保发票在传递过程中的安全。
   • 定期进行发票盘点 企业应定期对库存发票进行盘点，确保发票的实际数量与保管台账记录一致。盘点工作应由财务部门和审计部门共同参与，增加盘点的公正性和准确性。对于盘点过程中发现的丢失、损坏等异常情况，要及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。例如，如果发现发票丢失，要及时按照规定向税务机关报告，并登报声明作废。

五、结论

发票管理风险防范是企业财务管理工作的重要组成部分，对于保障企业财务健康、税务合规具有重要意义。财务人员作为发票管理的直接责任人，需要充分认识到发票管理中存在的各种风险，并掌握有效的防范要点。通过加强内部管理、提高人员素质、建立健全相关制度和机制等措施，切实降低发票管理风险，为企业的稳定发展提供有力支持。同时，随着税收政策的不断变化和发票管理方式的创新，财务人员要持续学习，不断更新知识，以更好地应对发票管理工作中的新挑战。