一、引言

中小微企业在经济发展中占据着重要地位，然而在发票管理方面，却常常因各种因素面临诸多风险。发票作为企业财务收支的法定凭证，其管理的好坏直接影响企业的财务状况和税务合规性。若中小微企业忽视发票管理风险，不仅可能遭受税务部门的处罚，还可能对企业声誉和经营造成严重影响。因此，加强发票管理风险防范，对中小微企业而言刻不容缓。

二、发票管理常见风险

（一）虚开发票风险

1. 无真实交易虚开 有些中小微企业为了少缴税款，可能会通过非法渠道购买发票，在没有真实业务往来的情况下，开具发票用于抵扣进项税额或虚增成本。例如，A 公司为了降低企业所得税税负，在没有实际采购货物的情况下，从第三方购买了一批增值税专用发票，并将其作为成本列支。这种行为一旦被税务机关发现，企业将面临补缴税款、加收滞纳金、罚款等处罚，情节严重的还可能面临刑事责任。
2. 有真实交易但虚增金额 部分企业虽然存在真实交易，但为了获取更多利益，会与交易对方串通，在发票上虚增交易金额。比如，B 企业与供应商签订了一份采购合同，实际采购金额为 10 万元，但双方协商后，在发票上开具了 15 万元的金额。这样 B 企业可以多抵扣进项税额，同时虚增成本，减少应纳税所得额。但这种行为同样违反了税收法律法规，一旦被查处，后果严重。

（二）发票丢失风险

1. 纸质发票丢失 中小微企业由于管理不够规范，可能会出现纸质发票丢失的情况。例如，在发票传递过程中，由于工作人员疏忽，将发票遗失；或者在发票保管过程中，因保管不善，导致发票受潮、受损或丢失。一旦纸质发票丢失，不仅会影响企业的正常报销和记账，还可能面临税务机关的罚款。如果丢失的是增值税专用发票，还需要按照规定办理挂失、登报声明等一系列繁琐的手续。
2. 电子发票丢失 随着电子发票的广泛应用，一些中小微企业对电子发票的管理重视不足。电子发票可能会因为存储设备损坏、数据丢失或误删除等原因而丢失。而且电子发票的打印和重复报销问题也给企业带来了风险。比如，C 企业员工多次打印同一张电子发票进行报销，如果财务人员审核不严格，就可能导致企业多报销费用，造成不必要的损失。

（三）发票开具不规范风险

1. 发票内容填写不完整 有些中小微企业在开具发票时，为了图省事，可能会遗漏一些重要信息。例如，发票抬头填写不规范，未填写全称；纳税人识别号填写错误；商品或服务名称、规格型号、数量、单价等信息填写不完整或不准确。这样的发票不符合规定，可能会被受票方拒收，影响企业的正常业务往来。同时，税务机关在检查时，也可能认定企业未按规定开具发票，从而进行处罚。
2. 发票税率适用错误 不同的商品和服务适用不同的增值税税率，如果企业财务人员对税收政策不熟悉，就可能会出现税率适用错误的情况。比如，D 企业提供的是现代服务业服务，应适用 6%的增值税税率，但财务人员误按 13%的税率开具了发票。这不仅会导致企业多缴税款，增加企业负担，还可能引发税务风险。若受票方按照错误税率抵扣了进项税额，税务机关在后续检查中发现问题，双方企业都可能面临处罚。

三、发票管理风险防范措施

（一）针对虚开发票风险的防范

1. 加强企业内部管理 中小微企业应建立健全发票管理制度，明确发票开具、取得、保管等各环节的责任人和操作流程。加强对员工的培训，提高员工的法律意识和风险意识，让员工认识到虚开发票的严重后果。例如，定期组织财务人员和业务人员参加税收法律法规培训，通过案例分析等方式，加深员工对虚开发票风险的认识。同时，建立严格的发票使用审批制度，每一张发票的开具都必须经过相关负责人的审核批准，确保发票开具基于真实的业务交易。
2. 加强对交易对方的审核 在与新的供应商或客户开展业务之前，要对其进行充分的背景调查。了解对方的经营状况、信用情况等，可以通过国家企业信用信息公示系统、税务机关网站等渠道查询对方的注册信息、纳税信用等级等。对于信用不良或经营状况不稳定的企业，要谨慎与其开展业务。在签订合同时，要明确发票开具的相关条款，如发票类型、税率、开具时间等，确保双方在发票问题上达成一致。例如，E 企业在与新供应商签订采购合同前，通过查询发现该供应商存在多次税务违法记录，于是决定放弃与其合作，从而避免了可能的虚开发票风险。

（二）针对发票丢失风险的防范

1. 纸质发票管理措施 建立专门的发票保管场所，配备必要的保管设备，如保险柜、防潮箱等，确保纸质发票的安全存放。对发票的领用、开具、传递、保管等环节进行详细记录，建立发票台账。在发票传递过程中，要采用安全可靠的方式，如使用挂号信、快递等，并保留好邮寄凭证。如果发生发票丢失情况，要及时按照税务机关的规定办理挂失、登报声明等手续。例如，F 企业为每一本发票都建立了详细的台账，记录发票的领用日期、领用人员、开具金额等信息。同时，在发票传递时，选择信誉良好的快递公司，并要求收件人在收到发票后及时反馈确认。
2. 电子发票管理措施 对于电子发票，要建立专门的电子发票存储系统，定期对电子发票数据进行备份，防止数据丢失。可以采用云存储等方式，提高数据的安全性和可靠性。同时，利用信息技术手段，如电子发票查重工具，防止电子发票重复报销。例如，G 企业使用了一款电子发票查重软件，员工在报销电子发票时，需要先将发票信息录入该软件，软件会自动与已报销的发票信息进行比对，若发现重复发票，将提示财务人员进行核实，有效避免了电子发票重复报销的问题。

（三）针对发票开具不规范风险的防范

1. 加强财务人员培训 财务人员作为发票开具的直接责任人，要不断学习和掌握最新的税收政策和发票管理规定。企业应定期组织财务人员参加专业培训，提高其业务水平。例如，邀请税务专家进行发票开具规范的培训，解读最新的税收政策，让财务人员熟悉不同商品和服务适用的税率、发票填写要求等。同时，鼓励财务人员参加相关的职业资格考试，提升自身专业素养。
2. 建立发票审核机制 在发票开具后，要安排专人对发票进行审核。审核内容包括发票抬头、纳税人识别号、商品或服务名称、税率、金额等信息是否填写准确，发票内容是否与实际业务相符。对于审核发现的问题，要及时进行更正。例如，H 企业设立了发票审核岗位，由经验丰富的财务人员负责对每一张开具的发票进行审核。在审核过程中，若发现发票税率适用错误，立即通知开票人员进行更正，确保发票的准确性和合规性。

四、结论

发票管理风险对于中小微企业来说不容忽视。通过识别虚开发票、发票丢失、发票开具不规范等常见风险，并采取加强企业内部管理、加强对交易对方审核、完善发票保管措施、加强财务人员培训和建立发票审核机制等一系列防范措施，中小微企业能够有效降低发票管理风险，保障企业的财务安全和合规运营。在日常经营过程中，中小微企业要不断强化发票管理意识，持续优化发票管理制度和流程，以适应不断变化的税收政策和市场环境，实现企业的健康发展。

总之，发票管理是中小微企业财务管理的重要组成部分，只有做好发票管理风险防范工作，才能为企业的稳定发展奠定坚实的基础。