一、引言
会计分录作为会计核算的基础，对于准确记录企业经济业务、编制财务报表起着至关重要的作用。对于新手来说，编制会计分录常常感到困惑。如何清晰地理解业务实质，正确运用借贷规则，是编制准确会计分录的关键。本文将为新手全面剖析会计分录编制技巧，助力其快速掌握这一核心技能。
二、理解会计分录的基本概念
什么是会计分录 会计分录是指对某项经济业务事项标明其应借应贷账户及其金额的记录，简称分录。它由应借应贷方向、对应账户（科目）名称及应记金额三要素构成。例如，企业从银行借入一笔款项，这笔业务就需要编制会计分录，记录借款增加（记在负债类账户的贷方）以及银行存款增加（记在资产类账户的借方）。
会计分录的分类 会计分录分为简单分录和复合分录两种。简单分录也称“单项分录”，是指以一个账户的借方和另一个账户的贷方相对应的会计分录，即一借一贷的分录。例如，企业用现金购买办公用品，借记“管理费用 - 办公用品”，贷记“库存现金”。复合分录亦称“多项分录”，是指以一个账户的借方与几个账户的贷方，或者以一个账户的贷方与几个账户的借方相对应的会计分录。常见的复合分录有一借多贷、一贷多借和多借多贷的分录。比如企业销售一批产品，一部分收到现金，一部分对方赊账，分录可能就是借记“库存现金”“应收账款”，贷记“主营业务收入”“应交税费 - 应交增值税（销项税额）”。
三、掌握会计要素与会计等式
会计要素 会计要素是对会计对象所作的基本分类，是会计核算对象的具体化，是用于反映会计主体财务状况和经营成果的基本单位。我国《企业会计准则》将会计要素界定为六个，即资产、负债、所有者权益、收入、费用和利润。
- 资产：是指企业过去的交易或者事项形成的、由企业拥有或者控制的、预期会给企业带来经济利益的资源。像库存现金、银行存款、应收账款、固定资产等都属于资产范畴。资产类账户增加记借方，减少记贷方。
- 负债：是指企业过去的交易或者事项形成的、预期会导致经济利益流出企业的现时义务。常见的负债有短期借款、应付账款、长期借款等。负债类账户增加记贷方，减少记借方。
- 所有者权益：是指企业资产扣除负债后，由所有者享有的剩余权益。包括实收资本（或股本）、资本公积、盈余公积和未分配利润等。所有者权益类账户增加记贷方，减少记借方。
- 收入：是指企业在日常活动中形成的、会导致所有者权益增加的、与所有者投入资本无关的经济利益的总流入。如主营业务收入、其他业务收入等。收入类账户增加记贷方，减少记借方，期末一般无余额。
- 费用：是指企业在日常活动中发生的、会导致所有者权益减少的、与向所有者分配利润无关的经济利益的总流出。像管理费用、销售费用、财务费用等。费用类账户增加记借方，减少记贷方，期末一般无余额。
- 利润：是指企业在一定会计期间的经营成果，包括收入减去费用后的净额、直接计入当期利润的利得和损失等。利润类账户根据情况，贷方表示增加，借方表示减少。
会计等式 会计等式是反映会计要素之间平衡关系的计算公式，是会计核算的理论基础。主要的会计等式有：
- 资产 = 负债 + 所有者权益：这是最基本的会计等式，它反映了企业在某一特定日期的财务状况。企业的资产来源于债权人的债权和所有者的投资，所以资产等于负债与所有者权益之和。这个等式是编制资产负债表的依据。任何一项经济业务的发生，都会引起会计要素的增减变动，但不会破坏这个等式的平衡关系。例如企业购买固定资产，用银行存款支付，资产内部一增一减，等式依然平衡；企业借入款项，资产和负债同时增加，等式也平衡。
- 收入 - 费用 = 利润：该等式反映了企业在一定会计期间的经营成果。企业通过日常经营活动取得收入，同时也会发生相应的费用，两者相抵后的差额即为利润。这个等式是编制利润表的依据。
四、熟悉借贷记账法
借贷记账法的定义 借贷记账法是以“借”和“贷”作为记账符号的一种复式记账法。它以“有借必有贷，借贷必相等”为记账规则，对每一项经济业务都要在两个或两个以上相互联系的账户中以借贷方相等的金额进行登记。
借贷记账法下账户的结构
- 资产类账户：借方登记资产的增加额，贷方登记资产的减少额，期末余额一般在借方。期末余额计算公式为：期末借方余额 = 期初借方余额 + 本期借方发生额 - 本期贷方发生额。例如企业购买原材料，借记“原材料”，贷记“银行存款”，原材料账户借方增加，反映资产增加。
- 负债类账户：贷方登记负债的增加额，借方登记负债的减少额，期末余额一般在贷方。期末余额计算公式为：期末贷方余额 = 期初贷方余额 + 本期贷方发生额 - 本期借方发生额。比如企业偿还短期借款，借记“短期借款”，贷记“银行存款”，短期借款账户借方减少，反映负债减少。
- 所有者权益类账户：贷方登记所有者权益的增加额，借方登记所有者权益的减少额，期末余额一般在贷方。期末余额计算公式与负债类账户类似。例如企业收到投资者投入资本，贷记“实收资本”，借记相关资产账户，实收资本账户贷方增加，反映所有者权益增加。
- 收入类账户：贷方登记收入的增加额，借方登记收入的减少额（包括期末结转到“本年利润”账户的数额），期末结转后无余额。比如企业销售产品实现收入，贷记“主营业务收入”，借记“银行存款”或“应收账款”等。
- 费用类账户：借方登记费用的增加额，贷方登记费用的减少额（包括期末结转到“本年利润”账户的数额），期末结转后无余额。例如企业发生办公费用，借记“管理费用 - 办公费”，贷记“银行存款”或“库存现金”等。
五、编制会计分录的步骤
分析经济业务 首先要明确经济业务的内容，判断该项业务涉及哪些会计要素发生变化。例如企业采购一批商品，这项业务涉及到资产要素中的存货增加和资产要素中的银行存款减少（假设用银行存款支付），或者涉及到资产要素中的存货增加和负债要素中的应付账款增加（假设赊购）。
确定账户 根据经济业务涉及的会计要素，确定对应的会计账户。在上述采购商品的例子中，如果是用银行存款支付，涉及“库存商品”账户和“银行存款”账户；如果是赊购，涉及“库存商品”账户和“应付账款”账户。要熟悉各类会计账户的核算内容，确保选择正确的账户。
确定记账方向 依据借贷记账法的规则和账户的性质，确定每个账户应记的方向。对于资产类账户，增加记借方，减少记贷方；负债类账户和所有者权益类账户，增加记贷方，减少记借方；收入类账户增加记贷方，减少记借方；费用类账户增加记借方，减少记贷方。在采购商品用银行存款支付的例子中，“库存商品”是资产类账户，增加应记借方；“银行存款”也是资产类账户，减少应记贷方。
确定金额 明确经济业务涉及的金额，并在分录中准确记录。比如采购商品金额为10000元，那么在“库存商品”借方和“银行存款”贷方都应记录10000元（假设不考虑增值税等其他因素）。
书写分录 按照规范的格式书写会计分录。先写借方账户，后写贷方账户，借贷要分行，借方在上，贷方在下，贷方账户前要空一格。金额数字要对齐，且借贷方金额相等。例如： 借：库存商品 10000 贷：银行存款 10000
六、常见经济业务会计分录编制示例
筹资业务
- 接受投资：企业收到投资者投入的货币资金500000元，存入银行。 分析：这项业务使企业的资产（银行存款）增加500000元，所有者权益（实收资本）增加500000元。 会计分录为： 借：银行存款 500000 贷：实收资本 500000
- 借入款项：企业从银行借入期限为1年的短期借款300000元，款项已存入银行。 分析：该项业务使企业的资产（银行存款）增加300000元，负债（短期借款）增加300000元。 会计分录为： 借：银行存款 300000 贷：短期借款 300000
采购业务
- 现购：企业用银行存款购买一批原材料，价款20000元，增值税税率13%，材料已验收入库。 分析：此业务使企业的资产（原材料）增加20000元，资产（银行存款）减少22600元（20000 + 20000×13%），同时涉及增值税进项税额可抵扣。 会计分录为： 借：原材料 20000 应交税费 - 应交增值税（进项税额）2600 贷：银行存款 22600
- 赊购：企业赊购一批商品，价款30000元，增值税税率13%，商品已验收入库。 分析：该业务使企业的资产（库存商品）增加30000元，负债（应付账款）增加33900元（30000 + 30000×13%）。 会计分录为： 借：库存商品 30000 应交税费 - 应交增值税（进项税额）3900 贷：应付账款 33900
生产业务
- 领用原材料：生产车间领用原材料15000元用于产品生产。 分析：这项业务使企业的资产（原材料）减少15000元，成本（生产成本）增加15000元。 会计分录为： 借：生产成本 15000 贷：原材料 15000
- 计提职工薪酬：计算本月应付生产工人工资20000元，车间管理人员工资5000元。 分析：该业务使企业的成本（生产成本）增加20000元，费用（制造费用）增加5000元，负债（应付职工薪酬）增加25000元。 会计分录为： 借：生产成本 20000 制造费用 5000 贷：应付职工薪酬 25000
销售业务
- 现销：企业销售一批产品，售价40000元，增值税税率13%，款项已收存银行，该批产品成本为30000元。 分析：此业务一方面使企业的资产（银行存款）增加45200元（40000 + 40000×13%），收入（主营业务收入）增加40000元，同时负债（应交税费 - 应交增值税（销项税额））增加5200元；另一方面使企业的成本（主营业务成本）增加30000元，资产（库存商品）减少30000元。 会计分录为： 确认收入： 借：银行存款 45200 贷：主营业务收入 40000 应交税费 - 应交增值税（销项税额）5200 结转成本： 借：主营业务成本 30000 贷：库存商品 30000
- 赊销：企业赊销一批产品，售价50000元，增值税税率13%，该批产品成本为40000元。 分析：该项业务使企业的资产（应收账款）增加56500元（50000 + 50000×13%），收入（主营业务收入）增加50000元，负债（应交税费 - 应交增值税（销项税额））增加6500元；同时使企业的成本（主营业务成本）增加40000元，资产（库存商品）减少40000元。 会计分录为： 确认收入： 借：应收账款 56500 贷：主营业务收入 50000 应交税费 - 应交增值税（销项税额）6500 结转成本： 借：主营业务成本 40000 贷：库存商品 40000
利润形成与分配业务
- 结转收入与费用：期末，企业将本期实现的主营业务收入800000元，其他业务收入50000元，营业外收入30000元，结转到“本年利润”账户；同时将本期发生的主营业务成本500000元，其他业务成本30000元，销售费用20000元，管理费用30000元，财务费用10000元，营业外支出5000元，结转到“本年利润”账户。 分析：这项业务是将损益类账户的余额结转至“本年利润”账户，以计算本期利润。 会计分录为： 结转收入： 借：主营业务收入 800000 其他业务收入 50000 营业外收入 30000 贷：本年利润 880000 结转费用： 借：本年利润 595000 贷：主营业务成本 500000 其他业务成本 30000 销售费用 20000 管理费用 30000 财务费用 10000 营业外支出 5000
- 提取盈余公积：企业按净利润的10%提取法定盈余公积，假设本期净利润为285000元（880000 - 595000）。 分析：该业务使企业的所有者权益（盈余公积）增加28500元（285000×10%），同时使所有者权益（利润分配 - 提取法定盈余公积）减少28500元。 会计分录为： 借：利润分配 - 提取法定盈余公积 28500 贷：盈余公积 - 法定盈余公积 28500
七、编制会计分录的常见错误及避免方法
常见错误
- 账户使用错误：比如将应计入“管理费用”的办公费用误计入“销售费用”，或者将应计入“应收账款”的款项误计入“其他应收款”。这通常是由于对账户核算内容不熟悉导致的。
- 记账方向错误：把借方记成贷方，或者贷方记成借方。例如在记录资产增加时，本应记借方却记到了贷方。这可能是对借贷记账法规则掌握不牢造成的。
- 金额计算错误：在涉及增值税、折扣等情况时，计算错误金额。比如在计算增值税时，税率使用错误或者计算方法错误，导致分录金额不准确。
- 漏记或重记：在处理复杂业务时，可能会漏记某项经济业务的分录，或者重复记录同一笔业务。
避免方法
- 加强基础知识学习：熟练掌握会计科目表，明确每个账户的核算内容和性质。定期复习借贷记账法的规则，多做一些基础的练习题，巩固对记账方向的记忆。
- 仔细分析业务：在编制分录前，认真研读经济业务的相关资料，确定业务涉及的所有会计要素和账户，避免遗漏或错误判断。对于复杂业务，可以先列出业务涉及的事项清单，逐步分析每个事项对应的会计处理。
- 认真计算金额：在涉及金额计算时，要仔细核对数据，使用正确的计算公式。对于涉及增值税等税费计算，要熟悉相关税收政策和计算方法。计算完成后，可以进行二次验算，确保金额准确无误。
- 建立审核机制：编制完分录后，要进行自我审核，检查分录的借贷方向、账户使用、金额是否正确。条件允许的情况下，可以请其他有经验的财务人员帮忙审核，发现问题及时纠正。
八、总结
编制会计分录是会计工作的基础和核心内容之一。新手要想熟练掌握编制技巧，需要从理解基本概念、掌握会计要素与等式、熟悉借贷记账法等基础知识入手，通过大量的实例练习，分析常见错误并加以避免。在实际工作中，要不断积累经验，随着对业务的熟悉和对会计知识的深入理解，编制会计分录的准确性和效率会不断提高，为企业准确记录经济业务、提供可靠财务信息奠定坚实基础。