一、引言
在企业的财务管理工作里，发票管理占据着举足轻重的地位。发票不仅是企业进行经济活动的重要商事凭证，也是税务机关进行税收征管的关键依据。然而，发票管理工作并非一帆风顺，其中潜藏着诸多风险，这些风险若未能及时识别与有效防范，极有可能给企业带来经济损失以及法律风险。因此，深入了解发票管理风险，并掌握切实可行的防范策略，对于企业财务会计工作人员而言至关重要。
二、发票管理常见风险
（一）虚假发票风险
虚假发票是发票管理中较为突出的风险之一。虚假发票主要包括两种类型，一种是发票本身就是假的，即通过非法渠道伪造的发票；另一种是发票所记载的经济业务是虚假的，也就是通常所说的“虚开发票”。
虚假发票的来源多种多样，一些不法分子为谋取私利，通过制作假发票并出售给有需求的企业或个人。部分企业为了达到虚增成本、减少利润从而少缴税款的目的，主动寻求购买虚假发票。还有些情况下，企业的业务人员由于疏忽或受到利益诱惑，接受了虚假发票用于报销。
虚假发票一旦被税务机关查处，企业不仅要补缴税款、缴纳滞纳金和罚款，情节严重的还可能面临刑事责任。例如，A公司为降低企业所得税税负，通过中间人购买了一批虚假的办公用品发票，金额高达50万元。后经税务机关检查发现，该公司不仅被要求补缴相应的企业所得税，还被处以罚款10万元，相关责任人也受到了法律的制裁。
（二）发票开具不规范风险
发票开具不规范也是发票管理中常见的风险点。发票开具不规范主要体现在以下几个方面：
- 发票内容填写不完整：例如，发票抬头填写不规范，未填写全称或者填写简称；纳税人识别号填写错误；发票的货物或应税劳务、服务名称填写模糊，未按照实际业务准确填写；规格型号、单位、数量、单价等栏目漏填或填写错误等。
- 发票开具金额与实际业务不符：有些企业为了满足客户的不合理要求，或者为了达到某种财务目的，开具的发票金额与实际发生的经济业务金额不一致。比如，实际业务金额为8000元，但应客户要求开具10000元的发票，多开的2000元可能被用于其他非法用途。
- 发票开具时间不及时：按照相关规定，企业应在确认收入时及时开具发票。然而，在实际操作中，有些企业为了延迟纳税或者其他原因，未及时开具发票，导致发票开具时间与业务发生时间严重不符。这种情况不仅违反了税收法规，还可能引发客户的不满，影响企业的商业信誉。
- 发票备注栏填写不符合规定：部分发票需要在备注栏填写特定的信息，如建筑服务发票应在备注栏注明建筑服务发生地县（市、区）名称及项目名称；销售不动产发票应在备注栏注明不动产的详细地址等。如果企业未按照规定填写备注栏信息，可能导致发票无效，相关成本费用无法在企业所得税前扣除。
发票开具不规范可能导致发票不能作为有效的记账凭证和税前扣除凭证，影响企业的财务核算和税务处理。例如，B企业收到一张货物运输发票，发票备注栏未按规定填写起运地、到达地、车种车号以及运输货物信息等内容。税务机关在检查时认定该发票不符合规定，要求B企业重新取得合规发票，否则相关运输费用不得在企业所得税前扣除，这给企业带来了不必要的麻烦和经济损失。
（三）发票取得风险
- 取得不符合规定的发票：除了虚假发票外，企业还可能取得其他不符合规定的发票，如发票的格式、内容不符合国家税务总局的统一规定；发票未加盖发票专用章或者加盖的印章不符合要求；发票的开具方与实际业务发生方不一致等。这些不符合规定的发票都不能作为有效的凭证进行账务处理和税务申报。
- 取得发票的时效性问题：企业在进行经济业务活动时，应及时取得发票。如果取得发票的时间过晚，可能会影响企业的成本核算和税务申报。例如，企业在年度终了前发生了一笔费用支出，但由于各种原因在次年才取得发票，这可能导致该费用无法在当年的企业所得税前扣除，增加企业的税负。
- 善意取得虚开的发票：在某些情况下，企业可能会善意取得虚开的发票。即企业在不知情的情况下，从销售方取得了虚开的增值税专用发票，且企业与销售方存在真实的交易，企业取得的虚开增值税专用发票，是销售方以自己名义开具的，发票上注明的销售方名称、印章、货物数量、金额及税额等全部内容与实际相符。虽然企业主观上没有故意取得虚开发票的意图，但根据相关税收法规，善意取得虚开的发票也不能作为增值税进项税额的抵扣凭证，企业可能需要补缴已抵扣的税款，给企业带来经济损失。
三、发票管理风险的防范策略
（一）建立健全发票管理制度
- 制定详细的发票管理流程：企业应根据自身的业务特点和实际情况，制定一套完整、详细的发票管理制度，明确发票的开具、取得、保管、使用等各个环节的操作流程和规范。例如，在发票开具环节，应规定开票人员必须根据真实、有效的经济业务，按照发票管理规定准确填写发票内容；在发票取得环节，应要求业务人员及时取得发票，并对取得的发票进行初步审核，确保发票的真实性和合规性。
- 明确各部门和人员的职责：发票管理不仅仅是财务部门的工作，涉及到企业的各个部门和人员。因此，企业应明确各部门和人员在发票管理中的职责。财务部门负责发票的审核、记账、保管等工作；业务部门负责在业务发生时及时取得发票，并确保发票所反映的经济业务真实、合法；采购部门负责对供应商提供的发票进行审核，确保发票与采购合同、货物验收单等相关资料一致。通过明确各部门和人员的职责，形成相互制约、相互监督的发票管理机制。
- 加强发票管理制度的培训与宣传：企业应定期组织员工参加发票管理制度的培训，使员工了解发票管理的重要性、相关法律法规以及企业内部的发票管理规定。同时，通过内部宣传资料、宣传栏等方式，加强对发票管理知识的宣传，提高员工的发票管理意识，确保发票管理制度能够得到有效执行。
（二）加强发票开具管理
- 严格审核发票开具信息：在开具发票前，开票人员应仔细审核经济业务的真实性、合法性以及相关资料的完整性。对于发票抬头、纳税人识别号、货物或应税劳务、服务名称、金额、税率等关键信息，要与业务合同、订单、送货单等相关资料进行核对，确保发票内容与实际业务相符。同时，要注意发票备注栏等特殊要求的填写，严格按照规定填写相关信息。
- 规范发票开具流程：企业应建立规范的发票开具流程，开票人员必须按照流程操作。例如，开票申请应经过相关部门负责人审批，确保经济业务的真实性和合理性；发票开具后，要及时将发票交付给客户，并做好发票交付记录。对于作废发票，要按照规定进行处理，不得随意丢弃或销毁。
- 运用信息化手段辅助发票开具：随着信息技术的发展，企业可以借助财务软件或发票管理系统等信息化工具来辅助发票开具工作。这些信息化工具可以自动生成发票内容，减少人工填写错误的可能性；同时，还可以对发票开具情况进行实时监控和统计分析，便于企业及时发现问题并进行调整。
（三）强化发票取得审核
- 加强对发票真实性的审核：财务人员在取得发票后，应首先对发票的真实性进行审核。可以通过登录当地税务机关的发票查验平台，输入发票代码、号码、开票日期、金额等信息，查询发票的真伪。对于增值税专用发票，还可以通过增值税发票综合服务平台进行勾选确认，进一步验证发票的真实性。同时，要注意观察发票的纸质、印刷质量、发票监制章等特征，判断发票是否存在伪造的可能。
- 审核发票内容的合规性：除了审核发票的真实性外，还要对发票内容的合规性进行审核。检查发票抬头是否为企业全称，纳税人识别号是否正确；发票的货物或应税劳务、服务名称是否符合实际业务，税率是否正确；发票的金额、数量、单价等是否与合同约定一致；发票备注栏是否按照规定填写等。对于不符合规定的发票，应及时要求开票方重新开具。
- 核对发票与相关业务资料的一致性：发票应与企业的经济业务活动紧密相关，因此，财务人员在审核发票时，要将发票与业务合同、送货单、验收单、付款凭证等相关资料进行核对，确保发票所反映的经济业务真实发生，发票内容与相关业务资料一致。例如，采购发票应与采购合同、货物验收单、入库单等资料核对，确保采购业务的真实性和发票金额的准确性。
（四）注重发票保管与归档
- 建立专门的发票保管制度：企业应建立专门的发票保管制度，设置专门的发票存放场所，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保发票的安全存放。同时，要指定专人负责发票的保管工作，对发票的入库、出库、领用等情况进行详细记录，做到账实相符。
- 规范发票的归档管理：发票作为企业重要的财务资料，应按照会计档案管理的相关规定进行归档。在发票使用完毕后，应及时将发票存根联、记账联等进行整理、装订，并按照年度、月份等顺序进行编号，便于日后查阅。同时，要建立发票档案目录，记录发票的基本信息、开具情况、归档时间等内容，提高发票档案管理的效率。
- 定期对发票进行清查盘点：企业应定期对发票进行清查盘点，检查发票的库存数量、开具情况、归档情况等是否与记录相符。如发现发票丢失、损坏等情况，应及时查明原因，并按照相关规定进行处理。对于丢失发票的情况，要及时向税务机关报告，并登报声明作废，以避免不必要的风险。
四、结论
发票管理风险贯穿于企业经济活动的全过程，对企业的财务管理和税务合规性有着重要影响。企业财务会计工作人员必须充分认识到发票管理风险的多样性和严重性，通过建立健全发票管理制度、加强发票开具管理、强化发票取得审核以及注重发票保管与归档等一系列防范策略，有效降低发票管理风险，保障企业的财务安全和稳定发展。同时，随着税收法规和发票管理政策的不断变化，企业应持续关注相关政策动态，及时调整发票管理策略，确保企业的发票管理工作始终符合法律法规的要求。
