一、引言
在财务工作中，发票管理是至关重要的一环。它不仅关乎企业的财务管理规范，更与税务合规紧密相连。稍有不慎，就可能给企业带来税务风险或经济损失。因此，财务人员必须对发票管理的各个环节了如指掌，严格遵循相关规定。
二、发票的种类及适用范围
（一）增值税专用发票 增值税专用发票主要适用于增值税一般纳税人之间的商品交易、劳务供应等业务。它具有抵扣进项税额的功能，对于一般纳税人来说，是进行增值税核算的重要凭证。例如，企业购买原材料，取得的增值税专用发票上注明的进项税额，可以在计算当期应纳税额时予以抵扣。
（二）增值税普通发票 增值税普通发票适用于增值税小规模纳税人以及一些特定的增值税应税行为。它不能用于抵扣进项税额，但同样是企业记录经济业务的有效凭证。比如，企业向个人销售商品开具的发票，一般就是增值税普通发票。
（三）其他发票 除了上述两种常见发票外，还有机动车销售统一发票、农产品收购发票、二手车销售统一发票等。机动车销售统一发票用于购买机动车时开具；农产品收购发票由从事农产品收购的企业自行开具，用于抵扣进项税额；二手车销售统一发票则在二手车交易时使用。
三、开票规定
（一）开票信息的准确性
- 购买方信息 发票上的购买方名称、纳税人识别号、地址、电话等信息必须准确无误。这些信息应与购买方提供的营业执照、税务登记证等证件上的信息一致。如果信息错误，可能导致发票无法正常使用，购买方也无法进行正常的财务核算和税务处理。例如，购买方名称少了一个字，可能会影响购买方在税务系统中的认证和抵扣。
- 销售方信息 销售方的开票信息同样要准确。包括销售方名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等。销售方应确保自身开票信息的真实性和完整性，以便购买方能够顺利取得合规发票。
（二）发票内容的完整性
- 商品或服务名称 发票上应详细填写商品或服务的名称、规格型号、单位、数量、单价等信息。填写要清晰、准确，不能模糊不清或省略关键信息。比如，销售一批办公用品，应分别列出每种办公用品的名称、数量和单价，而不能只写“办公用品一批 ”。
- 金额和税额 发票上的金额和税额计算要准确。价税合计应与实际交易金额一致。财务人员在开具发票时，要按照增值税的相关规定正确计算销售额和销项税额，并分别填写在发票的相应栏次。
（三）开票时间 发票应在发生经营业务确认营业收入时开具。不得提前或滞后开具发票。例如，企业在本月销售货物并收取款项，但未及时开具发票，而是在下月开具，这种行为可能违反发票管理规定，也会影响购买方的财务核算和税务申报。
四、发票的取得
（一）合法性审查 财务人员在取得发票时，首先要对发票的合法性进行审查。检查发票是否由税务机关统一监制，发票上是否加盖销售方的发票专用章。没有税务监制章或未加盖发票专用章的发票属于无效发票，不能作为记账凭证和税前扣除凭证。例如，收到一张没有加盖发票专用章的发票，应及时要求销售方补盖印章，否则该发票不能用于报销。
（二）真实性审查 除了合法性审查，还要对发票的真实性进行核实。可以通过国家税务总局全国增值税发票查验平台等渠道查询发票的真伪。对于存在疑问的发票，要进一步与销售方沟通核实，避免取得虚假发票。比如，收到一张发票金额较大且内容模糊的发票，通过查验平台查询发现该发票已被认定为异常发票，此时应立即停止报销流程，并与销售方联系查明原因。
（三）关联性审查 取得的发票应与企业的实际经营业务相关。发票上注明的商品或服务应是企业实际购买或接受的。例如，企业购买办公用品，取得的发票应是与办公用品相关的发票，而不能是其他无关业务的发票。如果取得的发票与实际业务不符，可能会被税务机关认定为虚开发票，企业将面临税务风险。
五、发票的开具
（一）开具系统的选择
- 增值税发票管理新系统 增值税一般纳税人应通过增值税发票管理新系统开具增值税专用发票、增值税普通发票、机动车销售统一发票等。该系统能够实现发票的开具、查询、统计等功能，确保发票信息的准确性和安全性。
- 其他开票系统 小规模纳税人等可以根据自身情况选择合适的开票系统开具发票。例如，一些小规模纳税人可以使用增值税发票管理系统开具增值税普通发票，也可以使用税务机关代开发票系统申请代开增值税专用发票。
（二）开具流程
- 开票前准备 在开具发票前，财务人员应确保开票信息的准确无误。包括购买方信息、销售方信息、商品或服务信息等。同时，要检查发票纸张是否完好，开票系统是否正常运行。
- 开票操作 按照开票系统的提示，依次输入相关信息，如购买方名称、纳税人识别号、商品名称、数量、单价等，系统会自动计算金额、税额和价税合计。核对无误后，点击打印按钮，将发票打印出来。打印发票时，要注意打印清晰，确保发票内容完整、可读。
（三）作废与红冲
作废发票 如果发生销货退回、开票有误、应税服务中止等情形，且不符合发票作废条件的，应当开具红字发票注明情况。不符合发票作废条件是指同时具有以下情形： （1）收到退回的发票联、抵扣联时间未超过销售方开票当月； （2）销售方未抄税并且未记账； （3）购买方未认证或者认证结果为“纳税人识别号认证不符”“专用发票代码、号码认证不符”。
红冲发票 如果发票开具后发现错误，不能直接作废的，应开具红字发票进行冲销。开具红字发票时，要按照规定的程序进行申请和操作。一般需要在开票系统中填写红字发票信息表，经税务机关审核通过后，才能开具红字发票。例如，企业在开具发票后发现商品名称错误，需要开具红字发票进行更正。首先在开票系统中填写红字发票信息表，注明错误原因和正确信息，提交税务机关审核。审核通过后，开具红字发票冲销原错误发票，然后再重新开具正确的发票。
六、发票的保管
（一）保管期限 发票的保管期限一般为 5 年。在保管期限内，企业应妥善保管发票，以备税务机关检查。
（二）保管方式
- 纸质发票 纸质发票应存放在安全、干燥、防火、防盗的地方。可以按照发票号码顺序装订成册，并在封面上注明发票种类、起止号码、年度、月份、册数等信息。例如，将每月开具的发票按照顺序装订，便于查找和核对。
- 电子发票 电子发票应存储在企业的电子档案系统中，并进行备份。备份可以采用多种方式，如存储在外部硬盘、云存储等。同时，要确保电子发票的存储格式符合税务机关的要求，以便在需要时能够顺利查询和打印。
（三）丢失处理 如果发票丢失，应按照规定及时采取补救措施。对于丢失增值税专用发票，根据不同联次分别有不同的处理方法。如果丢失发票联和抵扣联，购买方凭销售方提供的相应专用发票记账联复印件及销售方主管税务机关出具的《丢失增值税专用发票已报税证明单》，作为增值税进项税额的抵扣凭证、退税凭证或记账凭证；如果只丢失抵扣联，可凭相应发票的发票联复印件，作为增值税进项税额的抵扣凭证或退税凭证；如果只丢失发票联，可凭相应发票的抵扣联复印件，作为记账凭证。对于丢失普通发票，应取得原开出单位盖有公章的证明，并注明原来凭证的号码、金额和内容等，由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位领导人批准后，才能代作原始凭证。
七、发票的报销
（一）报销流程
- 员工提交 员工在发生费用支出后，应及时取得发票，并按照企业的报销制度填写报销单。报销单上应注明费用明细、金额、发票号码等信息。
- 部门审核 部门负责人对员工提交的报销单进行审核。审核内容包括费用的真实性、合理性、与业务的关联性等。例如，审核员工报销的办公用品费用，是否与实际工作需要相符，发票内容是否与报销单一致。
- 财务审核 财务人员对报销单进行进一步审核。重点审核发票的合法性、真实性、完整性，以及报销金额是否符合企业规定的标准。对于不符合要求的报销单，财务人员应拒绝报销，并告知员工原因。
- 领导审批 经过部门审核和财务审核后的报销单，提交给企业领导进行审批。领导根据企业的财务状况和相关规定，决定是否批准报销。
- 报销支付 如果报销单获得批准，财务人员按照企业的支付流程进行报销支付。可以通过银行转账、现金支付等方式将款项支付给员工。
（二）报销标准 企业应制定明确的发票报销标准。包括不同类型费用的报销额度、报销范围等。例如，规定员工差旅费的住宿标准、餐饮标准，办公用品费用的报销限额等。财务人员在审核报销单时，要严格按照报销标准进行把关，确保企业费用支出的合理性。
八结论
发票管理是财务工作的重要组成部分，涉及到企业财务管理的各个环节。财务人员必须严格遵守发票管理的相关规定，从发票的取得、开具、保管到报销，每一个环节都要认真对待，确保发票的合法性、真实性和完整性。只有这样，才能有效防范税务风险，保障企业的正常运营。同时，企业也应加强对员工的发票管理培训，提高全体员工的发票管理意识，共同做好发票管理工作。
