一、引言
中小微企业在市场经济中占据着重要地位，然而，在发票管理方面，许多中小微企业由于缺乏专业的财务人员或对相关规定了解不足，常常容易陷入一些误区。发票作为企业经济活动的重要凭证，其管理的好坏直接影响到企业的财务状况和税务合规。因此，中小微企业务必重视发票管理，以下将详细阐述发票管理过程中的关键注意事项。
二、发票开具的注意事项
（一）开票信息的准确性
- 购买方信息 中小微企业在开具发票时，首先要确保购买方信息的准确无误。购买方为企业的，应当填写购买方的纳税人识别号或统一社会信用代码、企业名称、地址、电话、开户行及账号等信息。以一家制造业中小微企业为例，若其向另一家商贸企业销售产品并开具发票，若将购买方的纳税人识别号填错，购买方可能无法正常进行发票认证抵扣，进而引发双方的财务和税务问题。
- 销售方信息 销售方即开票方自身的信息同样要准确清晰。包括企业的名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等。这些信息在发票上展示，不仅是对企业身份的确认，也是购买方进行账务处理和税务申报的依据。如果销售方信息有误，可能导致购买方拒收发票，影响交易的顺利进行。
（二）发票内容的完整性
- 货物或应税劳务、服务名称 要按照实际销售的货物或提供的应税劳务、服务准确填写名称。例如，一家提供软件开发服务的中小微企业，不能将发票内容笼统写成“服务”，而应具体写成“软件开发服务”，以便购买方准确了解业务性质，同时也符合税务监管要求。若发票内容填写模糊，税务机关在后续检查中可能会认定为不合规发票，企业将面临补税、罚款等风险。
- 规格型号、单位、数量、单价 对于销售货物的发票，这些项目通常需要填写完整。以销售电子产品的中小微企业为例，发票上应清晰注明产品的规格型号，如手机的具体型号；单位如“台”；数量和单价也应如实填写。这不仅有助于购买方进行库存管理和成本核算，也便于税务机关核实企业的销售收入和成本情况。
（三）开票时间的及时性
中小微企业应按照增值税纳税义务发生时间开具发票。一般来说，采取直接收款方式销售货物，不论货物是否发出，均为收到销售款或者取得索取销售款凭据的当天开具发票；采取赊销和分期收款方式销售货物，为书面合同约定的收款日期的当天，无书面合同的或者书面合同没有约定收款日期的，为货物发出的当天开具发票。若企业未能及时开票，一方面可能影响购买方的账务处理和税务抵扣，另一方面也可能导致自身税务申报出现问题，面临税务风险。
三、发票取得的注意事项
（一）审核发票的真实性
- 发票样式 中小微企业取得发票后，首先要检查发票样式是否符合规定。不同类型的发票有其特定的样式，如增值税专用发票、增值税普通发票、机动车销售统一发票等。以增值税专用发票为例，其基本联次为三联，包括记账联、抵扣联和发票联，且发票上有特定的防伪措施。企业财务人员可以通过观察发票的纸张质地、颜色、水印等防伪特征来初步判断发票的真实性。
- 发票信息 仔细核对发票上的信息，包括购买方和销售方信息、发票内容、金额、税率等是否与实际业务相符。例如，企业购买办公用品取得发票，发票上的货物名称应与实际购买的办公用品一致，金额和税率也应符合市场价格和税收政策规定。若发现发票信息与实际业务不符，应及时要求销售方重新开具。
（二）审核发票的合法性
- 开票主体资格 要确认开票方是否具有开票资格。例如，个人一般不能自行开具增值税专用发票，需到税务机关代开。如果企业接受了不具备开票资格的主体开具的发票，该发票将不被税务机关认可，不能作为合法的扣税凭证。
- 发票开具规范 检查发票的开具是否符合税收法规的要求。比如，发票是否加盖了发票专用章，且盖章是否清晰、位置是否正确。按照规定，发票专用章应加盖在发票联和抵扣联上。若发票未加盖发票专用章或盖章不规范，也属于不合规发票。
四、发票保管的注意事项
（一）纸质发票的保管
- 存放环境 中小微企业应确保纸质发票存放环境安全、干燥、通风，避免发票受潮、发霉、破损或丢失。可以使用专门的文件柜或保险柜存放发票，设置专人负责管理。例如，南方地区气候较为潮湿，企业更要注意做好防潮措施，防止发票因受潮而字迹模糊或纸张损坏，影响发票的法律效力。
- 存放期限 根据税收法规规定，已开具的发票存根联和发票登记簿，应当保存 5 年。保存期满，报经税务机关查验后销毁。企业要严格遵守这一规定，不能随意提前销毁发票，以免在税务检查时无法提供相关资料，引发税务风险。
（二）电子发票的保管
- 电子存储 随着电子发票的广泛应用，中小微企业要重视电子发票的存储管理。应采用可靠的电子存储介质，如移动硬盘、云存储等，定期对电子发票进行备份。同时，要建立完善的电子发票存储目录，按照发票开具时间、类型等进行分类存储，便于查询和管理。例如，企业可以每月将当月的电子发票整理到一个文件夹，并以月份命名，再在文件夹内按照发票类型细分文件夹。
- 防止篡改 电子发票存在被篡改的风险，企业要采取措施确保电子发票的真实性和完整性。可以通过使用专业的电子发票管理软件，对电子发票进行数字签名验证，防止发票被恶意篡改。一旦发现电子发票有被篡改的迹象，应及时查明原因，并重新获取合法有效的发票。
五、发票认证与抵扣的注意事项
（一）认证期限
对于取得的增值税专用发票，中小微企业要在规定的认证期限内进行认证。目前，增值税一般纳税人取得 2017 年 1 月 1 日及以后开具的增值税专用发票、海关进口增值税专用缴款书、机动车销售统一发票、收费公路通行费增值税电子普通发票，取消认证确认、稽核比对、申报抵扣的期限。但企业仍应及时进行认证抵扣，避免因疏忽导致发票逾期无法抵扣，增加企业税收负担。例如，企业在取得发票后，应在当月或次月的纳税申报期内进行认证抵扣，确保资金的合理利用。
（二）可抵扣范围
- 与生产经营相关 只有与企业生产经营活动相关的进项税额才可以抵扣。例如，企业购买生产设备、办公用品、支付水电费等取得的增值税专用发票，其进项税额可以按照规定抵扣。而用于集体福利、个人消费等方面的购进货物、劳务、服务等，其进项税额不得抵扣。以企业为员工购买的商业保险取得的发票为例，若该保险是为全体员工提供的福利性质的保险，其进项税额不能抵扣。
- 符合抵扣政策 要准确把握税收政策规定的可抵扣范围。如购进农产品，按照农产品收购发票或者销售发票上注明的农产品买价和 9%的扣除率计算进项税额；从按照简易计税方法依照 3%征收率计算缴纳增值税的小规模纳税人取得增值税专用发票的，以增值税专用发票上注明的金额和 9%的扣除率计算进项税额。企业财务人员要不断学习和了解最新的税收政策，确保正确进行发票认证和抵扣。
六、发票风险管理
（一）虚开发票风险
- 虚开的界定 虚开发票是指为他人、为自己开具与实际经营业务情况不符的发票，或者让他人为自己开具与实际经营业务情况不符的发票，以及介绍他人开具与实际经营业务情况不符的发票的行为。中小微企业要坚决杜绝虚开发票行为，虚开发票不仅会给企业带来严重的税务处罚，情节严重的还可能触犯刑法，相关责任人将面临刑事处罚。
- 风险防范 企业应加强内部管理，建立健全发票管理制度，严格审核业务的真实性和发票的合法性。在与供应商或客户交易时，要核实对方的身份和经营情况，确保业务真实发生。同时，加强对财务人员的培训，提高其对虚开发票风险的认识和防范能力。例如，企业可以定期组织财务人员参加税务知识培训，学习虚开发票的案例，增强风险意识。
（二）发票丢失风险
- 丢失处理 若发票丢失，中小微企业要及时按照规定进行处理。以增值税专用发票为例，若丢失抵扣联，可凭相应发票的发票联复印件，作为增值税进项税额的抵扣凭证或退税凭证；若丢失发票联，可凭相应发票的抵扣联复印件，作为记账凭证；若发票联和抵扣联都丢失，购买方凭销售方提供的相应发票记账联复印件及销售方主管税务机关出具的《丢失增值税专用发票已报税证明单》或《丢失货物运输业增值税专用发票已报税证明单》，作为增值税进项税额的抵扣凭证、退税凭证或记账凭证。企业要严格按照这些规定处理发票丢失问题，避免因处理不当影响企业的财务和税务处理。
- 预防措施 为防止发票丢失，企业要加强发票的日常管理，在发票传递过程中，要采用安全可靠的方式，如使用专门的文件袋，并做好交接记录。对于电子发票，要及时下载保存，并定期备份，防止因存储设备损坏或网络问题导致发票丢失。
七、结论
发票管理是中小微企业财务管理的重要组成部分，关乎企业的税务合规和经济利益。从发票的开具、取得、保管到认证抵扣，每个环节都需要企业高度重视，严格按照税收法规和财务制度的要求进行操作。通过加强发票管理，中小微企业不仅可以降低税务风险，还能提升财务管理水平，为企业的健康发展奠定坚实基础。企业要不断加强对财务人员的培训，提高其发票管理能力，同时关注税收政策的变化，及时调整发票管理策略，确保企业在发票管理方面始终合规、高效。