发票管理风险防范技巧知多少

一、引言

在企业的财务运作中，发票管理占据着举足轻重的地位。发票不仅是企业进行经济活动的重要原始凭证，也是税务机关进行税收征管的关键依据。然而，发票管理过程中存在着诸多风险，如不加以有效防范，可能给企业带来严重的财务损失和法律风险。因此，深入了解发票管理风险防范技巧对财务会计工作人员至关重要。

二、发票管理常见风险剖析

（一）发票开具风险

1. 虚开发票风险 虚开发票是发票管理中最为严重的风险之一。它指的是在没有真实交易的情况下开具发票，或者开具与实际交易不符的发票。例如，某些企业为了虚增成本、减少利润从而逃避纳税，可能会让其他企业为自己开具没有实际业务往来的发票，或者在发票上填写虚假的交易金额、交易内容等。这种行为一旦被税务机关查处，企业将面临巨额罚款，相关责任人还可能面临刑事处罚。
2. 开具不规范风险 发票开具不规范也是较为常见的风险。这包括发票信息填写不完整、不准确，如购买方名称、纳税人识别号、地址电话、开户行及账号等信息填写错误；发票内容填写模糊，未按照实际销售货物或提供劳务的具体情况详细填写；发票的备注栏未按规定填写等。不规范开具的发票可能不被税务机关认可，导致企业无法正常进行进项税额抵扣或成本列支，从而增加企业税负。

（二）发票取得风险

1. 取得虚假发票风险 企业在日常经营活动中，可能由于各种原因取得虚假发票。比如，供应商为了降低成本、逃避纳税，提供虚假发票给企业。企业如果未能及时识别并使用了虚假发票，不仅不能在企业所得税前扣除相关成本费用，还可能面临税务机关的处罚。此外，若取得的虚假发票属于增值税专用发票，还可能影响企业的增值税进项税额抵扣，给企业带来更大的经济损失。
2. 取得发票不及时风险 一些企业在采购货物或接受劳务后，没有及时取得发票。这可能导致企业在进行成本核算和财务报表编制时，无法准确反映当期的成本费用，影响企业财务数据的真实性和准确性。同时，若超过规定的认证期限（目前增值税专用发票认证期限已取消，但对于一些其他发票或特定业务仍有相关期限要求），还可能无法进行进项税额抵扣或相关费用的税前扣除。

（三）发票保管风险

1. 发票丢失风险 发票在保管过程中可能会因各种原因丢失，如企业财务人员疏忽大意、保管场所发生意外事故（如火灾、水灾等）。发票一旦丢失，不仅会给企业带来补办的麻烦，还可能影响企业的正常业务开展。对于增值税专用发票，丢失发票联和抵扣联的，购买方可能无法正常进行进项税额抵扣，需要销售方提供相应证明并经过税务机关认可后才能办理相关手续。
2. 发票保管不善导致损坏风险 如果发票保管环境不佳，如潮湿、高温等，可能导致发票纸张损坏、字迹模糊，影响发票的正常使用和后续的税务处理。而且，损坏的发票可能无法作为有效的记账凭证，给企业财务管理带来困扰。

三、发票管理风险防范技巧

（一）发票开具风险防范

1. 建立严格的发票开具内部控制制度 企业应建立完善的发票开具审批流程，明确各部门在发票开具过程中的职责。例如，销售部门提出发票开具申请，详细填写业务内容、金额等信息，经财务部门审核确认后，由专人负责开具发票。同时，定期对发票开具情况进行内部审计，检查发票开具是否符合规定，是否存在虚开发票的迹象。
2. 加强发票开具人员培训 定期组织发票开具人员参加培训，使其熟悉发票开具的相关政策法规和操作规范。培训内容不仅要包括发票信息的正确填写方法，还要涵盖不同业务场景下发票开具的特殊要求。例如，对于建筑服务发票，应在备注栏注明建筑服务发生地县（市、区）名称及项目名称；对于货物运输服务发票，应在备注栏注明起运地、到达地、车种车号以及运输货物信息等内容。通过培训，提高发票开具人员的业务水平，减少因不规范开具发票而带来的风险。

（二）发票取得风险防范

1. 加强供应商管理 在选择供应商时，要对供应商的信誉、资质等进行严格审查。可以通过查看供应商的营业执照、税务登记证等证件，了解其纳税信用等级，以及通过网络查询、实地考察等方式，评估供应商的经营状况和商业信誉。优先选择信誉良好、纳税信用等级高的供应商进行合作，从源头上降低取得虚假发票的风险。同时，在与供应商签订合同时，应明确约定发票开具的相关条款，如发票类型、开具时间、发票真实性等，要求供应商对提供的发票承担法律责任。
2. 建立发票真伪查询机制 财务人员在取得发票后，应及时通过税务机关提供的官方渠道进行发票真伪查询。目前，各地税务机关都提供了多种发票查询方式，如网上查询平台、手机 APP 查询、12366 纳税服务热线查询等。对于增值税专用发票，还可以通过增值税发票综合服务平台进行勾选确认，在确认过程中系统会自动对发票的真伪和合法性进行验证。财务人员要养成及时查询发票真伪的习惯，确保取得的发票真实有效。

（三）发票保管风险防范

1. 完善发票保管制度 企业应设立专门的发票保管场所，配备必要的保管设备，如保险柜、防潮箱等，确保发票存放环境安全、干燥。同时，建立发票保管台账，详细记录发票的购入、领用、开具、作废、结存等情况。每次领用发票时，要进行严格的登记，注明领用日期、领用人、发票号码段等信息。定期对发票进行盘点，确保账实相符，如发现发票丢失或损坏，应及时查明原因并采取相应措施。
2. 做好发票电子数据备份 随着信息技术的发展，越来越多的企业开始使用电子发票。对于电子发票，除了按照规定打印纸质发票进行存档外，还应做好电子数据的备份工作。可以将电子发票数据存储在专门的服务器或云存储平台上，并定期进行数据备份，防止因数据丢失或损坏导致发票信息无法查询和使用。同时，要加强对电子发票数据的安全管理，设置访问权限，防止数据泄露。

四、结语

发票管理风险贯穿于企业经济活动的全过程，对企业的财务状况和税务合规性有着重要影响。财务会计工作人员应充分认识发票管理风险的多样性和严重性，掌握有效的风险防范技巧，从发票的开具、取得、保管等各个环节入手，加强管理，确保企业发票管理工作规范、有序进行，为企业的健康发展提供有力保障。