一、引言
在财务工作的广袤领域中，发票犹如一座坚固的基石，支撑着财务活动的有序运行。无论是日常的费用报销、收入确认，还是税务申报等关键环节，发票都扮演着不可或缺的角色。对于财务人员而言，全面且深入地掌握发票知识，不仅是履行工作职责的基本要求，更是有效规避财务风险、保障企业经济利益的重要前提。接下来，让我们一同深入探索那些必知的财务发票知识，为轻松应对财务难题筑牢基础。
二、发票的种类及适用范围
- 增值税专用发票 增值税专用发票是增值税一般纳税人销售货物或者提供应税劳务开具的发票，是购买方支付增值税额并可按照增值税有关规定据以抵扣进项税额的凭证。其基本联次为三联：发票联、抵扣联和记账联。发票联，作为购买方核算采购成本和增值税进项税额的记账凭证；抵扣联，作为购买方报送主管税务机关认证和留存备查的凭证；记账联，作为销售方核算销售收入和增值税销项税额的记账凭证。
例如，A公司为增值税一般纳税人，向同样为一般纳税人的B公司销售一批货物，价款100万元，增值税税额13万元。A公司应向B公司开具增值税专用发票，B公司取得该发票后，可凭借抵扣联认证抵扣进项税额13万元，同时以发票联作为采购成本入账的依据。
- 增值税普通发票 增值税普通发票是增值税纳税人销售货物或者提供应税劳务、服务时，通过增值税税控系统开具的普通发票。主要包括折叠票、卷票和电子普通发票。适用于增值税一般纳税人和小规模纳税人，一般纳税人在某些特定情形下，如向消费者个人销售货物、销售免税货物等，只能开具增值税普通发票。小规模纳税人发生应税销售行为，一般应开具增值税普通发票。
以餐饮行业为例，消费者在某餐厅消费后，餐厅作为小规模纳税人，应向消费者开具增值税普通发票（通常为卷票）。消费者可凭借该发票进行费用记录或报销（若符合报销规定）。
- 机动车销售统一发票 凡从事机动车零售业务的单位和个人，在销售机动车（不包括销售旧机动车）收取款项时，必须开具机动车销售统一发票。该发票为电脑六联式发票：第一联为发票联，是购货单位付款凭证；第二联为抵扣联，是购货单位扣税凭证；第三联为报税联，车购税征收单位留存；第四联为注册登记联，车辆登记单位留存；第五联为记账联，销货单位记账凭证；第六联为存根联，销货单位留存。
比如，消费者购买一辆全新的家用轿车，汽车4S店作为销售方需向消费者开具机动车销售统一发票，消费者凭借此发票办理车辆购置税缴纳、车辆注册登记等手续，同时发票联作为购车费用的记账凭证。
- 其他发票 除上述常见发票外，还有农产品收购发票、农产品销售发票等。农产品收购发票是指收购单位向农业生产者个人（不包括从事农产品收购的个体经营者）收购自产免税农业产品时，由付款方向收款方开具的发票。农产品销售发票是指农业生产者销售自产农产品适用免征增值税政策而开具的普通发票。
例如，食品加工企业向农民收购一批小麦用于生产面粉，企业需自行开具农产品收购发票，凭借该发票按照规定计算抵扣进项税额。而农民合作社向企业销售自产的水果，开具的农产品销售发票，购买方同样可按规定计算抵扣进项税额。
三、发票的开具要点
开具主体资格 开具发票的主体必须是发生经营业务、确认营业收入的单位和个人。未发生经营业务一律不准开具发票。同时，单位和个人应在税务机关办理税务登记后，方可领取发票并自行开具；依法不需要办理税务登记的单位和个人，临时取得收入，需要开具发票的，可以向税务机关申请代开发票。
开具内容规范 发票开具时，应如实填写发票的各项内容，包括购买方信息（名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等）、销售方信息、货物或应税劳务、服务名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、税率、税额等。购买方为企业的，索取增值税普通发票时，应向销售方提供纳税人识别号或统一社会信用代码；销售方为其开具增值税普通发票时，应在“购买方纳税人识别号”栏填写购买方的纳税人识别号或统一社会信用代码。不符合规定的发票，不得作为税收凭证。
例如，企业在开具发票时，若将货物名称填写错误，如将“电脑”写成“电视”，则该发票属于不合规发票。购买方取得此类发票，不得用于报销和税前扣除等财务处理。
- 开具时间要求 发票应按照增值税纳税义务的发生时间开具。对于采取直接收款方式销售货物，不论货物是否发出，均为收到销售款或者取得索取销售款凭据的当天开具发票；采取托收承付和委托银行收款方式销售货物，为发出货物并办妥托收手续的当天；采取赊销和分期收款方式销售货物，为书面合同约定的收款日期的当天，无书面合同的或者书面合同没有约定收款日期的，为货物发出的当天等。准确把握发票开具时间，不仅关系到增值税纳税义务的履行，也影响企业财务收入和成本的正确核算。
四、发票的使用规则
发票的领购 纳税人需要使用发票的，应持税务登记证件、经办人身份证明、按照国务院税务主管部门规定式样制作的发票专用章的印模，向主管税务机关办理发票领购手续。主管税务机关根据领购单位和个人的经营范围和规模，确认领购发票的种类、数量以及领购方式。一般情况下，纳税人可通过办税服务厅、电子税务局等渠道领购发票。
发票的保管 发票的保管至关重要，包括未开具发票和已开具发票存根联及发票登记簿。单位和个人应当按照税务机关的规定存放和保管发票，不得擅自损毁。已开具的发票存根联和发票登记簿，应当保存5年。保存期满，报经税务机关查验后销毁。在发票保管过程中，要注意防火、防潮、防虫蛀、防鼠咬等，确保发票的安全与完整。
发票的传递与报销 发票在企业内部传递时，应建立规范的流程，确保发票及时、准确地流转到相关部门和人员手中。对于员工报销的发票，财务人员要严格审核发票的真实性、合法性、完整性。审核内容包括发票的开具是否符合规定、发票内容是否与实际业务相符、发票是否加盖发票专用章等。只有审核通过的发票，才能作为报销凭证进行账务处理。
例如，某企业员工出差回来报销差旅费，提交的住宿发票未加盖发票专用章，财务人员应拒绝受理该发票，要求员工补充完善相关手续后再进行报销。
五、发票的真伪辨别
观察发票外观 从发票纸张质地、颜色、水印等方面进行观察。真发票纸张质量较好，颜色均匀，有明显的防伪水印。例如，增值税专用发票和增值税普通发票（折叠票）的发票联和抵扣联使用防伪无碳复写纸印制，有菱形防伪水印，中间标有“SW”字样。同时，发票的印刷字体清晰、规范，发票代码、号码等数字排列整齐，有一定的凹凸感。
借助官方平台查询 目前，税务机关提供了多种发票真伪查询途径。纳税人可登录国家税务总局全国增值税发票查验平台（https://inv-veri.chinatax.gov.cn/ ），输入发票代码、发票号码、开票日期、开具金额（不含税）、验证码等信息，进行发票真伪查验。此外，部分地区还支持通过当地税务机关的手机APP、微信公众号等渠道查询发票真伪。
核对发票信息 将发票上的信息与实际业务情况进行核对，如购买方信息、销售方信息、货物或服务内容、金额等是否与实际交易一致。若发现发票信息与实际业务不符，很可能是假发票。同时，可与销售方沟通核实发票开具情况，进一步确认发票的真实性。
六、发票相关的财务风险及防范
虚开发票风险 虚开发票是指为他人、为自己开具与实际经营业务情况不符的发票，让他人为自己开具与实际经营业务情况不符的发票，介绍他人开具与实际经营业务情况不符的发票的行为。虚开发票不仅会导致企业面临税务罚款、滞纳金等经济损失，相关责任人还可能面临刑事处罚。企业应加强对业务真实性的审核，建立健全内部控制制度，加强对供应商和客户的背景调查，避免参与虚开发票行为。
发票丢失风险 发票丢失可能会给企业带来诸多不便，如无法正常报销、抵扣进项税额等。若丢失已开具的增值税专用发票或机动车销售统一发票的抵扣联，可凭相应发票的发票联复印件，作为增值税进项税额的抵扣凭证或退税凭证；若丢失发票联，可凭相应发票的抵扣联复印件，作为记账凭证。对于丢失空白发票，应于发现丢失当日书面报告税务机关，并登报声明作废。企业应加强发票保管措施，设置专门的发票存放场所，指定专人负责发票管理，降低发票丢失风险。
发票逾期认证风险 增值税一般纳税人取得的增值税专用发票、机动车销售统一发票等，需在规定的时间内进行认证或确认，方可抵扣进项税额。虽然目前增值税专用发票取消了认证期限，但企业仍应及时处理发票，避免因疏忽导致发票逾期无法认证抵扣，增加企业税负。财务人员应建立发票认证台账，跟踪发票认证情况，确保发票及时认证。
七、结语
发票知识是财务人员知识体系中的重要组成部分，贯穿于企业财务活动的各个环节。从发票的种类识别、开具要点到使用规则、真伪辨别以及风险防范，每一个知识点都不容忽视。只有全面、深入地掌握这些必知的发票知识，财务人员才能在日常工作中得心应手，轻松应对各类与发票相关的财务难题，为企业财务管理的规范化、科学化提供有力保障，助力企业在合法合规的轨道上稳健发展。同时，随着税收政策的不断调整和发票管理技术的日益更新，财务人员还需持续学习，关注发票领域的最新动态，不断提升自身的专业素养。