一、引言
中小微企业在市场经济中扮演着重要角色，而发票管理作为企业财务管理的关键环节，对企业的稳定发展有着深远影响。许多中小微企业老板由于对发票管理的重视不足或认知不够全面，导致企业面临诸多财务风险。因此，深入了解发票管理的注意事项，对中小微企业老板而言刻不容缓。
二、发票开具的注意事项
（一）准确填写发票信息
- 购买方信息 对于中小微企业来说，在开具发票给购买方时，务必准确填写购买方的名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等信息。以一家从事电子产品销售的中小微企业为例，若在开具发票时将购买方公司名称写错一个字，购买方可能无法顺利进行账务处理和税务抵扣，进而引发双方的沟通成本增加，甚至影响合作关系。
- 销售方信息 企业自身作为销售方，同样要确保发票上销售方信息的准确性。销售方信息包括企业名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等，这些信息必须与企业在税务机关登记的信息一致。例如，企业近期办理了地址变更，但未及时更新发票开具系统中的销售方地址信息，可能会让购买方对发票的真实性产生质疑。
- 货物或应税劳务、服务信息 详细准确地填写货物或应税劳务、服务的名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、税率等信息。比如，一家提供广告设计服务的中小微企业，在开具发票时将服务名称笼统写成“服务费”，未具体注明是“广告设计服务费”，可能导致税务机关在后续税务检查中认为发票开具不规范，要求企业重新开具。
（二）遵循发票开具的时间规定
- 一般原则 根据相关税收法规，企业应在发生经营业务确认营业收入时开具发票。以销售商品为例，当企业将商品交付给购买方并取得索取销售款项凭据的当天，就应当开具发票。如果企业提前或滞后开具发票，都可能面临税务风险。比如，一家中小微服装企业与客户签订了分期收款销售合同，合同约定分三次收款，每次收款时间间隔为一个月。按照规定，该企业应在每次收到款项时分别开具发票，而不能在第一次收款时就将全部金额的发票开具给客户。
- 特殊情况 对于一些特殊业务，如提供建筑服务、租赁服务采取预收款方式的，其发票开具时间为收到预收款的当天。例如，一家中小微建筑企业承接了一项工程，在工程开工前收到了建设方的预付款，此时该建筑企业就需要按照规定在收到预付款当天开具发票。
（三）发票开具的形式要求
- 纸质发票 纸质发票的开具要保证字迹清晰、内容完整、票面整洁。发票联和抵扣联应加盖发票专用章，不得加盖其他印章。盖章位置要准确，避免印章模糊不清或覆盖发票内容。例如，一家从事餐饮服务的中小微企业，在开具纸质发票时，由于盖章位置不当，将发票金额部分覆盖，导致购买方无法正常使用发票，不仅给购买方带来不便，企业自身也可能面临税务处罚。
- 电子发票 随着信息技术的发展，电子发票越来越普及。中小微企业在开具电子发票时，要确保电子发票格式符合规定，能够正常下载、打印和查看。同时，电子发票的法律效力与纸质发票相同，企业同样需要对电子发票的开具信息进行严格审核。比如，一些中小微电商企业在开具电子发票时，由于系统故障导致部分电子发票无法正常打开，给消费者带来困扰，影响了企业的声誉。
三、发票保管的注意事项
（一）纸质发票的保管
- 存放场所 中小微企业应设置专门的发票存放场所，确保发票存放环境安全、干燥、通风，避免发票受潮、发霉、虫蛀等。可以使用专门的发票柜或文件柜存放发票，将空白发票、已开具发票的存根联和记账联分开存放，便于管理和查找。例如，一家小型贸易企业将发票随意放置在办公室角落，未采取任何防护措施，结果在一次暴雨后，部分发票因受潮无法辨认，给企业带来了不必要的损失。
- 保管期限 根据规定，已开具的发票存根联和发票登记簿，应当保存 5 年。保存期满，报经税务机关查验后销毁。企业务必严格遵守这一规定，不得擅自提前销毁发票存根联和发票登记簿。例如，一家中小微企业在发票保存期限未满时，因办公室空间有限，擅自将部分发票存根联销毁，税务机关在后续检查中发现该问题，对企业进行了相应的处罚。
（二）电子发票的保管
- 电子存储 对于电子发票，企业应建立电子发票存储系统，定期备份电子发票数据，防止数据丢失。可以选择将电子发票数据存储在企业内部服务器或云端存储平台，但要确保存储平台的安全性和稳定性。例如，一家中小微互联网企业将电子发票数据存储在免费的云盘上，由于云盘提供商经营不善倒闭，导致企业部分电子发票数据丢失，给企业的财务管理带来了很大麻烦。
- 打印存档 虽然电子发票具有法律效力，但为了便于查阅和管理，企业也可以选择将电子发票打印出来，与纸质发票一样进行分类存档。打印电子发票时，要确保打印质量清晰，内容完整。例如，一家中小微企业在打印电子发票时，由于打印机墨盒不足，导致发票部分内容缺失，影响了发票的正常使用。
四、发票认证的注意事项
（一）认证时间
一般纳税人取得增值税专用发票等扣税凭证后，应在规定的时间内进行认证。目前，增值税专用发票的认证期限为自开具之日起 360 天内。中小微企业老板要督促财务人员及时进行发票认证，避免因逾期未认证而无法抵扣进项税额，增加企业税负。例如，一家中小微制造企业的财务人员由于疏忽，未在规定时间内对一张金额较大的增值税专用发票进行认证，导致企业多缴纳了相应的增值税，给企业造成了经济损失。
（二）认证方式
- 网上认证 网上认证是目前较为常用的认证方式，企业可以通过增值税发票综合服务平台进行网上认证。这种方式操作简便、效率高，能够大大节省企业的时间和成本。中小微企业只需在规定时间内登录平台，按照系统提示进行操作，即可完成发票认证。例如，一家中小微科技企业通过网上认证方式，每月可以快速完成大量发票的认证工作，提高了财务管理效率。
- 大厅认证 如果企业在网上认证过程中遇到问题，或者企业不具备网上认证条件，也可以携带增值税专用发票等扣税凭证到当地税务机关办税服务厅进行认证。但这种方式相对较为繁琐，需要企业安排人员前往办税服务厅排队办理，耗费时间和精力。因此，建议中小微企业优先选择网上认证方式。
（三）认证结果处理
- 认证相符 如果发票认证结果为相符，企业可以按照规定将认证相符的增值税专用发票作为进项税额的抵扣凭证，在申报纳税时进行抵扣。财务人员要及时将认证相符的发票信息录入企业财务系统，进行账务处理。例如，一家中小微商贸企业在发票认证相符后，财务人员及时将进项税额计入当期增值税申报表，顺利完成了税款抵扣。
- 认证不符 当发票认证结果为不符时，企业要及时查明原因。可能原因包括发票开具错误、发票信息传输错误等。如果是发票开具错误，企业应及时与销售方联系，要求销售方重新开具正确的发票；如果是发票信息传输错误，可以尝试重新进行认证或与税务机关沟通解决。例如，一家中小微企业收到的一张增值税专用发票认证不符，经核实是销售方在开具发票时将购买方纳税人识别号写错，该企业及时与销售方沟通，销售方重新开具了发票，企业重新认证后得以正常抵扣。
五、发票审核的注意事项
（一）发票真实性审核
- 票面信息审核 中小微企业老板要督促财务人员仔细审核发票的票面信息，包括发票的格式、字体、颜色、水印等是否符合规定。可以通过税务机关官方网站提供的发票查验平台，输入发票代码、发票号码、开票日期、开具金额等信息，查询发票的真伪。例如，一家中小微企业收到一张增值税普通发票，财务人员通过发票查验平台发现该发票的开票金额与票面显示金额不一致，经进一步核实，该发票为假发票，企业及时避免了财务损失。
- 业务真实性审核 除了票面信息，还要审核发票所对应的业务是否真实发生。发票内容应与企业的实际经营业务相符，避免接受虚开发票。比如，一家中小微企业主要从事办公用品销售，却收到一张大额的餐饮发票，且无法提供与该餐饮消费相关的业务活动证明，这种情况下该发票就存在虚开嫌疑。
（二）发票合规性审核
- 发票开具规范审核 审核发票的开具是否符合相关规定，如发票是否按照规定的税率开具、发票项目填写是否齐全、发票是否加盖发票专用章等。例如，一家中小微企业收到一张建筑服务发票，发现发票备注栏未按照规定填写建筑服务发生地县（市、区）名称及项目名称，该发票属于开具不规范发票，企业应要求销售方重新开具。
- 发票适用范围审核 不同类型的发票适用于不同的业务场景，企业要审核发票的适用范围是否正确。比如，增值税专用发票主要用于一般纳税人之间的交易，且购买方可以据此抵扣进项税额；而增值税普通发票则主要用于小规模纳税人以及一般纳税人向消费者个人销售货物或提供应税劳务、服务等情况。如果企业收到的发票适用范围错误，可能会影响企业的账务处理和税务申报。
六、发票风险防范与应对
（一）建立健全发票管理制度
中小微企业应建立一套完善的发票管理制度，明确发票开具、保管、认证、审核等各环节的操作流程和责任人员。通过制度规范企业的发票管理行为，降低发票管理风险。例如，制定发票开具审批流程，规定在开具发票前必须经过相关部门负责人审核签字，确保发票开具的准确性和合规性。
（二）加强财务人员培训
财务人员是发票管理的直接责任人，中小微企业老板要定期组织财务人员参加发票管理相关的培训，使其及时了解最新的发票政策法规和操作规范。培训内容可以包括发票开具的新要求、发票认证的流程变化、发票风险防范等方面。例如，邀请税务专家到企业进行培训，或者组织财务人员参加线上培训课程，提高财务人员的发票管理水平。
（三）定期自查自纠
企业要定期对发票管理情况进行自查自纠，及时发现并整改存在的问题。可以建立发票管理台账，对发票的开具、取得、认证、抵扣等情况进行详细记录，便于自查和统计分析。例如，每月末对发票管理台账进行核对，检查是否存在发票开具不规范、认证逾期等问题，发现问题及时采取措施解决。
（四）应对税务检查
如果企业面临税务机关的发票检查，要积极配合税务机关的工作。如实提供发票相关资料，对于税务机关指出的问题，要认真对待，及时整改。如果企业对税务机关的检查结果存在异议，可以按照规定的程序进行申诉和申辩。例如，在税务检查过程中，税务机关发现企业存在部分发票开具不规范问题，企业应虚心接受，并在规定时间内完成整改，避免因拒不整改而面临更严厉的处罚。
七、结论
发票管理对于中小微企业来说是一项至关重要的工作，它贯穿于企业经营活动的各个环节。中小微企业老板只有充分认识到发票管理的重要性，全面掌握发票管理的注意事项，从发票的开具、保管、认证、审核等方面入手，加强发票管理，才能有效降低企业的财务风险，保障企业的健康稳定发展。同时，随着税收政策的不断调整和完善，中小微企业老板和财务人员要持续关注发票管理相关的政策法规变化，及时调整企业的发票管理策略，确保企业始终保持合规运营。