一、引言

中小微企业在日常经营活动中，发票管理是一项不容忽视的重要工作。发票不仅是企业进行会计核算的原始凭证，也是税务机关进行税收征管的重要依据。对于中小微企业老板而言，了解并掌握发票管理的注意事项，有助于企业规范财务管理，降低税务风险，保障企业的健康发展。

二、发票开具的注意事项

1. 准确填写发票信息 发票的基本信息包括购买方和销售方的名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等。中小微企业老板务必要求财务人员或开票人员在开具发票时，仔细核对这些信息，确保准确无误。例如，若购买方的纳税人识别号填写错误，可能导致购买方无法正常抵扣进项税额，引发双方的经济纠纷。同时，发票的货物或应税劳务、服务名称栏应按照实际销售情况如实填写，不得虚开或错填。例如，企业销售的是电子产品，就不能开具为办公用品。
2. 选择正确的发票类型 目前，我国发票类型多样，常见的有增值税专用发票、增值税普通发票、机动车销售统一发票、二手车销售统一发票等。中小微企业应根据自身业务性质和购买方的需求，选择正确的发票类型开具。一般来说，如果购买方为增值税一般纳税人，且用于可抵扣项目，应开具增值税专用发票；若购买方为小规模纳税人或用于不可抵扣项目，开具增值税普通发票即可。例如，一家餐饮企业为小规模纳税人，其客户多为个人消费者，此时应开具增值税普通发票。但如果该餐饮企业向一家一般纳税人企业提供餐饮服务用于员工福利，也应开具增值税普通发票，因为餐饮服务即使取得专用发票也不得抵扣进项税额。
3. 规范发票开具流程 企业应建立健全发票开具流程，明确开票人员的职责和权限。开票前，需经过相关业务部门的申请和审批，确保开票事项真实、合理。例如，销售部门在申请开具发票时，应提供销售合同、发货单等相关资料，经财务部门审核无误后，方可开具发票。同时，发票开具后，应及时交付给购买方，并做好发票交付记录，注明交付时间、方式、签收人等信息，以备后续查询。

三、发票审核的注意事项

1. 审核发票的真实性 中小微企业老板要重视发票的真实性审核。可通过税务机关的官方网站、发票查验平台等渠道，对取得的发票进行真伪查验。例如，增值税发票可通过国家税务总局全国增值税发票查验平台进行查验。在查验时，需输入发票代码、发票号码、开票日期、开具金额（不含税）、验证码等信息，系统将自动反馈发票的真伪情况。此外，还应观察发票的纸质、印刷质量、防伪标识等，如真发票的纸张质地较好，防伪水印清晰可见，而假发票可能存在纸张粗糙、印刷模糊等问题。
2. 审核发票的合规性 发票的合规性审核包括多个方面。首先，审核发票的开具内容是否符合规定，如发票的项目填写是否齐全、准确，税率是否正确等。例如，某企业取得一张销售货物的发票，税率应为13%，但发票上开具的税率为3%，这显然不符合规定，可能导致企业无法正常抵扣进项税额或面临税务风险。其次，审核发票的开具格式是否规范，如发票是否加盖发票专用章，且盖章位置是否正确。发票专用章应加盖在发票联和抵扣联上，不得加盖其他印章。此外，还需审核发票的备注栏是否按规定填写，如提供建筑服务，发票备注栏应注明建筑服务发生地县（市、区）名称及项目名称；销售不动产，发票备注栏应注明不动产的详细地址等。
3. 审核发票与业务的关联性 企业取得的发票应与实际发生的业务具有关联性。中小微企业老板应要求财务人员在审核发票时，结合合同、出入库单、付款凭证等相关资料，核实发票所反映的业务是否真实发生。例如，企业取得一张办公用品的发票，应查看是否有对应的办公用品采购合同、入库单，以及付款记录是否与发票金额一致。若发现发票与业务不相符，如发票金额虚高、业务内容与实际不符等情况，应及时与开票方沟通，要求其重新开具正确的发票。

四、发票保管的注意事项

1. 建立发票保管制度 中小微企业应建立完善的发票保管制度，明确发票保管的责任人员、保管方式和保管期限等。指定专人负责发票的保管工作，确保发票的安全存放。例如，可设置专门的发票存放柜，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施，防止发票损坏或丢失。同时，要按照税务机关的规定，对已开具的发票存根联和发票登记簿保存一定期限，一般为5年。保存期满，报经税务机关查验后销毁。
2. 做好发票领用与开具记录 在发票保管过程中，要做好发票的领用与开具记录。详细记录发票的领用日期、领用数量、发票号码、领用人等信息，以及发票的开具日期、开具对象、金额、税额等内容。通过这些记录，企业可以随时掌握发票的使用情况，便于进行发票管理和税务申报。例如，财务人员可使用电子表格或发票管理软件，对发票的领用与开具情况进行详细登记，并定期进行核对和统计分析。
3. 妥善处理作废发票和红字发票 对于作废发票，应在发票上注明“作废”字样，并全联次留存。作废发票的原因可能包括开票错误、销售退回等。例如，企业在开具发票后，发现购买方信息填写错误，且发票尚未交付给购买方，此时可将发票作废重新开具。而对于红字发票，是企业发生销货退回、开票有误、应税服务中止等情形但不符合发票作废条件，或者因销货部分退回及发生销售折让时开具的发票。开具红字发票时，应按照税务机关的规定流程进行操作，先填开《开具红字增值税专用发票信息表》，经税务机关系统校验通过后，方可开具红字发票。同时，也要妥善保管好红字发票及相关的《开具红字增值税专用发票信息表》等资料。

五、发票风险及应对措施

1. 虚开发票风险 虚开发票是指为他人、为自己、让他人为自己、介绍他人开具与实际经营业务情况不符的发票。中小微企业老板要坚决杜绝虚开发票行为，因为虚开发票不仅会给企业带来严重的税务处罚，情节严重的还可能触犯刑法，面临刑事处罚。为防范虚开发票风险，企业应加强内部管理，严格审核业务的真实性，建立健全发票开具和审核制度。同时，要提高财务人员和业务人员的法律意识，使其充分认识到虚开发票的危害性。例如，企业在开展业务合作前，应对合作方进行充分的调查了解，核实其经营资质和信誉情况，避免与存在虚开发票风险的企业发生业务往来。
2. 发票逾期认证或抵扣风险 增值税一般纳税人取得增值税专用发票等扣税凭证后，需在规定的期限内进行认证或确认，并申报抵扣进项税额。目前，增值税专用发票等扣税凭证的认证期限已取消，但企业仍应及时进行处理，避免因疏忽导致逾期无法抵扣进项税额，增加企业税负。中小微企业老板应督促财务人员建立发票抵扣台账，及时记录发票的取得时间、认证时间、抵扣金额等信息，定期对发票抵扣情况进行核对和清理。例如，财务人员可每月对当月取得的发票进行梳理，及时完成认证和抵扣工作，确保企业的税收利益不受损失。
3. 发票丢失风险 发票丢失是企业在发票管理过程中可能面临的风险之一。一旦发票丢失，不仅会给企业带来一定的经济损失，还可能影响企业的正常经营和税务申报。如果丢失已开具的增值税专用发票或机动车销售统一发票的抵扣联，可凭相应发票的发票联复印件，作为增值税进项税额的抵扣凭证或退税凭证；如果丢失发票联，可凭相应发票的抵扣联复印件，作为记账凭证。若丢失空白发票，企业应于发现丢失当日书面报告税务机关，并登报声明作废。为降低发票丢失风险，企业应加强发票的保管措施，如在发票传递过程中，采用安全可靠的方式，避免发票在邮寄或交接过程中丢失。

六、结论

发票管理对于中小微企业来说是一项基础性且重要的工作。中小微企业老板作为企业的决策者，应充分认识到发票管理的重要性，了解并掌握发票开具、审核、保管等各个环节的注意事项，加强企业内部发票管理的制度建设和人员培训，有效防范发票管理过程中的各类风险，确保企业财务管理的规范和税务合规。只有这样，企业才能在激烈的市场竞争中稳健发展，实现可持续经营的目标。在实际操作过程中，企业还应密切关注税收政策的变化，及时调整发票管理策略，以适应不断变化的税收环境。同时，如有疑问或遇到复杂的发票管理问题，可咨询专业的财务人员或税务机关，获取准确的指导和帮助。