一、引言

发票，作为企业进行经济活动的重要原始凭证，不仅是财务收支的法定凭证，也是税务稽查的重要依据。在企业日常运营中，发票管理贯穿于采购、销售、报销等各个环节，看似简单的发票处理背后，实则暗藏诸多风险。一旦发票管理出现漏洞，不仅可能导致企业面临税务处罚，还可能影响企业的财务信息真实性，损害企业的经济利益和声誉。因此，如何有效防范发票管理中的风险，成为了每一位财务会计工作人员必须掌握的重要技能。

二、发票管理中的常见风险

1. 发票开具风险
   • 虚开发票风险：虚开发票是指为他人、为自己、让他人为自己、介绍他人开具与实际经营业务情况不符的发票。企业可能出于各种目的，如获取更多成本费用以减少应纳税额、虚构交易以粉饰财务报表等，进行虚开发票行为。这种行为严重违反税法规定，一旦被税务机关查处，企业将面临高额罚款，相关责任人还可能承担刑事责任。例如，某些企业通过与关联方虚构货物销售交易，开具大额增值税专用发票，虽然表面上增加了销售收入和成本，但实际上并没有真实的货物流转，这种行为就属于典型的虚开发票。
   • 开具不规范风险：发票开具不规范也是常见的风险之一。这包括发票内容填写不完整、字迹模糊、发票联次开具错误、未按照规定加盖发票专用章等。例如，发票上的购买方信息填写错误，将导致购买方无法正常认证抵扣进项税额；发票未加盖发票专用章，不符合发票开具的基本要求，购买方有权拒收。这些不规范行为可能会引发购销双方的纠纷，同时也可能使企业面临税务机关的责令改正和罚款。
2. 发票取得风险
   • 取得虚假发票风险：企业在采购商品或接受服务时，可能由于供应商的不诚信或自身审核不严，取得虚假发票。虚假发票无法作为合法有效的凭证进行财务核算和税务处理。一些不法供应商为了降低成本、逃避纳税，会通过非法渠道获取或自制虚假发票提供给购货方。例如，企业在购买办公用品时，供应商以低价诱惑，提供的发票可能是通过克隆正规发票信息而伪造的，从表面上看与真实发票无异，但实际上是虚假发票。
   • 取得不合规发票风险：除了虚假发票，企业还可能取得不合规发票。不合规发票是指发票本身是真实的，但开具不符合税法规定，如发票内容与实际业务不符、发票备注栏未按规定填写等。以建筑服务发票为例，税法规定应在发票的备注栏注明建筑服务发生地县（市、区）名称及项目名称，如果取得的建筑服务发票未按此规定填写备注栏，就属于不合规发票，不得作为土地增值税、企业所得税等税前扣除凭证。
3. 发票保管风险
   • 发票丢失风险：发票在开具、传递、存放过程中，如果管理不善，容易发生丢失情况。无论是已开具的发票还是空白发票，丢失都可能带来一系列问题。已开具发票丢失可能导致购买方无法正常入账，影响双方的业务往来；空白发票丢失则可能被不法分子获取并冒用，给企业带来潜在的税务风险。例如，企业财务人员在将发票交给快递寄送过程中，由于快递丢失，导致发票无法送达购买方手中。
   • 发票保管不善风险：发票需要按照规定的期限和要求进行妥善保管。如果保管条件不当，如受潮、发霉、虫蛀等，可能导致发票损坏，影响其可读性和法律效力。此外，超过规定保管期限未按程序销毁发票，也可能违反相关规定。例如，企业将发票随意放置在潮湿的仓库中，未采取防潮措施，一段时间后发票纸张受潮变形，上面的字迹模糊不清，无法正常使用。

三、发票管理风险的识别方法

1. 建立健全发票管理制度 企业应制定完善的发票管理制度，明确发票开具、取得、保管等各环节的操作流程和责任人员。通过制度约束，规范发票管理行为，同时也为风险识别提供依据。例如，制度中应规定发票开具前必须对业务真实性进行审核，发票取得后要进行严格的查验等。财务人员可以对照制度规定，检查实际操作是否符合要求，及时发现潜在风险。
2. 加强发票查验工作 对于取得的发票，无论是增值税专用发票还是普通发票，都应通过官方查验平台进行真伪查验。目前，税务机关提供了多种发票查验渠道，如增值税发票查验平台、当地税务机关官网等。财务人员在取得发票后，应及时登录相应平台，输入发票代码、号码、开票日期、金额等信息进行查验。如果查验结果显示发票信息不一致或为虚假发票，应立即与开票方联系核实情况，避免使用不合规发票。同时，对于开具的发票，也要定期进行自查，确保发票信息准确无误，符合规定。
3. 强化财务审核 在发票入账前，财务人员要对发票进行全面审核。审核内容包括发票的基本要素是否齐全、填写是否规范、发票内容与实际业务是否相符、是否符合税收政策规定等。例如，审核发票的货物或应税劳务、服务名称是否具体明确，是否与合同约定的内容一致；审核发票的税率是否正确，是否符合业务对应的税收政策。对于存在疑问的发票，要及时与相关业务部门沟通核实，确保发票合规。
4. 关注发票异常数据 企业可以利用信息化手段，建立发票管理台账，对发票的开具、取得、认证、抵扣等数据进行统计分析。通过分析发票数据，及时发现异常情况。例如，关注发票开具金额的波动情况，如果某个月的发票开具金额突然大幅增加，且与企业的实际经营情况不符，就需要进一步核实原因，可能存在虚开发票的风险；关注发票取得的来源地，如果突然从一些陌生地区或与企业业务往来较少的地区取得大量发票，也应引起警惕，可能存在取得虚假发票的风险。

四、发票管理风险的防范措施

1. 加强发票开具管理
   • 严格审核业务真实性：在开具发票前，企业应建立严格的业务审核机制，确保发票开具内容与实际经营业务相符。业务部门在申请开具发票时，应提供相关的业务合同、订单、发货单等资料，财务人员根据这些资料核实业务的真实性、完整性和准确性。只有在确认业务真实发生的前提下，才能开具发票。例如，对于销售发票的开具，要核对销售合同中的产品规格、数量、价格等信息与发货单是否一致，确保发票内容与实际销售情况相符。
   • 规范发票开具操作：财务人员要熟练掌握发票开具的相关规定，严格按照要求进行操作。确保发票内容填写完整、准确，字迹清晰，发票联次开具正确，加盖发票专用章规范。同时，要定期参加税务机关组织的发票管理培训，及时了解发票开具的最新政策和要求，避免因政策变动导致开具不规范。例如，自2017年7月1日起，购买方为企业的，索取增值税普通发票时，应向销售方提供纳税人识别号或统一社会信用代码；销售方为其开具增值税普通发票时，应在“购买方纳税人识别号”栏填写购买方的纳税人识别号或统一社会信用代码。财务人员应及时掌握此类政策变化，规范发票开具。
2. 加强发票取得管理
   • 选择可靠的供应商：企业在选择供应商时，要进行充分的调查和评估，选择信誉良好、财务规范的供应商。可以通过查看供应商的营业执照、税务登记证、经营资质等证件，了解其经营状况和纳税信用等级。同时，可以向其他与该供应商有业务往来的企业咨询，获取供应商的口碑和信誉情况。与可靠的供应商合作，能够降低取得虚假发票和不合规发票的风险。例如，对于长期合作的供应商，定期对其进行回访，了解其经营情况是否稳定，是否存在税务违法违规行为。
   • 严格审核发票内容：财务人员在取得发票后，要认真审核发票的各项内容。除了查验发票真伪外，还要审核发票的开具内容是否符合实际业务。审核发票上的购买方信息、销售方信息、货物或应税劳务、服务名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、税率、税额等是否填写正确，发票备注栏是否按规定填写。对于不符合要求的发票，应及时要求开票方重新开具。例如，取得的运输发票，应审核备注栏是否注明起运地、到达地、车种车号以及运输货物信息等内容，如果未按规定填写，应拒收发票。
   • 建立发票取得的追溯机制：为了确保发票的真实性和合规性，企业应建立发票取得的追溯机制。一旦发现取得的发票存在问题，能够及时追溯到业务源头，查明原因。这就要求企业在业务发生过程中，保存好与发票相关的所有资料，如合同、订单、出入库单、运输单据、付款凭证等。通过这些资料，可以核实发票所对应的业务是否真实发生，发票开具是否合规。例如，如果发现取得的发票被税务机关认定为异常发票，企业可以凭借这些资料向税务机关说明情况，并追溯到供应商，要求其提供合理的解释和解决方案。
3. 加强发票保管管理
   • 完善发票保管设施：企业应设置专门的发票保管场所，配备必要的防潮、防火、防虫、防盗等设施。将发票存放在安全、干燥、通风的地方，避免发票因保管条件不当而损坏。对于空白发票，要按照规定的顺序号存放，建立发票领用登记制度，详细记录发票的领用日期、领用人员、领用数量、发票号码等信息，确保发票的安全保管和有序使用。例如，购买专用的发票保险柜，将空白发票和已开具的发票存放在保险柜中，设置专人负责保管，严格控制保险柜的钥匙和密码。
   • 严格执行发票保管期限和销毁规定：发票的保管期限有明确的规定，一般情况下，已开具的发票存根联和发票登记簿，应当保存5年。保存期满，报经税务机关查验后销毁。企业要严格按照规定的期限保管发票，不得擅自缩短或延长保管期限。在销毁发票时，要按照税务机关的要求，填写发票销毁申请表，经税务机关审核批准后，在税务人员的监督下进行销毁。销毁过程要做好记录，包括销毁的发票种类、数量、发票号码范围、销毁时间、销毁方式等，以备税务机关检查。例如，企业在发票保管期限届满后，准备销毁发票时，应提前向税务机关提交申请，经批准后，采用粉碎或焚烧等方式进行销毁，并邀请税务人员现场监督。

五、结论

发票管理是企业财务管理的重要组成部分，发票管理风险不仅关系到企业的税务合规性，还影响着企业的财务状况和经营成果。财务会计工作人员要充分认识到发票管理中暗藏的风险，通过建立健全发票管理制度、加强发票查验和审核、关注发票异常数据等方法，及时识别风险。同时，要采取有效的防范措施，从发票开具、取得、保管等各个环节入手，规范发票管理行为，降低发票管理风险。只有这样，才能保障企业的财务安全，促进企业的健康稳定发展。在日常工作中，财务人员要不断学习和掌握发票管理的最新政策和法规，提高自身的业务水平，为企业的发票管理工作提供有力保障。