一、引言
在企业的财务管理体系中，发票管理占据着举足轻重的地位。发票不仅是企业进行经济业务活动的重要凭证，更是税务机关进行税收征管的关键依据。然而，发票管理过程中存在着各种各样的风险，如果这些风险得不到有效的防范和控制，将会给企业带来严重的财务危机，甚至可能导致企业面临法律风险。因此，掌握发票管理风险防范措施对于企业财务人员来说至关重要。
二、发票管理常见风险
（一）发票开具风险
- 虚开发票风险 虚开发票是指在没有真实交易的情况下开具发票，或者开具与实际交易不符的发票。这可能是企业为了虚增收入、减少成本，从而达到偷逃税款的目的。例如，某些企业为了增加业绩，虚构销售业务，开具虚假的增值税专用发票。这种行为一旦被税务机关查处，企业将面临巨额罚款，相关责任人还可能承担刑事责任。
- 开具不规范风险 发票开具不规范也是常见的风险之一。比如，发票信息填写不完整，遗漏购买方的纳税人识别号、地址电话等关键信息；发票内容与实际业务不符，如将餐饮费用开具为办公用品费用；发票的备注栏未按规定填写，对于建筑服务发票，如果没有在备注栏注明建筑服务发生地县（市、区）名称及项目名称，可能导致发票无效，影响企业的进项税额抵扣和成本列支。
（二）发票取得风险
- 取得虚假发票风险 企业在采购商品或接受服务时，可能会取得供应商提供的虚假发票。虚假发票可能是供应商为了逃避纳税义务而开具的，也可能是通过非法渠道获取的。企业一旦取得虚假发票并用于成本列支或进项税额抵扣，一旦被发现，不仅要补缴税款、缴纳滞纳金和罚款，还可能影响企业的信用等级。
- 取得不合规发票风险 除了虚假发票，不合规发票也是企业面临的风险之一。例如，发票的格式不符合规定，发票没有加盖发票专用章，或者发票的开具时间、金额等要素存在涂改痕迹。这些不合规发票无法作为有效的税前扣除凭证，会给企业带来税务风险。
（三）发票保管风险
- 发票丢失风险 发票在保管过程中可能会因为各种原因丢失，如自然灾害、人为疏忽等。发票丢失不仅会给企业的财务管理带来不便，还可能影响企业的税务申报和成本核算。对于增值税专用发票，如果丢失抵扣联和发票联，企业将无法正常进行进项税额抵扣，可能导致企业多缴税款。
- 发票保管期限风险 根据相关规定，发票的保管期限有明确要求。一般情况下，已开具的发票存根联和发票登记簿应当保存 5 年。保存期满，报经税务机关查验后销毁。如果企业未按照规定的期限保管发票，可能会面临税务机关的处罚。
三、发票管理风险防范措施
（一）建立健全发票管理制度
- 明确岗位职责 企业应建立完善的发票管理岗位责任制，明确发票开具、审核、保管等各个环节的职责分工。例如，设立专门的发票开具人员，负责按照实际业务准确开具发票；设立发票审核人员，对开具的发票和取得的发票进行严格审核；设立发票保管人员，负责发票的日常保管和归档工作。通过明确岗位职责，避免职责不清导致的发票管理混乱。
- 规范操作流程 制定详细的发票操作流程，从发票的领购、开具、取得、保管到缴销，每个环节都要有明确的操作规范。比如，在发票开具环节，规定开具发票前必须核对业务的真实性和准确性，填写发票时要严格按照发票管理办法的要求填写各项内容；在发票取得环节，要求采购人员必须取得合法有效的发票，并及时传递给财务部门进行审核。
（二）加强发票开具管理
- 加强业务真实性审核 在开具发票前，发票开具人员要对业务的真实性进行严格审核。可以通过查阅合同、订单、出入库单等相关资料，核实业务是否真实发生。对于大额的销售业务，还可以与客户进行沟通确认，确保发票开具的内容与实际业务相符。只有在确认业务真实的前提下，才能开具发票，从源头上杜绝虚开发票的风险。
- 严格遵守发票开具规范 发票开具人员要熟练掌握发票开具的规范要求，确保发票信息填写完整、准确。对于增值税专用发票，要特别注意购买方信息的准确性，尤其是纳税人识别号，必须准确无误，否则购买方无法进行进项税额抵扣。同时，要按照实际业务内容开具发票，不得随意变更发票内容。对于需要在备注栏填写信息的发票，如建筑服务发票、运输服务发票等，要严格按照规定填写备注栏信息。
（三）强化发票取得管理
- 选择可靠的供应商 企业在选择供应商时，要对供应商的信誉和纳税情况进行充分的调查和评估。优先选择信誉良好、纳税记录正常的供应商进行合作。可以通过查询供应商的税务信用等级、工商登记信息以及向其他企业了解其口碑等方式，对供应商进行全面了解。避免与那些存在税务风险或信誉不佳的供应商合作，降低取得虚假发票或不合规发票的风险。
- 严格发票审核 财务部门在取得发票后，要对发票进行严格审核。审核内容包括发票的真伪、发票的格式是否符合规定、发票内容是否与实际业务相符、发票是否加盖发票专用章等。对于增值税专用发票，还可以通过增值税发票查验平台进行真伪查验。如果发现发票存在问题，要及时与供应商沟通，要求其重新开具合法有效的发票。同时，对于取得的发票，要建立发票审核台账，详细记录发票的审核情况，便于日后查询和追溯。
（四）重视发票保管管理
- 完善保管措施 企业要为发票保管提供安全可靠的场所，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施。对于纸质发票，要分类存放，按照发票种类、发票号码顺序进行整理归档，并建立相应的索引目录，便于查找和管理。对于电子发票，要做好电子数据的备份工作，防止数据丢失。可以采用多种备份方式，如定期将电子发票数据备份到外部存储设备，并分别存储在不同的地点。
- 严格遵守保管期限 按照发票管理规定，严格遵守发票的保管期限。在保管期限内，要妥善保管好发票，不得擅自销毁。在发票保管期限届满后，要及时报经税务机关查验，经税务机关批准后，按照规定的程序进行销毁。销毁发票时，要有专人负责监督，确保发票销毁过程符合规定，避免因发票保管期限问题引发税务风险。
四、案例分析
（一）虚开发票案例
[具体企业名称]是一家贸易公司，为了增加利润，该公司在没有实际货物交易的情况下，与多家企业签订虚假的销售合同，并为这些企业开具增值税专用发票，金额累计达到[X]万元。税务机关通过大数据分析和协查等手段，发现了该公司的虚开发票行为。最终，该公司被税务机关处以补缴税款、加收滞纳金和罚款共计[X]万元的处罚，相关责任人还被依法追究刑事责任。 通过这个案例可以看出，虚开发票行为一旦被查处，企业将面临巨大的财务损失和法律风险。企业必须加强发票管理，杜绝虚开发票行为。
（二）发票开具不规范案例
[具体企业名称]在开具建筑服务发票时，未按照规定在备注栏注明建筑服务发生地县（市、区）名称及项目名称。在年度企业所得税汇算清缴时，税务机关发现该企业部分发票不符合规定，要求其进行纳税调整。由于这些发票涉及的金额较大，该企业因此多缴纳企业所得税[X]万元。 此案例表明，发票开具不规范可能导致企业无法正常进行税前扣除，增加企业的税务负担。企业在发票开具过程中，必须严格遵守发票开具规范，确保发票的有效性。
五、结论
发票管理风险防范是企业财务管理的重要组成部分，直接关系到企业的财务安全和稳定。通过建立健全发票管理制度，加强发票开具、取得和保管等各个环节的管理，企业可以有效降低发票管理风险，远离财务危机。同时，企业财务人员要不断加强自身的业务学习，熟悉发票管理相关的法律法规和政策规定，提高发票管理水平，为企业的健康发展提供有力保障。企业管理层也应高度重视发票管理工作，营造良好的发票管理环境，确保企业在合法合规的前提下实现可持续发展。
