一、引言

发票作为经济活动中的重要商事凭证，不仅是企业记录经营业务、进行会计核算的原始依据，也是税务机关进行税收征管和税务检查的重要依据。然而，在实际的发票管理工作中，存在着各种各样的风险，如果不加以有效防范，可能会给企业带来严重的经济损失和税务风险。因此，深入了解发票管理风险，并采取切实可行的防范措施，对于企业的财务稳健和合规经营至关重要。

二、发票管理常见风险剖析

1. 虚假发票风险 虚假发票是指单位和个人为了某种非法目的，通过虚构经济业务、虚增交易金额等手段开具的与实际经营业务情况不符的发票。虚假发票的来源主要有两种：一种是犯罪分子通过非法渠道伪造的发票，这类发票从纸质、印刷到防伪标识等方面都与真实发票极为相似，具有很强的迷惑性；另一种是企业之间相互勾结，为了虚增收入、成本或费用等目的而开具的“真票假开”发票。例如，一些企业为了虚增成本以减少应纳税所得额，会从一些开票公司购买与实际业务不符的发票，这些发票虽然在税务系统中可能显示为真票，但所记载的业务却是虚构的。虚假发票一旦被税务机关查处，企业不仅要补缴税款、缴纳滞纳金和罚款，情节严重的还可能面临刑事责任。
2. 发票开具不规范风险 发票开具不规范是发票管理中较为常见的风险之一。具体表现为发票开具信息不完整、不准确。比如，发票抬头填写不规范，未填写全称或者填写简称，导致发票无法作为有效凭证入账；发票金额大小写不一致，数量、单价等信息填写错误或缺失；发票备注栏未按照规定填写相关信息，如建筑服务发票未注明建筑服务发生地县（市、区）名称及项目名称，运输服务发票未注明起运地、到达地、车种车号以及运输货物信息等。此外，发票开具的时间也可能存在问题，如提前或滞后开具发票，不符合权责发生制原则和相关税收法规的要求。这些不规范的开具行为，可能导致发票被税务机关认定为无效发票，从而影响企业的正常报销和纳税申报。
3. 发票取得风险 企业在取得发票时也面临诸多风险。首先是取得发票的真实性难以核实。有些企业在采购货物或接受服务时，由于供应商的不规范操作或故意隐瞒，可能会取得虚假发票。例如，一些小规模纳税人在无法自行开具专用发票的情况下，可能会通过非法途径获取虚开的专用发票提供给购买方。其次，企业可能会取得不符合规定的发票，如发票的种类不符合业务要求，应取得增值税专用发票却取得了普通发票，导致企业无法抵扣进项税额，增加了企业的税收负担；或者取得的发票未加盖发票专用章，按照规定，未加盖发票专用章的发票属于不符合规定的发票，不得作为财务报销凭证。另外，企业在取得发票时，如果未能及时进行查验，可能在后期才发现发票存在问题，此时再与供应商沟通更换发票往往会面临诸多困难，影响企业的正常核算和税务处理。
4. 发票保管风险 发票保管不善也会给企业带来风险。发票作为重要的原始凭证，需要按照规定进行妥善保管。如果企业在发票的存放、整理、归档等方面存在漏洞，可能导致发票丢失、损坏或被盗。例如，一些企业没有专门的发票存放场所，随意将发票放置在办公桌上或文件柜中，容易造成发票的丢失；在发票整理归档过程中，如果没有按照规定的顺序和方法进行装订，可能会导致发票信息混乱，难以查找和核对。此外，电子发票的出现虽然给企业带来了便利，但也带来了新的保管风险。电子发票需要企业自行打印作为报销入账的凭证，如果企业没有建立完善的电子发票存储和管理系统，可能会出现重复打印报销、电子发票原件丢失等问题。

三、发票管理风险防范措施

1. 建立健全发票管理制度 企业应根据国家相关法律法规和自身实际情况，制定一套完善的发票管理制度。该制度应涵盖发票的申购、开具、取得、保管等各个环节，明确各环节的操作流程和责任人。例如，在发票申购环节，应规定由专人负责向税务机关申请领购发票，并建立发票领购台账，详细记录发票的种类、数量、起止号码、领购日期等信息；在发票开具环节，应明确发票开具的审批流程，规定只有经过相关业务部门负责人和财务负责人审核批准后，才能开具发票，同时要对发票开具的内容、格式等作出详细规定；在发票取得环节，要制定严格的发票审核标准，要求业务人员在取得发票时必须对发票的真实性、完整性、合规性进行初步审核，对于不符合要求的发票应及时退回供应商重新开具；在发票保管环节，要设立专门的发票保管场所，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施，对纸质发票和电子发票分别制定相应的保管措施，确保发票的安全和完整。
2. 加强发票开具管理 为防止发票开具不规范风险，企业应加强对发票开具人员的培训，使其熟悉发票开具的相关规定和要求。在开具发票前，开票人员应认真核对业务信息，确保发票抬头、金额、数量、单价、备注栏等各项内容准确无误。同时，可以利用信息化手段辅助发票开具，如使用发票管理软件，将企业的客户信息、商品或服务信息等预先录入系统，开票时直接选择，减少手工录入错误。此外，企业应建立发票开具复核机制，由专人对已开具的发票进行二次审核，重点审核发票内容与业务合同、送货单等相关凭证是否一致，确保发票开具的准确性和合规性。
3. 强化发票取得审核 企业在取得发票时，要严格按照发票审核标准进行审核。首先，要通过税务机关的官方网站、手机APP等渠道对发票的真实性进行查验，确保发票是由合法的税务机关发售，且未被篡改或伪造。其次，要仔细审核发票的票面信息，检查发票抬头是否为本企业全称，纳税人识别号是否正确，发票内容是否与实际业务相符，发票金额、税率、税额等计算是否准确，发票是否加盖了发票专用章等。对于增值税专用发票，还要审核发票的抵扣联是否清晰、完整，是否符合抵扣要求。在审核过程中，如果发现发票存在问题，应及时与供应商沟通，要求其重新开具符合规定的发票。同时，企业应建立发票审核台账，对每一张取得的发票的审核情况进行记录，以便日后查阅和追溯。
4. 加强发票保管工作 对于纸质发票，企业应设立专门的发票存放库或保险柜，按照发票种类、号码顺序进行存放，并定期进行盘点，确保发票账实相符。在发票装订方面，应按照规定的期限和要求，将已开具的发票存根联、作废发票以及相关的发票领用存登记簿等资料进行整理装订，归档保存。对于电子发票，企业应建立电子发票管理系统，将电子发票原件进行统一存储，并建立索引目录，方便查询和检索。同时，要采取有效的安全措施，防止电子发票数据丢失、损坏或被非法篡改。例如，可以定期对电子发票数据进行备份，存储在不同的介质上，并分别存放在不同的地点。此外，为防止电子发票重复报销，企业可以利用信息化手段，如使用电子发票查重工具，对每一张报销的电子发票进行查重验证。
5. 提高财务人员和业务人员的风险意识 发票管理风险防范不仅仅是财务部门的工作，需要企业全体员工的共同参与和配合。因此，企业应加强对财务人员和业务人员的培训，提高他们的发票管理风险意识和业务水平。对于财务人员，要定期组织参加发票管理相关的培训课程和研讨会，及时了解国家最新的发票政策法规和税收征管要求，不断提升自身的专业素养。对于业务人员，要进行发票基础知识和风险防范意识的培训，使其了解发票在企业经济活动中的重要性，以及取得不符合规定发票可能给企业带来的风险。通过培训，使全体员工认识到发票管理风险防范的重要性，在日常工作中自觉遵守发票管理制度，积极配合财务部门做好发票管理工作。
6. 建立发票风险预警机制 企业可以利用信息化技术，建立发票风险预警机制。通过对发票数据的实时监控和分析，及时发现潜在的发票管理风险。例如，设置发票开具金额、数量、频率等预警指标，当发票开具情况超出设定的阈值时，系统自动发出预警信号，提醒财务人员进行关注和核实。同时，对发票取得情况进行分析，如发现某一供应商提供的发票存在异常，如发票开具时间集中、发票号码连续等情况，及时进行风险评估和排查。通过建立发票风险预警机制，企业能够提前发现问题，采取相应的措施进行防范和处理，将发票管理风险降到最低。

四、结论

发票管理是企业财务管理的重要组成部分，发票管理风险防范关系到企业的经济利益和税务合规。企业应充分认识到发票管理中存在的风险，通过建立健全发票管理制度、加强发票开具和取得审核、强化发票保管工作、提高员工风险意识以及建立风险预警机制等一系列措施，全面提升发票管理水平，有效防范发票管理风险，为企业的健康发展提供有力保障。只有这样，企业才能在复杂多变的市场环境中，确保财务活动的规范和稳定，避免因发票管理不善而带来的不必要损失。