你有没有遇到过这些情况？月末盘点仓库，发现账上记的100箱牛奶，实际只剩82箱，18箱的缺口不知道去哪了；仓库角落翻出一批积压了1年的电子产品，原价20万现在只能当废品卖2万；临期的食品没及时处理，过期后全部报废，当月直接亏了5万……这些问题本质上都是存货管理存在漏洞，很多企业光是每年的库存非正常损耗，就占了全年营收的2%-5%，相当于白干了几个月的利润。
很多中小微企业对存货管理的认知还停留在“找个仓管看大门”的阶段，殊不知从采购入库、在库存储到销售出库的每一个节点，都可能产生漏洞带来损耗。今天我们就结合多行业的实操经验，给大家分享3招可直接落地的方法，帮你快速把库存损耗降下来。
一、先搞清楚你的存货损耗都是从哪来的
在讲解决方法之前，我们先梳理一下常见的存货管理漏洞，损耗基本都来自这三个环节： 1、入库环节：验收把关不严，供应商少送货却按满额开单，或者商品有残次品没查出来，直接入了库，后期只能算损耗；还有的企业入库流程不规范，只有仓管一个人验收，容易出现仓管和供应商串通舞弊，虚增入库量套取企业资金的情况。 2、在库环节：没有按品类、效期分类存放，先进先出执行不到位，导致早入库的商品被压在底部过期；高值商品没有单独管控，容易出现被盗、私拿的情况；残次品、退回商品没有单独登记，和正常商品混放，后期发货的时候发出去引发客诉，反而产生更多损失。 3、出库环节：没有审批流程就可以随便拿货，多发、错发的情况频繁出现；出库登记不及时，账上已经减了库存实际没发，或者实际发了账上没减，最后盘点的时候全是差异。
我们调研过100家年营收500-5000万的中小微企业，其中82%的企业库存损耗里，60%以上都是因为上述流程漏洞导致的非正常损耗，只有不到40%是正常的合理损耗，也就是说只要堵住这些流程漏洞，至少能降一半的库存损耗。
二、第一招：全链路节点管控，堵死出入库的跑冒滴漏
存货管控的核心是全链路的节点化管理，每一个节点都设置明确的管控规则、责任人、校验标准，从根源上避免人为操作带来的损耗。
下面我们分入库、在库、出库三个节点给大家讲具体的操作方法：
1、入库环节：三单匹配+双人复核制
所有商品/原材料入库必须满足“三单匹配”才能办理入库，三单指的是：采购部门出具的正式采购订单、供应商提供的送货单、质检部门（或验收人员）出具的质检合格单，三张单据的商品品类、规格、数量、单价必须完全一致，缺少任何一张或者数据对不上的，一律不得入库。
验收的时候必须执行双人复核制，至少有2名工作人员同时在场验收，其中1人是仓管，另1人可以是采购人员或者财务人员，避免单人验收出现舞弊。验收的时候要按比例抽检，高值商品要100%全检，有保质期的商品要登记生产日期、到期日期，残次品要单独挑出来登记，当场和供应商沟通退换货或者扣款。
比如我们接触过的一家食品商贸企业，之前入库只有仓管一个人验收，连续半年每个月的库存损耗都在3万以上，后来改成双人复核，采购人员必须到场参与验收，第一个月的损耗就降到了8000元，排查后发现之前仓管和供应商串通，每次送货少送5%的货，按全额开单，中间的差价两个人分，半年套走了公司12万的资金。
入库环节异常场景的账务处理可以参考下表：
| 异常场景 | 账务处理分录 |
|---|---|
| 入库时发现少量合理损耗（如运输途中的正常挥发、散装货物的正常磅差） | 借：库存商品/原材料（含合理损耗金额） 应交税费-应交增值税（进项税额） 贷：应付账款/银行存款 |
| 入库时发现非合理损耗，查明属于责任人赔付 | 借：库存商品/原材料（实际入库金额） 其他应收款-XX责任人 贷：应付账款/银行存款 应交税费-应交增值税（进项税额转出）（对应损耗部分的进项） |
| 入库时发现非合理损耗，查明属于供应商责任，供应商同意补货/扣款 | 借：库存商品/原材料（实际入库金额） 应付账款-XX供应商（扣款金额） 贷：应付账款/银行存款（实际需支付金额） |
全链路管控的流程可以参考下图：
2、在库环节：分类存储+先进先出强制规则
商品入库后要按品类、效期、价值等级分类存放，设置明确的库位标识，比如高值商品（单价超过1000元）要放在带锁的单独区域，安排专人管理；临期商品（距离到期日不足30%保质期的）要放在专门的临期区，贴醒目的红色标识；残次品、客户退回的商品要放在退货区，及时走退换货或者报废流程，不得和正常商品混放。
必须强制执行先进先出的出库规则，相同品类的商品，早入库的要放在容易拿取的外层或者上层，晚入库的放在内层或者下层，出库的时候必须先出早入库的商品，避免出现临期、过期的情况。有条件的企业可以用库存管理系统设置批次管理，出库的时候系统自动匹配最早批次的商品，从系统层面限制不能出晚批次的货。
3、出库环节：审批前置+扫码核验
所有商品出库必须要有对应的审批单据，销售出库要有已审核的销售订单，生产领料要有已审批的领料单，内部领用要有部门负责人签字的领用单，没有审批单据的一律不得出库。
出库的时候要扫码核验，先扫出库单的条码，再扫商品的条码，系统自动匹配品类、数量，匹配一致的才能出库，避免多发、错发。出库完成后要即时登记库存台账，做到账实实时同步。
三、第二招：动态分类盘点+差异溯源，及时止损
很多企业都是半年或者一年做一次全盘，等到盘点的时候发现差异，早就过了几个月，根本找不到差异的原因，最后只能自己承担损失。想要解决这个问题，就要改定期全盘为动态分类盘点，小差异早发现早解决，避免累积成大额损耗。
1、分类设置盘点频率
我们可以根据商品的价值、周转速度把库存分成A、B、C三类，不同类别设置不同的盘点频率：
- A类：高值商品，占库存总金额的70%左右，数量占比10%左右，比如珠宝、电子产品、高价原材料，这类商品要每日抽盘，下班前对当天有出入库的A类商品做盘点，每月做一次全盘。
- B类：中值商品，占库存总金额的20%左右，数量占比20%左右，比如普通服装、日用品，这类商品每周抽盘，每季度做一次全盘。
- C类：低值商品，占库存总金额的10%左右，数量占比70%左右，比如办公用品、低价耗材，这类商品每月抽盘，每年做两次全盘。
不同品类的盘点频率可以参考下图：
2、差异溯源追责
每次盘点完成后，要在24小时内出具盘点报告，对盘盈盘亏的差异逐一溯源，找到差异的原因，不能直接把差异计入管理费用就算完事。常见的差异原因有这几类：
- 收发计量错误：入库的时候点错了数量，出库的时候多发少发，这类差异要调整对应的库存和成本，对相关责任人做相应的处罚。
- 私拿、被盗：这类差异要找到责任人，由责任人赔付，找不到责任人的计入营业外支出。
- 自然损耗：比如生鲜商品的水分蒸发，散装商品的正常损耗，这类差异计入管理费用。
我们接触过的一家3C数码零售店，之前都是每季度盘一次高值的手机，每次盘点都会少1-2台，找不到原因，后来改成每天下班盘点当天有出入库的手机，执行的第一个星期就发现有个仓管偷偷拿了一台新手机，当天就追回了货物，避免了损失，之后再也没有出现过手机丢失的情况。
盘点差异的账务处理可以参考下表：
| 差异场景 | 账务处理分录 |
|---|---|
| 存货盘盈，查明为收发计量错误导致 | 批准前：借：库存商品/原材料 贷：待处理财产损溢-待处理流动资产损溢 批准后：借：待处理财产损溢-待处理流动资产损溢 贷：管理费用 |
| 存货盘亏，属于合理自然损耗 | 批准前：借：待处理财产损溢-待处理流动资产损溢 贷：库存商品/原材料 批准后：借：管理费用 贷：待处理财产损溢-待处理流动资产损溢 |
| 存货盘亏，属于责任人赔付 | 批准前：借：待处理财产损溢-待处理流动资产损溢 贷：库存商品/原材料 应交税费-应交增值税（进项税额转出） 批准后：借：其他应收款-XX责任人 贷：待处理财产损溢-待处理流动资产损溢 |
| 存货盘亏，属于被盗、自然灾害等非正常损失 | 批准前：借：待处理财产损溢-待处理流动资产损溢 贷：库存商品/原材料 应交税费-应交增值税（进项税额转出） 批准后：借：营业外支出-非常损失 贷：待处理财产损溢-待处理流动资产损溢 |
四、第三招：存货周转预警，提前消化滞销品避免过期损耗
很多企业的库存损耗不是被偷了、发错了，而是商品放太久过期、贬值了，本来可以卖出去的商品，最后只能报废或者低价处理，这部分损耗占了很多企业总损耗的一半以上。想要解决这个问题，就要设置存货周转预警机制，提前消化滞销品，把损耗降到最低。
1、计算存货周转指标，设置预警阈值
首先我们要计算两个核心的存货周转指标：
存货周转率=营业成本/平均存货余额，平均存货余额=（期初存货余额+期末存货余额）/2 存货周转天数=360/存货周转率
这两个指标反映的是你的存货从入库到卖出去需要多少天，周转天数越短，说明存货卖得越快，产生损耗的概率越低。
我们要根据不同行业、不同品类的特性，设置对应的周转天数预警阈值，比如：
- 生鲜零售行业：叶菜类周转天数阈值2天，水果类7天，常温食品30天
- 3C数码行业：手机类周转天数阈值60天，配件类90天
- 生产制造行业：原材料周转天数阈值30天，产成品20天
- 服装零售行业：当季服装周转天数阈值45天，过季的马上清仓
不同行业的存货周转预警阈值可以参考下图：
只要某个品类的周转天数超过了预警阈值，就要马上启动滞销处理流程，不能等着商品过期了再处理。
2、多渠道消化滞销品，降低损耗
一旦触发周转预警，我们可以通过这几种方式消化滞销品，尽可能挽回成本：
- 促销销售：比如打折、满减、买一送一，临期的食品可以在社区门口做低价促销，哪怕是按成本价卖，也比过期报废一分钱收不回来强。
- 搭售：把滞销商品和畅销商品搭在一起卖，比如买牛奶送临期的饼干，既提升了畅销品的销量，又消化了滞销品。
- 退换货：和供应商签订退换货协议，卖不完的临期商品可以退回给供应商，换成新批次的商品，这部分损失由供应商承担。
- 员工福利：把临期或者滞销的商品当成员工福利发放，既可以降低损耗，又能提升员工的满意度。
比如我们接触过的一家生鲜超市，之前临期的叶菜都是直接扔掉，每个月的菜损都在2万以上，后来设置了2天的周转预警，超过2天还没卖完的叶菜，当天晚上7点之后打5折销售，9点之后打2折销售，执行之后每个月的菜损降到了8000元，光是这一项每年就多赚了14.4万的利润。
滞销品处理的账务处理可以参考下表：
| 处理场景 | 账务处理分录 |
|---|---|
| 低价促销销售滞销品 | 确认收入：借：银行存款/应收账款 贷：主营业务收入 应交税费-应交增值税（销项税额） 结转成本：借：主营业务成本 贷：库存商品 |
| 临期商品报废处理 | 批准前：借：待处理财产损溢-待处理流动资产损溢 贷：库存商品 批准后：借：管理费用 贷：待处理财产损溢-待处理流动资产损溢 |
| 滞销商品作为员工福利发放 | 借：应付职工薪酬-职工福利费 贷：库存商品 应交税费-应交增值税（进项税额转出） |
五、存货管控的两个注意事项
1、岗位不相容分离：仓管人员只能负责库存的收发和保管，不能负责存货的账务登记，采购人员只能负责采购，不能负责入库验收，财务人员要定期抽查库存台账和实际库存的一致性，避免出现舞弊的情况。 2、设置奖惩机制：可以把库存损耗率作为仓管、运营团队的考核指标，比如设定月度库存损耗率目标是0.5%，低于目标的给团队发奖金，高于目标的要分析原因，要是因为人为操作导致的，要对相关责任人做处罚，调动大家的积极性。
总结
存货管理看起来复杂，其实核心就是堵住流程漏洞、及时盘点止损、提前消化滞销品这三点，只要把这三点落地，你的库存损耗至少能降50%以上，一年下来能省出几十万甚至上百万的利润，完全不比开拓新业务赚的少。对于财务人员来说，做好存货管控也是你体现自身价值，获得晋升的重要能力，赶紧把这些方法用到你的工作中去吧。
