每到年底盘点，不少企业的财务和管理者都会头疼：明明账面显示存货有几十万，实际盘点下来要么少了好几万的损耗，要么堆着一堆临期、过期卖不出去的呆滞货，白白占压资金不说，最后只能报废处理，平白损失大笔利润。存货管理看似是小事，实则直接影响企业的现金流和利润水平，据相关统计，国内中小微企业的存货损耗平均占营收的2%-5%，相当于每年白白损失几十万的利润。

一、常见的存货管理漏洞有哪些？

1. 入库环节管控缺失

很多企业入库只有仓管一个人负责，验收流于形式，要么是采购和仓管串通，虚报入库数量，把少送的货品算成足额入库，私吞差价；要么是质量检验不到位，把不合格的原材料、商品入库，后续无法投入生产或者销售，直接变成报废损耗。还有的企业入库单填写不规范，没有标注批次、生产日期，后续仓储环节无法执行先进先出，容易出现临期过期的问题。

2. 仓储环节管理混乱

不少企业的仓库堆放没有分类，高价值的货品和低值货品混放，容易出现失窃、损坏的问题；没有执行先进先出的要求，新入库的货先发，旧的货一直压在仓库底部，直到过期才发现；还有的企业没有余料退库制度，生产车间领用的原材料剩下的就放在车间，没人管控，要么丢失要么过期，损耗都算在企业头上。

3. 出库环节审批缺位

很多企业的出库没有严格的审批流程，生产车间随便就能领料，多领的原料没人追回；销售发货只要销售说一声就发，没有核对订单和收款情况，多发、错发的情况经常出现，最后损失都由企业承担；还有的企业样品、赠品领用不登记，员工随便拿，日积月累也是一笔不小的损耗。

4. 盘点环节走形式

不少企业的盘点只有仓管自己做，财务不监盘，盘亏盘盈随便找个理由就调账，差异原因根本没查清；有的企业半年甚至一年才盘一次，很多差异发生的时间太久，根本找不到责任人，最后只能企业自己承担损失；还有的企业账实差异长期挂账不处理，导致财务数据严重失真，影响管理者的经营决策。

二、存货管理漏洞带来的危害

1. 直接经济损失

不管是存货被盗、损坏、过期报废，还是多发错发，都会直接带来经济损失，不少企业每年的存货损耗就能达到十几万甚至几十万，直接吞噬利润。

2. 资金占压

存货积压会占压大量的流动资金，很多企业现金流紧张就是因为压了几十万甚至上百万的呆滞存货，钱变成了卖不出去的货，没钱采购、发工资，甚至会导致企业资金链断裂。

3. 财务数据失真

账实不符会导致财务报表的存货、成本数据不准，管理者根据错误的数据做决策，要么盲目采购导致积压更严重，要么库存不足错过销售机会，给企业带来更大的损失。

4. 滋生贪腐风险

如果入出库、盘点没有管控，采购、仓管很容易互相串通，私吞企业存货，或者虚报损耗占为己有，给企业带来更大的损失。

三、全流程管控方案，从根源解决存货问题

1. 入库环节：建立三方验收制度，从根源堵住漏洞

入库是存货管理的第一关，只要这一关把好，后续能减少80%的质量相关损耗。企业要建立采购、仓管、质检三方共同验收的制度，缺一不可：

• 核对单据：仓管首先要核对采购合同、供应商送货单、发票三者的货品名称、规格、数量、单价是否一致，不一致的直接拒收，通知采购对接供应商。
• 点数核验：按照货品价值确定抽验比例，A类高价值货品100%全点，B类中等价值抽验30%，C类低值货品抽验10%，如果抽验的时候发现数量缺少比例超过5%，要全部点数，按照实际数量入库。
• 质量检验：质检人员要按照合同约定的质量标准检验，不合格的货品直接拒收，开具拒收单，同步通知采购和财务，财务只有见到三方签字的合格入库单，才能给供应商打款。
• 入库单规范填写：入库单必须标注货品编码、名称、规格、批次、生产日期、有效期、数量、单价、供应商，三方签字确认，一式三份，仓管留一份，采购留一份，财务留一份做账。

字段名称	必填要求	填写说明
入库日期	是	填写实际入库的日期
供应商名称	是	填写送货的供应商全称
货品编码	是	企业内部统一的货品编码，便于台账管理
货品名称/规格型号	是	填写完整的名称和规格，避免混淆
生产日期/有效期	是	涉及保质期的货品必须填写
应收数量	是	采购合同约定的送货数量
实收数量	是	实际验收合格的数量
质量状态	是	标注合格/不合格，不合格的注明原因
采购签字	是	采购人员确认收货无误
仓管签字	是	仓管确认数量无误已经入库
质检签字	是	质检人员确认质量合格
备注	否	填写其他需要说明的情况

2. 仓储环节：分类管控+先进先出，减少积压和损耗

仓储环节的管控核心是降低损耗、避免积压，具体可以从以下几个方面入手：

• ABC分类管控：把所有存货按照价值和数量分为ABC三类：A类存货数量占总存货数量的20%，价值占总存货价值的80%，比如高价值的原材料、贵重的成品，要单独放在上锁的区域，安装监控，每周抽盘一次；B类存货数量占30%，价值占15%，放在普通仓储区域，每月抽盘一次；C类存货数量占50%，价值占5%，比如低值易耗品、包装材料，放在普通区域，季度抽盘即可。
• 严格执行先进先出：用色标管理或者批次管理的方法，比如每个月入库的货品贴对应颜色的标签，1月蓝色、2月绿色、3月黄色，发货的时候先发最早批次的标签的货品；如果用仓储管理系统的，可以设置批次管控，系统自动优先分配最早入库的货品，避免临期过期。
• 仓储环境定期检查：针对不同存货的存储要求做好管控，需要防潮的货品放置干燥剂，需要避光的放在阴凉仓库，易燃易爆的货品单独存放，每月做一次仓储安全检查，检查消防设施、防潮、防鼠等情况，记录检查结果，发现隐患及时整改。
• 余料退库制度：生产车间领用的原材料当天没有用完的，必须当天退回仓库，开具退料单，注明余料的名称、数量、状态，仓管核对无误后入库，不能放在车间无人管控，避免丢失或者浪费。

3. 出库环节：严格审批+双人核对，避免错发漏发

出库环节的管控核心是确保每一笔出库都有依据，不会出现私自拿货、错发漏发的问题：

• 所有出库必须有审批后的单据：生产领用要有生产部门出具的领料单，注明领用部门、用途、数量，部门负责人签字确认；销售出库要有销售部门的发货单，对应的销售订单、合同，财务核对已经收款或者符合赊销条件之后签字，仓管才能发货；样品、赠品领用也要填写领用单，部门负责人签字，财务后续做对应费用处理。
• 双人核对发货：仓管发货的时候要有另一个人复核，核对货品的名称、规格、数量、批次和出库单是否一致，确认无误后两人都在出库单上签字，留存底单，避免错发漏发。
• 出库单一式三份：仓管留一份，领用部门/销售部门留一份，财务留一份做账，确保财务账和仓库台账的出库记录一致。

4. 盘点环节：定期盘点+差异溯源，确保账实相符

盘点是检验存货管理效果的核心手段，绝对不能走形式：

• 建立定期盘点+突击盘点结合的制度：每月底做月度抽盘，A类货品100%盘点，B类抽30%，C类抽10%；每年6月底和12月底做两次全面盘点，所有存货全部清点，盘点的时候必须有财务人员在场监盘，不能只让仓管自己盘点；每季度做一次突击盘点，不提前通知仓管，直接去仓库盘点，避免仓管提前掩盖漏洞。
• 差异必须溯源：盘点后要制作盘点差异表，每一笔盘亏盘盈都要找到具体原因，不能随便调账：如果是记账错误导致的差异，调整仓库台账和财务账即可；如果是正常的自然损耗，比如散装原料的挥发、称重的误差，要出具损耗说明，负责人签字后财务做费用处理；如果是人为原因导致的丢失、损坏，要找到责任人，由责任人赔偿；如果是被盗等非正常损失，要报警处理，损失计入营业外支出。

字段名称	必填要求	填写说明
货品编码/名称/规格	是	对应有差异的货品信息
账面数量/金额	是	财务账上的数量和金额
实际盘点数量/金额	是	实际盘点的数量和金额
差异数量/金额	是	盘盈为正，盘亏为负
差异原因	是	详细说明差异产生的原因
处理意见	是	比如调账、责任人赔偿、计入损耗等
责任人签字	是	对应责任人确认
财务负责人签字	是	财务确认处理方案符合要求
总经理签字	是	管理层审批同意

四、常见存货场景的账务处理实操

很多财务人员遇到存货损耗、盘亏盘盈的时候不知道怎么做账，下面给大家梳理常见场景的正确分录：

1. 正常自然损耗的账务处理

举例：企业盘点的时候发现原材料盘亏10公斤，单价10元，合计100元，属于存储过程中的正常挥发损耗，经过审批后计入管理费用。 （1）批准前，调整账面数，确保账实一致：

借：待处理财产损溢 100
贷：原材料 100

注意：正常自然损耗的进项税额可以正常抵扣，不需要做进项税额转出。 （2）批准后，结转损益：

借：管理费用-存货损耗 100
贷：待处理财产损溢 100

2. 人为原因导致损耗的账务处理

举例：仓管管理不当，丢失价值200元的原材料，经过管理层审批，由仓管全额赔偿，对应的进项税额需要转出。 （1）批准前：

借：待处理财产损溢 226
贷：原材料 200
应交税费-应交增值税（进项税额转出）26

（2）批准后，确认应收赔偿：

借：其他应收款-XX（仓管姓名） 226
贷：待处理财产损溢 226

（3）收到仓管的赔偿款时：

借：库存现金/银行存款 226
贷：其他应收款-XX（仓管姓名） 226

3. 临期存货降价处理的账务处理

举例：企业有一批成本10000元的库存商品临近保质期，为了避免报废，降价以8000元的不含税价格卖出，货款已经收到。 （1）确认销售收入：

借：银行存款 9040
贷：主营业务收入 8000
应交税费-应交增值税（销项税额）1040

（2）结转销售成本：

借：主营业务成本 10000
贷：库存商品 10000

4. 存货过期报废的账务处理

举例：一批价值5000元的库存商品过期，无法销售，也没有残值，经过审批后做报废处理。 （1）批准前：

借：待处理财产损溢 5650
贷：库存商品 5000
应交税费-应交增值税（进项税额转出）650

（2）批准后结转：

借：营业外支出-存货报废损失 5650
贷：待处理财产损溢 5650

五、降低存货积压的实用技巧

除了前面的全流程管控，想要降低存货积压，释放流动资金，还要做好以下两点：

1. 建立安全库存预警机制

针对每一个货品设置最高库存和最低库存：最低库存是满足7-14天的生产、销售需求的最低保有量，避免缺货错过销售机会；最高库存是不超过30天的生产、销售需求量，避免积压占压资金。如果用仓储管理系统，可以设置自动预警，当库存低于最低值的时候自动提醒采购补货，高于最高值的时候提醒采购停止采购，销售部门针对性做促销。没有系统的企业可以在手工台账上标注每个货品的安全库存区间，每次登记出入库的时候核对，达到预警值及时通知相关部门。

2. 呆滞存货定期清理

每季度做一次呆滞存货梳理，凡是连续6个月没有出入库记录的存货就算呆滞存货，建立呆滞存货清单，分类处理：能退回供应商的协商退换货，能降价销售的做促销活动快速清理，能用于其他生产的改造成其他产品，完全没有利用价值的及时报废处理，不要一直放在仓库占位置，还占压资金。

我们之前接触过一家做食品商贸的企业，之前存货管理非常混乱，每年的存货损耗就有12万，积压的呆滞存货有60多万，占压了企业一半的流动资金，后来按照上面说的方法整改，建立了全流程的管控制度，每季度清理呆滞存货，一年下来，存货损耗降到了1.8万，呆滞存货清理了85%，释放了50多万的流动资金，库存周转率提升了62%，利润直接增加了近20万。

最后总结：存货管理不是某一个部门的事，需要采购、仓管、销售、财务多个部门配合，只要把全流程的管控做到位，就能大幅降低存货损耗，减少库存积压，不仅能直接提升企业的利润，还能释放大量的流动资金，帮助企业更好的发展。

——部分文章内容由AI生成，侵删——（内容如有错误，欢迎指正！）

每到年底盘点，不少企业的财务和管理者都会头疼：明明账面显示存货有几十万，实际盘点下来要么少了好几万的损耗，要么堆着一堆临期、过期卖不出去的呆滞货，白白占压资金不说，最后只能报废处理，平白损失大笔利润。存货管理看似是小事，实则直接影响企业的现金流和利润水平，据相关统计，国内中小微企业的存货损耗平均占营收的2%-5%，相当于每年白白损失几十万的利润。

一、常见的存货管理漏洞有哪些？

1. 入库环节管控缺失

很多企业入库只有仓管一个人负责，验收流于形式，要么是采购和仓管串通，虚报入库数量，把少送的货品算成足额入库，私吞差价；要么是质量检验不到位，把不合格的原材料、商品入库，后续无法投入生产或者销售，直接变成报废损耗。还有的企业入库单填写不规范，没有标注批次、生产日期，后续仓储环节无法执行先进先出，容易出现临期过期的问题。

2. 仓储环节管理混乱

不少企业的仓库堆放没有分类，高价值的货品和低值货品混放，容易出现失窃、损坏的问题；没有执行先进先出的要求，新入库的货先发，旧的货一直压在仓库底部，直到过期才发现；还有的企业没有余料退库制度，生产车间领用的原材料剩下的就放在车间，没人管控，要么丢失要么过期，损耗都算在企业头上。

3. 出库环节审批缺位

很多企业的出库没有严格的审批流程，生产车间随便就能领料，多领的原料没人追回；销售发货只要销售说一声就发，没有核对订单和收款情况，多发、错发的情况经常出现，最后损失都由企业承担；还有的企业样品、赠品领用不登记，员工随便拿，日积月累也是一笔不小的损耗。

4. 盘点环节走形式

不少企业的盘点只有仓管自己做，财务不监盘，盘亏盘盈随便找个理由就调账，差异原因根本没查清；有的企业半年甚至一年才盘一次，很多差异发生的时间太久，根本找不到责任人，最后只能企业自己承担损失；还有的企业账实差异长期挂账不处理，导致财务数据严重失真，影响管理者的经营决策。

二、存货管理漏洞带来的危害

1. 直接经济损失

不管是存货被盗、损坏、过期报废，还是多发错发，都会直接带来经济损失，不少企业每年的存货损耗就能达到十几万甚至几十万，直接吞噬利润。

2. 资金占压

存货积压会占压大量的流动资金，很多企业现金流紧张就是因为压了几十万甚至上百万的呆滞存货，钱变成了卖不出去的货，没钱采购、发工资，甚至会导致企业资金链断裂。

3. 财务数据失真

账实不符会导致财务报表的存货、成本数据不准，管理者根据错误的数据做决策，要么盲目采购导致积压更严重，要么库存不足错过销售机会，给企业带来更大的损失。

4. 滋生贪腐风险

如果入出库、盘点没有管控，采购、仓管很容易互相串通，私吞企业存货，或者虚报损耗占为己有，给企业带来更大的损失。

三、全流程管控方案，从根源解决存货问题

1. 入库环节：建立三方验收制度，从根源堵住漏洞

入库是存货管理的第一关，只要这一关把好，后续能减少80%的质量相关损耗。企业要建立采购、仓管、质检三方共同验收的制度，缺一不可：

• 核对单据：仓管首先要核对采购合同、供应商送货单、发票三者的货品名称、规格、数量、单价是否一致，不一致的直接拒收，通知采购对接供应商。
• 点数核验：按照货品价值确定抽验比例，A类高价值货品100%全点，B类中等价值抽验30%，C类低值货品抽验10%，如果抽验的时候发现数量缺少比例超过5%，要全部点数，按照实际数量入库。
• 质量检验：质检人员要按照合同约定的质量标准检验，不合格的货品直接拒收，开具拒收单，同步通知采购和财务，财务只有见到三方签字的合格入库单，才能给供应商打款。
• 入库单规范填写：入库单必须标注货品编码、名称、规格、批次、生产日期、有效期、数量、单价、供应商，三方签字确认，一式三份，仓管留一份，采购留一份，财务留一份做账。

字段名称	必填要求	填写说明
入库日期	是	填写实际入库的日期
供应商名称	是	填写送货的供应商全称
货品编码	是	企业内部统一的货品编码，便于台账管理
货品名称/规格型号	是	填写完整的名称和规格，避免混淆
生产日期/有效期	是	涉及保质期的货品必须填写
应收数量	是	采购合同约定的送货数量
实收数量	是	实际验收合格的数量
质量状态	是	标注合格/不合格，不合格的注明原因
采购签字	是	采购人员确认收货无误
仓管签字	是	仓管确认数量无误已经入库
质检签字	是	质检人员确认质量合格
备注	否	填写其他需要说明的情况

2. 仓储环节：分类管控+先进先出，减少积压和损耗

仓储环节的管控核心是降低损耗、避免积压，具体可以从以下几个方面入手：

• ABC分类管控：把所有存货按照价值和数量分为ABC三类：A类存货数量占总存货数量的20%，价值占总存货价值的80%，比如高价值的原材料、贵重的成品，要单独放在上锁的区域，安装监控，每周抽盘一次；B类存货数量占30%，价值占15%，放在普通仓储区域，每月抽盘一次；C类存货数量占50%，价值占5%，比如低值易耗品、包装材料，放在普通区域，季度抽盘即可。
• 严格执行先进先出：用色标管理或者批次管理的方法，比如每个月入库的货品贴对应颜色的标签，1月蓝色、2月绿色、3月黄色，发货的时候先发最早批次的标签的货品；如果用仓储管理系统的，可以设置批次管控，系统自动优先分配最早入库的货品，避免临期过期。
• 仓储环境定期检查：针对不同存货的存储要求做好管控，需要防潮的货品放置干燥剂，需要避光的放在阴凉仓库，易燃易爆的货品单独存放，每月做一次仓储安全检查，检查消防设施、防潮、防鼠等情况，记录检查结果，发现隐患及时整改。
• 余料退库制度：生产车间领用的原材料当天没有用完的，必须当天退回仓库，开具退料单，注明余料的名称、数量、状态，仓管核对无误后入库，不能放在车间无人管控，避免丢失或者浪费。

3. 出库环节：严格审批+双人核对，避免错发漏发

出库环节的管控核心是确保每一笔出库都有依据，不会出现私自拿货、错发漏发的问题：

• 所有出库必须有审批后的单据：生产领用要有生产部门出具的领料单，注明领用部门、用途、数量，部门负责人签字确认；销售出库要有销售部门的发货单，对应的销售订单、合同，财务核对已经收款或者符合赊销条件之后签字，仓管才能发货；样品、赠品领用也要填写领用单，部门负责人签字，财务后续做对应费用处理。
• 双人核对发货：仓管发货的时候要有另一个人复核，核对货品的名称、规格、数量、批次和出库单是否一致，确认无误后两人都在出库单上签字，留存底单，避免错发漏发。
• 出库单一式三份：仓管留一份，领用部门/销售部门留一份，财务留一份做账，确保财务账和仓库台账的出库记录一致。

4. 盘点环节：定期盘点+差异溯源，确保账实相符

盘点是检验存货管理效果的核心手段，绝对不能走形式：

• 建立定期盘点+突击盘点结合的制度：每月底做月度抽盘，A类货品100%盘点，B类抽30%，C类抽10%；每年6月底和12月底做两次全面盘点，所有存货全部清点，盘点的时候必须有财务人员在场监盘，不能只让仓管自己盘点；每季度做一次突击盘点，不提前通知仓管，直接去仓库盘点，避免仓管提前掩盖漏洞。
• 差异必须溯源：盘点后要制作盘点差异表，每一笔盘亏盘盈都要找到具体原因，不能随便调账：如果是记账错误导致的差异，调整仓库台账和财务账即可；如果是正常的自然损耗，比如散装原料的挥发、称重的误差，要出具损耗说明，负责人签字后财务做费用处理；如果是人为原因导致的丢失、损坏，要找到责任人，由责任人赔偿；如果是被盗等非正常损失，要报警处理，损失计入营业外支出。

字段名称	必填要求	填写说明
货品编码/名称/规格	是	对应有差异的货品信息
账面数量/金额	是	财务账上的数量和金额
实际盘点数量/金额	是	实际盘点的数量和金额
差异数量/金额	是	盘盈为正，盘亏为负
差异原因	是	详细说明差异产生的原因
处理意见	是	比如调账、责任人赔偿、计入损耗等
责任人签字	是	对应责任人确认
财务负责人签字	是	财务确认处理方案符合要求
总经理签字	是	管理层审批同意

四、常见存货场景的账务处理实操

很多财务人员遇到存货损耗、盘亏盘盈的时候不知道怎么做账，下面给大家梳理常见场景的正确分录：

1. 正常自然损耗的账务处理

举例：企业盘点的时候发现原材料盘亏10公斤，单价10元，合计100元，属于存储过程中的正常挥发损耗，经过审批后计入管理费用。 （1）批准前，调整账面数，确保账实一致：

借：待处理财产损溢 100
贷：原材料 100

注意：正常自然损耗的进项税额可以正常抵扣，不需要做进项税额转出。 （2）批准后，结转损益：

借：管理费用-存货损耗 100
贷：待处理财产损溢 100

2. 人为原因导致损耗的账务处理

举例：仓管管理不当，丢失价值200元的原材料，经过管理层审批，由仓管全额赔偿，对应的进项税额需要转出。 （1）批准前：

借：待处理财产损溢 226
贷：原材料 200
应交税费-应交增值税（进项税额转出）26

（2）批准后，确认应收赔偿：

借：其他应收款-XX（仓管姓名） 226
贷：待处理财产损溢 226

（3）收到仓管的赔偿款时：

借：库存现金/银行存款 226
贷：其他应收款-XX（仓管姓名） 226

3. 临期存货降价处理的账务处理

举例：企业有一批成本10000元的库存商品临近保质期，为了避免报废，降价以8000元的不含税价格卖出，货款已经收到。 （1）确认销售收入：

借：银行存款 9040
贷：主营业务收入 8000
应交税费-应交增值税（销项税额）1040

（2）结转销售成本：

借：主营业务成本 10000
贷：库存商品 10000

4. 存货过期报废的账务处理

举例：一批价值5000元的库存商品过期，无法销售，也没有残值，经过审批后做报废处理。 （1）批准前：

借：待处理财产损溢 5650
贷：库存商品 5000
应交税费-应交增值税（进项税额转出）650

（2）批准后结转：

借：营业外支出-存货报废损失 5650
贷：待处理财产损溢 5650

五、降低存货积压的实用技巧

除了前面的全流程管控，想要降低存货积压，释放流动资金，还要做好以下两点：

1. 建立安全库存预警机制

针对每一个货品设置最高库存和最低库存：最低库存是满足7-14天的生产、销售需求的最低保有量，避免缺货错过销售机会；最高库存是不超过30天的生产、销售需求量，避免积压占压资金。如果用仓储管理系统，可以设置自动预警，当库存低于最低值的时候自动提醒采购补货，高于最高值的时候提醒采购停止采购，销售部门针对性做促销。没有系统的企业可以在手工台账上标注每个货品的安全库存区间，每次登记出入库的时候核对，达到预警值及时通知相关部门。

2. 呆滞存货定期清理

每季度做一次呆滞存货梳理，凡是连续6个月没有出入库记录的存货就算呆滞存货，建立呆滞存货清单，分类处理：能退回供应商的协商退换货，能降价销售的做促销活动快速清理，能用于其他生产的改造成其他产品，完全没有利用价值的及时报废处理，不要一直放在仓库占位置，还占压资金。

我们之前接触过一家做食品商贸的企业，之前存货管理非常混乱，每年的存货损耗就有12万，积压的呆滞存货有60多万，占压了企业一半的流动资金，后来按照上面说的方法整改，建立了全流程的管控制度，每季度清理呆滞存货，一年下来，存货损耗降到了1.8万，呆滞存货清理了85%，释放了50多万的流动资金，库存周转率提升了62%，利润直接增加了近20万。

最后总结：存货管理不是某一个部门的事，需要采购、仓管、销售、财务多个部门配合，只要把全流程的管控做到位，就能大幅降低存货损耗，减少库存积压，不仅能直接提升企业的利润，还能释放大量的流动资金，帮助企业更好的发展。

——部分文章内容由AI生成，侵删——（内容如有错误，欢迎指正！）