发票作为企业经济活动中的重要凭证，其管理工作对于财务人员而言意义重大。以下将从发票的开具、取得、保管和使用等多个关键方面，为广大财务工作者详细揭秘发票管理知识。
一、发票开具
开具主体 发票的开具主体通常是销售商品、提供服务以及从事其他经营活动的单位和个人。当对外发生经营业务收取款项时，收款方应当向付款方开具发票；特殊情况下，由付款方向收款方开具发票，比如收购单位和扣缴义务人支付个人款项时。
开具要求 （1）内容真实完整。发票上的所有项目，包括购买方信息、销售方信息、货物或应税劳务名称、金额、税率、税额等，都必须如实填写，不得虚假。例如，销售货物的名称必须准确反映实际销售的商品，不能随意简写或更改。 （2）字迹清楚，不得压线、错格。发票打印的字迹要清晰可辨，尤其是金额、税额等关键数字，不能出现模糊不清的情况。同时，发票上的各个栏目要打印在正确的位置，不能压线或错格，否则可能导致发票无效。 （3）按照规定的时限开具。财务人员应严格按照相关税收法规规定的时限开具发票。如采用预收货款、托收承付、委托银行收款结算方式的，为货物发出的当天开具发票；采用赊销、分期付款结算方式的，为合同约定的收款日期的当天开具发票等。
发票种类选择 不同的业务场景需要选择合适的发票种类。常见的发票种类有增值税专用发票和增值税普通发票。增值税专用发票主要用于一般纳税人之间的交易，购买方取得后可以用于抵扣进项税额；而增值税普通发票则适用于各种类型的纳税人交易，一般不能用于抵扣（除特殊规定外，如农产品收购发票、通行费电子普通发票等）。例如，企业销售一批货物给另一家一般纳税人企业，且对方要求抵扣进项税额，此时就应开具增值税专用发票；若销售给小规模纳税人或消费者个人，则开具增值税普通发票即可。
二、发票取得
合法性审核 财务人员在取得发票时，首先要对发票的合法性进行审核。检查发票是否由税务机关统一监制，发票上是否有税务监制章。同时，要查看发票的格式是否符合规定，是否为最新版本的发票。例如，自2018年1月1日起，增值税普通发票（折叠票）的发票代码调整为12位，若取得的发票代码仍为10位，则可能是旧版发票或不合法发票。
票面信息审核 仔细审核发票的票面信息，确保与实际业务相符。购买方信息方面，要检查企业名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等是否准确无误。销售方信息同理。对于货物或应税劳务名称，要与实际采购的内容一致，不能出现货不对票的情况。比如，企业采购的是办公用品，但发票上开具的是食品，这显然不符合要求。金额、税率、税额等计算要准确，发票上的价税合计金额应与实际支付金额相符。
特殊发票审核 对于一些特殊发票，如农产品收购发票、海关进口增值税专用缴款书等，审核要求更为严格。以农产品收购发票为例，收购方必须是经税务机关批准的具有收购农产品资格的企业，且发票上的收购对象必须是农业生产者个人，同时要准确填写农产品的名称、数量、单价等信息。海关进口增值税专用缴款书则要与报关单等相关进口资料核对一致，确保进口业务的真实性和发票的合规性。
三、发票保管
存放要求 发票的存放要有专门的场所，应保持干燥、通风，避免受潮、霉变或虫蛀。可以使用专门的发票存放柜或文件柜，并按照发票种类、号码顺序进行存放，便于查找和管理。对于已开具的发票存根联和发票登记簿，应当保存5年，保存期满，报经税务机关查验后销毁。未开具的空白发票也要妥善保管，防止丢失或被盗。
安全措施 为防止发票被盗、丢失，企业应加强安全防范措施。安装必要的防盗门窗、监控设备等，限制无关人员进入发票存放场所。同时，要制定严格的发票管理制度，明确发票保管人员的职责，确保发票保管工作的安全、有序进行。一旦发生发票丢失的情况，应立即按照规定向税务机关报告，并登报声明作废，以减少可能的风险。
电子发票保管 随着电子发票的广泛应用，其保管方式也有所不同。电子发票以电子数据形式存在，企业应建立电子发票存储系统，定期对电子发票数据进行备份，防止数据丢失。同时，要确保电子发票的存储安全，设置访问权限，防止数据泄露。对于电子发票的打印件，也应按照纸质发票的要求进行妥善保管。
四、发票使用
不得转借、转让、代开发票 发票是企业之间经济往来的重要凭证，具有特定的指向性。财务人员必须严格遵守规定，不得将本企业的发票转借、转让给其他单位或个人使用，也不得为他人代开发票。代开发票属于严重的违法行为，不仅会给企业带来巨大的税务风险，相关责任人还可能面临法律制裁。例如，一些不法分子通过代开发票获取非法利益，一旦被税务机关查处，代开方和受票方都将受到严厉处罚。
不得虚开发票 虚开发票是指在没有真实交易的情况下开具发票，或者开具与实际交易不符的发票。虚开发票的行为严重扰乱了税收征管秩序，损害了国家利益。财务人员要坚决抵制虚开发票行为，确保企业的发票使用真实、合规。虚开发票包括为他人虚开、为自己虚开、让他人为自己虚开、介绍他人虚开等多种形式。例如，企业为了增加成本、减少利润，在没有实际采购货物的情况下，让其他企业为自己开具发票，这就是典型的虚开发票行为。
正确使用发票进行财务核算 发票是企业进行财务核算的重要原始凭证。财务人员要根据发票的内容，准确进行账务处理。例如，取得的增值税专用发票，在认证通过后，应将进项税额计入“应交税费 - 应交增值税（进项税额）”科目；而取得的普通发票，则应将价税合计金额全部计入相关成本或费用科目。同时，要按照会计制度和税收法规的要求，对发票进行分类整理，装订成册，作为会计档案妥善保存，以便日后查阅和审计。
五、发票风险及防范
发票风险类型 （1）税务风险。如发票开具不合规，导致购买方不能抵扣进项税额，销售方可能面临税务机关的处罚；取得虚开发票，企业不仅不能抵扣进项税额，还可能被认定为偷税，面临补税、罚款、加收滞纳金等风险。 （2）法律风险。虚开发票、转借转让发票等违法行为，情节严重的可能触犯刑法，相关责任人将面临刑事处罚。 （3）财务风险。发票管理不善，可能导致企业财务数据失真，影响企业的财务决策和经营管理。例如，发票丢失或损坏，可能影响成本核算和费用报销的准确性。
风险防范措施 （1）加强培训。定期组织财务人员参加发票管理知识培训，及时了解税收法规的变化，提高财务人员的业务水平和风险意识。例如，税务机关经常会发布关于发票管理的新政策、新要求，企业应及时组织学习，确保财务人员能够准确掌握和运用。 （2）建立健全发票管理制度。明确发票开具、取得、保管、使用等各环节的操作流程和责任人员，加强内部监督和审核。例如，设立发票开具审核岗位，对拟开具的发票进行二次审核，确保发票内容准确无误。 （3）加强与税务机关的沟通。及时向税务机关咨询发票管理方面的问题，遇到特殊情况或不确定的业务，提前与税务机关沟通，避免因理解偏差导致的风险。同时，积极配合税务机关的发票检查工作，如实提供相关资料，发现问题及时整改。
总之，发票管理是财务工作中的一项重要内容，财务人员必须全面掌握发票管理知识，严格按照规定进行操作，有效防范发票风险，为企业的健康发展提供有力保障。