一、发票的基本概念
发票是指一切单位和个人在购销商品、提供或接受服务以及从事其他经营活动中，所开具和收取的业务凭证，是会计核算的原始依据，也是审计机关、税务机关执法检查的重要依据。简单来说，发票就是记录企业经济活动的一种书面证明。
发票分为很多种类，常见的有增值税专用发票和增值税普通发票。增值税专用发票是由国家税务总局监制设计印制的，只限于增值税一般纳税人领购使用的，既作为纳税人反映经济活动中的重要会计凭证又是兼记销货方纳税义务和购货方进项税额的合法证明；而增值税普通发票则是将除商业零售以外的增值税一般纳税人纳入增值税防伪税控系统开具和管理，一般纳税人可以使用同一套增值税防伪税控系统开具增值税专用发票、增值税普通发票等，俗称“一机多票”。小规模纳税人通常开具增值税普通发票，但在一些特定情况下也可以申请代开增值税专用发票。
二、发票的开具
- 开具要求
发票开具必须符合相关法律法规的规定。首先，发票的内容要真实、完整。这意味着开票方需要如实填写购买方信息、销售货物或提供服务的名称、数量、金额等内容，不得虚开或开具与实际业务不符的发票。例如，企业销售的是电脑，就不能在发票上写成打印机。
其次，发票的字迹要清楚，不得压线、错格。特别是增值税专用发票，其密码区的内容至关重要，如果压线或错格可能导致受票方无法正常认证抵扣。
再者，发票要按照规定的时限开具。一般来说，企业应该在发生经营业务确认营业收入时开具发票。比如，企业与客户签订了销售合同，当货物发出并符合收入确认条件时，就应及时开具发票。
- 开具流程
以增值税发票为例，首先开票方需要在税务机关进行发票票种核定，确定可以开具的发票类型及数量。然后，企业要购买税控设备，如金税盘或税控盘，并安装相应的开票软件。
在开票时，登录开票软件，依次填写购买方信息，包括名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等；接着填写销售货物或服务信息，如名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、税率等；最后核对无误后，点击开具并打印发票。
如果是代开发票，比如小规模纳税人需要代开增值税专用发票，可前往当地税务机关办税服务厅，提交相关资料，如代开增值税专用发票缴纳税款申报单、加载统一社会信用代码的营业执照（或税务登记证或组织机构代码证）、经办人身份证件及复印件等，经税务机关审核通过后，缴纳相应税款，即可代开出发票。
三、发票的取得
- 取得发票的注意事项
企业在取得发票时，要严格审核发票的真实性和合规性。首先，检查发票的基本信息是否正确。购买方信息应与本企业信息一致，包括企业名称、纳税人识别号等，任何一项错误都可能导致发票无法正常使用。例如，纳税人识别号错误可能导致发票无法认证，企业无法抵扣进项税额。
其次，查看发票内容是否与实际业务相符。要核对货物或服务的名称、规格型号、数量、金额等是否与实际交易情况一致。如果企业实际购买的是办公用品，但发票上开具的却是食品，这显然是不符合规定的发票，不得用于财务报销和税务处理。
再者，关注发票的格式是否规范。发票应加盖发票专用章，且印章清晰、完整。如果发票未加盖发票专用章或者加盖的印章不符合规定，如加盖了财务专用章等，该发票也是无效的。
- 特殊情况的发票取得
在一些特殊业务场景下，发票的取得有特殊要求。比如企业接受个人提供的服务，当个人应税销售额超过增值税起征点时，个人应到税务机关代开发票给企业。企业取得该代开发票时，除了审核上述基本内容外，还需注意代开发票上的备注栏信息是否齐全，如提供建筑服务时，备注栏应注明建筑服务发生地县（市、区）名称及项目名称。
又如企业发生跨境业务，从境外取得的发票或者具有发票性质的收款凭证、相关税费缴纳凭证等，企业应确保其真实性和合法性。税务机关在纳税审查时有疑义的，可以要求其提供境外公证机构或者注册会计师的确认证明，经税务机关审核认可后，方可作为记账核算的凭证。
四、发票的保管
- 保管期限
根据相关规定，已开具的发票存根联和发票登记簿，应当保存 5 年。保存期满，报经税务机关查验后销毁。这里需要注意的是，必须严格按照规定的期限保存，不得擅自提前销毁，否则可能面临税务机关的处罚。例如，企业如果在保存期未满 5 年就销毁发票存根联，税务机关发现后可能会责令其限期改正，并可以处以罚款。
- 保管方式
企业应设立专门的场所或设备来保管发票。发票存根联和发票登记簿应存放于安全、干燥、防火、防潮的地方，避免发票因受潮、火灾等原因损坏或丢失。同时，要建立健全发票保管制度，指定专人负责发票的保管工作，对发票的入库、出库、使用等情况进行详细记录。例如，每次使用发票时，都要登记领用日期、领用数量、发票号码等信息，以便日后查询和管理。
对于作废发票，也要妥善保管。作废发票应在发票上注明“作废”字样，并全联次留存。如果是电子发票，同样需要按照规定进行作废处理，并保存相关电子数据。
五、发票的使用
- 发票在财务核算中的作用
发票是企业进行财务核算的重要原始凭证。企业发生的各项成本、费用等支出，只有取得合法有效的发票，才能在企业所得税前进行扣除。例如，企业购买办公用品取得了合规发票，在进行账务处理时，可借记“管理费用 - 办公费”，贷记“银行存款”等科目，该发票就是证明该项费用支出真实性和合法性的重要依据。
同时，对于增值税一般纳税人而言，取得的增值税专用发票还可以用于抵扣进项税额，从而减少企业应缴纳的增值税额。例如，企业购进一批货物，取得增值税专用发票，发票上注明的进项税额为 1000 元，在计算增值税时，这 1000 元的进项税额可以从当期销项税额中抵扣。
- 发票使用的风险及防范
发票使用过程中存在诸多风险。虚开发票就是一种严重的违法行为，不仅会导致企业面临税务处罚，情节严重的还可能涉及刑事犯罪。企业要严格遵守发票使用规定，杜绝虚开发票行为。例如，企业不能为了少缴税款而让他人为自己虚开增值税专用发票用于抵扣进项税额。
另外，发票丢失也是常见的风险之一。一旦发票丢失，企业应及时按照规定办理挂失等相关手续。如果丢失的是增值税专用发票，还需要根据不同情况进行相应处理。比如，同时丢失已开具增值税专用发票的发票联和抵扣联，可凭加盖销售方发票专用章的相应发票记账联复印件，作为增值税进项税额的抵扣凭证、退税凭证或记账凭证。
总之，发票管理对于企业财务工作至关重要。财务小白们只有全面掌握发票管理知识，从发票的开具、取得、保管到使用等各个环节严格把关，才能更好地适应财务工作，为企业的财务管理提供有力保障，避免因发票问题给企业带来不必要的风险和损失。随着经济的发展和税收政策的不断调整，发票管理的要求也在不断变化，财务人员需要持续学习，及时掌握最新的发票管理知识和规定，确保企业财务工作的合规、有序进行。
