一、引言
发票作为企业经济活动中的重要原始凭证，其管理的规范性直接关系到企业财务信息的真实性、准确性以及税务合规性。有效的发票管理不仅能够帮助企业规避财务风险，还能为企业的稳定发展提供有力支持。然而，在实际操作中，发票管理涉及众多环节和细节，容易出现各种问题。因此，深入了解发票管理的注意事项，对企业财务工作意义重大。
二、发票开具的注意事项
（一）开票信息的准确性
- 购买方信息 在开具发票时，务必准确填写购买方的名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等信息。以增值税专用发票为例，如果购买方信息填写错误，可能导致购买方无法正常认证抵扣，从而引发双方的财务纠纷。例如，某企业在开具发票时，将购买方纳税人识别号中的一位数字写错，购买方在进行发票认证时，系统提示信息不符，无法完成认证。这不仅影响了购买方的进项税额抵扣，还需要双方沟通协调，重新开具发票，浪费了大量的时间和精力。
- 销售方信息 销售方同样要确保自身信息填写准确无误。包括企业名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等。这些信息应与税务登记信息一致，否则可能被认定为不合规发票。比如，企业在办理了地址变更后，未及时在开票系统中更新地址信息，开具出的发票地址与实际不符，这可能会给购买方带来疑虑，也不符合发票管理规定。
（二）发票内容的真实性与完整性
- 商品或服务名称 发票上填写的商品或服务名称必须真实反映实际交易内容。不能使用模糊、笼统的名称，如“办公用品”“礼品”等，而应具体到商品的规格、型号、数量等。若确实需要开具汇总发票，则应同时附上销售清单，清单应通过税控系统开具，并加盖发票专用章。例如，企业购买了一批不同规格的打印纸，发票上应详细列出每种规格打印纸的名称、数量、单价等信息，若开具为“办公用品”，则需附上清单。
- 金额与税额 发票上的金额和税额计算必须准确。税额应按照适用税率或征收率正确计算，价税合计应与实际交易金额相符。对于一些涉及折扣、折让的交易，发票开具应符合相关规定。比如，企业销售商品给予购买方折扣，应在同一张发票上分别注明销售额和折扣额，以折扣后的销售额为计税依据；若将折扣额另开发票，则不得从销售额中减除折扣额。
（三）开票时间的及时性
企业应在发生经营业务确认营业收入时开具发票。不得提前或滞后开具发票。提前开具发票可能导致企业提前确认收入，增加当期税负；滞后开具发票则可能引发税务风险，被认定为未按规定开具发票。例如，某建筑企业与客户签订了一项工程合同，工程完工并验收合格后，企业因各种原因未及时开具发票，客户也未及时付款。后来税务机关检查时，发现该笔业务未及时开票，要求企业补缴税款并加收滞纳金。
三、发票取得的注意事项
（一）审核发票的真实性
- 发票的基本要素 取得发票时，首先要审核发票的基本要素是否齐全，包括发票的名称、发票代码和号码、联次及用途、开票日期、购买方信息、销售方信息、金额和税额、发票专用章等。任何要素缺失或不清晰，都可能影响发票的有效性。例如，发票上的发票专用章加盖不清晰或未加盖，该发票可能被视为无效发票。
- 发票的真伪查询 为确保发票的真实性，企业可通过税务机关提供的发票查验平台进行发票真伪查询。目前，国家税务总局全国增值税发票查验平台可以查询增值税专用发票、增值税普通发票、机动车销售统一发票、二手车销售统一发票等。在查询时，需输入发票代码、发票号码、开票日期、开具金额（不含税）等信息。若查询结果显示不一致或查无此票，则该发票可能存在问题。例如，某企业收到一张增值税普通发票，通过查验平台查询发现，发票号码与开票日期等信息不匹配，经进一步核实，该发票为假发票。
（二）审核发票的合规性
- 发票类型的适用 不同的业务场景应取得相应类型的发票。例如，购买货物应取得增值税专用发票或增值税普通发票；支付运输费用应取得货物运输业增值税专用发票；支付餐饮服务费用应取得增值税普通发票等。若取得的发票类型错误，可能无法在企业所得税前扣除。比如，企业支付餐饮费用取得了增值税专用发票，虽然发票本身真实有效，但根据规定，餐饮服务的进项税额不得从销项税额中抵扣，且该发票也不能作为企业所得税前扣除的合规凭证。
- 发票备注栏的填写 部分发票的备注栏有特定的填写要求。如提供建筑服务，发票的备注栏应注明建筑服务发生地县（市、区）名称及项目名称；销售不动产，发票的备注栏应注明不动产的详细地址；出租不动产，发票的备注栏应注明不动产的详细地址等。若备注栏未按规定填写，该发票可能被视为不合规发票，不得作为计税、退税、抵免等的凭证。例如，某建筑企业取得一张建筑服务发票，备注栏未注明建筑服务发生地及项目名称，在企业所得税汇算清缴时，该发票对应的支出不得在税前扣除。
（三）及时取得发票
企业应及时取得与经济业务相关的发票。对于一些费用类支出，如差旅费、办公用品采购等，应在业务发生后尽快取得发票，并按规定进行报销。若发票取得不及时，可能导致费用跨期，影响企业财务核算的准确性和税务处理的合规性。例如，某企业员工在年底出差，次年年初才将相关发票报销，由于费用跨期，在企业所得税汇算清缴时，需要对该笔费用进行纳税调整。
四、发票保管的注意事项
（一）发票的存放与保管
- 存放地点 企业应设立专门的发票存放地点，确保发票存放安全。存放地点应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件，避免发票因自然因素或人为因素受损。例如，将发票存放在潮湿的环境中，可能导致发票纸张发霉、字迹模糊，影响发票的使用和存档。
- 存放方式 发票应按照发票种类、号码顺序进行存放，并建立相应的发票登记簿。发票登记簿应详细记录发票的领购日期、发票代码、发票号码、开具日期、金额、税额、购买方等信息，以便于查询和管理。同时，对于作废发票和红字发票，应与正常发票分开存放，并在发票登记簿中注明作废或红字的原因。
（二）发票保管期限
根据相关规定，已开具的发票存根联和发票登记簿，应当保存5年。保存期满，报经税务机关查验后销毁。未按规定保管发票存根联和发票登记簿的，可能面临税务机关的处罚。例如，某企业在发票保管期限未满的情况下，擅自销毁了部分发票存根联，被税务机关发现后，责令其限期改正，并给予了相应的罚款。
（三）电子发票的保管
随着电子发票的广泛应用，电子发票的保管也成为企业发票管理的重要内容。企业应建立电子发票的存储系统，确保电子发票的真实性、完整性和安全性。电子发票可以以电子形式存储，也可以打印成纸质形式与相关的报销凭证一并保存。无论采用哪种方式，都应保证电子发票的可查询、可打印。同时，对于电子发票的存储介质，应定期进行备份，防止数据丢失。例如，某企业仅将电子发票以电子形式存储在本地电脑中，未进行备份，后来电脑出现故障，导致部分电子发票数据丢失，给企业带来了不便。
五、发票认证的注意事项
（一）认证期限
增值税一般纳税人取得的增值税专用发票、机动车销售统一发票等，应在规定的认证期限内进行认证。目前，增值税一般纳税人取得2017年1月1日及以后开具的增值税专用发票、海关进口增值税专用缴款书、机动车销售统一发票、收费公路通行费增值税电子普通发票，取消认证确认、稽核比对、申报抵扣的期限。但对于2016年12月31日及以前开具的增值税专用发票等，仍需按照原规定在180日内进行认证。企业应关注发票认证期限的变化，避免因逾期未认证而无法抵扣进项税额。例如，某企业取得一张2016年11月开具的增值税专用发票，由于财务人员疏忽，未在180日内进行认证，导致该发票对应的进项税额无法抵扣，增加了企业的税负。
（二）认证方式
目前，增值税发票认证主要有网上认证、自助办税终端认证和办税服务厅认证等方式。网上认证是最为便捷的方式，企业可通过增值税发票选择确认平台，在规定的申报期内，对取得的增值税专用发票进行勾选确认。自助办税终端认证和办税服务厅认证则需要企业携带发票到税务机关指定地点进行认证。企业应根据自身实际情况，选择合适的认证方式，并确保认证操作的准确性。例如，企业在进行网上认证时，由于操作失误，误将不应抵扣的发票进行了勾选确认，可能导致税务风险。
（三）认证结果处理
认证通过的发票，企业应及时进行账务处理，将进项税额计入相关科目。若认证结果为不符、密文有误等，企业应及时查明原因，并按照税务机关的要求进行处理。对于无法认证的发票，应及时与销售方联系，要求重新开具。例如，某企业取得一张增值税专用发票，认证时显示密文有误，经与销售方沟通，发现是开票过程中系统故障导致密文错误，销售方重新开具了发票，企业重新进行认证并抵扣了进项税额。
六、发票风险及应对措施
（一）发票虚开风险
- 风险表现 发票虚开是指在没有真实交易的情况下开具发票，或者开具与实际交易不符的发票。发票虚开不仅会给国家税收造成损失，也会给企业带来严重的法律风险。例如，一些不法分子通过注册空壳公司，对外虚开增值税专用发票，收取开票手续费。而接受虚开发票的企业，可能会因抵扣虚开的进项税额，面临补缴税款、加收滞纳金、罚款等处罚，情节严重的，还可能承担刑事责任。
- 应对措施 企业应加强对交易对手的背景调查，核实其经营状况、纳税信用等情况。在交易过程中，要确保资金流、货物流和发票流一致。同时，建立健全内部发票管理制度，加强对发票开具、取得等环节的审核，发现异常情况及时进行核实和处理。例如，企业在与新的供应商合作前，通过国家企业信用信息公示系统等渠道查询其注册信息、经营范围、经营状态等，避免与存在异常的企业发生交易。
（二）发票丢失风险
- 风险表现 发票丢失可能导致企业无法正常进行账务处理和税务申报，给企业带来不便。同时，丢失发票也可能引发税务风险，如被税务机关认定为未按规定保管发票。例如，企业财务人员在邮寄发票过程中，因快递公司失误导致发票丢失，影响了购买方的认证抵扣和企业的收入确认。
- 应对措施 企业应建立发票丢失应急预案，一旦发生发票丢失情况，及时按照规定向税务机关报告，并登报声明作废。对于丢失的增值税专用发票，可按照相关规定，由销售方提供相应的记账联复印件，并由销售方主管税务机关出具《丢失增值税专用发票已报税证明单》，购买方凭此作为增值税进项税额的抵扣凭证。对于其他发票，也应按照税务机关的要求提供相关证明材料，尽量减少因发票丢失带来的损失。
七、结论
发票管理贯穿于企业经济活动的全过程，是企业财务管理的重要组成部分。企业财务人员应充分认识发票管理的重要性，严格遵守发票管理的相关规定，从发票开具、取得、保管、认证等各个环节入手，加强管理，防范发票风险。只有这样，才能为企业财务工作保驾护航，确保企业的健康、稳定发展。同时，随着税收政策的不断调整和发票管理技术的不断创新，企业财务人员应持续学习，及时掌握最新的发票管理知识和技能，更好地适应企业发展的需要。