一、引言
发票，作为企业经济往来的重要商事凭证，在企业财务管理体系中占据着举足轻重的地位。从财务核算的角度看，发票是记录企业经济业务发生的关键依据；从税务管理层面讲，它又是税务机关进行税收征管的重要抓手。因此，对于财务人员而言，深入了解并熟练掌握发票管理的注意事项，是做好财务工作、防范税务风险的基础和前提。
二、发票开具的注意事项
开具信息的准确性 发票开具时，务必确保各项信息填写准确无误。以增值税专用发票为例，购买方的名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等信息必须与购买方提供的证照及相关资料严格一致。销售方信息同样要准确填写，包括企业全称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等。例如，若购买方名称中多一个字或少一个字，都可能导致发票无法正常认证抵扣。在实际工作中，有些财务人员由于疏忽，将购买方纳税人识别号中的字母与数字混淆，使得购买方在认证发票时遇到困难，进而影响到企业的成本核算和税务申报。
发票内容的真实性与完整性 发票内容应如实反映经济业务的实质。销售货物或提供应税劳务、服务的，必须按照实际交易内容填写。如销售的是电子产品，发票上的货物名称就不能写成“办公用品”。同时，发票的规格、数量、单价等栏次也需完整填写。对于提供服务类的业务，还应详细注明服务内容、服务起止时间等信息。若发票内容不真实或不完整，不仅不符合财务制度和税法规定，一旦被税务机关查处，企业将面临严重的税务处罚。比如，某企业为了虚增成本，在发票上填写虚假的货物名称和数量，最终被税务机关稽查，除了补缴税款、滞纳金外，还被处以高额罚款。
开具时间的及时性 企业应在发生经营业务确认营业收入时开具发票。根据不同的结算方式，发票开具时间也有相应规定。采取预收货款、托收承付、委托银行收款结算方式的，为货物发出的当天；采取赊销和分期收款结算方式的，为书面合同约定的收款日期的当天，无书面合同的或者书面合同没有约定收款日期的，为货物发出的当天；采取直接收款方式销售货物，不论货物是否发出，均为收到销售款或者取得索取销售款凭据的当天；采取其他结算方式的，为收讫销售款或者取得索取销售款凭据的当天。对于提供劳务、服务的，应在劳务、服务完成时开具发票。及时开具发票，一方面能准确反映企业的收入情况，保证财务数据的及时性和准确性；另一方面，也能避免因延迟开具发票而引发的税务风险。例如，某建筑企业在完成一项工程后，迟迟未给发包方开具发票，导致发包方无法及时将该笔支出计入成本，而建筑企业自身也因未及时确认收入，造成财务报表数据失真，同时还面临税务机关对其延迟确认收入、少缴税款的质疑。
发票专用章的正确使用 开具发票应当按照规定的时限、顺序、栏目，全部联次一次性如实开具，并加盖发票专用章。发票专用章的样式和尺寸有明确规定，企业应确保所使用的发票专用章符合要求。盖章位置要准确，一般应盖在发票右下角“销售方（章）”处。盖章要清晰，不能出现模糊不清或重叠的情况。需要注意的是，发票上不能加盖财务专用章或公章替代发票专用章。若发票专用章使用不当，发票将被视为无效发票。比如，某企业开具发票时，因发票专用章油墨不足，导致盖章模糊不清，购买方拒收发票，给企业带来不必要的麻烦。
三、发票审核的注意事项
- 形式审核 收到发票后，首先要进行形式审核。检查发票的基本要素是否齐全，包括发票代码、发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、项目名称、金额、税率、税额、发票专用章等。发票代码和发票号码是否清晰可辨，有无重复或错误。开票日期是否在合理区间内，避免取得过期或提前开具的发票。购买方和销售方信息是否与实际交易方一致，项目名称是否与经济业务相符。例如，若收到的发票上发票代码为12位，而当地正常发票代码应为10位，那么该发票很可能存在问题。又如，发票上购买方名称与实际交易中的购买方名称不一致，可能是开具错误或存在虚假交易。
- 内容审核 对发票内容的审核至关重要。审核发票上的金额计算是否正确，价税合计是否与实际交易金额相符。税率和税额的计算是否准确，不同的业务适用不同的税率，财务人员必须熟悉各类业务的税率规定。如销售货物一般适用13%的税率（特定货物适用9%或0%税率），提供现代服务业服务一般适用6%的税率等。检查发票上的项目内容是否详细、真实，有无模糊不清或故意隐瞒关键信息的情况。对于服务类发票，要审核服务内容、服务期限等是否与合同约定一致。比如，某企业收到一张咨询服务发票，发票上仅注明“咨询费”，未详细说明咨询的具体内容，这种发票不符合审核要求，财务人员应要求对方重新开具详细的发票。
- 发票真伪审核 为防止收到假发票，财务人员必须进行发票真伪审核。目前，各地税务机关都提供了多种发票真伪查询途径，常见的有通过当地税务机关官网的发票查询平台、12366纳税服务热线、手机APP等方式进行查询。在查询时，需输入发票代码、发票号码、开票日期、金额等相关信息。若查询结果显示发票信息与票面信息不一致，或者无法查询到相关发票信息，则该发票很可能是假发票。另外，通过观察发票的纸张质地、水印、防伪油墨等特征也可初步判断发票真伪。例如，真发票纸张质地较好，有一定韧性，水印清晰且具有立体感；而假发票纸张可能较薄、粗糙，水印模糊。但这种方法仅能作为辅助判断，最终还需通过官方查询渠道进行确认。例如，某企业财务人员收到一张发票，通过观察纸张和水印感觉有些异样，经在税务机关官网查询，发现该发票为假发票，及时避免了企业的经济损失。
四、发票保管的注意事项
- 空白发票的保管 空白发票是企业重要的财务票据，应妥善保管。企业应设立专门的发票存放场所，确保存放环境安全、干燥，避免发票受潮、发霉或被虫蛀。存放场所要具备防火、防盗设施，可使用保险柜或专用的发票存放柜。同时，要建立空白发票领用制度，详细记录空白发票的购入、领用、结存情况。领用空白发票时，必须由专人负责签字领取，明确责任。对于作废的空白发票，要在发票上加盖“作废”戳记，并与正常空白发票一同妥善保管，不得随意丢弃。例如，某企业因保管不善，空白发票被雨水淋湿，导致部分发票无法使用，不仅造成了浪费，还可能影响企业的正常经营开票。
- 已开具发票的保管 已开具的发票存根联和发票登记簿，应当保存5年。保存期满，报经税务机关查验后销毁。在保存期间，要保证发票存根联和发票登记簿的完整性，不得擅自损毁。已开具发票应按照发票号码顺序装订成册，以便查阅和管理。同时，要将发票与相关的记账凭证、合同等资料一并妥善保存，形成完整的财务档案。这样在税务机关进行检查或企业自身进行财务审计时，能够快速提供相关资料，证明经济业务的真实性和合法性。例如，某企业在税务检查时，因无法提供完整的已开具发票存根联，被税务机关责令限期整改，并面临一定的处罚。
- 电子发票的保管 随着电子发票的广泛应用，电子发票的保管也成为财务工作的重要内容。企业应建立电子发票存储制度，将电子发票以电子文档的形式进行存储，可使用专门的财务软件或云存储平台。存储的电子发票要按照一定的规则进行分类整理，方便查找和使用。同时，为防止电子发票数据丢失或损坏，要定期进行备份，备份数据可存储在不同的介质上，如移动硬盘、光盘等。对于电子发票的打印件，同样要进行妥善保管，与电子发票数据相互对应。例如，某企业仅保存了电子发票的打印件，而未对电子发票数据进行有效存储和备份，导致在进行财务数据迁移时，部分电子发票数据丢失，给企业财务核算带来困难。
五、发票作废的注意事项
- 作废条件的严格界定 发票作废必须符合规定的条件。一般来说，同时具有下列情形的，才能作废发票：收到退回的发票联、抵扣联时间未超过销售方开票当月；销售方未抄税并且未记账；购买方未认证或者认证结果为“纳税人识别号认证不符”“专用发票代码、号码认证不符”。对于不符合上述条件的发票，不得随意作废。例如，若发票已跨月，即使购买方将发票退回，也不能直接作废，而应通过开具红字发票的方式进行处理。若企业违规作废发票，可能会被税务机关认定为虚假作废，从而面临税务风险。比如，某企业为了少缴税款，在发票已跨月且购买方已认证抵扣的情况下，仍将发票作废，最终被税务机关查处，除了补缴税款、滞纳金外，还被处以罚款。
- 作废操作的规范执行 若发票符合作废条件，在作废发票时，应在纸质发票（含未打印的发票）各联次上注明“作废”字样，并全联次留存。对于电子发票，应在开票系统中进行作废操作，确保电子信息与纸质发票状态一致。作废发票要妥善保管，以备税务机关检查。同时，要在发票登记簿上详细记录发票作废的原因、日期、发票号码等信息。例如，某企业在作废发票时，仅在发票联上注明“作废”字样，而未在其他联次上注明，导致发票联次状态不一致，给企业财务核算和税务管理带来隐患。
六、发票丢失的处理注意事项
- 丢失空白发票的处理 企业发生空白发票丢失情形时，应当于发现丢失当日书面报告税务机关，并登报声明作废。在向税务机关报告时，要提供发票丢失的情况说明，包括丢失发票的种类、发票代码、发票号码、丢失份数等信息。登报声明作废应选择税务机关认可的报刊，声明内容应包含发票丢失的相关信息。同时，企业要积极配合税务机关的调查和处理，可能会面临一定的罚款。例如，某企业丢失了一本空白增值税专用发票，及时向税务机关报告并登报声明作废，但仍因发票保管不善，被税务机关处以一定金额的罚款。
- 丢失已开具专用发票的处理 若丢失已开具的增值税专用发票，根据不同情况有不同的处理方式。如果丢失前已认证相符的，购买方可凭销售方提供的相应专用发票记账联复印件及销售方主管税务机关出具的《丢失增值税专用发票已报税证明单》，作为增值税进项税额的抵扣凭证；如果丢失前未认证的，购买方凭销售方提供的相应专用发票记账联复印件进行认证，认证相符的可凭专用发票记账联复印件及销售方主管税务机关出具的《丢失增值税专用发票已报税证明单》，作为增值税进项税额的抵扣凭证。销售方在提供相关资料时，要确保资料的真实性和完整性。例如，某企业丢失了一张已开具的增值税专用发票，由于及时按照规定处理，取得了销售方提供的相关资料，顺利进行了进项税额的抵扣，避免了企业的经济损失。
- 丢失已开具普通发票的处理 丢失已开具的普通发票，应取得原开票单位盖有公章的证明，并注明原来发票的号码、金额和内容等，由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位领导人批准后，才能代作原始凭证。如果确实无法取得证明的，如火车、轮船、飞机票等凭证，由当事人写出详细情况，由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位领导人批准后，代作原始凭证。例如，某企业员工出差丢失了住宿发票，通过与酒店沟通，取得了酒店盖章的证明，注明了发票号码、金额等信息，经单位领导批准后，该证明可作为报销凭证。
七、结语
发票管理贯穿于企业财务活动的全过程，对于财务人员来说，掌握发票管理的各项注意事项是做好财务工作的关键之一。从发票的开具、审核，到发票的保管、作废以及丢失处理，每一个环节都不容忽视。只有严格按照相关规定和要求进行发票管理，才能确保企业财务信息的真实、准确，有效防范税务风险，为企业的健康发展提供有力保障。财务人员应不断学习和更新发票管理知识，提高自身的业务水平，在日常工作中做到严谨细致，将发票管理工作落到实处。