一、引言
在企业的财务管理中，发票作为重要的原始凭证，贯穿于经济业务活动的始终。正确管理发票不仅是财务核算的基础，更是规避财务风险的关键环节。一旦发票管理出现漏洞，可能导致企业面临税务处罚、财务数据失真等一系列问题。因此，掌握发票管理的注意事项，对于财务会计工作人员来说迫在眉睫。
二、发票开具的注意事项
- 确保信息准确 发票开具时，必须确保购买方和销售方的信息准确无误。购买方信息包括名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等。这些信息应与购买方提供的证照信息一致，否则可能导致发票无法正常使用。例如，若纳税人识别号填写错误，购买方在进行发票认证时就会失败，无法抵扣进项税额。
对于销售方而言，自身信息同样要准确填写，尤其是涉及跨地区经营的企业，其地址、电话等信息的准确与否，关系到购买方能否顺利联系以及税务机关的征管工作。
- 选择正确的商品和服务税收分类编码 商品和服务税收分类编码是发票开具的重要依据。财务人员应根据实际销售的商品或提供的服务，准确选择对应的编码。选错编码可能会导致税率适用错误，进而影响企业的税负。例如，将应适用 13%税率的货物误选到 9%税率的编码，不仅少计了销项税额，还可能面临税务机关的处罚。
为了正确选择编码，财务人员需要熟悉各类商品和服务的性质及所属类别。同时，随着税收政策的调整，编码也会相应更新，财务人员应及时关注并学习新的编码规则。
- 规范发票开具内容 发票内容应如实反映经济业务的实质。对于货物销售发票，要详细填写货物的名称、规格型号、数量、单价、金额等；对于服务发票，应注明服务项目、服务时间、服务地点等关键信息。如果开具内容不规范，如只写“办公用品”而无具体明细，可能会被税务机关认定为不合规发票，不得在企业所得税前扣除。
有些企业为了方便，可能会笼统开具发票，但从税务和财务规范角度来看，这种做法存在很大风险。因此，财务人员务必要求业务部门提供详细的业务信息，确保发票开具内容真实、完整。
- 发票开具的时效性 发票应在纳税义务发生时及时开具。不同的销售方式，纳税义务发生时间有所不同。例如，采取直接收款方式销售货物，不论货物是否发出，均为收到销售款或者取得索取销售款凭据的当天；采取赊销和分期收款方式销售货物，为书面合同约定的收款日期的当天，无书面合同的或者书面合同没有约定收款日期的，为货物发出的当天。
如果未按照规定的时间开具发票，可能会被税务机关认定为延迟纳税，从而产生滞纳金等额外成本。财务人员应熟悉各类业务纳税义务发生时间的规定，督促业务部门及时办理发票开具事宜。
三、发票审核的注意事项
- 审核发票的真实性 首先要判断发票的真伪。可通过税务机关的官方网站、发票查验平台等渠道进行查询。对于收到的纸质发票，要仔细观察发票的防伪特征，如发票监制章、防伪水印等。现在电子发票使用越来越广泛，虽然电子发票有其独特的防伪技术，但同样可能存在造假风险。财务人员应养成查验发票真伪的习惯，避免接受虚假发票，给企业带来损失。
此外，还需核实发票所反映的经济业务是否真实发生。如果发票内容与实际业务不符，即使发票本身是真的，也属于不合规发票。例如，企业实际并未发生某项咨询服务，但却收到了咨询服务发票，这种发票显然不能作为财务报销的依据。
- 审核发票的完整性 发票的完整性包括发票的基本内容是否填写齐全、发票联次是否完整等。发票基本内容如前文所述，必须填写完整，缺一不可。对于发票联次，不同类型的发票有不同要求。例如，增值税专用发票一般有三联，分别为记账联、抵扣联和发票联，企业应确保收到的联次完整。
同时，发票的盖章也必须符合规定。发票应加盖发票专用章，不得加盖其他印章。盖章位置要准确、清晰，如果盖章模糊不清或加盖错误，都可能导致发票无效。
- 审核发票的合规性 发票的合规性涉及多个方面。从税率角度，要审核发票上的税率是否正确，是否与业务适用的税率一致。如前所述，不同的商品和服务适用不同税率，税率错误会影响企业的成本和税负。
另外，发票的备注栏也不容忽视。有些业务要求在备注栏填写特定信息，如建筑服务发票应在备注栏注明建筑服务发生地县（市、区）名称及项目名称；销售不动产发票应在备注栏注明不动产的详细地址等。如果备注栏未按规定填写，发票也可能被认定为不合规。
四、发票保管的注意事项
- 纸质发票的保管 对于纸质发票，企业应建立专门的发票保管制度。设置专门的场所存放发票，确保存放环境安全，防潮、防火、防虫蛀等。同时，要按照发票的种类、号码顺序进行存放，便于查找和管理。
已开具的发票存根联和发票登记簿，应当保存 5 年。保存期满，报经税务机关查验后销毁。在保管期间，不得擅自损毁发票。如果因保管不善导致发票丢失，应及时向税务机关报告，并登报声明作废。丢失发票可能会面临税务机关的处罚，企业应高度重视纸质发票的保管工作。
- 电子发票的保管 随着数字化进程的加快，电子发票越来越普及。电子发票的保管同样重要。企业应建立电子发票的存储系统，确保电子发票的长期保存和可查阅性。可以选择使用专业的财务软件或云存储服务来存储电子发票。
与纸质发票不同，电子发票可能存在被篡改的风险。因此，企业要采取相应的技术手段保证电子发票的真实性和完整性，如使用电子签名、数字证书等。同时，对于电子发票的打印件，也应按照纸质发票的保管要求进行管理，确保其与电子发票原件一致。
五、发票认证与抵扣的注意事项
- 发票认证的时间限制 增值税一般纳税人取得 2017 年 1 月 1 日及以后开具的增值税专用发票、海关进口增值税专用缴款书、机动车销售统一发票、收费公路通行费增值税电子普通发票，取消认证确认、稽核比对、申报抵扣的期限。但对于 2016 年 12 月 31 日及以前开具的相关发票，仍需按照原规定在认证期限内进行认证。
虽然取消了部分发票的认证期限限制，但财务人员仍应及时进行发票认证，避免因疏忽导致逾期无法认证，从而不能抵扣进项税额，增加企业成本。
- 可抵扣发票的范围 并非所有取得的发票都可以进行进项税额抵扣。只有符合规定的增值税专用发票、海关进口增值税专用缴款书、农产品收购发票、农产品销售发票、收费公路通行费增值税电子普通发票等，且用于增值税应税项目的，才可以抵扣进项税额。
例如，企业取得的用于集体福利或个人消费的发票，即使是增值税专用发票，也不得抵扣进项税额。财务人员要准确把握可抵扣发票的范围，避免错误抵扣，给企业带来税务风险。
- 进项税额转出的处理 当已抵扣进项税额的购进货物、劳务、服务等发生用途改变，用于不得抵扣进项税额的项目时，应将该进项税额从当期进项税额中扣减。例如，企业将原本用于生产经营的原材料转用于职工福利，就需要对已抵扣的进项税额进行转出处理。
进项税额转出的计算方法要根据具体情况确定。一般按照当期实际成本计算应扣减的进项税额。财务人员应熟练掌握进项税额转出的相关规定和计算方法，确保税务处理的准确性。
六、发票管理中的内部控制
- 建立健全发票管理制度 企业应建立一套完善的发票管理制度，明确发票开具、审核、保管、认证等各个环节的操作流程和责任人员。制度中应规定发票开具的申请、审批流程，确保发票开具的真实性和合规性；明确发票审核的标准和方法，防止不合规发票进入财务核算；规范发票保管的要求和期限，保障发票的安全完整。
同时，要定期对发票管理制度进行评估和修订，以适应税收政策的变化和企业业务发展的需要。
- 加强人员培训 发票管理工作涉及到财务部门以及业务部门的相关人员。因此，企业应加强对这些人员的培训，提高他们的发票管理意识和业务水平。培训内容包括发票相关法律法规、税收政策、发票开具和审核要点等。
通过培训，使业务人员了解如何正确取得发票，避免取得不合规发票；使财务人员能够熟练掌握发票管理的各项技能，准确处理发票相关业务。
- 强化内部监督 企业应建立内部监督机制，定期对发票管理工作进行检查。检查内容包括发票管理制度的执行情况、发票开具和使用的合规性、发票保管的安全性等。通过内部监督，及时发现发票管理中存在的问题，并采取措施加以整改。
对于发票管理中出现的违规行为，要按照企业内部规定进行严肃处理，以起到警示作用，确保发票管理工作的规范有序进行。
七、结论
发票管理是企业财务管理的重要组成部分，关系到企业的财务风险和税务合规。财务会计工作人员应全面掌握发票管理的各个环节的注意事项，从发票开具、审核、保管到认证与抵扣，严格按照规定操作。同时，企业要加强内部控制，通过完善制度、人员培训和内部监督等措施，提升发票管理水平，有效规避财务风险，为企业的健康发展提供有力保障。只有这样，企业才能在复杂多变的经济环境中，确保财务活动的稳健运行，实现可持续发展目标。