一、发票开具注意事项
- 发票基本信息填写准确
发票的基本信息包括购买方和销售方的名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等。这些信息必须准确无误地填写，否则可能导致发票无效，影响企业的正常财务处理。例如，购买方的纳税人识别号若填写错误，接收发票的企业在进行增值税进项税额抵扣时，系统将无法通过比对，从而无法抵扣相应税额。
以一家制造业企业 A 向供应商 B 采购原材料为例，A 企业的财务人员在填写发票购买方信息时，误将纳税人识别号中的一位数字写错。当 A 企业在月底进行增值税申报，试图抵扣该笔原材料采购的进项税额时，税务系统提示比对不符，该笔税额无法抵扣，这直接增加了 A 企业当月的增值税税负。
为避免此类错误，财务人员在开具发票前，应仔细核对购买方提供的信息，如有疑问及时与对方沟通确认。同时，对于经常往来的客户，可以建立客户信息档案，每次开具发票时直接调用，减少手动输入可能出现的错误。
- 选择正确的发票种类
不同的业务场景需要开具不同种类的发票。常见的发票种类有增值税专用发票、增值税普通发票、机动车销售统一发票、二手车销售统一发票等。增值税专用发票主要用于一般纳税人之间的交易，购买方可以凭借其进行进项税额抵扣；增值税普通发票则适用于所有纳税人，包括小规模纳税人和一般纳税人的一些特定业务，但不能用于进项抵扣。
例如，一家提供技术服务的企业 C，客户既有一般纳税人企业，也有小规模纳税人企业和个人消费者。对于一般纳税人客户，C 企业应开具增值税专用发票，以便客户进行进项抵扣；而对于小规模纳税人企业和个人消费者，开具增值税普通发票即可。若 C 企业对小规模纳税人客户开具了增值税专用发票，不仅会增加自身的开票成本，还可能导致对方因无法正确处理专用发票而产生税务风险。
财务人员需要熟悉各类发票的适用范围，根据实际业务情况准确选择发票种类。在日常工作中，可以整理不同业务类型对应的发票种类清单，方便随时查阅。
- 正确填写发票内容
发票内容应如实反映交易事项，包括货物或服务的名称、规格型号、单位、数量、单价、金额等。填写时要确保字迹清晰、内容完整，不得压线、错格。对于服务类发票，还应详细注明服务内容和服务期间。
比如，一家广告公司 D 为客户 E 提供广告策划及投放服务。在开具发票时，发票内容仅简单填写“广告服务”，未注明具体的策划服务细节以及广告投放的平台、时间等信息。当 E 企业收到发票进行财务入账时，由于发票内容不详细，无法准确判断该笔费用的合理性和真实性，给财务核算带来不便。
为保证发票内容填写规范，财务人员在开票前应要求业务部门提供详细的业务信息，并对业务信息进行审核。对于复杂的业务，可以要求业务人员提供相关合同或业务说明作为开票依据。
- 注意发票开具时间
发票应当按照增值税纳税义务的发生时间开具。对于销售货物或者应税劳务，为收讫销售款项或者取得索取销售款项凭据的当天；先开具发票的，为开具发票的当天。对于提供应税服务，为提供服务并收讫销售款项或者取得索取销售款项凭据的当天；先开具发票的，为开具发票的当天。
例如，一家建筑企业 F 与发包方签订了一份建筑工程合同，合同约定工程进度款按季度支付。在第一季度末，F 企业按照合同约定完成了相应的工程进度，但尚未收到发包方支付的款项，也未取得索取款项的凭据。此时，F 企业不应开具发票。若 F 企业提前开具发票，将导致其提前确认增值税纳税义务，增加企业当期的资金压力。
财务人员需要掌握增值税纳税义务发生时间的相关规定，根据业务实际情况准确把握发票开具时间。同时，要与业务部门保持密切沟通，及时了解业务进展，确保发票开具时间合规。
二、发票审核注意事项
- 审核发票基本信息
收到发票后，首先要审核发票的基本信息是否准确无误。包括购买方和销售方的名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等是否与实际交易相符。对于发票的格式，要检查是否符合规定，如发票的纸张质地、颜色、字体等是否正常。
例如，企业 G 收到一张供应商开具的发票，发现发票上购买方的名称与本企业的注册名称存在细微差异，虽然只是一个字的错别字，但这可能导致发票无法正常使用。财务人员在审核发票时，应仔细比对发票信息与企业档案中的信息，对于任何可疑之处都要及时与供应商沟通核实。
- 审核发票内容真实性
发票内容必须真实反映企业的实际交易情况。财务人员要审核发票上的货物或服务名称、规格型号、单位、数量、单价、金额等是否与合同约定或实际业务相符。同时，要关注发票内容是否存在逻辑矛盾，如数量与单价的乘积是否等于金额，不同规格型号的货物或服务是否与实际业务场景匹配等。
以一家零售企业 H 为例，其向供应商采购一批日用品。收到发票后，财务人员发现发票上的货物名称为“高端电子产品”，与实际采购的日用品完全不符。这种明显的内容不真实情况，财务人员应立即拒收发票，并要求供应商重新开具正确的发票。
为确保发票内容真实性，财务人员在审核发票时，应结合合同、送货单、验收单等相关业务凭证进行核对。对于金额较大或业务较为复杂的发票，还可以要求业务部门提供进一步的业务说明。
- 审核发票合规性
发票必须符合税收法律法规的相关规定。要审核发票是否按照规定的税率开具，是否加盖了发票专用章，发票的备注栏是否按照要求填写等。不同行业、不同业务类型可能对发票备注栏有特殊要求，如建筑服务发票应在备注栏注明建筑服务发生地县（市、区）名称及项目名称，运输服务发票应在备注栏注明起运地、到达地、车种车号以及运输货物信息等。
比如，企业 I 收到一张建筑服务发票，备注栏未填写任何信息。根据规定，该发票属于不合规发票，不能作为企业所得税税前扣除凭证。财务人员在审核发票时，要熟悉各类发票的税收政策要求，对于不合规发票，坚决不予接收，并要求开票方重新开具。
- 审核发票的时效性
发票的开具时间应符合规定，同时企业也应及时处理收到的发票。一般来说，企业应在发票开具后的合理时间内进行财务处理，避免因发票逾期导致无法正常抵扣或税前扣除。对于增值税专用发票，自开具之日起 360 天内认证或登录增值税发票选择确认平台进行确认，并在规定的纳税申报期内，向主管税务机关申报抵扣进项税额。
例如，企业 J 在 2019 年 1 月 1 日收到一张增值税专用发票，但由于财务人员疏忽，直到 2020 年 1 月 15 日才发现该发票尚未认证。此时，该发票已超过 360 天的认证期限，无法正常抵扣进项税额，给企业造成了不必要的损失。
财务人员应建立发票管理台账，记录发票的收到日期、开具日期、认证日期等信息，及时跟踪发票的处理进度，确保发票在规定时间内得到妥善处理。
三、发票作废与红冲注意事项
- 发票作废条件及操作
发票作废需要满足一定的条件。一般来说，纳税人在开具发票当月，发生销货退回、开票有误等情形，收到退回的发票联、抵扣联符合作废条件的，按作废处理；开具时发现有误的，可即时作废。作废发票须在防伪税控系统中将相应的数据电文按“作废”处理，在纸质发票（含未打印的发票）各联次上注明“作废”字样，全联次留存。
例如，企业 K 在 2020 年 3 月 5 日为客户开具一张增值税专用发票，3 月 8 日发现发票上购买方的纳税人识别号填写错误。由于该发票是当月开具且客户尚未认证抵扣，K 企业可以将该发票作废。具体操作是在防伪税控系统中找到该发票，点击“作废”按钮，并在纸质发票的三联上注明“作废”字样，然后将三联发票全联次留存。
财务人员在进行发票作废操作时，要严格按照规定的条件和流程进行。在作废发票前，要确认发票是否符合作废条件，避免误作废发票带来不必要的麻烦。同时，要妥善保管作废发票的全联次，以备税务机关检查。
- 发票红冲的情形及操作
当发票不符合作废条件，但需要对已开具的发票进行修正时，应进行发票红冲。常见的发票红冲情形包括销货退回、开票有误、应税服务中止等情形但不符合发票作废条件，或者因销货部分退回及发生销售折让等。
对于增值税专用发票红冲，需要先开具红字增值税专用发票信息表。购买方取得专用发票已用于申报抵扣的，购买方可在增值税发票管理新系统中填开并上传《开具红字增值税专用发票信息表》，在填开《信息表》时不填写相对应的蓝字专用发票信息，应暂依《信息表》所列增值税税额从当期进项税额中转出，待取得销售方开具的红字专用发票后，与《信息表》一并作为记账凭证。购买方取得专用发票未用于申报抵扣、但发票联或抵扣联无法退回的，购买方填开《信息表》时应填写相对应的蓝字专用发票信息。销售方开具专用发票尚未交付购买方，以及购买方未用于申报抵扣并将发票联及抵扣联退回的，销售方可在新系统中填开并上传《信息表》。销售方填开《信息表》时应填写相对应的蓝字专用发票信息。
例如，企业 L 在 2020 年 2 月为客户 M 销售一批货物并开具了增值税专用发票，M 企业已认证抵扣。3 月，M 企业发现部分货物存在质量问题，要求退货。此时，由于发票已跨月且 M 企业已认证抵扣，不能直接作废发票，L 企业需要进行发票红冲。首先由 M 企业在增值税发票管理新系统中填开并上传《开具红字增值税专用发票信息表》，暂依《信息表》所列增值税税额从当期进项税额中转出。L 企业收到税务机关系统校验通过的《信息表》后，据此开具红字专用发票。
财务人员在进行发票红冲操作时，要准确把握红冲的情形，按照规定的流程开具红字发票信息表和红字发票。同时，要及时与购买方沟通，确保双方在发票红冲过程中的操作协调一致，避免因操作不当导致税务风险。
四、发票保管注意事项
- 发票存放环境要求
发票应存放在安全、干燥、通风良好的地方，避免受潮、发霉、虫蛀等。对于纸质发票，最好使用专门的发票存放柜或文件夹进行存放，并按照发票种类、号码顺序进行整理排列，便于查找和管理。同时，要注意防火、防盗，防止发票丢失或损坏。
例如，企业 N 将发票随意堆放在办公室的角落，由于办公室靠近窗户，在一次暴雨后，部分发票受潮损坏，字迹模糊不清，给企业的财务核算和税务申报带来了很大麻烦。
为保证发票存放环境适宜，企业应定期检查发票存放地点的环境状况，如湿度、温度等。对于存放发票的柜子或文件夹，要定期清理和整理，确保发票存放有序。
- 发票保管期限
根据税收法律法规的规定，发票的保管期限一般为 5 年。保存期满，报经税务机关查验后销毁。在保管期限内，企业要妥善保管发票，以备税务机关检查。对于已开具的发票存根联和发票登记簿，也应按照规定期限保存。
例如，企业 O 在发票保管期限未满的情况下，擅自销毁了部分发票存根联。当税务机关进行检查时，因无法提供相关发票存根联，企业面临税务处罚。
财务人员要明确发票的保管期限，建立发票保管台账，记录发票的开具、使用、存放、销毁等情况。在发票保管期限届满时，按照规定程序报经税务机关查验后销毁，不得擅自销毁发票。
- 电子发票的保管
随着电子发票的广泛应用，电子发票的保管也成为企业发票管理的重要内容。企业应建立电子发票的存储系统，确保电子发票的真实性、完整性和安全性。电子发票可以以电子文档的形式存储在企业的服务器或云端存储平台上，并定期进行备份。同时，对于电子发票的打印件，也应按照纸质发票的管理要求进行保存。
例如，企业 P 虽然使用电子发票，但未建立专门的存储系统，电子发票随意保存在员工的个人电脑中，导致部分电子发票丢失。而且在打印电子发票后，未对打印件进行妥善保管，造成发票管理混乱。
企业应制定电子发票管理制度，规范电子发票的存储、备份和打印等操作。对于存储电子发票的系统，要设置严格的访问权限，防止电子发票信息泄露。
五、发票丢失处理注意事项
- 丢失空白发票的处理
如果企业丢失空白发票，无论是增值税专用发票还是增值税普通发票，都应于发现丢失当日书面报告税务机关，并在辖区内地级市报刊上登报声明作废。同时，填报《发票挂失损毁报告表》，持税控设备到主管税务机关或自行办理电子发票退回或作废手续。
例如，企业 Q 在盘点发票时发现丢失了 5 份空白增值税专用发票。Q 企业应立即在发现丢失当日向税务机关书面报告，并在当地的地级市报刊上登报声明作废。同时，填报《发票挂失损毁报告表》，携带税控设备到主管税务机关办理相关手续。
财务人员在发现空白发票丢失后，要及时按照规定进行处理，避免因延误处理导致税务风险增加。在登报声明作废时，要确保声明内容准确、完整，包括发票种类、发票号码等信息。
- 丢失已开具发票联和抵扣联的处理
如果丢失已开具的增值税专用发票的发票联和抵扣联，购买方凭销售方提供的相应专用发票记账联复印件及销售方所在地主管税务机关出具的《丢失增值税专用发票已报税证明单》，经购买方主管税务机关审核同意后，可作为增值税进项税额的抵扣凭证。如果丢失前已认证相符的，购买方凭销售方提供的相应专用发票记账联复印件及销售方所在地主管税务机关出具的《丢失增值税专用发票已报税证明单》，可作为记账凭证；如果丢失前未认证的，购买方凭销售方提供的相应专用发票记账联复印件进行认证，认证相符的凭该专用发票记账联复印件及销售方所在地主管税务机关出具的《丢失增值税专用发票已报税证明单》，可作为记账凭证。
对于丢失已开具的增值税普通发票发票联，购买方取得开票方有效证明后，由开票方在记账联复印件上注明“此件是我单位提供，与原件相符”，加盖公章后，可作为记账凭证。
例如，企业 R 丢失了一张已开具的增值税专用发票的发票联和抵扣联，该发票尚未认证。R 企业应及时联系销售方，取得销售方提供的专用发票记账联复印件，并要求销售方到其所在地主管税务机关开具《丢失增值税专用发票已报税证明单》。R 企业凭这两份资料到自己的主管税务机关进行认证，认证相符后，可作为记账凭证和增值税进项税额的抵扣凭证。
财务人员在遇到已开具发票联和抵扣联丢失的情况时，要及时与销售方沟通，按照规定流程取得相关证明资料，确保企业的财务处理和税务申报不受影响。同时，要将相关证明资料妥善保存，以备税务机关检查。
总之，发票管理是财务工作中一项重要且细致的工作，涉及到发票的开具、审核、作废、红冲、保管以及丢失处理等多个环节。财务人员需要熟悉相关的税收法律法规和政策要求，严格按照规定操作，确保发票管理的规范、合规，为企业的财务活动保驾护航。