一、发票开具注意事项
- 发票开具信息准确性
发票开具时，务必确保各项信息准确无误。购货方信息方面，名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等都要与对方提供的资料一致。例如，若将购货方名称中的某个字写错，对方可能无法正常入账，导致退票重开，不仅耽误时间，还可能影响双方合作关系。对于销售方信息，也要保证填写的准确性，包括企业名称、纳税人识别号等，这些信息是发票真实性的重要依据。
在商品或服务信息填写上，要详细准确。具体到商品的规格、型号、数量、单价等，不能模糊不清。比如销售一批电子产品，要明确具体的产品型号、数量等，否则可能引发税务风险，被税务机关认定为发票开具不规范。
- 发票开具时间
应按照增值税纳税义务的发生时间开具发票。对于采取直接收款方式销售货物，不论货物是否发出，均为收到销售款或者取得索取销售款凭据的当天开具发票；采取托收承付和委托银行收款方式销售货物，为发出货物并办妥托收手续的当天开具发票。如果未按照规定时间开具发票，可能会面临税务处罚，同时也可能影响企业的财务核算准确性。
- 发票开具方式
目前，发票开具主要有税控设备开具和电子发票服务平台开具等方式。使用税控设备时，要确保设备正常运行，按时抄税、报税。同时，要注意税控设备的维护和更新，避免因设备故障导致发票开具问题。对于电子发票开具，要熟悉电子发票服务平台的操作流程，保证电子发票的格式规范、内容完整。电子发票的优势在于方便快捷、易于保存和传输，但也要注意其真实性和安全性的验证。
- 发票开具限额
企业应根据税务机关核定的发票开具限额进行开票。如果单次业务金额超过限额，不能拆分开具发票来规避限额规定。例如，企业被核定为万元版发票，即单张发票不含税金额最高为9999.99元，若一笔业务金额为2万元，应向税务机关申请调整发票限额或者分两张发票开具，但不能通过将业务拆分成不合理的两笔，分别开具万元版发票。否则，一旦被税务机关发现，可能会面临严重的处罚。
二、发票取得注意事项
- 发票合法性审查
取得发票时，首先要审查发票的合法性。查看发票是否由税务机关统一监制，发票上是否有税务监制章。现在的发票基本都采用防伪技术，可通过税务机关官方网站、手机APP等渠道进行发票真伪查询。例如，通过发票上的发票代码、发票号码等信息，在税务机关的发票查验平台输入，即可验证发票的真伪。若取得假发票，不仅不能在企业所得税前扣除，还可能面临税务风险和法律责任。
- 发票内容完整性审查
对取得发票的内容要进行仔细审查。购货方信息必须是本企业的真实信息，包括名称、纳税人识别号等，不能出现错误或遗漏。商品或服务信息要详细，与实际业务相符。比如企业采购办公用品，发票上应具体写明是何种办公用品，数量、单价等，而不能只笼统写“办公用品一批”。若发票内容不完整，可能无法作为有效的财务凭证，影响企业的财务核算和税务处理。
- 发票开具方资质审查
要核实发票开具方的资质。特别是对于一些大额业务发票，要了解开具方是否具备相应的经营资质。例如，企业从某供应商处采购一批特种设备，应审查该供应商是否具有特种设备生产或销售的资质。若开具方不具备相应资质，可能导致发票无效，给企业带来损失。
- 发票备注栏信息审查
部分发票的备注栏有特殊要求，需要重点审查。例如，提供建筑服务，发票备注栏应注明建筑服务发生地县（市、区）名称及项目名称；销售不动产，发票备注栏应注明不动产的详细地址。若备注栏信息缺失或填写不规范，可能影响发票的有效性，进而影响企业的税务处理，如不能在土地增值税清算时作为有效扣除凭证。
三、发票保管注意事项
- 纸质发票保管
纸质发票应妥善保管，设置专门的场所存放发票。存放场所要具备防火、防潮、防虫等条件。发票要按照号码顺序存放，便于查找和管理。同时，要建立发票使用台账，详细记录发票的领用、开具、作废等情况。对于已经开具的发票存根联和发票登记簿，应当保存5年，保存期满，报经税务机关查验后销毁。若未按规定保管发票存根联等资料，可能会面临税务机关的罚款。
- 电子发票保管
电子发票虽然以电子形式存在，但也需要妥善保管。企业应定期对电子发票进行备份，可以采用光盘、移动硬盘等存储介质。同时，要建立电子发票管理系统，对电子发票的接收、存储、查询等进行规范化管理。电子发票的原件要确保完整保存，不能只保存打印件，因为在税务检查等情况下，可能需要提供电子发票原件进行验证。
- 发票丢失处理
如果发生发票丢失情况，要及时采取措施。丢失空白发票，应于发现丢失当日书面报告税务机关，并在辖区内地级市报刊上登报声明作废。丢失已开具的增值税专用发票，若同时丢失发票联和抵扣联，购买方可凭销售方提供的相应专用发票记账联复印件及销售方主管税务机关出具的《丢失增值税专用发票已报税证明单》，作为增值税进项税额的抵扣凭证、退税凭证或记账凭证；若仅丢失发票联，可将专用发票抵扣联作为记账凭证，专用发票抵扣联复印件留存备查。
四、发票作废与红冲注意事项
- 发票作废条件
发票作废必须同时满足以下条件：收到退回的发票联、抵扣联时间未超过销售方开票当月；销售方未抄税并且未记账；购买方未认证或者认证结果为“纳税人识别号认证不符”“专用发票代码、号码认证不符”。例如，企业在10月5日开具一张发票，10月10日购买方发现发票有误退回，且销售方未抄税、未记账，购买方未认证，此时该发票可以作废处理。若不满足这些条件，不能随意作废发票。
- 发票红冲情形
当发票不符合作废条件，但需要对已开具的发票进行修正时，应进行红冲处理。如发生销货退回、开票有误、应税服务中止等情形但不符合发票作废条件，或者因销货部分退回及发生销售折让等，都需要开具红字发票。开具红字发票时，要按照规定的流程操作。对于增值税专用发票，需要购买方或销售方在增值税发票管理系统中填开并上传《开具红字增值税专用发票信息表》，税务机关通过网络接收纳税人上传的《信息表》，系统自动校验通过后，生成带有“红字发票信息表编号”的《信息表》，并将信息同步至纳税人端系统中。销售方凭税务机关系统校验通过的《信息表》开具红字专用发票，在增值税发票管理系统中以销项负数开具。
- 发票作废与红冲的操作规范
无论是发票作废还是红冲，都要在发票上注明“作废”字样或按照规定开具红字发票，并妥善保管相关的作废发票或红字发票。同时，在财务核算上要进行相应的处理，调整相关账目，确保财务数据的准确性。例如，发票作废后，要冲减相应的销售收入和销项税额；开具红字发票后，也要对销售收入、成本等进行相应调整。
五、发票审核注意事项
- 形式审核
在发票审核时，首先进行形式审核。检查发票的格式是否符合规定，发票的基本要素是否齐全，如发票联次是否正确、发票号码是否连续、发票监制章是否清晰等。例如，增值税专用发票一般有三联，分别为发票联、抵扣联和记账联，若缺少联次，该发票可能存在问题。同时，要查看发票的打印质量，确保发票内容清晰可辨，没有模糊、残缺等情况。
- 内容审核
内容审核是发票审核的关键环节。审查发票上的经济业务内容是否真实，与企业的实际经营业务是否相符。例如，企业是一家生产制造企业，取得的发票却是旅游服务发票，明显与企业经营业务不符，这样的发票不能作为有效的财务凭证。还要审查发票上的金额、税额计算是否正确，税率适用是否准确。不同的业务适用不同的税率，如销售货物一般适用13%的税率，提供建筑服务一般适用9%的税率，若税率适用错误，会影响企业的税务处理。
- 关联性审核
要审核发票与相关业务资料的关联性。发票应与合同、送货单、验收单等业务资料相互印证。例如，企业采购一批货物，发票上的货物名称、数量、金额等应与采购合同、送货单及验收单一致。若发票与相关业务资料不一致，可能存在虚假业务或发票开具不规范的问题。同时，要关注发票的开具时间与业务发生时间的关联性，避免出现发票开具时间与业务实际发生时间严重不符的情况。
总之，发票管理贯穿企业财务活动的始终，对于财务小白来说，只有全面掌握发票管理的各项注意事项，从发票开具、取得、保管、作废红冲到审核等各个环节严格把关，才能规范企业财务行为，降低税务风险，保障企业财务工作的顺利进行。