一、引言
发票，作为企业经济活动中的重要原始凭证，不仅是记录经营活动的一种书面证明，更是税务机关进行税收征管和维护经济秩序的重要依据。对于中小微企业而言，发票管理得当与否，直接关系到企业的财务健康和税务合规。稍有不慎，便可能引发税务风险，给企业带来不必要的经济损失。因此，全面了解发票管理的注意事项，对中小微企业至关重要。
二、发票开具注意事项
（一）开票信息准确无误
购买方信息 中小微企业在开具发票时，务必准确填写购买方的名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等信息。以增值税专用发票为例，购买方信息的任何一项错误，都可能导致发票无法正常认证抵扣。例如，纳税人识别号错误，系统将无法匹配到对应的购买方信息，从而使购买方无法认证该发票。
销售方信息 销售方自身信息也应清晰准确，包括企业名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等。这些信息不仅是发票真实性的重要体现，也是购买方核实销售方信息的依据。若销售方信息有误，可能引发购买方对发票真实性的质疑，进而影响双方业务合作。
（二）发票内容真实完整
货物或应税劳务、服务名称 应按照实际销售的货物或提供的应税劳务、服务如实填写名称。不得使用模糊、笼统的表述，如“办公用品一批”等。若确实存在多种货物或服务，应分别填写具体名称，或在发票后附上详细清单。清单需通过税控系统开具，并加盖发票专用章。例如，销售办公用品时，应具体注明“笔记本、中性笔、文件夹”等具体物品名称。
规格型号、单位、数量、单价 这些信息要与实际交易情况相符。规格型号可进一步明确货物特征，单位和数量准确反映交易规模，单价则是计算销售额的基础。如销售某型号手机，应准确填写手机的规格型号、销售单位“台”、数量及单价。
金额和税额 金额和税额的计算要准确无误。价税合计应与实际交易金额一致。在开具增值税发票时，要注意区分含税金额和不含税金额，按照正确的税率计算税额。例如，某商品不含税单价为100元，税率为13%，则含税单价应为113元，发票上应分别注明不含税金额100元、税额13元及价税合计113元。
（三）发票开具时间及时
增值税纳税义务发生时间 发票开具时间应遵循增值税纳税义务发生时间的规定。对于采取直接收款方式销售货物，不论货物是否发出，均为收到销售款或者取得索取销售款凭据的当天开具发票；采取托收承付和委托银行收款方式销售货物，为发出货物并办妥托收手续的当天；采取赊销和分期收款方式销售货物，为书面合同约定的收款日期的当天，无书面合同的或者书面合同没有约定收款日期的，为货物发出的当天等。中小微企业应严格按照这些规定及时开具发票，避免因延迟开票引发税务风险。
特殊业务时间 对于一些特殊业务，如预收款业务，若有相关规定要求在特定时间开具发票，则应按规定执行。例如，提供建筑服务收到预收款时，应在收到预收款时，以取得的预收款扣除支付的分包款后的余额，按照规定的预征率预缴增值税，并可开具不征税发票。
（四）发票开具格式规范
发票打印清晰 发票打印要确保字迹清晰，票面内容完整，不得压线、错格。特别是发票密码区，若打印不清晰或超出规定区域，可能导致发票无法认证。此外，发票的二维码也应清晰可扫，否则可能影响发票的查验。
发票专用章加盖正确 发票应加盖发票专用章，不得加盖财务专用章或公章等其他印章。盖章位置应在发票右下角的“销售方（章）”处，印章要清晰、完整，不得出现重叠、模糊等情况。同时，电子发票无需加盖发票专用章，其法律效力与纸质发票相同。
三、发票取得注意事项
（一）审核发票真实性
发票基本信息 中小微企业取得发票时，首先要审核发票的基本信息是否真实有效。包括发票代码、发票号码、开票日期、购买方和销售方信息等。可通过税务机关的发票查验平台，输入发票相关信息进行查验。若发票信息与查验平台显示不一致，应及时与销售方沟通核实，避免接受虚假发票。
发票防伪特征 不同类型的发票具有不同的防伪特征。如增值税专用发票的防伪油墨颜色擦可变、专用异型号码、复合信息防伪等；普通发票也有相应的防伪水印、防伪纤维等。财务人员应熟悉这些防伪特征，以便在日常工作中快速识别虚假发票。
（二）审核发票合规性
发票开具内容 审核发票开具内容是否与实际业务相符。如购买货物，发票上应准确填写货物名称、规格型号、数量、单价等；接受服务，应注明服务内容、服务期限等。若发票内容与实际业务不符，属于不合规发票，不得作为财务报销凭证。例如，企业实际购买的是电脑，而发票开具的是打印机，该发票即为不合规发票。
发票适用税率 审核发票上的税率是否正确。不同的货物或服务适用不同的税率，如销售货物一般适用13%税率，提供建筑服务一般适用9%税率，提供现代服务一般适用6%税率等。若税率开具错误，可能导致企业多缴或少缴税款，同时该发票也属于不合规发票。
（三）及时取得发票
业务完成后及时索要 企业在完成采购或接受服务等业务后，应及时向销售方索要发票。及时取得发票不仅有助于企业及时进行账务处理，准确核算成本费用，还能避免因时间过长导致发票开具困难或无法取得发票的情况。例如，一些供应商可能因业务调整、注销等原因，在业务完成一段时间后无法开具发票。
特殊情况处理 在某些特殊情况下，如供应商因税务问题无法及时开具发票，企业应与供应商协商解决方案，可要求供应商提供相关证明材料，并在规定时间内取得发票。同时，企业财务人员应关注相关税务规定，避免因逾期取得发票而影响企业所得税税前扣除等问题。
四、发票保管注意事项
（一）纸质发票保管
存放安全 中小微企业应设置专门的发票存放场所，确保纸质发票存放安全。场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等措施，避免发票因自然因素或人为因素损坏、丢失。例如，可使用专门的文件柜存放发票，并定期检查文件柜的密封性和安全性。
分类存放 对已开具的发票存根联和未开具的空白发票应分类存放，并按照发票号码顺序进行整理。这样便于发票的查找和管理，同时也有助于税务机关的检查。对于作废发票，应将全部联次完整保存，与正常发票分开存放，并注明“作废”字样。
（二）电子发票保管
电子存储 电子发票以电子数据形式存在，企业应建立专门的电子存储系统，对电子发票进行备份保存。存储系统应具备数据加密、防篡改等功能，确保电子发票数据的安全性和完整性。同时，要定期对电子存储系统进行维护和检查，防止数据丢失。
打印存档 虽然电子发票具有法律效力，但为了便于查阅和管理，企业可选择将电子发票打印出来，与纸质发票一样进行分类存档。打印的电子发票应确保内容清晰、完整，并加盖发票专用章（若需要）。
（三）保管期限**
税务规定期限 根据税务相关规定，已开具的发票存根联和发票登记簿，应当保存5年。保存期满，报经税务机关查验后销毁。未按规定期限保存发票的，可能面临税务机关的处罚。因此，中小微企业务必严格遵守发票保管期限的规定，妥善保管发票。
特殊情况延长 在某些特殊情况下，如企业涉及税务稽查、经济纠纷等，发票保管期限可能需要延长。企业应根据实际情况，配合相关部门的要求，延长发票保管时间，直至相关事项处理完毕。
五、发票认证及抵扣注意事项
（一）认证期限
增值税专用发票 自2017年7月1日起，增值税一般纳税人取得的2017年7月1日及以后开具的增值税专用发票和机动车销售统一发票，应自开具之日起360日内认证或登录增值税发票选择确认平台进行确认，并在规定的纳税申报期内，向主管税务机关申报抵扣进项税额。中小微企业应注意掌握认证期限，避免因逾期认证导致无法抵扣进项税额。
海关进口增值税专用缴款书 增值税一般纳税人取得的2017年7月1日及以后开具的海关进口增值税专用缴款书，应自开具之日起360日内向主管税务机关报送《海关完税凭证抵扣清单》，申请稽核比对。同样，要严格遵守期限规定，确保进项税额及时抵扣。
（二）认证方式**
扫描认证 部分中小微企业仍采用扫描认证方式，即通过扫描仪将发票信息扫描上传至税务机关系统进行认证。在进行扫描认证时，要确保发票票面清晰，扫描信息准确。若扫描认证多次不通过，应及时检查发票票面是否存在问题，或尝试其他认证方式。
网上勾选认证 对于纳税信用等级较高的中小微企业，可采用网上勾选认证方式。通过登录增值税发票选择确认平台，查询、选择用于申报抵扣的增值税发票信息。这种方式操作简便，节省时间，且能有效提高认证准确率。企业财务人员应熟悉网上勾选认证流程，充分利用这一便捷方式进行发票认证。
（三）不得抵扣情形**
用于简易计税方法计税项目 企业发生的用于简易计税方法计税项目的购进货物、加工修理修配劳务、服务、无形资产和不动产，其进项税额不得从销项税额中抵扣。例如，企业提供建筑服务选择简易计税方法，其购进的建筑材料对应的进项税额就不能抵扣。
用于免征增值税项目 用于免征增值税项目的购进货物、劳务、服务等，进项税额不得抵扣。如企业销售免税农产品，其购进用于生产该农产品的原材料的进项税额不得抵扣。
用于集体福利或者个人消费 企业购进的货物、劳务等用于集体福利或个人消费，如购进的月饼用于职工中秋节福利，该进项税额不得抵扣。财务人员应准确区分企业业务是否属于集体福利或个人消费，避免错误抵扣进项税额。
六、发票风险防范及应对
（一）常见发票风险**
虚开发票风险 虚开发票是指为他人、为自己、让他人为自己、介绍他人开具与实际经营业务情况不符的发票。中小微企业可能面临的虚开发票风险包括接受虚开发票用于抵扣进项税额或虚增成本费用，以及为他人虚开发票获取非法利益。虚开发票不仅会导致企业面临税务处罚，情节严重的还可能涉及刑事责任。
发票丢失风险 发票丢失可能导致企业无法正常进行账务处理和税务申报，同时也可能引发税务机关的检查。若丢失已开具的增值税专用发票，需按照规定办理挂失手续，并向购买方提供相应证明材料，以确保购买方能够正常认证抵扣。
（二）风险防范措施**
加强内部管理 中小微企业应建立健全发票管理制度，明确发票开具、取得、保管、认证等各环节的职责和流程。加强对财务人员及相关业务人员的培训，提高其发票管理意识和业务水平。同时，建立发票风险预警机制，及时发现和处理潜在的发票风险。
选择可靠合作伙伴 在开展业务合作前，对合作伙伴进行充分的尽职调查，了解其信用状况、经营情况等。避免与信用不良或存在税务风险的企业合作，降低接受虚开发票的风险。
（三）风险应对策略**
及时自查自纠 若发现存在发票风险，如取得虚开发票等情况，企业应及时进行自查自纠。主动向税务机关说明情况，积极配合税务机关的调查，并按照税务机关的要求进行整改。若能在税务机关发现前主动纠正错误，可能减轻或免除税务处罚。
寻求专业帮助 在应对发票风险过程中，若企业遇到复杂的税务问题或法律问题，可寻求专业的税务顾问或律师的帮助。他们能够为企业提供准确的法律和税务建议，协助企业妥善处理发票风险，维护企业的合法权益。
七、结语
发票管理贯穿于中小微企业经营活动的全过程，看似简单，实则蕴含诸多细节和风险。从发票的开具、取得、保管到认证抵扣，每一个环节都需要企业高度重视。只有严格遵守发票管理的各项规定，加强内部管理，提高风险防范意识，才能确保企业发票管理工作规范有序，为企业的健康发展保驾护航。中小微企业应将发票管理作为财务管理的重要内容，不断优化发票管理流程，提升发票管理水平，以适应日益复杂的税收环境和企业发展需求。