一、引言
在企业的财务工作中，发票是一项关键且基础的要素。它不仅是企业进行经济业务往来的重要凭证，更是财务核算与税务申报的重要依据。然而，在实际操作过程中，许多财务人员由于对发票知识掌握不全面，导致企业面临各种风险，甚至遭受不必要的损失。因此，全面、深入地了解财务发票知识，对于每一位财务工作者来说都至关重要。本文将围绕发票开具、取得、认证、保管等环节展开，为大家梳理必知的发票知识，帮助财务人员少走弯路。
二、发票开具知识
（一）发票开具的基本要求
- 真实性：发票开具必须基于真实发生的经济业务。这意味着交易的内容、金额、交易双方等信息都要与实际情况相符。例如，企业不能为了虚增成本而开具没有实际货物销售或服务提供的发票。一旦被税务机关查实发票内容虚假，企业将面临严重的税务处罚，包括罚款、补缴税款以及滞纳金等。
- 完整性：发票上的各项信息要填写完整。以增值税专用发票为例，需要填写购买方和销售方的名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等信息。对于货物或应税劳务、服务名称，要按照税收分类编码准确填写，规格型号、单位、数量、单价等也不能遗漏。若发票信息填写不完整，可能导致购买方无法正常认证抵扣，同时销售方也可能面临税务检查风险。
- 准确性：发票上的金额、税率、税额等计算要准确无误。财务人员在开具发票时，要严格按照税法规定的税率计算税额。例如，对于一般纳税人销售货物，适用 13%的税率，若错误使用了低税率或高税率开具发票，不仅会影响企业的财务核算准确性，还可能引发税务风险。
（二）不同类型发票的开具要点
- 增值税专用发票：增值税专用发票具有抵扣税款的功能，其开具对象一般为增值税一般纳税人。在开具时，除满足基本要求外，还需注意以下几点。首先，销售方要确保购买方提供的开票信息准确无误，避免因信息错误导致发票无法认证。其次，对于一些特殊业务，如销售免税货物或劳务、出口货物等，不能开具增值税专用发票。例如，企业销售避孕药品和用具，属于增值税免税项目，就不能开具专用发票。
- 增值税普通发票：增值税普通发票的开具范围较为广泛，除一般纳税人外，小规模纳税人、自然人等都可以作为开票对象。与专用发票相比，普通发票在格式和填写要求上相对简单，但同样要保证信息真实、完整。值得注意的是，自 2017 年 7 月 1 日起，购买方为企业的，索取增值税普通发票时，应向销售方提供纳税人识别号或统一社会信用代码；销售方为其开具增值税普通发票时，应在“购买方纳税人识别号”栏填写购买方的纳税人识别号或统一社会信用代码。不符合规定的发票，不得作为税收凭证。
- 机动车销售统一发票：该发票专门用于机动车销售业务。开具时，要准确填写车辆类型、厂牌型号、车辆识别代号、发动机号等车辆信息。同时，销售方要按照实际销售价格开具发票，不得虚开或低开。因为机动车销售统一发票不仅是购买方办理车辆登记等手续的重要凭证，也是税务机关计征车辆购置税的重要依据。
三、发票取得知识
（一）取得发票的合法性审查
- 发票真伪鉴别：财务人员取得发票后，首先要进行发票真伪鉴别。目前，可通过多种方式进行鉴别。一是通过税务机关官方网站的发票查验平台，输入发票代码、号码、开票日期、金额等信息进行查验。二是利用手机 APP 扫码查验，部分地区税务机关推出了相应的手机查验软件，方便快捷。例如，一些发票的二维码包含了发票的基本信息，通过扫码可直接获取相关内容并与票面信息比对。另外，对于有疑问的发票，还可以持发票原件到当地税务机关办税服务厅，由税务人员协助鉴别。
- 发票开具方资质审查：要确保发票开具方具有合法的经营资质和开票资格。例如，对于提供服务的企业，要查看其营业执照经营范围是否包含相关服务项目。若从没有开票资格的单位或个人处取得发票，该发票属于不合规发票，不能在企业所得税前扣除，也不能用于增值税进项税额抵扣。
（二）取得发票的时效性要求
企业应在经济业务发生时及时取得发票。根据相关规定，企业当年度实际发生的相关成本、费用，由于各种原因未能及时取得该成本、费用的有效凭证，企业在预缴季度所得税时，可暂按账面发生金额进行核算；但在汇算清缴时，应补充提供该成本、费用的有效凭证。也就是说，如果企业在汇算清缴前仍未取得合法有效的发票，相关成本费用将不能在企业所得税前扣除。例如，企业在 2023 年 12 月发生了一笔广告费用，但直到 2024 年 5 月 31 日企业所得税汇算清缴结束前仍未取得发票，那么这笔广告费用就不能在 2023 年度企业所得税前扣除。
（三）发票内容与业务的一致性核对
取得发票后，要仔细核对发票内容与实际发生的业务是否一致。从货物或服务的名称、规格型号、数量、单价到金额等，都要与合同约定或实际交易情况相符。例如，企业采购的是 A 型号的电脑，但发票上开具的却是 B 型号的电脑，这种发票就属于不合规发票。若企业使用这样的发票进行财务核算和税务处理，可能会引发税务风险，同时也会影响企业财务信息的真实性和准确性。
四、发票认证知识
（一）增值税专用发票认证的概念及意义
增值税专用发票认证，是指一般纳税人通过增值税发票税控系统对增值税专用发票所包含的数据进行识别、确认。只有经过认证的增值税专用发票，其进项税额才能在销项税额中抵扣。通过认证，税务机关可以核实发票的真实性、合法性以及发票内容的准确性，防止企业利用虚假发票骗取抵扣税款，保障国家税收收入。
（二）认证方式及流程
- 网上认证：这是目前最常用的认证方式。一般纳税人登录增值税发票综合服务平台，插入税控设备，输入密码登录系统。在系统中选择“发票勾选”功能，根据发票信息进行勾选，然后提交确认。系统会自动将勾选确认的发票信息传递给税务机关进行比对认证。认证通过后，企业即可在当期申报增值税时抵扣相应的进项税额。
- 自助办税终端认证：部分地区的税务机关提供了自助办税终端设备，企业财务人员可携带增值税专用发票原件到办税服务厅的自助办税终端进行认证。操作时，按照终端屏幕提示将发票放入扫描区域，系统自动读取发票信息并进行认证。认证结果会实时显示，认证通过后可打印认证结果通知书。
- 大厅认证：企业也可以直接将增值税专用发票拿到税务机关办税服务厅，由税务人员在税务系统中进行手工认证。这种方式适用于一些无法通过网上认证或自助办税终端认证的特殊情况，如发票票面信息模糊、系统故障等。
（三）认证期限及注意事项
根据现行规定，增值税一般纳税人取得 2017 年 1 月 1 日及以后开具的增值税专用发票、海关进口增值税专用缴款书、机动车销售统一发票、收费公路通行费增值税电子普通发票，取消认证确认、稽核比对、申报抵扣的期限。也就是说，企业取得上述发票后，可在任意时间进行认证抵扣。但需要注意的是，虽然取消了认证期限，但企业仍应及时进行认证抵扣，避免因长期未认证导致发票丢失、损坏等问题影响企业的进项税额抵扣。同时，对于认证不符或无法认证的发票，要及时与销售方联系，查明原因并按规定进行处理。例如，如果是发票开具错误导致无法认证，应要求销售方重新开具正确的发票。
五、发票保管知识
（一）发票保管的重要性
发票作为企业经济业务的重要凭证，妥善保管发票对于企业财务核算、税务检查以及法律维权都具有重要意义。一方面，完整、准确的发票保管有助于企业清晰地记录经济业务往来，为财务核算提供可靠依据。另一方面，在税务机关进行检查时，企业能够及时提供相关发票，证明业务的真实性和合法性。此外，若企业与交易对方发生经济纠纷，发票也可以作为重要的证据。
（二）发票保管的要求
- 存放地点：企业应设置专门的场所或保险柜存放发票，确保发票存放环境安全、干燥，避免发票受潮、发霉、虫蛀等。同时，存放地点要具备一定的防火、防盗措施，防止发票因火灾、盗窃等原因丢失。例如，企业可以在财务办公室设置专门的发票存放柜，并安装监控设备，保障发票存放安全。
- 分类存放：发票应按照发票种类、发票号码顺序进行分类存放。对于已开具的发票存根联和未开具的空白发票，要分别存放。这样便于企业在需要时快速查找发票，同时也有利于税务机关进行检查。例如，企业可以将增值税专用发票存根联、增值税普通发票存根联以及空白发票分别放置在不同的文件夹或档案盒中，并做好相应的标识。
- 保管期限：根据相关规定，已开具的发票存根联和发票登记簿，应当保存 5 年。保存期满，报经税务机关查验后销毁。未开具的空白发票，在企业不再使用或税务机关规定的缴销期限内，应及时办理缴销手续。企业必须严格遵守发票保管期限规定，不得擅自销毁未到期的发票存根联和发票登记簿。
（三）发票丢失的处理
如果企业发生发票丢失的情况，应立即采取相应措施。对于丢失增值税专用发票，根据不同情况有不同的处理方法。若同时丢失已开具增值税专用发票的发票联和抵扣联，购买方可凭销售方提供的相应专用发票记账联复印件及销售方主管税务机关出具的《丢失增值税专用发票已报税证明单》或《丢失货物运输业增值税专用发票已报税证明单》，作为增值税进项税额的抵扣凭证、退税凭证或记账凭证。若仅丢失发票联，可将专用发票抵扣联作为记账凭证，专用发票抵扣联复印件留存备查。若丢失抵扣联，可使用专用发票发票联复印件留存备查。对于丢失增值税普通发票，企业应取得原开票单位盖有公章的证明，并注明原来发票号码、金额和内容等，由经办单位负责人批准后，才能代作原始凭证。
六、发票风险及防范
（一）发票风险类型
- 虚开发票风险：包括为他人虚开、为自己虚开、让他人为自己虚开、介绍他人虚开增值税专用发票或其他可用于骗取出口退税、抵扣税款的发票。虚开发票不仅会导致国家税收流失，企业一旦涉及虚开发票，相关责任人将面临严重的法律责任，包括刑事处罚。例如，根据《中华人民共和国刑法》规定，虚开增值税专用发票或者虚开用于骗取出口退税、抵扣税款的其他发票的，处三年以下有期徒刑或者拘役，并处二万元以上二十万元以下罚金；虚开的税款数额较大或者有其他严重情节的，处三年以上十年以下有期徒刑，并处五万元以上五十万元以下罚金；虚开的税款数额巨大或者有其他特别严重情节的，处十年以上有期徒刑或者无期徒刑，并处五万元以上五十万元以下罚金或者没收财产。
- 取得不合规发票风险：如前文所述，取得的发票存在真伪问题、开具方资质问题、发票内容与业务不一致等情况，都属于不合规发票。不合规发票不能在企业所得税前扣除，若企业已将其作为成本费用列支，可能导致少缴企业所得税，面临税务机关的补税、罚款及滞纳金等处罚。
- 发票逾期认证风险：虽然目前部分发票取消了认证期限，但企业若因疏忽未及时认证发票，可能导致进项税额无法抵扣，增加企业税收负担。例如，企业由于财务人员变动等原因，未及时对取得的增值税专用发票进行认证，导致发票超过可认证期限，相应的进项税额就不能在销项税额中抵扣，企业需要多缴纳增值税。
（二）发票风险防范措施
- 加强内部培训：企业要定期组织财务人员及相关业务人员进行发票知识培训，提高全员对发票重要性的认识以及对发票相关规定的理解。培训内容可以包括发票开具、取得、认证、保管等各个环节的知识和风险防范要点。例如，邀请税务专家进行讲座，讲解最新的发票政策法规和实际案例，通过案例分析让员工深刻认识发票风险。
- 建立健全发票管理制度：企业应制定完善的发票管理制度，明确发票开具、取得、认证、保管等各环节的操作流程和责任人员。例如，规定发票开具前要对业务的真实性进行审核，由业务部门提供相关合同、订单等资料，财务人员审核无误后再开具发票。对于发票的取得，要建立严格的审核机制，对发票的合法性、真实性、完整性进行逐一审查。
- 加强与税务机关沟通：企业要保持与当地税务机关的良好沟通，及时了解发票相关政策的变化。税务机关会定期发布一些关于发票管理的通知、公告等，企业要及时关注并学习。同时，对于在发票处理过程中遇到的疑问，要主动向税务机关咨询，确保企业的发票处理符合税收政策规定。例如，当企业遇到一些特殊业务的发票开具问题时，及时与税务机关沟通，获取准确的处理方法，避免因理解偏差导致发票风险。
七、结论
发票知识贯穿于企业财务工作的各个环节，对于财务会计工作人员来说，全面掌握必知的发票知识是做好财务工作的基础。从发票的开具到取得，从认证到保管，每一个环节都蕴含着重要的财务和税务信息，任何一个环节出现疏忽都可能给企业带来风险。因此，财务人员要不断学习和更新发票知识，严格遵守发票相关规定，加强发票管理，有效防范发票风险，为企业的健康发展提供有力的财务支持。只有这样，才能在财务工作中少走弯路，确保企业财务工作的合规性、准确性和高效性。