一、引言

在企业财务工作中，发票处理是一项至关重要的环节。发票不仅是企业进行经济业务活动的重要凭证，也是财务核算和税务申报的关键依据。正确处理发票，对于企业规范财务管理、降低税务风险、保障经济利益具有不可忽视的作用。然而，发票处理涉及众多复杂的规定和操作流程，财务人员一旦处理不当，就可能给企业带来诸多麻烦。因此，掌握发票处理知识，成为每一位财务工作人员的必修课。

二、发票开具知识

1. 发票种类及适用范围

   • 增值税专用发票：主要用于一般纳税人之间的销售货物、提供应税劳务和应税服务等经济业务。增值税专用发票具有抵扣税款的功能，购买方可以凭借取得的合法有效的增值税专用发票抵扣其销项税额。例如，A 企业为一般纳税人，向同样为一般纳税人的 B 企业销售一批货物，价值 100 万元（不含税），税率为 13%，此时 A 企业应向 B 企业开具增值税专用发票，发票金额为 100 万元，税额为 13 万元。B 企业取得该发票后，在符合抵扣条件的情况下，可以将 13 万元的税额作为进项税额进行抵扣。
   • 增值税普通发票：适用于所有纳税人的各类经营活动，包括一般纳税人的非应税项目、小规模纳税人以及消费者个人等。增值税普通发票不能用于抵扣税款，但它是企业记录经营活动、进行财务核算的重要凭证。比如，小规模纳税人 C 企业销售一批商品给消费者个人，就需要开具增值税普通发票。
   • 机动车销售统一发票：专门用于销售机动车（不包括销售旧机动车）时开具。购买方凭此发票办理车辆购置税申报和机动车注册登记手续。例如，汽车 4S 店向消费者销售一辆新车，应开具机动车销售统一发票。
   • 二手车销售统一发票：当二手车交易发生时，由二手车交易市场、二手车经销企业、经纪机构和拍卖企业等开具。它是二手车交易的重要凭证。

2. 发票开具要求

   • 开具信息准确：发票上的购买方和销售方信息必须准确无误，包括名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等。例如，若销售方 A 企业在开具发票时，将购买方 B 企业的纳税人识别号写错，B 企业取得该发票后可能无法正常使用，甚至影响其财务核算和税务处理。
   • 货物或服务内容清晰：应详细填写所销售的货物或提供的服务的具体名称、规格型号、数量、单价等信息。如果是汇总开具发票，还需要附上销售清单，清单应通过税控系统开具，并加盖发票专用章。例如，企业销售多种办公用品，不能只在发票上笼统填写“办公用品”，而应在发票或清单上详细列出每种办公用品的名称、数量、单价等。
   • 发票联次完整：不同种类的发票联次有所不同，常见的增值税专用发票一般有三联，分别为发票联、抵扣联和记账联；增值税普通发票一般有两联，即发票联和记账联。各联次用途不同，发票联是购买方核算采购成本和增值税进项税额的记账凭证；抵扣联是购买方报送主管税务机关认证和留存备查的凭证；记账联是销售方核算销售收入和增值税销项税额的记账凭证。财务人员在开具发票时，应确保各联次内容一致、字迹清楚、不得压线、错格等。
   • 开具时间合规：应按照增值税纳税义务的发生时间开具发票。对于采取直接收款方式销售货物的，不论货物是否发出，均为收到销售款或者取得索取销售款凭据的当天开具发票；采取托收承付和委托银行收款方式销售货物的，为发出货物并办妥托收手续的当天等。例如，企业采用预收货款方式销售货物，应在发出货物时开具发票，而不能提前或滞后开具，否则可能面临税务风险。

三、发票取得知识

1. 取得发票的合法性审查

   • 审查发票的真实性：首先要判断发票是否为真发票。可以通过发票查验平台，输入发票代码、号码、开票日期、金额等信息进行查询验证。例如，财务人员收到一张增值税专用发票，通过当地税务局的发票查验平台，若能准确查询到该发票的相关信息，且与票面信息一致，则初步判断该发票为真实发票。若查询不到或者信息不一致，则可能是假发票，不能作为合法的记账凭证。
   • 审查发票开具的规范性：检查发票上的各项内容是否按照规定填写完整、准确。如前文所述，购买方和销售方信息、货物或服务内容、发票联次等都应符合要求。若发票上缺少购买方纳税人识别号、销售方未加盖发票专用章等，这样的发票都属于不合规发票，不能用于财务报销和税务处理。
   • 审查发票来源的合法性：确保发票是从真实的交易对方取得，且交易对方具备开具相应发票的资格。例如，A 企业从 B 企业采购货物，B 企业应是实际销售货物的企业，且 B 企业具有合法的税务登记和发票领购资格。若 A 企业通过非法途径取得发票，如从第三方购买发票来虚增成本，这不仅违反了税收法律法规，还可能给企业带来严重的法律后果。

2. 特殊情况下发票的取得

   • 农产品收购发票：当企业向农业生产者个人收购自产农产品时，由于农业生产者个人无法自行开具发票，收购企业可以自行开具农产品收购发票。农产品收购发票左上角会有“收购”字样，收购企业应按照规定如实填写收购信息，包括销售方姓名、身份证号码、地址、农产品名称、数量、单价等。收购企业可以按照农产品收购发票上注明的农产品买价和 9%（用于生产销售或委托加工 13%税率货物的，扣除率为 10%）的扣除率计算进项税额进行抵扣。例如，某食品加工企业向农民收购一批小麦，支付收购款 10 万元，该企业开具农产品收购发票后，可以按照 9%的扣除率计算抵扣进项税额 9000 元（100000×9%）。
   • 境外发票：企业从境外购进货物或者劳务发生的支出，以对方开具的发票或者具有发票性质的收款凭证、相关税费缴纳凭证作为税前扣除凭证。当取得境外发票时，财务人员应注意审查发票的真实性和与业务的相关性，同时可能需要提供相关的合同、付款凭证等资料来证明业务的真实性。例如，国内某企业从国外进口一批设备，取得了境外供应商开具的发票，该企业在进行财务处理时，除了要验证发票的真实性，还应准备好进口合同、报关单、付款水单等资料，以备税务机关核查。

四、发票认证知识

1. 增值税专用发票认证方式

   • 增值税发票选择确认平台认证：这是目前一般纳税人常用的认证方式。一般纳税人登录增值税发票选择确认平台，通过勾选、确认的方式完成发票认证。该平台可以实时获取增值税发票信息，操作简便快捷。例如，每月申报期内，企业财务人员登录平台后，系统会列出企业取得的所有符合认证条件的增值税专用发票，财务人员根据实际业务情况，勾选需要认证抵扣的发票，然后进行确认操作，即可完成认证。
   • 扫描认证：部分企业仍可通过扫描仪将增值税专用发票的票面信息扫描上传至税务机关的认证系统进行认证。虽然这种方式相对较为传统，但在一些网络条件不佳或者对新系统操作不熟悉的企业中仍有使用。例如，某企业因所处地区网络不稳定，无法正常使用增值税发票选择确认平台，就可以采用扫描认证的方式，将发票通过扫描仪扫描后，将数据上传至税务机关认证系统进行认证。

2. 认证期限及相关规定

   • 认证期限：自 2017 年 7 月 1 日起，增值税一般纳税人取得的 2017 年 7 月 1 日及以后开具的增值税专用发票和机动车销售统一发票，应自开具之日起 360 日内认证或登录增值税发票选择确认平台进行确认，并在规定的纳税申报期内，向主管税务机关申报抵扣进项税额。例如，企业取得一张 2023 年 1 月 1 日开具的增值税专用发票，应在 2023 年 12 月 27 日（360 天内）前完成认证或确认，并在认证或确认的次月申报期内申报抵扣进项税额。
   • 逾期认证处理：若因客观原因导致增值税专用发票逾期未认证，如自然灾害、办税人员伤亡、突发疾病或者擅自离职等，纳税人可以向主管税务机关申请逾期抵扣。经主管税务机关审核、逐级上报，由国家税务总局认证、稽核比对后，比对相符的增值税扣税凭证，允许纳税人继续抵扣其进项税额。但主观原因导致的逾期，如财务人员疏忽等，一般不得抵扣进项税额。

五、发票抵扣知识

1. 准予抵扣的进项税额

   • 从销售方取得的增值税专用发票上注明的增值税额：如前文所述，一般纳税人 A 企业从一般纳税人 B 企业购进货物，取得 B 企业开具的增值税专用发票，发票上注明的税额 13 万元，在符合抵扣条件的情况下，A 企业可以将该 13 万元作为进项税额进行抵扣。
   • 从海关取得的海关进口增值税专用缴款书上注明的增值税额：企业进口货物时，海关会开具海关进口增值税专用缴款书，企业可以按照缴款书上注明的增值税额进行抵扣。例如，某企业进口一批货物，海关进口增值税专用缴款书上注明的增值税额为 20 万元，该企业在申报纳税时，可以将这 20 万元作为进项税额抵扣。
   • 购进农产品，按照农产品收购发票或者销售发票上注明的农产品买价和规定的扣除率计算的进项税额：前文已举例说明，收购农产品可以按照买价和扣除率计算抵扣进项税额。
   • 从境外单位或者个人购进服务、无形资产或者不动产，自税务机关或者扣缴义务人取得的解缴税款的完税凭证上注明的增值税额：例如，国内某企业从境外购进一项专利技术，支付费用 100 万元，并代扣代缴增值税 6 万元，取得了税务机关开具的完税凭证。该企业可以凭借完税凭证上注明的 6 万元增值税额进行抵扣，但需要注意的是，企业应取得解缴税款的完税凭证原件，并同时符合其他相关规定。

2. 不得抵扣的进项税额

   • 用于简易计税方法计税项目、免征增值税项目、集体福利或者个人消费的购进货物、劳务、服务、无形资产和不动产：例如，企业购进一批货物，用于职工食堂的建设，这属于集体福利项目，其对应的进项税额不得抵扣。若企业为一般纳税人，购进该批货物取得增值税专用发票，注明税额 5 万元，该 5 万元税额不能作为进项税额抵扣，应计入相关资产成本或费用。
   • 非正常损失的购进货物，以及相关的劳务和交通运输服务：非正常损失是指因管理不善造成货物被盗、丢失、霉烂变质，以及因违反法律法规造成货物或者不动产被依法没收、销毁、拆除的情形。例如，企业仓库因管理不善发生火灾，导致一批购进货物烧毁，该批货物购进时取得增值税专用发票，注明税额 8 万元，由于属于非正常损失，这 8 万元进项税额不得抵扣，应作进项税额转出处理。
   • 非正常损失的在产品、产成品所耗用的购进货物（不包括固定资产）、劳务和交通运输服务：假设企业生产的一批产成品因管理不善发生变质，该批产成品所耗用的购进货物取得增值税专用发票，注明税额 6 万元，这 6 万元进项税额也不得抵扣，需作进项税额转出。
   • 国务院规定的其他项目：具体以国家相关税收政策规定为准。

六、发票保管知识

1. 发票存放要求

   • 安全存放：企业应设立专门的场所或保险柜存放发票，确保发票的安全，防止发票被盗、丢失、损毁等。发票存放场所应具备防火、防潮、防虫、防鼠等条件。例如，某企业将发票存放在普通办公室的文件柜中，未采取任何防火、防潮措施，一旦发生火灾或受潮，发票可能受损，影响企业的财务和税务处理。因此，企业应将发票存放在符合安全要求的保险柜或专门的发票库房中。
   • 分类存放：应按照发票种类、开票时间等进行分类存放，便于查找和管理。比如，将增值税专用发票、增值税普通发票分别存放，再按照开票月份或年度进行细分。这样在需要查询某张发票时，能够快速找到。

2. 发票保管期限

   • 已开具发票：根据规定，已开具的发票存根联和发票登记簿，应当保存 5 年。保存期满，报经税务机关查验后销毁。例如，企业 2018 年开具的发票存根联，应保存至 2023 年，在 2023 年期满后，需向税务机关提出销毁申请，经税务机关查验同意后，方可销毁。
   • 未开具发票：未开具的空白发票也应妥善保管，在使用完毕或因其他原因不再使用时，按照规定进行缴销。若企业因经营业务调整，不再使用某种发票，应及时将未开具的空白发票交回税务机关进行缴销处理。

3. 发票丢失处理

   • 丢失增值税专用发票：如果同时丢失已开具增值税专用发票的发票联和抵扣联，购买方可凭销售方提供的相应专用发票记账联复印件及销售方主管税务机关出具的《丢失增值税专用发票已报税证明单》，作为增值税进项税额的抵扣凭证、记账凭证；若只丢失发票联，可将抵扣联作为记账凭证，抵扣联复印件留存备查；若只丢失抵扣联，可使用发票联复印件留存备查。例如，A 企业从 B 企业购进货物，取得增值税专用发票后，不慎丢失了发票联和抵扣联，此时 A 企业可要求 B 企业提供发票记账联复印件，并由 B 企业向其主管税务机关申请开具《丢失增值税专用发票已报税证明单》，A 企业凭此复印件和证明单进行进项税额抵扣和记账。
   • 丢失增值税普通发票：应于发现丢失当日书面报告税务机关，并在辖区内地级市报刊上登报声明作废。同时，取得原开具单位盖有公章的证明，并注明原来发票号码、金额和内容等，由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位领导人批准后，才能代作原始凭证。例如，C 企业丢失一张增值税普通发票，应先向税务机关报告，然后在当地报纸上刊登遗失声明，再取得开票方的证明，经本企业相关负责人批准后，可作为记账凭证。

七、发票处理中的风险及防范

1. 虚开发票风险

   • 虚开发票的定义及类型：虚开发票是指为他人、为自己、让他人为自己、介绍他人开具与实际经营业务情况不符的发票。常见的虚开发票类型包括为了虚增成本、减少利润而虚开的发票，以及为了骗取出口退税而虚开的发票等。例如，一些企业为了少缴企业所得税，通过支付开票手续费的方式，让其他企业为自己开具与实际业务不符的发票，虚增成本费用，降低应纳税所得额。
   • 虚开发票的法律后果：虚开发票属于严重的违法行为，一旦被税务机关查处，企业将面临补缴税款、加收滞纳金、罚款等处罚，情节严重的，相关责任人还可能面临刑事处罚。根据《中华人民共和国刑法》规定，虚开增值税专用发票或者虚开用于骗取出口退税、抵扣税款的其他发票的，处三年以下有期徒刑或者拘役，并处二万元以上二十万元以下罚金；虚开的税款数额较大或者有其他严重情节的，处三年以上十年以下有期徒刑，并处五万元以上五十万元以下罚金；虚开的税款数额巨大或者有其他特别严重情节的，处十年以上有期徒刑或者无期徒刑，并处五万元以上五十万元以下罚金或者没收财产。
   • 防范虚开发票风险的措施：企业应加强对交易对方的背景调查，确保交易的真实性和合法性。在签订合同前，仔细核实对方的营业执照、税务登记等信息，了解其经营状况和信誉情况。同时，严格按照发票开具规定进行操作，确保发票开具内容与实际业务相符。例如，企业在采购货物时，不仅要关注货物的质量和价格，还要对供应商进行全面调查，查看其是否具备合法经营资格，是否存在不良纳税记录等。在开具发票时，要如实填写货物名称、数量、金额等信息，避免开具虚假发票。

2. 发票合规性风险

   • 发票不合规的表现形式：除了前文提到的发票开具不规范、取得发票不合法等情况外，发票的税率适用错误、发票备注栏填写不符合规定等也属于发票不合规的表现形式。例如，企业提供建筑服务，按照规定应在发票备注栏注明建筑服务发生地县（市、区）名称及项目名称，但企业开具发票时未填写备注栏，这样的发票就属于不合规发票。
   • 发票不合规的影响：不合规发票不能作为有效的记账凭证和税务扣除凭证，可能导致企业无法正常抵扣进项税额、不能在企业所得税前扣除相关成本费用等，从而增加企业的税负。同时，税务机关发现企业使用不合规发票，还可能对企业进行税务检查，影响企业的正常经营。
   • 防范发票合规性风险的措施：财务人员应加强对发票相关政策法规的学习，及时了解最新的发票管理规定。建立健全发票审核制度，对取得的发票进行严格审核，确保发票的合规性。例如，定期组织财务人员参加发票知识培训，让他们熟悉各类发票的开具要求、税率适用范围、备注栏填写规定等。在收到发票后，由专人对发票进行审核，发现问题及时与开票方沟通解决，避免因发票不合规给企业带来损失。

八、结论

发票处理知识贯穿于企业财务工作的各个环节，从发票的开具、取得、认证、抵扣到保管，每一个环节都至关重要。财务人员只有全面掌握发票处理知识，严格按照相关规定进行操作，才能有效规避发票处理过程中的各类风险，确保企业财务工作的顺利进行，为企业的健康发展提供有力保障。同时，随着税收政策的不断调整和完善，财务人员还应持续学习，及时更新知识，以更好地适应企业财务管理的需要。在实际工作中，若遇到复杂的发票问题，应及时与税务机关沟通咨询，避免因错误处理而给企业带来不必要的损失。