一、引言

发票，作为企业经济活动的重要凭证，在财务工作中占据着举足轻重的地位。财务人员对发票的正确处理，不仅关乎企业财务数据的真实性与准确性，更与企业税务合规紧密相连。一旦发票处理不当，可能引发一系列税务风险，给企业带来不必要的损失。因此，深入了解发票处理知识，是每一位财务人员的必修课。

二、发票的基本概念

1. 发票的定义 发票是指一切单位和个人在购销商品、提供或接受服务以及从事其他经营活动中，所开具和收取的业务凭证，是会计核算的原始依据，也是审计机关、税务机关执法检查的重要依据。简单来说，发票就是记录企业经济业务发生的一种证明文件。
2. 发票的种类 （1）增值税专用发票：由增值税一般纳税人开具，可作为购买方进项税额的抵扣凭证。其格式较为规范，包含购买方、销售方的详细信息，以及货物或服务的名称、金额、税率、税额等内容。 （2）增值税普通发票：主要由小规模纳税人或一般纳税人在不能开具专用发票时使用。与专用发票相比，普通发票不能用于进项税额抵扣。它又分为折叠票、卷票和电子普通发票等不同形式。电子普通发票因其便捷性，近年来使用越来越广泛，消费者可以通过电子发票服务平台自行下载打印。 （3）其他发票：如农产品收购发票、农产品销售发票、机动车销售统一发票等。农产品收购发票是收购单位向农业生产者个人收购自产免税农业产品时，由付款方向收款方开具的发票。农产品销售发票是指农业生产者销售自产农产品适用免征增值税政策而开具的普通发票。机动车销售统一发票则专门用于机动车销售业务。

三、发票的开具

1. 开具发票的基本要求 （1）发票开具应当按照规定的时限、顺序、栏目，全部联次一次性如实开具，并加盖发票专用章。这意味着财务人员在开具发票时，要确保发票信息的真实性和完整性，不能虚开发票，也不能错开、漏开发票。例如，发票上的购买方信息要与实际交易对方完全一致，货物或服务名称要准确无误，金额和税额要计算正确等。 （2）单位和个人在开具发票时，必须做到按照号码顺序填开，填写项目齐全，内容真实，字迹清楚，全部联次一次打印，内容完全一致。以增值税专用发票为例，发票上的密码区不能压线、出格，否则可能导致发票无法认证。
2. 特殊情况下的发票开具 （1）差额征税发票开具：当企业发生差额征税业务时，如旅游服务、劳务派遣服务等，在开具发票时要按照规定的差额征税开票功能进行开具。例如，旅游公司提供旅游服务，以取得的全部价款和价外费用，扣除向旅游服务购买方收取并支付给其他单位或者个人的住宿费、餐饮费、交通费、签证费、门票费和支付给其他接团旅游企业的旅游费用后的余额为销售额。在开具发票时，通过新系统中差额征税开票功能，录入含税销售额和扣除额，系统自动计算税额和不含税金额，备注栏自动打印“差额征税”字样。 （2）不征税发票开具：企业在一些特殊业务场景下，如销售自行开发的房地产项目预收款、预付卡销售和充值等，需要开具不征税发票。不征税发票在发票税率栏显示“不征税”，不得开具增值税专用发票。以房地产企业收到预收款为例，应开具增值税普通发票，发票税率栏应填写“不征税”，并在发票备注栏注明“预收款”字样。

四、发票的取得

1. 取得发票的注意事项 （1）审核发票的真实性：财务人员收到发票后，首先要通过发票查验平台等方式，验证发票的真伪。可登录国家税务总局全国增值税发票查验平台，输入发票代码、发票号码、开票日期、开具金额（不含税）、验证码等信息进行查验。例如，有些不法分子会伪造发票，通过查验平台就能及时发现问题，避免企业接受虚假发票带来的风险。 （2）审核发票的合规性： ① 发票内容要完整、准确。购买方信息应包括名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等，必须与企业实际信息一致。销售方信息同样要完整准确。货物或服务名称要具体、清晰，不能含糊其辞。例如，不能只写“办公用品”，而应具体写明是“笔记本”“中性笔”等。 ② 发票的格式要符合规定。发票的纸质、油墨、印刷等方面都有一定标准。比如，增值税专用发票的防伪油墨颜色擦可变，通过用白纸摩擦票面的发票代码和字符No.区域，在白纸表面以及发票代码和字符No.的摩擦区域均会产生红色擦痕。 ③ 发票的盖章要规范。发票必须加盖发票专用章，不能加盖财务专用章或公章。并且盖章要清晰，不能模糊不清。如果发票盖章不规范，可能导致发票无效，不能作为报销凭证。
2. 不符合规定发票的处理 如果取得的发票不符合规定，财务人员应及时要求开票方重新开具。对于无法重新取得发票的情况，要根据具体原因进行分析处理。例如，如果是因为开票方注销、撤销、依法被吊销营业执照、被税务机关认定为非正常户等特殊原因无法补开、换开发票的，企业可凭以下资料证实支出真实性后，其支出允许税前扣除： （1）无法补开、换开发票、其他外部凭证原因的证明资料（包括工商注销、机构撤销、列入非正常经营户、破产公告等证明资料）； （2）相关业务活动的合同或者协议； （3）采用非现金方式支付的付款凭证； （4）货物运输的证明资料； （5）货物入库、出库内部凭证； （6）企业会计核算记录以及其他资料。 前款第一项至第三项为必备资料。

五、发票的认证与抵扣

1. 发票认证的方式 （1）增值税发票选择确认平台：这是目前一般纳税人常用的发票认证方式。纳税人登录增值税发票选择确认平台，可对取得的增值税专用发票、机动车销售统一发票、收费公路通行费增值税电子普通发票等进行勾选确认，用于申报抵扣进项税额。在该平台上，纳税人可以根据发票的开具日期等条件筛选发票，并进行批量勾选或逐票勾选。例如，每月月底前，财务人员可登录平台，对当月取得的符合抵扣条件的发票进行勾选确认，平台会实时将勾选确认的发票信息同步到增值税纳税申报系统。 （2）扫描认证：部分企业仍采用扫描认证的方式，通过扫描仪将发票信息扫描上传至税务机关认证系统进行认证。这种方式相对传统，效率较低，但对于一些不熟悉网络操作或设备条件有限的企业仍在使用。财务人员将发票放入扫描仪，按照系统提示操作，扫描完成后，系统会自动识别发票信息并进行认证。认证结果会实时反馈，若认证通过，可用于进项税额抵扣；若认证不通过，需检查发票信息是否有误或重新扫描。
2. 不得抵扣进项税额的情形 （1）用于简易计税方法计税项目、免征增值税项目、集体福利或者个人消费的购进货物、加工修理修配劳务、服务、无形资产和不动产。其中涉及的固定资产、无形资产、不动产，仅指专用于上述项目的固定资产、无形资产（不包括其他权益性无形资产）、不动产。例如，企业为员工提供的集体宿舍所购进的空调，属于用于集体福利，其进项税额不得抵扣。再如，企业销售免税产品所购进的原材料，其进项税额也不能抵扣。 （2）非正常损失的购进货物，以及相关的加工修理修配劳务和交通运输服务。非正常损失是指因管理不善造成货物被盗、丢失、霉烂变质，以及因违反法律法规造成货物或者不动产被依法没收、销毁、拆除的情形。比如，企业仓库因管理不善，导致一批原材料被盗，这批原材料所对应的进项税额就不能抵扣，需要做进项税额转出处理。 （3）非正常损失的在产品、产成品所耗用的购进货物（不包括固定资产）、加工修理修配劳务和交通运输服务。例如，企业生产车间因火灾导致一批在产品烧毁，这批在产品所耗用的原材料等对应的进项税额要做转出处理。 （4）非正常损失的不动产，以及该不动产所耗用的购进货物、设计服务和建筑服务。企业新建的办公楼因违规建设被依法拆除，该办公楼所耗用的购进货物、设计服务和建筑服务的进项税额不得抵扣，已抵扣的要做进项税额转出。
3. 进项税额转出的会计处理 当企业发生不得抵扣进项税额的情形时，需要进行进项税额转出处理。例如，企业将购进的一批货物用于职工福利，该批货物的进项税额为1000元，其会计分录为： 借：应付职工薪酬——职工福利 贷：原材料 应交税费——应交增值税（进项税额转出）1000

六、发票的保管

1. 纸质发票的保管 （1）企业应建立健全发票保管制度，指定专人负责发票的保管工作。财务部门要设置专门的发票存放场所，确保发票存放安全，防止发票被盗、丢失、损坏等情况发生。发票存放场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件，如配备灭火器、除湿机、防虫药等设备和物品。 （2）已开具的发票存根联和发票登记簿，应当保存5年。保存期满，报经税务机关查验后销毁。在保存期间，要按发票种类、号码顺序等进行分类整理，便于查阅。例如，可将增值税专用发票存根联按年度、月份装订成册，并在封面上注明发票种类、起讫号码、开票日期等信息。
2. 电子发票的保管 随着电子发票的广泛应用，电子发票的保管也成为财务工作的重要内容。企业应采用有效的电子发票管理系统，对电子发票进行存储、备份和归档。电子发票的存储应确保数据的安全性和完整性，可采用本地存储与云端存储相结合的方式，定期进行数据备份。同时，要建立电子发票的检索和查询机制，方便财务人员随时查阅和调用电子发票。例如，企业可以按照发票开具日期、发票号码、销售方等信息建立索引，便于快速查找所需的电子发票。

七、发票处理中的常见风险及防范措施

1. 虚开发票风险 （1）风险表现：虚开发票是指为他人、为自己开具与实际经营业务情况不符的发票，或者让他人为自己开具与实际经营业务情况不符的发票，以及介绍他人开具与实际经营业务情况不符的发票的行为。虚开发票不仅会导致企业面临税务处罚，情节严重的还可能涉及刑事责任。例如，一些企业为了虚增成本、减少利润，从而少缴税款，会通过购买虚假发票来增加费用支出。 （2）防范措施：企业要加强内部管理，建立严格的发票审核制度。财务人员要对发票所涉及的业务真实性进行核实，查看是否有相应的合同、资金流、物流等证据支持。同时，要提高对虚开发票风险的认识，加强对员工的培训，让员工了解虚开发票的危害和后果。对于新合作的供应商，要进行充分的背景调查，确保其经营的合法性和规范性。
2. 发票逾期未认证风险 （1）风险表现：增值税一般纳税人取得的增值税专用发票等扣税凭证，未在规定期限内到税务机关办理认证、申报抵扣或者申请稽核比对的，不得作为合法的增值税扣税凭证，不得计算进项税额抵扣。这会导致企业多缴纳增值税，增加企业税负。例如，企业因疏忽，未在发票开具之日起360日内对增值税专用发票进行认证，该发票就不能再用于进项税额抵扣。 （2）防范措施：企业应建立发票认证台账，详细记录发票的取得日期、发票号码、开票方、金额、税额、认证期限等信息。财务人员要定期对发票认证情况进行核对，设置提醒机制，确保在规定期限内完成发票认证工作。同时，对于一些特殊情况导致发票逾期未认证的，企业要及时了解相关政策，符合条件的可申请逾期抵扣。根据相关规定，增值税一般纳税人发生真实交易但由于客观原因造成增值税扣税凭证逾期的，经主管税务机关审核、逐级上报，由国家税务总局认证、稽核比对后，对比对相符的增值税扣税凭证，允许纳税人继续抵扣其进项税额。客观原因包括自然灾害、社会突发事件等不可抗力因素，增值税扣税凭证被盗、抢，或者因邮寄丢失、误递导致逾期等。
3. 发票开具不规范风险 （1）风险表现：发票开具不规范可能导致发票无效，不能作为报销凭证或进项税额抵扣凭证。例如，发票内容填写不完整，缺少购买方纳税人识别号、货物或服务名称填写不具体、发票专用章加盖不清晰或未加盖等情况。这些问题可能导致企业在税务检查时面临处罚，同时也可能影响企业的正常财务核算。 （2）防范措施：企业要加强对财务人员和开票人员的培训，使其熟悉发票开具的相关规定和要求。制定发票开具审核流程，在发票开具后，由专人对发票内容进行审核，确保发票开具规范。同时，企业可以利用发票管理软件，设置必填项和校验规则，对发票开具进行实时提醒和纠错，减少发票开具不规范问题的发生。

八、结语

发票处理贯穿于企业财务活动的始终，是财务人员必须熟练掌握的重要技能。从发票的开具、取得，到认证、抵扣、保管，每一个环节都不容忽视。财务人员只有深入了解发票处理知识，严格遵守相关规定，才能有效规避发票处理过程中的风险，确保企业财务工作的合规性和稳定性，为企业的健康发展提供有力保障。在实际工作中，财务人员还要不断关注发票政策的变化，及时调整发票处理方式，以适应税收征管的新要求。