一、发票开具基础知识
发票，作为经济活动中至关重要的商事凭证，其开具环节有着严格的规范和要求。对于财务小白来说，首先要明确发票的类型。常见的发票类型有增值税专用发票和增值税普通发票。增值税专用发票主要用于一般纳税人之间的交易，具有抵扣进项税额的功能；而增值税普通发票则广泛应用于各种经济业务，不具备抵扣功能，但却是记录交易的有效凭证。
在开具发票时，务必确保信息的准确性。购货方信息，包括名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等，要与对方提供的资料完全一致。销售方信息同样要准确无误，这不仅关系到发票的有效性，更与税务申报息息相关。例如，发票上的货物或应税劳务、服务名称，要按照实际销售情况如实填写，不能随意变更或简写。单位、数量、单价等栏次也需清晰准确填写，金额和税额要计算正确，并且价税合计要与实际交易金额相符。
发票的开具时间也有明确规定。一般来说，应在发生经营业务确认营业收入时开具发票。提前或滞后开具发票都可能引发税务风险。比如，企业采用预收货款方式销售货物，其增值税纳税义务发生时间为货物发出的当天，但生产销售生产工期超过 12 个月的大型机械设备、船舶、飞机等货物，为收到预收款或者书面合同约定的收款日期的当天。这就要求财务人员要根据不同的销售方式，准确把握发票开具的时间节点。
此外，发票的开具还有一些特殊规定。例如，建筑服务发票应在备注栏注明建筑服务发生地县（市、区）名称及项目名称；销售不动产发票应在备注栏注明不动产的详细地址等。这些看似细节的要求，实则对企业的税务处理和财务核算有着重要影响。
二、发票取得与审核
对于企业而言，取得合规的发票是保障自身权益和规范财务核算的重要环节。财务小白在收到发票时，要仔细进行审核。
首先，审核发票的基本要素。购货方信息是否为企业自身，名称、纳税人识别号等关键信息不能有误。发票的格式是否符合规定，发票代码、发票号码、开票日期等是否清晰完整。发票的监制章是否为最新的椭圆形“国家税务总局监制”字样，不同版本的发票监制章有不同的样式和启用时间，财务人员要及时关注相关政策更新。
其次，审核发票内容。货物或应税劳务、服务名称是否与实际业务相符，是否存在虚开或错开发票的情况。例如，企业实际采购的是办公用品，但发票上开具的却是食品，这显然不符合业务实际。金额、税额的计算是否正确，价税合计是否与实际支付金额一致。同时，要注意发票的税率和征收率是否适用正确。不同的业务适用不同的税率，如一般纳税人销售货物适用 13%的税率，提供交通运输服务适用 9%的税率等。如果税率适用错误，不仅会影响企业的成本核算，还可能导致税务风险。
再者，审核发票的备注栏。如前文所述，部分发票有特殊的备注栏要求。对于运输服务发票，备注栏应填写起运地、到达地、车种车号以及运输货物信息等内容；出租不动产发票应在备注栏注明不动产的详细地址等。若备注栏信息不完整或不符合规定，该发票可能不被税务机关认可。
除了对发票票面信息的审核，还需关注发票的真实性。可以通过登录当地税务机关的发票查验平台，输入发票代码、发票号码、开票日期、开具金额（不含税）等信息进行查验。如果发票无法在查验平台查询到，或者查询结果与票面信息不一致，要及时与开票方沟通核实，避免接受虚假发票给企业带来损失。
三、发票认证与抵扣
发票认证是增值税一般纳税人取得增值税专用发票后，通过特定的方式对发票进行真伪和信息确认的过程，目的是为了后续的进项税额抵扣。对于财务小白来说，了解发票认证的流程和注意事项至关重要。
目前，发票认证主要有两种方式：一是通过增值税发票综合服务平台进行勾选认证。纳税人登录该平台后，可查询、选择用于申报抵扣、出口退税或者代办退税的增值税发票信息。这种方式操作简便，且适用于大部分纳税人。另一种方式是扫描认证，纳税人通过扫描仪将发票信息采集并上传至税务机关进行认证。但随着信息化的发展，扫描认证的方式逐渐被勾选认证所取代。
发票认证的期限也有规定。自 2020 年 3 月 1 日起，增值税一般纳税人取得 2017 年 1 月 1 日及以后开具的增值税专用发票、海关进口增值税专用缴款书、机动车销售统一发票、收费公路通行费增值税电子普通发票，取消认证确认、稽核比对、申报抵扣的期限。纳税人在进行增值税纳税申报时，应当通过增值税发票综合服务平台对上述扣税凭证信息进行用途确认。但对于取得 2016 年 12 月 31 日及以前开具的增值税专用发票、海关进口增值税专用缴款书、机动车销售统一发票，仍需在规定的认证期限内进行认证。
在进行进项税额抵扣时，并非所有取得的增值税专用发票都能抵扣。要符合一定的条件，首先，企业必须是增值税一般纳税人。小规模纳税人采用简易计税方法，不存在进项税额抵扣的问题。其次，用于简易计税方法计税项目、免征增值税项目、集体福利或者个人消费的购进货物、劳务、服务、无形资产和不动产，其进项税额不得从销项税额中抵扣。例如，企业购买的用于职工福利的商品，即使取得了增值税专用发票，也不能抵扣进项税额。另外，非正常损失的购进货物，以及相关的劳务和交通运输服务，其进项税额也不得抵扣。这里的非正常损失，是指因管理不善造成货物被盗、丢失、霉烂变质，以及因违反法律法规造成货物或者不动产被依法没收、销毁、拆除的情形。
财务人员要准确区分可抵扣和不可抵扣的项目，正确计算进项税额。对于可以抵扣的进项税额，要按照规定填写在增值税纳税申报表相应的栏次中，确保税务申报的准确性。
四、发票保管与存档
发票的保管和存档是企业财务管理的重要环节，不仅关系到企业财务资料的完整性，也与税务检查等工作密切相关。
企业应建立健全发票管理制度，指定专人负责发票的保管工作。发票要存放于专门的场所，具备安全的保管条件，防止发票被盗、丢失、损毁等情况发生。已开具的发票存根联和发票登记簿，应当保存 5 年。保存期满，报经税务机关查验后销毁。在保存期间，要便于税务机关及其他相关部门的查阅。
对于电子发票的保管，随着电子发票的广泛应用，企业要建立电子发票存储系统，确保电子发票的真实性、完整性和安全性。可以采用多种存储方式，如本地存储、云端存储等，但都要保证数据的备份和恢复功能。同时，要对电子发票进行分类整理，便于查询和统计。例如，可以按照发票类型、开票日期、业务类别等进行分类存储。
在日常工作中，财务人员要定期对发票的保管情况进行检查。查看发票的存放是否符合要求，发票的数量是否与登记记录一致，电子发票的存储系统是否正常运行等。一旦发现问题，要及时采取措施解决，避免因发票保管不善给企业带来不必要的麻烦。
总之，发票处理知识对于财务小白来说是入门财务工作的重要基础。从发票的开具、取得、认证、抵扣到保管，每个环节都紧密相连，环环相扣。只有全面掌握这些知识，才能在财务工作中准确、规范地处理发票相关事务，为企业的财务管理和税务申报提供有力保障，同时也为自身的职业发展奠定坚实基础。