一、引言
发票，作为企业经济活动的重要原始凭证，贯穿于企业采购、销售、成本核算等各个环节。然而，发票管理并非易事，其中蕴含着诸多风险，若处理不当，可能给企业带来财务损失、税务处罚甚至法律风险。因此，掌握有效的发票管理风险防范技巧，对于企业财务人员而言，迫在眉睫。
二、发票管理常见风险
（一）发票开具风险
- 虚开发票风险 虚开发票是指为他人、为自己、让他人为自己、介绍他人开具与实际经营业务情况不符的发票。这种行为不仅严重违反税法规定，还可能构成犯罪。例如，某些企业为了增加成本、减少利润从而少缴税款，可能会虚构交易，开具没有真实业务支撑的发票。
- 开具不规范风险 发票开具不规范也是常见问题。比如，发票内容填写不完整，未填写购买方纳税人识别号、地址电话、开户行及账号等信息；发票备注栏未按规定填写，如提供建筑服务未在备注栏注明建筑服务发生地县（市、区）名称及项目名称等。这些不规范的开具行为，可能导致发票无法作为有效凭证入账，给企业带来财务核算和税务处理上的麻烦。
（二）发票取得风险
- 取得虚假发票风险 企业在日常经营活动中，可能会不慎取得虚假发票。一些不法分子为了谋取私利，通过非法渠道制造、售卖虚假发票，企业若未加以仔细甄别，接受了此类发票，一旦被税务机关查出，不仅不能在企业所得税前扣除相关成本费用，还可能面临罚款等处罚。
- 取得不合规发票风险 除了虚假发票，不合规发票也是企业面临的风险之一。例如，发票开具内容与实际业务不符，如将餐饮费用开具为办公用品费用；发票盖章不规范，未加盖发票专用章或者加盖的印章模糊不清等。这些不合规发票同样不能作为有效凭证进行财务处理。
（三）发票保管风险
- 发票丢失风险 发票丢失是发票保管过程中较为常见的风险。无论是空白发票还是已开具的发票，一旦丢失，都可能给企业带来不必要的麻烦。空白发票丢失可能会被不法分子利用进行虚开发票等违法行为；已开具发票丢失，可能影响企业的财务核算和税务申报，同时还需要按照规定办理挂失、登报声明等手续，增加企业的管理成本。
- 发票保存期限风险 根据相关规定，发票的保存期限有明确要求。一般情况下，已开具的发票存根联和发票登记簿，应当保存 5 年。保存期满，报经税务机关查验后销毁。若企业未按照规定期限保存发票，可能面临税务机关的处罚。
三、发票管理风险防范技巧
（一）发票开具风险防范
- 建立健全发票开具内部控制制度 企业应建立完善的发票开具内部控制流程，明确发票开具的申请、审核、开具、登记等各环节的职责和权限。例如，业务部门需要开具发票时，应填写发票开具申请表，详细注明业务内容、金额、购买方信息等，经部门负责人审核后，提交给财务部门。财务部门在开具发票前，要对申请表进行再次审核，确保信息准确无误。同时，要定期对发票开具情况进行内部审计，及时发现和纠正不规范行为。
- 加强对发票开具人员的培训 发票开具人员的专业素养直接影响发票开具的质量。企业应定期组织发票开具人员参加培训，学习发票开具的相关政策法规、操作规范等知识。培训内容不仅要包括发票基本信息的正确填写，还要涵盖特殊业务发票开具的要求，如差额征税发票、红字发票的开具等。通过培训，提高发票开具人员的业务水平，减少因人为疏忽导致的开具不规范问题。
- 严格审核发票开具内容 在发票开具前，要对业务的真实性进行严格审核。财务人员应结合合同、订单、出入库单等相关资料，核实业务是否真实发生，发票开具金额、数量、内容等是否与实际业务相符。对于一些大额、异常的业务，要进行重点审核，必要时与业务部门、客户进行沟通核实，确保发票开具内容真实、准确。
（二）发票取得风险防范
- 加强对供应商的筛选和管理 选择信誉良好、合规经营的供应商是防范发票取得风险的重要环节。企业在与供应商建立合作关系前，应进行充分的尽职调查，了解供应商的经营状况、纳税信用等级等信息。可以通过国家企业信用信息公示系统、税务机关网站等渠道查询供应商的相关信息，对于信用不良、存在税务违法记录的供应商，要谨慎选择。同时，在与供应商签订合同时，要明确发票开具的要求，如发票类型、开具时间、发票内容等，以及因发票问题导致企业损失的赔偿责任。
- 强化发票真伪鉴别能力 财务人员要熟练掌握发票真伪鉴别方法，通过多种方式对取得的发票进行甄别。目前，常见的发票真伪鉴别方法有：通过发票票面防伪特征进行鉴别，如发票水印、防伪油墨等；通过税务机关官方网站或手机 APP 进行发票查验，输入发票代码、号码、开票日期、金额等信息，即可查询发票的真伪；对于一些特殊发票，如增值税电子普通发票，还可以通过电子签名验证发票的真实性。此外，企业还可以借助一些专业的发票查验软件，提高发票真伪鉴别效率。
- 严格审核发票合规性 取得发票后，要对发票的合规性进行全面审核。审核内容包括发票基本信息是否填写完整、准确，发票内容是否与实际业务相符，发票盖章是否规范，发票备注栏是否按规定填写等。对于不合规发票，要及时要求供应商重新开具。同时，财务人员要关注发票政策的变化，及时调整审核标准，确保取得的发票符合最新规定。
（三）发票保管风险防范
- 建立发票保管制度 企业应建立专门的发票保管制度，明确发票保管的责任部门和责任人，设置专门的发票保管场所，配备必要的保管设施，如保险柜、文件柜等。对空白发票和已开具发票要进行分类存放，按照发票号码顺序进行登记，建立发票登记簿，详细记录发票的购入、领用、开具、作废、结存等情况。同时，要定期对发票进行盘点，确保发票账实相符。
- 加强对发票丢失的防范和处理 为防止发票丢失，企业要加强对发票传递过程的管理。在发票开具后，要通过安全、可靠的方式交付给客户，如采用挂号信、快递等方式，并保留好相关邮寄凭证。对于已取得的发票，要及时进行整理、归档，避免因随意放置导致丢失。一旦发生发票丢失情况，要立即按照规定办理挂失、登报声明等手续，并及时向税务机关报告。同时，要查明发票丢失原因，对相关责任人进行严肃处理，防止类似情况再次发生。
- 严格遵守发票保存期限规定 企业要严格按照发票保存期限的规定，妥善保存发票。在发票保存期限届满前，要对发票进行清理，准备报经税务机关查验后销毁。销毁发票时，要按照规定的程序进行，填写发票销毁申请表，详细注明发票种类、代码、号码、数量等信息，经税务机关审核批准后，在税务机关的监督下进行销毁，并保留好销毁记录。
四、电子发票管理风险及防范
随着信息技术的发展，电子发票在企业中的应用越来越广泛。与传统纸质发票相比，电子发票具有开具便捷、传递迅速、存储方便等优点，但同时也带来了一些新的风险。
（一）电子发票重复报销风险
由于电子发票可以自行打印，且打印次数不受限制，这就给电子发票重复报销提供了可能。如果企业财务人员在审核报销时不仔细，可能会导致同一张电子发票多次报销，给企业造成经济损失。 防范电子发票重复报销风险，企业可以采用以下方法：一是建立电子发票报销台账，财务人员在收到电子发票报销时，将发票信息录入台账，每次报销前先查询台账，确认发票是否已报销；二是借助电子发票查重工具，如一些专门的发票管理软件或手机 APP，通过扫描发票二维码或输入发票代码、号码等信息，快速查询发票是否已报销；三是要求报销人员在提交电子发票报销时，注明发票的来源渠道，如电商平台订单截图等，以便财务人员核实发票的真实性和唯一性。
（二）电子发票信息安全风险
电子发票以电子数据的形式存在，面临着信息泄露、篡改等安全风险。如果企业的信息系统安全防护措施不到位，可能会导致电子发票数据被窃取或篡改，给企业带来严重后果。 为防范电子发票信息安全风险，企业要加强信息系统的安全建设。一是设置严格的用户权限管理，对电子发票的开具、接收、存储、查询等操作进行权限控制，只有经过授权的人员才能进行相应操作；二是安装专业的信息安全防护软件，如防火墙、杀毒软件等，定期对系统进行安全检测和漏洞修复，防止黑客攻击和病毒感染；三是对电子发票数据进行加密存储和传输，确保数据在传输和存储过程中的安全性。
五、结论
发票管理是企业财务管理的重要组成部分，其风险防范工作关系到企业的财务安全和稳定发展。企业财务人员要充分认识发票管理中存在的风险，熟练掌握各类风险防范技巧，从发票开具、取得、保管等各个环节入手，加强管理和控制。同时，随着电子发票的广泛应用，要关注电子发票管理中的新风险，采取有效的防范措施，确保发票管理工作合规、高效进行，为企业的健康发展提供有力保障。