一、引言
发票，作为企业经济活动中的重要商事凭证，不仅是记录经营活动的一种书面证明，更是税务机关进行税收管理的重要依据。对于企业而言，发票管理是否得当，直接关系到企业财务风险的高低。有效的发票管理，能够确保企业财务信息的真实性、准确性和完整性，有助于企业合法合规经营，降低税务风险等各类财务风险。然而，在实际操作中，由于发票管理涉及的环节众多、规定繁杂，不少企业因未能掌握发票管理要点而陷入财务困境。因此，深入了解并掌握发票管理要点，对于企业规避财务风险至关重要。
二、发票开具管理要点
- 发票开具的主体资格 企业必须是合法的经营主体，具备开具发票的资格。这意味着企业已完成工商登记注册，并按照规定办理了税务登记。只有在税务机关核定了税种、票种等相关信息后，企业才能够合法开具发票。例如，新设立的企业在完成工商登记后，需及时前往税务机关办理税务登记，申请发票票种核定，经审核通过后，方可领取发票并自行开具。
- 发票开具的范围 企业应按照实际经营业务的内容和范围开具发票。不得虚开、代开发票，也不能开具与实际业务不符的发票。例如，一家销售电子产品的企业，只能就其销售的电子产品开具发票，不能将发票开具内容写成办公用品等其他与实际销售产品无关的项目。如果企业发生了混合销售行为，应按照税法规定，根据主业确定适用税率并开具发票。比如，一家企业销售设备并提供安装服务，若其主业是销售设备，那么应按照销售货物的税率开具发票；若主业是安装服务，则应按照建筑服务的税率开具发票。
- 发票开具的时间 发票开具时间应遵循相关规定，一般应在发生经营业务确认营业收入时开具发票。对于采取预收货款方式销售货物的，为货物发出的当天，但生产销售生产工期超过 12 个月的大型机械设备、船舶、飞机等货物，为收到预收款或者书面合同约定的收款日期的当天；采取赊销和分期收款方式销售货物的，为书面合同约定的收款日期的当天，无书面合同的或者书面合同没有约定收款日期的，为货物发出的当天；采取托收承付和委托银行收款方式销售货物的，为发出货物并办妥托收手续的当天等。企业务必严格按照这些规定的时间开具发票，避免因提前或滞后开具发票带来的财务风险。例如，某企业采用分期收款方式销售一批货物，合同约定分三期收款，第一期收款日期为合同签订后的一个月，该企业应在这个收款日期开具相应金额的发票，而不能提前或推迟开具。
- 发票开具的内容 发票内容必须真实、准确、完整。包括购买方信息（名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等）、销售方信息（同购买方信息要求类似）、货物或应税劳务、服务名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、税率、税额等。任何一项内容填写错误或遗漏，都可能导致发票无效或给企业带来税务风险。例如，购买方的纳税人识别号填写错误，对方可能无法正常抵扣进项税额，同时税务机关在进行发票比对时也可能发现问题，进而对企业展开调查。此外，对于备注栏有要求的业务，如建筑服务发票应在备注栏注明建筑服务发生地县（市、区）名称及项目名称，不动产销售发票应在备注栏注明不动产的详细地址等，企业必须按照规定填写完整。
- 发票开具的格式 发票应按照规定的格式开具，字迹清晰、不得压线、错格。特别是发票的密码区，必须保证清晰完整，否则可能导致发票无法通过认证。例如，在开具增值税专用发票时，密码区的内容至关重要，若因打印机故障等原因导致密码区内容不清晰或压线，受票方在认证发票时可能会遇到困难，甚至无法认证通过。同时，发票的盖章也有严格要求，必须加盖发票专用章，不得加盖其他印章。盖章位置要准确，不能遮挡发票金额、税额等重要信息。
三、发票取得管理要点
- 审核发票的真实性 企业在取得发票时，首先要确保发票的真实性。可以通过发票查验平台进行查验，核对发票的基本信息，如发票代码、发票号码、开票日期、金额、税额等是否与票面信息一致。对于增值税发票，还可以通过增值税发票综合服务平台进行勾选确认，以验证发票的真实性和有效性。例如，某企业收到一张增值税专用发票，通过发票查验平台查询发现，系统显示的开票日期与票面日期不一致，这就表明该发票可能存在问题，企业应及时与开票方沟通核实，避免取得虚假发票。
- 审核发票的合法性 发票必须是由税务机关统一监制的，印有全国统一发票监制章。不同类型的发票有不同的监制要求，如增值税专用发票、增值税普通发票由国家税务总局监制，其他发票由各省、自治区、直辖市税务机关监制。同时，发票的开具必须符合税法规定，如发票的内容、税率、开具时间等都要合规。例如，企业取得一张餐饮发票，发现发票上未加盖发票专用章，或者税率适用错误，这样的发票就是不合法的，不能作为企业所得税税前扣除凭证，也不能用于增值税进项税额抵扣（若符合抵扣条件的业务）。
- 审核发票的关联性 取得的发票必须与企业的经营业务相关。企业应确保发票所记载的经济业务是真实发生且与本企业的生产经营活动有直接关联。例如，一家生产制造企业取得了一张与企业生产经营无关的旅游发票，这样的发票就不能在企业进行财务处理，既不能作为成本费用在企业所得税前扣除，也不能用于其他财务核算目的。
- 及时取得发票 企业应及时取得发票，避免因发票取得不及时而影响财务核算和税务处理。对于一些需要在规定时间内进行认证抵扣的发票，如增值税专用发票，应在规定的认证期限内进行认证。自 2017 年 7 月 1 日起，增值税一般纳税人取得的 2017 年 7 月 1 日及以后开具的增值税专用发票和机动车销售统一发票，应自开具之日起 360 日内认证或登录增值税发票选择确认平台进行确认，并在规定的纳税申报期内，向主管税务机关申报抵扣进项税额。如果企业未能及时取得发票或未在规定时间内认证发票，可能导致无法抵扣进项税额，增加企业的税收负担。例如，某企业在采购货物时，由于与供应商沟通不畅，发票迟迟未取得，等到取得发票时已超过认证期限，使得该笔货物对应的进项税额无法抵扣，直接增加了企业的成本。
四、发票保管管理要点
- 发票的存放 企业应设立专门的场所或专柜存放发票，确保发票存放安全，防止发票丢失、被盗、损毁等情况发生。发票存放场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。对于已开具的发票存根联和发票登记簿，应当保存 5 年，保存期满，报经税务机关查验后销毁。例如，企业可以设置一个专门的铁皮柜存放发票，将不同种类、不同时期的发票分类存放，并定期对存放环境进行检查，确保发票存放安全。
- 发票的登记 企业应建立发票使用登记制度，详细记录发票的领购、开具、作废、结存等情况。可以通过建立电子台账或纸质台账的方式进行登记，台账内容应包括发票代码、发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、金额、税额、发票状态（已开具、作废、红冲等）等。通过发票登记，企业能够及时掌握发票的使用情况，便于进行财务核算和税务申报，同时也有利于税务机关的检查。例如，某企业在每月末对当月的发票使用情况进行统计，通过发票登记台账可以快速准确地获取相关数据，为编制财务报表和纳税申报提供依据。
- 发票丢失的处理 如果企业发生发票丢失的情况，应及时采取相应措施。对于丢失增值税专用发票的，应根据不同情况进行处理。若同时丢失已开具增值税专用发票或机动车销售统一发票的发票联和抵扣联，购买方可凭销售方提供的相应专用发票记账联复印件及销售方主管税务机关出具的《丢失增值税专用发票已报税证明单》或《丢失货物运输业增值税专用发票已报税证明单》，作为增值税进项税额的抵扣凭证、退税凭证或记账凭证；若仅丢失发票联，可将专用发票抵扣联作为记账凭证，专用发票抵扣联复印件留存备查；若仅丢失抵扣联，可凭相应发票的发票联复印件，作为增值税进项税额的抵扣凭证或退税凭证。对于丢失普通发票，企业应于发现丢失当日书面报告税务机关，并在辖区内地级市报刊上登报声明作废，同时填报《发票挂失损毁报告表》，持税控设备到主管税务机关或自行办理电子发票退回或作废手续。例如，某企业不慎丢失了一张增值税专用发票的发票联和抵扣联，企业应立即与销售方联系，取得销售方提供的记账联复印件及已报税证明单，按照上述规定进行后续处理，以降低因发票丢失带来的财务风险。
五、发票管理不当带来的财务风险
- 税务风险 发票管理不当最直接的风险就是税务风险。如果企业虚开发票，将面临税务机关的严厉处罚，包括补缴税款、加收滞纳金、罚款等。情节严重的，还可能涉及刑事责任。例如，根据《中华人民共和国税收征收管理法》规定，纳税人虚开增值税专用发票或者虚开用于骗取出口退税、抵扣税款的其他发票的，由税务机关没收违法所得；虚开金额在 1 万元以下的，可以并处 5 万元以下的罚款；虚开金额超过 1 万元的，并处 5 万元以上 50 万元以下的罚款；构成犯罪的，依法追究刑事责任。此外，如果企业取得虚假发票或不符合规定的发票用于企业所得税税前扣除或增值税进项税额抵扣，一旦被税务机关查处，不仅要补缴税款，还可能面临罚款等处罚。
- 财务核算风险 发票管理不当会影响企业财务核算的准确性。若发票开具内容不真实、不准确，或者取得的发票与实际业务不符，会导致企业财务数据失真，无法真实反映企业的经营状况和财务成果。例如，企业将一些与生产经营无关的费用通过虚假发票计入成本费用，会虚增企业的成本，减少利润，误导企业管理层的决策，同时也可能影响投资者、债权人等利益相关者对企业的判断。
- 信用风险 企业发票管理出现问题，可能会影响企业的纳税信用等级评定。纳税信用等级较低的企业，在税务管理、银行信贷、政府项目招投标等方面都会受到限制。例如，纳税信用等级为 D 级的纳税人，税务机关将加强对其发票领用的监管，限量供应发票，同时在出口退税审核、纳税评估等方面会进行更加严格的审查。银行在对企业进行信贷审批时，也会参考企业的纳税信用等级，信用等级低的企业可能面临贷款额度降低、贷款利率提高等不利情况。
六、如何通过加强发票管理规避财务风险
- 建立健全发票管理制度 企业应结合自身实际情况，建立一套完善的发票管理制度，明确发票开具、取得、保管等各环节的操作流程和责任人员。制度内容应包括发票的领购、开具、审核、传递、保管、归档等方面的具体规定，以及违反制度的处罚措施。例如，在发票开具环节，制度可以规定开票人员在开具发票前必须核对业务部门提供的业务信息，确保发票内容真实准确；在发票取得环节，规定采购人员必须取得合法有效的发票，并及时传递给财务部门进行审核。通过建立健全制度，使企业的发票管理工作有章可循。
- 加强财务人员培训 财务人员是发票管理的核心力量，企业应定期组织财务人员参加发票管理相关的培训，使其及时了解税收政策的变化和发票管理的新要求。培训内容可以包括发票开具的规范、发票取得的审核要点、发票保管的注意事项以及发票管理不当的法律后果等。同时，鼓励财务人员通过自学、参加专业考试等方式不断提升自身的业务水平。例如，邀请税务专家对新出台的发票管理政策进行解读，组织财务人员参加增值税发票开具和认证相关的培训课程，提高财务人员的发票管理能力。
- 强化内部监督 企业应建立内部监督机制，定期对发票管理工作进行检查和审计。检查内容包括发票管理制度的执行情况、发票开具和取得的合规性、发票保管的安全性等。通过内部监督，及时发现发票管理中存在的问题，并采取措施加以整改。例如，企业内部审计部门可以每季度对发票管理情况进行一次专项审计，审查发票的开具是否符合规定，取得的发票是否真实合法，发票登记台账是否准确完整等。对于审计中发现的问题，及时向相关部门反馈，并督促其整改，以确保发票管理工作的规范有序。
- 利用信息化手段 随着信息技术的发展，企业可以利用发票管理软件等信息化手段提高发票管理的效率和准确性。发票管理软件可以实现发票的开具、查验、认证、登记等功能的自动化处理，减少人工操作带来的失误。同时，软件还可以对发票数据进行分析，为企业的财务管理提供决策支持。例如，通过发票管理软件，企业可以实时查询发票的开具状态和认证情况，自动生成发票统计报表，便于企业及时掌握发票管理情况，合理安排财务工作。
七、结论
发票管理作为企业财务管理的重要组成部分，对于规避企业财务风险具有不可忽视的作用。从发票的开具、取得至保管，每一个环节都紧密相连，任何一个环节出现差错，都可能给企业带来税务风险、财务核算风险以及信用风险等。因此，企业必须高度重视发票管理工作，掌握发票管理的各个要点，建立健全发票管理制度，加强财务人员培训，强化内部监督，并充分利用信息化手段，全面提升发票管理水平，从而有效规避财务风险，保障企业的健康稳定发展。只有这样，企业才能在日益复杂的市场环境中，合法合规经营，实现可持续发展的目标。
——部分文章内容由AI生成——