一、引言
发票，作为企业经济活动中的重要原始凭证，贯穿于企业采购、销售、费用报销等各个业务环节。有效的发票管理不仅关乎企业财务核算的准确性，更是企业合法合规经营的重要保障。然而，在实际操作中，发票管理往往存在诸多容易被忽视的要点，本文将对这些要点进行详细阐述，助力财务人员提升发票管理水平。
二、发票开具要点
（一）准确填写发票信息
- 购买方信息 对于增值税专用发票，购买方的名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等信息必须准确无误填写。任何一项信息的错误都可能导致发票无法正常认证抵扣，给购买方带来税务损失。例如，若购买方纳税人识别号填写错误，销售方主管税务机关在对发票进行稽核比对时，就会发现该发票属于异常发票。而对于增值税普通发票，购买方为企业的，也应填写其纳税人识别号或统一社会信用代码，这有助于购买方企业准确进行成本核算与税务申报。
- 销售方信息 销售方同样要准确填写自身的名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等信息。这不仅是发票合规性的要求，也是方便购买方在需要时能准确联系到销售方，处理发票相关问题。比如，当购买方发现发票内容有误，需要销售方重新开具发票时，准确的销售方信息能确保沟通顺畅。
- 货物或应税劳务、服务名称 要按照实际销售的货物或提供的应税劳务、服务如实填写，且应使用规范的名称。税务总局制定了《商品和服务税收分类编码表》，企业应根据此表选择对应的编码开具发票。例如，企业销售的是“计算机设备”，就不能开具为“电子产品”，避免因名称不规范导致发票被认定为不合规发票。
（二）发票开具的特殊规定
- 差额征税发票开具 在一些特定业务场景下，如旅游服务、劳务派遣服务等，适用差额征税政策。以旅游服务为例，试点纳税人提供旅游服务，可以选择以取得的全部价款和价外费用，扣除向旅游服务购买方收取并支付给其他单位或者个人的住宿费、餐饮费、交通费、签证费、门票费和支付给其他接团旅游企业的旅游费用后的余额为销售额。在开具发票时，需通过新系统中差额征税开票功能，录入含税销售额（或含税评估额）和扣除额，系统自动计算税额和不含税金额，备注栏自动打印“差额征税”字样。
- 建筑服务发票开具 提供建筑服务，纳税人自行开具或者税务机关代开增值税发票时，应在发票的备注栏注明建筑服务发生地县（市、区）名称及项目名称。若未按规定备注，建筑企业取得的发票将无法作为企业所得税税前扣除凭证，同时也不能作为增值税进项税额抵扣凭证。例如，某建筑企业在A市B区承接了一项道路修建工程，在开具发票时，备注栏应清晰注明“A市B区道路修建工程”。
三、发票取得要点
（一）审核发票真实性
- 发票版式审核 不同时期发票的版式会有所变化，财务人员要熟悉现行发票版式。例如，增值税普通发票（折叠票）的基本联次为两联，即记账联和发票联；增值税电子普通发票的版式文件格式为OFD格式。通过观察发票的纸张、颜色、水印等特征，初步判断发票的真伪。真发票使用的是特殊防伪纸张，在光线下可以看到清晰的水印图案。
- 发票信息一致性审核 取得的发票内容应与实际业务相符，包括购买的货物或服务名称、数量、金额等。比如企业采购办公用品，发票上开具的货物名称应具体到所采购的笔、本子等办公用品的明细，数量和金额也要与实际采购情况一致。同时，发票上的销售方信息应与合同签订方、收款方信息一致。若销售方为A公司，但收款方却是B公司，这就存在发票取得异常的嫌疑，可能涉及虚开发票风险。
（二）取得发票的时间要求
- 费用报销及时性 企业发生的费用应及时取得发票并报销。一般来说，当年发生的费用应在当年报销入账，以保证会计核算的及时性和准确性。对于跨年发票，在一定条件下可以入账，但会存在税务风险。例如，企业在2023年12月发生了一笔差旅费，相关人员应在2023年内取得发票并报销。若因特殊原因在2024年才取得发票，虽然可以入账，但在企业所得税汇算清缴时，可能需要进行纳税调整。
- 采购业务发票取得时间 在采购货物或接受服务时，应按照合同约定的时间取得发票。对于分期付款的采购业务，销售方应按照合同约定的收款时间分期开具发票。例如，企业签订了一份设备采购合同，约定分三期付款，销售方应在每一期收款时分别开具发票，而不是在最后一期收款时一次性开具全部发票。
四、发票保管要点
（一）纸质发票保管
- 存放环境要求 纸质发票应存放在干燥、通风、防火、防潮、防虫蛀的地方。可以使用专门的文件柜或保险柜进行存放，避免发票因受潮、发霉、虫蛀等原因损坏。例如，南方地区在雨季时，空气湿度较大，企业应采取防潮措施，如在存放发票的文件柜中放置干燥剂，确保发票保存完好。
- 分类整理 按照发票的种类、开具时间、业务类型等进行分类整理。将增值税专用发票、增值税普通发票、机动车销售统一发票等分别存放，同时按照年份和月份对发票进行排序，便于查找和管理。例如，企业可以设立专门的文件夹，分别存放2023年度和2024年度的发票，每个年度内再按照月份细分。
- 保管期限 根据相关规定，已开具的发票存根联和发票登记簿，应当保存5年。保存期满，报经税务机关查验后销毁。企业要严格遵守发票保管期限规定，不得擅自提前销毁发票，否则可能面临税务机关的处罚。
（二）电子发票保管
- 存储方式 电子发票以电子数据形式存在，企业应采用可靠的存储方式进行保存。可以将电子发票数据存储在企业的服务器、云端存储平台等。为防止数据丢失，应定期进行数据备份，备份频率可根据企业业务量和数据重要性确定，一般建议每周或每月进行一次备份。例如，企业可以使用云存储服务，将电子发票数据上传至云端，并设置自动备份功能。
- 与纸质会计凭证关联 若企业以电子发票的纸质打印件作为报销入账归档依据的，必须同时保存该纸质打印件对应的电子发票原件。例如，企业在报销差旅费时，将电子发票打印出来粘贴在报销单上，同时要将该电子发票的OFD格式文件保存好，与纸质报销凭证建立关联，便于日后查询和审计。
五、发票审核要点
（一）票面要素审核
- 发票基本信息审核 再次检查发票的购买方和销售方信息、发票号码、开票日期、发票代码等基本信息是否准确无误。发票号码应是唯一的，且与发票代码相对应。开票日期应符合业务实际发生时间顺序，若出现开票日期早于业务合同签订日期等异常情况，应进一步核实。
- 发票专用章审核 发票应加盖销售方发票专用章，且印章要清晰、完整。盖章位置应符合规定，一般在发票右下角备注栏处。若发票未加盖发票专用章或加盖的印章不清晰，该发票属于不合规发票，不能作为财务报销凭证。
（二）发票合规性审核
- 业务真实性审核 结合企业的业务流程、合同协议等资料，审核发票所反映的业务是否真实发生。例如，企业列支了一笔大额的会议费，除审核发票外，还应审核会议通知、会议议程、参会人员签到表等相关资料，以证实会议确实召开，费用真实发生。
- 税收政策合规性审核 审核发票的税率、征收率、税额计算等是否符合税收政策规定。不同的货物或服务适用不同的税率或征收率，如销售货物一般适用13%的税率，提供建筑服务一般适用9%的税率。若发票上的税率或征收率填写错误，不仅影响企业的税务核算，还可能导致发票被税务机关认定为无效发票。
六、发票风险及应对措施
（一）虚开发票风险
- 风险表现 虚开发票包括为他人虚开、为自己虚开、让他人为自己虚开、介绍他人虚开四种情形。企业可能因受利益诱惑，为其他企业虚开发票，或者接受其他企业虚开的发票，以达到虚增成本、少缴税款的目的。例如，一些企业通过虚构业务，让关联企业为自己开具增值税专用发票，用于抵扣进项税额。
- 应对措施 加强企业内部发票管理，建立严格的发票审核制度，对发票的来源、业务真实性进行严格把关。同时，加强对财务人员和业务人员的培训，提高其对虚开发票风险的认识。一旦发现虚开发票行为，应及时采取措施，如停止业务往来、向税务机关主动报告等，避免企业遭受更大的税务风险。
（二）发票丢失风险
- 风险表现 纸质发票在保管或传递过程中可能因人为疏忽、自然灾害等原因丢失，给企业带来不便。发票丢失后，可能影响企业的正常财务核算和税务申报，如丢失增值税专用发票的抵扣联和发票联，会影响购买方的进项税额抵扣。
- 应对措施 建立发票丢失应急预案，一旦发生发票丢失情况，及时按照税务机关的规定办理挂失、报备等手续。对于丢失增值税专用发票的，可按照相关规定，凭销售方提供的相应专用发票记账联复印件及销售方主管税务机关出具的《丢失增值税专用发票已报税证明单》或《丢失货物运输业增值税专用发票已报税证明单》，作为增值税进项税额的抵扣凭证。对于电子发票，由于其具有可复制性，若发生丢失，可重新下载打印。
七、结论
发票管理贯穿于企业经济活动的全过程，从发票的开具、取得、保管到审核，每一个环节都至关重要。财务人员要充分认识发票管理的重要性，严格把握发票管理的各个要点，不断提升发票管理水平，有效防范发票相关风险，为企业的健康稳定发展提供有力的财务保障。只有做到规范管理发票，企业才能在合法合规的轨道上稳健运营，实现财务核算的准确与高效。
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