一、引言
发票作为企业经济活动的重要凭证，在财务核算、税务申报等方面起着关键作用。然而，发票管理并非一帆风顺，其中暗藏着各种各样的风险。这些风险若处理不当，不仅会给企业带来经济损失，还可能引发税务问题，影响企业的信誉。因此，深入了解发票管理中的风险，并掌握有效的规避方法，对财务会计工作人员至关重要。
二、发票管理常见风险
（一）发票开具风险
- 开具虚假发票风险 有些企业为了虚增成本、减少利润，从而达到少缴税款的目的，会开具与实际业务不符的虚假发票。例如，企业实际采购了办公用品，但在发票上开具为原材料，以此增加生产成本。这种行为一旦被税务机关查处，企业将面临补缴税款、罚款，甚至可能承担刑事责任。
- 发票开具不规范风险 发票开具要求内容真实、项目齐全、字迹清楚、全部联次一次打印等。但在实际操作中，常常出现发票内容填写不完整的情况，如漏填购买方纳税人识别号、发票备注栏未按规定填写等。另外，发票开具金额、税率等错误也时有发生。这些不规范行为可能导致发票无法作为有效凭证入账，给企业带来财务风险。
（二）发票取得风险
- 取得虚假发票风险 企业在采购商品或接受服务时，可能由于供应商的原因取得虚假发票。供应商可能为了偷逃税款，通过非法途径购买或开具虚假发票提供给企业。企业如果未能识别并使用了这些虚假发票，在税务检查时，不仅相关成本费用不能在税前扣除，还可能面临税务处罚。
- 取得发票不合规风险 除了虚假发票，取得的发票不符合规定也是常见风险。比如取得的发票未加盖发票专用章，或者发票专用章加盖不清晰；发票的开具内容与实际业务不匹配，如实际购买的是食品，发票开具为办公用品等。这类发票同样不能作为合法有效的凭证进行财务处理。
（三）发票保管风险
- 发票丢失风险 发票在传递、存放过程中，可能因各种原因导致丢失。比如在邮寄过程中邮件丢失，或者企业内部管理不善，发票存放混乱，造成发票找不到。发票丢失不仅会影响企业的正常财务核算，对于增值税专用发票丢失，还需要按照规定办理挂失等复杂手续，否则可能影响进项税额的抵扣。
- 发票保管期限风险 根据相关规定，发票的保管期限一般为 10 年。企业如果未按照规定期限保管发票，提前销毁发票，一旦税务机关进行检查，可能会因无法提供相关发票而面临处罚。
三、发票管理风险识别方法
（一）加强对发票开具方的审核
- 核实供应商资质 在与供应商建立合作关系前，要对其进行全面的资质审核。查看供应商是否具备合法经营资格，可通过国家企业信用信息公示系统等平台查询其登记注册信息、经营范围、经营状态等。对于新合作的供应商，更要谨慎核实，避免与存在经营异常或信用不良的供应商合作，降低取得虚假发票的风险。
- 了解供应商业务范围 确保供应商开具的发票内容与其实际经营业务相符。例如，如果供应商主要经营电子产品销售，却开具了餐饮服务发票，这显然存在异常。财务人员要对供应商的业务范围有清晰的了解，对于超出其业务范围开具的发票要高度警惕。
（二）仔细审核发票票面信息
- 基本信息审核 检查发票的购买方和销售方信息是否完整、准确。购买方信息应包括名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等；销售方信息同理。特别要注意纳税人识别号是否正确，这是发票有效的重要标识之一。若纳税人识别号错误，发票将无法通过税务系统认证。
- 发票内容审核 审核发票开具的内容是否与实际业务一致。包括货物或服务名称、规格型号、数量、单价、金额等。例如，企业采购了一批电脑，发票上应准确填写电脑的品牌、型号、数量等详细信息，若只笼统填写“办公用品”，则不符合要求。同时，要关注发票金额与实际交易金额是否相符，防止出现金额错误或虚开发票的情况。
- 发票印章审核 检查发票是否加盖了清晰的发票专用章。按照规定，发票必须加盖发票专用章，加盖其他印章如财务专用章等均不符合要求。而且发票专用章的样式、内容也有严格规定，要仔细核对印章上的纳税人识别号、单位名称等信息是否与发票上的销售方信息一致。
（三）关注发票物流和资金流
- 物流信息核对 对于涉及货物采购的发票，要核实物流信息。查看货物的运输方式、发货地点、到货地点等是否与实际业务相符。可以要求供应商提供物流单据，如运输合同、货运单等，与发票进行比对。例如，企业从外地采购货物，发票显示货物从本地发出，这就存在物流与发票不符的疑点，需要进一步核实。
- 资金流信息核对 核对企业的资金流向与发票是否一致。通过银行对账单等资料，查看付款金额、付款时间、收款方等信息是否与发票内容匹配。如果企业支付的款项与发票金额不一致，或者收款方与发票上的销售方不一致，都可能存在问题。比如，企业向 A 供应商采购货物并取得 A 供应商开具的发票，但付款却付给了 B 公司，这种情况就需要深入调查原因，防止出现虚开发票或其他财务风险。
四、发票管理风险规避措施
（一）建立健全发票管理制度
- 明确岗位职责 企业应设立专门的发票管理岗位，明确发票开具、取得、保管等各环节的岗位职责。例如，安排专人负责发票的开具工作，确保发票开具的准确性和规范性；指定专人负责发票的审核，对取得的发票进行严格把关。通过明确职责，避免因职责不清导致发票管理混乱。
- 制定发票管理流程 制定详细的发票管理流程，从发票的申购、开具、取得、认证、抵扣到保管、核销等各个环节都要有明确的操作规范。例如，在发票开具流程中，规定开票前必须核对业务合同、订单等相关资料，确保发票内容与实际业务一致；在发票取得流程中，要求采购人员取得发票后及时传递给财务部门，并填写发票交接单，注明发票基本信息、交接时间等，以便追溯。
- 建立发票风险预警机制 利用信息化手段建立发票风险预警系统。通过设置相关指标，如发票开具金额异常波动、发票取得来源异常等，当出现异常情况时系统自动发出预警。财务人员可以根据预警信息及时进行调查处理，将风险消灭在萌芽状态。例如，当某个月企业发票开具金额突然比以往月份高出数倍时，预警系统发出警报，财务人员可以及时分析原因，查看是否存在虚开发票等风险。
（二）加强发票开具管理
- 规范发票开具流程 严格按照发票管理规定开具发票。开票人员在开具发票前，要认真核对业务信息，确保发票内容真实、准确。对于需要开具红字发票的情况，要按照规定的程序办理。例如，因销货退回、开票有误等原因需要开具红字发票的，必须取得对方的有效证明，并在规定的时间内开具。同时，要保证发票打印清晰，所有联次一次性打印完成，不得手工涂改发票内容。
- 加强发票开具人员培训 定期组织发票开具人员参加培训，提高其业务水平和风险意识。培训内容包括发票管理法律法规、发票开具规范、税收政策等。通过培训，使开票人员熟悉最新的发票管理要求，掌握正确的开具方法，减少因操作失误导致的发票开具风险。例如，随着税收政策的不断调整，一些发票备注栏的填写要求可能会发生变化，通过培训可以让开票人员及时了解并准确执行。
（三）强化发票取得管理
- 选择可靠的供应商 在选择供应商时，优先选择信誉良好、经营规范的企业。可以通过查询供应商的信用评级、行业口碑、过往交易记录等方式进行评估。对于长期合作的供应商，要定期进行回访和重新评估，确保其经营状况稳定，降低取得虚假发票或不合规发票的风险。例如，对于一些小型供应商，要更加关注其财务状况和纳税情况，避免因供应商经营不善而导致发票问题。
- 严格发票审核 财务人员在取得发票后，要进行严格的审核。除了审核发票票面信息外，还要结合合同、订单、出入库单等相关资料进行综合审核。对于不符合要求的发票，要及时退回给供应商重新开具。例如，发现发票开具的货物名称与合同约定不一致，要及时与供应商沟通，要求其更正后重新开具发票，确保发票与实际业务相符。
- 及时进行发票认证和抵扣 对于增值税专用发票等可抵扣发票，要按照规定的时间及时进行认证和抵扣。财务人员要掌握发票认证的期限和相关操作流程，避免因逾期未认证而导致无法抵扣进项税额，给企业带来经济损失。同时，在认证过程中，要仔细核对发票信息与认证系统中的数据是否一致，如发现异常，要及时查明原因并处理。
（四）做好发票保管工作
- 规范发票存放 企业应设立专门的发票存放场所，配备必要的保管设施，如保险柜、文件柜等，确保发票存放安全。发票要按照类别、号码顺序进行存放，便于查找和管理。同时，要建立发票保管台账，详细记录发票的购入、开具、作废、结存等情况，做到账票相符。例如，对于空白发票要存放在保险柜中，严格限制接触人员，防止发票被盗用。
- 遵守发票保管期限 严格按照规定的发票保管期限保管发票。在保管期限内，不得擅自销毁发票。对于超过保管期限需要销毁的发票，要按照规定的程序进行审批和销毁。一般来说，应先编制发票销毁清册，报经税务机关批准后，在税务机关的监督下进行销毁。销毁过程要做好记录，包括销毁时间、地点、参与人员等信息，以备查验。
五、结论
发票管理风险贯穿于企业经济活动的全过程，对企业的财务状况和税务合规性有着重要影响。通过加强风险识别，采取有效的规避措施，建立健全发票管理制度，规范发票开具、取得和保管等环节的操作，企业能够有效降低发票管理风险，保障财务工作的顺利进行，维护企业的合法权益。财务会计工作人员应时刻保持警惕，不断提升自身的专业素养，做好发票管理工作，为企业的稳定发展保驾护航。
——部分文章内容由AI生成——