一、引言
在当今经济全球化和数字化快速发展的背景下，企业面临着日益复杂的商业环境和激烈的市场竞争。为了提升财务管理效率、降低运营成本、增强风险管控能力，财务共享模式应运而生。财务共享模式将企业分散在不同地区、不同业务单元的财务流程进行整合与标准化，集中到财务共享中心进行统一处理，犹如为企业财务管理装上了强大的引擎。然而，搭建一个成功的财务共享模式并非易事，其中涉及众多关键要点。本文将深入揭秘这些要点，为正在探索或计划实施财务共享模式的企业提供全面而实用的指导。
二、财务共享模式搭建前的战略规划
- 明确战略目标 企业在决定搭建财务共享模式时，首先要明确其战略目标。这一目标应紧密贴合企业的整体发展战略。例如，若企业处于扩张阶段，希望快速整合新收购业务的财务流程，提高运营协同性，那么财务共享模式的战略目标可设定为加快财务流程整合速度，实现各业务单元财务数据的实时共享与分析，为企业战略决策提供有力支持。
若企业旨在降低运营成本，提升财务服务质量，那么战略目标可侧重于优化财务流程，提高自动化处理水平，减少人工干预，从而降低人力成本和出错率。明确的战略目标将为后续的模式搭建提供清晰的方向，避免在实施过程中迷失方向，造成资源浪费。
- 进行可行性评估 在明确战略目标后，企业需对财务共享模式的可行性进行全面评估。这包括对企业自身业务特点、组织架构、信息技术水平、人员素质等多方面的考量。
从业务特点来看，若企业业务多元化程度高，各业务单元差异较大，在整合财务流程时可能面临较大挑战。例如，一家综合性企业，旗下既有制造业业务，又有服务业业务，两者的财务核算和流程特点差异明显，需要在搭建财务共享模式时充分考虑如何兼顾不同业务的需求。
组织架构方面，若企业组织层级复杂，权力分散，可能在推行财务共享模式时遇到阻力。因为财务共享模式通常需要对现有财务组织架构进行调整，集中部分财务权力，这可能会触动一些部门和人员的利益。
信息技术水平也是关键因素。财务共享模式高度依赖信息技术，如财务软件、影像系统、数据传输与存储系统等。若企业现有信息技术基础设施薄弱，难以满足财务共享模式下大量数据的高效处理和实时传输需求，就需要在搭建模式前加大信息技术投入，进行系统升级和改造。
人员素质同样不容忽视。财务共享模式要求财务人员具备更全面的知识和技能，不仅要熟悉财务核算，还要掌握信息技术和流程管理等方面的知识。因此，企业需评估现有财务人员的素质水平，制定相应的培训和人才引进计划，以满足模式搭建和运营的需求。
三、财务共享中心的选址与布局
- 选址考量因素 财务共享中心的选址至关重要，它直接影响到运营成本、人才获取、业务辐射范围等多方面。
成本因素是选址的重要考量之一。包括场地租赁成本、人力成本、能源成本等。例如，一些二线城市或经济开发区，相较于一线城市，场地租赁成本和人力成本可能较低，企业可以在这些地区设立财务共享中心，有效降低运营成本。
人才获取也是关键。财务共享中心需要大量具备专业财务知识和信息技术技能的人才。因此，选址应考虑当地的人才储备情况。如一些高校云集的城市，拥有丰富的财务和信息技术专业人才资源，便于企业招聘和吸引优秀人才。
业务辐射范围同样不容忽视。若企业业务遍布全国甚至全球，应选择地理位置优越、交通便利、通信基础设施完善的地区设立财务共享中心，以确保能够高效地服务于各业务单元。例如，选择位于交通枢纽城市的地区，便于与各业务单元进行面对面沟通和交流，提高业务处理效率。
- 布局设计 财务共享中心的布局设计应遵循高效、便捷、灵活的原则。从功能区域划分来看，一般可分为办公区、机房、档案存储区等。办公区应根据不同的业务流程和岗位进行合理布局，如将账务处理团队、费用审核团队等安排在相邻区域，便于团队间的协作与沟通。
机房作为数据处理和存储的核心区域，应具备良好的安全防护措施和稳定的电力供应。档案存储区则要满足防火、防潮、防虫等要求，确保财务档案的安全保存。
在空间布局上，可采用开放式办公与独立办公室相结合的方式。开放式办公区域有利于营造团队协作氛围，提高沟通效率；独立办公室则可用于重要会议、隐私性较强的业务处理等。同时，要合理规划通道和休息区域，为员工提供舒适的工作环境。
四、财务共享模式下的流程整合与优化
- 流程梳理 在搭建财务共享模式时，对现有财务流程进行全面梳理是基础工作。企业应从费用报销、应付账款、应收账款、固定资产管理等各个财务流程入手，详细分析每个流程的现状，包括流程环节、涉及的部门和人员、信息传递方式、处理时间等。
以费用报销流程为例，传统的费用报销流程可能涉及员工填写报销单、部门负责人审批、财务审核、出纳付款等多个环节，且信息传递可能通过纸质单据或邮件等方式，效率较低，容易出现信息不及时和错误等问题。通过流程梳理，企业可以清晰地了解每个流程的痛点和问题所在，为后续的流程整合与优化提供依据。
- 流程标准化 流程标准化是财务共享模式的核心要点之一。在梳理完流程后，企业要对各财务流程进行标准化设计。这包括统一流程的操作规范、审批标准、数据录入格式等。
例如，在应付账款流程中，统一供应商信息的录入格式，明确发票审核的标准和要点，规范付款审批的流程和权限等。通过流程标准化，可减少因流程差异导致的处理效率低下和错误率上升等问题，提高财务共享中心的运营效率和服务质量。同时，标准化的流程也便于进行自动化处理，为后续引入信息技术手段奠定基础。
- 流程优化 在流程标准化的基础上，企业还应对财务流程进行优化。这需要运用流程优化的方法和工具，如流程再造、精益管理等，对流程中的非增值环节进行删减，对繁琐的环节进行简化，对关键环节进行强化。
例如，在费用报销流程中，可引入电子审批系统，实现报销单的在线提交、审批和流转，减少纸质单据的传递和人工干预，提高审批效率。同时，通过数据分析，找出费用报销流程中经常出现问题的环节，如发票审核不通过等，针对性地进行优化，制定更清晰的审核标准和指引，降低错误率。
五、信息技术在财务共享模式中的应用
- 核心信息技术系统 财务共享模式的成功实施离不开强大的信息技术支持。其中，核心信息技术系统包括财务核算系统、影像管理系统、电子报账系统等。
财务核算系统是财务共享中心的核心业务系统，负责账务处理、财务报表生成等关键功能。企业应选择功能强大、稳定性高、可扩展性强的财务核算系统，以满足财务共享模式下大量数据的高效处理和复杂财务核算的需求。例如，一些先进的财务核算系统具备自动化分录生成、多维度数据分析等功能，能够大大提高财务核算的效率和准确性。
影像管理系统用于对各类财务原始凭证进行电子化处理。通过扫描等方式将纸质凭证转化为电子影像，并进行分类存储和管理。这不仅方便了凭证的查阅和调阅，还能实现凭证的远程审核和审批，提高业务处理效率。同时，影像管理系统与财务核算系统等其他系统进行集成，确保财务数据与原始凭证的一致性和关联性。
电子报账系统则为员工提供了便捷的费用报销和业务报账平台。员工可通过该系统在线填写报销单、上传电子附件，系统自动按照预设的流程进行审批和流转。电子报账系统还能与预算管理系统、财务核算系统等进行数据交互，实现费用的预算控制和实时核算。
- 系统集成与数据管理 在财务共享模式下，各信息技术系统之间的集成至关重要。企业应确保财务核算系统、影像管理系统、电子报账系统等核心系统之间能够实现无缝对接和数据共享。例如，当员工在电子报账系统中提交报销申请后，系统自动将相关数据传递至影像管理系统进行凭证影像存储，并推送至财务核算系统进行账务处理，整个过程无需人工重复录入数据，大大提高了数据的准确性和业务处理效率。
同时，要加强数据管理。财务共享模式下会产生大量的财务数据，企业应建立完善的数据管理制度，包括数据的采集、存储、备份、安全等方面。通过数据挖掘和分析技术，对财务数据进行深入分析，为企业的财务管理和战略决策提供有价值的信息。例如，通过分析费用报销数据，找出费用控制的关键点和潜在风险，为企业制定合理的费用政策提供依据。
六、财务共享模式下的人员管理与培养
- 组织架构调整 搭建财务共享模式通常需要对企业原有的财务组织架构进行调整。传统的财务组织架构可能按业务单元或地区进行设置，各财务部门相对独立。而财务共享模式下，应建立以流程为导向的组织架构。
例如，可设立费用报销团队、应付账款团队、应收账款团队等，每个团队负责特定财务流程的处理。同时，设立运营管理团队，负责财务共享中心的整体运营管理，包括流程优化、质量控制、绩效评估等工作。此外，还应设置技术支持团队，为信息技术系统的稳定运行和升级提供保障。通过组织架构调整，实现财务人员的专业化分工，提高工作效率和服务质量。
- 人员技能要求与培养 财务共享模式对财务人员的技能要求发生了变化。除了传统的财务核算技能外，财务人员还需掌握信息技术、流程管理、数据分析等方面的技能。
为满足这一需求，企业应制定系统的人员培养计划。对于现有财务人员，通过内部培训、外部培训、在线学习等多种方式，提升他们的信息技术应用能力和流程管理水平。例如，组织财务人员参加财务软件操作培训、流程优化方法培训等。同时，鼓励财务人员学习数据分析知识，掌握数据分析工具，能够从海量的财务数据中提取有价值的信息。
在人才引进方面，企业应注重招聘具备复合型技能的人才，如既懂财务又懂信息技术的人才。此外，还可以招聘一些具有流程管理经验的人才，为财务共享中心的流程优化和运营管理注入新的活力。
七、财务共享模式的风险管理与质量控制
- 风险管理 财务共享模式在带来诸多优势的同时，也伴随着一些风险。企业应建立完善的风险管理体系，对这些风险进行有效识别、评估和应对。
数据安全风险是财务共享模式面临的重要风险之一。由于财务共享中心集中存储和处理大量的财务数据，一旦数据泄露或被篡改，将给企业带来严重损失。企业应加强数据安全防护措施，如采用加密技术对数据进行加密存储和传输，设置严格的用户权限管理，定期进行数据备份和恢复演练等。
流程风险也是不容忽视的。例如，在流程整合和优化过程中，可能出现流程设计不合理、流程执行不到位等问题，导致业务处理出现错误或延误。企业应建立流程监控机制，对财务流程的运行情况进行实时监测，及时发现并解决流程中出现的问题。同时，对流程进行定期评估和优化，确保流程的持续有效性。
人员风险同样存在。财务共享模式下，财务人员的工作内容和职责发生了变化，可能会出现人员不适应新的工作模式、工作积极性不高等问题。企业应加强人员沟通和激励，及时了解员工的需求和想法，为员工提供良好的职业发展规划和培训机会，提高员工的工作满意度和忠诚度。
- 质量控制 为确保财务共享中心提供高质量的财务服务，企业应建立严格的质量控制体系。这包括制定质量标准、建立质量监控机制和实施质量改进措施等。
在质量标准制定方面，应明确各财务流程的处理质量要求，如账务处理的准确性、费用报销审核的合规性、报表编制的及时性等。以账务处理为例，可设定错误率不超过一定比例的质量标准。
质量监控机制方面，通过定期检查、抽样审核等方式，对财务共享中心的业务处理质量进行监控。例如，定期抽取一定比例的费用报销单进行二次审核，检查审核结果的准确性。同时，利用信息技术手段，对业务处理数据进行实时监控，及时发现异常情况。
当发现质量问题时，企业应及时实施质量改进措施。通过分析问题产生的原因，制定针对性的改进方案，并跟踪改进效果。例如，若发现账务处理错误率较高，可对相关财务人员进行再次培训，优化账务处理流程，加强审核环节等，以提高账务处理质量。
八、结论
财务共享模式作为一种创新的财务管理模式，为企业提升财务管理水平、实现降本增效提供了有效途径。然而，搭建一个成功的财务共享模式需要企业在战略规划、选址布局、流程整合优化、信息技术应用、人员管理培养以及风险管理与质量控制等多个关键要点上进行精心策划和有效实施。只有全面把握这些要点，企业才能构建一个高效、稳定、可持续发展的财务共享模式，在激烈的市场竞争中脱颖而出，实现长远发展。未来，随着信息技术的不断进步和企业管理理念的更新，财务共享模式也将不断演进和完善，为企业创造更大的价值。
