一、财务共享模式概述
财务共享模式作为近年来企业财务管理领域的重要创新，它打破了传统分散式财务管理模式的局限。在传统模式下，企业各个分支机构或业务单元往往各自独立进行财务核算与管理，这导致了流程的重复、效率的低下以及资源的浪费。而财务共享模式通过将分散在不同地区、不同业务单元的财务业务集中到一个共享服务中心进行处理，实现了财务流程的标准化、规范化和自动化，从而提高财务处理效率，降低运营成本，并增强企业整体的财务管控能力。
例如，一家大型跨国企业，在全球拥有众多子公司和分支机构。以往，每个子公司都设有独立的财务部门，负责自身的账务处理、资金管理等业务。由于各子公司财务流程和标准不一致，导致财务信息整合困难，总部难以实时掌握整体财务状况。采用财务共享模式后，该企业在某一区域设立了财务共享服务中心，将各子公司部分财务业务集中于此处理，统一了财务流程和标准，大大提升了财务工作的效率和质量。
二、财务共享模式搭建的前期规划
- 战略定位明确
企业在决定搭建财务共享模式时，首先要明确其战略定位。财务共享服务中心究竟是作为成本中心，旨在通过规模效应降低财务运营成本；还是作为利润中心，在为内部提供服务的同时，也向外部企业提供财务共享服务以获取收益；亦或是作为管控中心，强化企业集团对各业务单元的财务管控。不同的战略定位将决定后续的搭建方向和重点。
以某制造业企业集团为例，其搭建财务共享服务中心的初衷是加强对各子公司的财务管控，确保集团整体财务政策的统一执行和财务信息的准确及时。基于此战略定位，在搭建过程中，就着重强化了共享中心对财务审批流程的控制以及对财务数据的分析功能，以满足集团管控需求。
- 业务范围界定
确定纳入财务共享服务中心的业务范围是关键步骤。常见纳入共享范围的业务包括费用报销、应付账款、应收账款、固定资产核算、总账报表等基础财务业务。这些业务具有重复性高、标准化程度强的特点，适合集中处理。然而，并非所有财务业务都适合纳入共享。例如，涉及到企业战略决策支持的财务分析、税务筹划（此处仅作举例说明，本文不涉及税务筹划具体内容）等业务，因其对业务的深度理解和个性化要求较高，可能仍需保留在原业务单元处理。
某连锁零售企业在搭建财务共享服务中心时，初期将费用报销、供应商应付账款处理等业务纳入共享范围，经过一段时间运行后，发现门店销售收入核算由于涉及到不同地区销售政策的差异，集中处理难度较大，遂将其调整出共享范围，由各区域财务团队负责。
三、财务共享模式搭建的关键要素
- 流程标准化设计
流程标准化是财务共享模式成功运行的基础。在搭建过程中，需要对纳入共享的财务业务流程进行全面梳理和优化，去除繁琐、不必要的环节，制定统一的操作标准和规范。
以费用报销流程为例，在传统模式下，不同部门或地区可能存在不同的报销标准和审批流程。在财务共享模式下，需统一制定费用报销的标准，如差旅费的住宿、交通补贴标准等，并设计标准化的报销流程，从员工提交报销申请，到各级审批，再到财务审核支付，每个环节都明确操作规范和时间节点。同时，利用信息技术手段，实现费用报销流程的线上化，员工可通过系统提交申请，审批人员在线审批，财务人员在线审核支付，提高流程的透明度和处理效率。
为了更好地展示流程标准化，以下以应付账款流程为例，制作一个简单的流程图表：
| 步骤 | 操作内容 | 责任主体 | 时间要求 |
|---|---|---|---|
| 1 | 供应商提交发票 | 供应商 | 发票开具后及时提交 |
| 2 | 业务部门确认发票信息 | 业务部门 | 收到发票后2个工作日内 |
| 3 | 财务共享中心审核发票 | 财务共享中心 | 收到业务部门确认后3个工作日内 |
| 4 | 生成应付账款凭证 | 财务共享中心 | 审核通过后1个工作日内 |
| 5 | 到期支付账款 | 财务共享中心 | 账款到期日 |
- 人员配置与培训
财务共享服务中心的人员配置需根据业务范围和处理量进行合理规划。一般来说，需要配备流程管理人员、业务处理人员、系统维护人员等不同岗位。流程管理人员负责流程的优化和持续改进；业务处理人员负责具体财务业务的操作；系统维护人员保障信息系统的稳定运行。
在人员招聘方面，要注重人员的专业技能和综合素质。对于业务处理岗位，要求具备扎实的财务基础知识和熟练的财务软件操作技能；对于流程管理和系统维护岗位，除财务知识外，还需具备一定的流程优化能力和信息技术知识。
同时，人员培训也是至关重要的环节。新入职员工需要进行全面的岗前培训，包括财务共享模式的理念、业务流程、操作规范以及信息系统的使用等内容。对于在职员工，要定期开展业务培训和技能提升课程，以适应不断变化的业务需求和流程优化。
例如，某财务共享服务中心在成立初期，招聘了大量有财务基础的应届毕业生作为业务处理人员。入职后，对他们进行了为期一个月的集中培训，涵盖财务共享理论知识、具体业务流程操作以及信息系统模拟演练等内容。培训结束后，还安排了导师带徒制度，由经验丰富的老员工带领新员工熟悉实际业务操作，确保新员工能够快速适应工作岗位。
- 信息系统选型与集成
强大的信息系统是财务共享模式运行的支撑。在信息系统选型方面，要综合考虑系统的功能、稳定性、扩展性以及与企业现有系统的兼容性。常见的适用于财务共享的信息系统包括企业资源计划（ERP）系统、影像管理系统、电子报账系统等。
ERP系统作为企业核心的管理信息系统，涵盖了财务、采购、销售、生产等多个业务模块，能够实现财务业务数据的实时共享和集成。影像管理系统可将纸质票据转化为电子影像，便于财务人员在线审核和存储，提高业务处理的便捷性。电子报账系统则为员工提供了便捷的线上报销渠道，实现报销流程的自动化。
在信息系统集成方面，要确保各个系统之间的数据流畅传输和交互。例如，将电子报账系统与ERP系统集成，员工在电子报账系统提交报销申请后，相关数据能够自动传递到ERP系统生成记账凭证；影像管理系统与财务审核系统集成，财务人员在审核报销单据时可直接调用影像系统中的票据影像，无需再查阅纸质单据。
以某企业为例，其在搭建财务共享服务中心时，选用了市场上知名的ERP系统，并配套引入了影像管理系统和电子报账系统。通过专业的系统集成商，对三个系统进行了深度集成，实现了业务流程的无缝衔接，大大提高了财务共享服务的运行效率。
四、财务共享模式搭建的实施步骤
- 项目筹备阶段
成立项目领导小组和工作小组，明确各成员的职责和分工。领导小组负责项目的重大决策和协调，工作小组负责具体的项目实施工作。开展现状调研，对企业现有财务业务流程、人员结构、信息系统等进行全面梳理，找出存在的问题和改进空间。制定项目计划，明确项目的目标、任务、时间节点和里程碑。
- 方案设计阶段
根据前期规划和现状调研结果，设计财务共享服务中心的组织架构、业务流程、人员配置和信息系统方案。组织架构设计要考虑到流程的顺畅运行和管理的有效性；业务流程设计要注重标准化和优化；人员配置方案要结合业务量和岗位需求；信息系统方案要确保系统的选型和集成满足业务需求。将设计方案与相关部门和人员进行充分沟通和讨论，收集反馈意见，对方案进行优化和完善。
- 系统建设与测试阶段
按照信息系统方案，进行系统的开发、配置和集成工作。在系统建设过程中，要严格遵循项目管理规范，确保系统开发的质量和进度。系统建设完成后，进行全面的测试工作，包括功能测试、性能测试、集成测试等。通过模拟实际业务场景，对系统的各项功能进行测试，确保系统能够稳定、准确地运行。对测试过程中发现的问题，及时进行整改和优化。
- 人员培训与数据迁移阶段
开展人员培训工作，按照培训计划对财务共享服务中心的工作人员进行业务流程、信息系统操作等方面的培训。通过理论讲解、案例分析、模拟演练等多种方式，确保员工熟练掌握工作技能。在培训过程中，要注重培训效果的评估，及时调整培训内容和方式。同时，进行数据迁移工作，将企业原有的财务数据按照一定的规则和标准迁移到新的财务共享信息系统中。在数据迁移过程中，要确保数据的准确性、完整性和安全性，对迁移的数据进行多次核对和验证。
- 试运行与正式上线阶段
在部分业务范围或分支机构进行试运行，对财务共享服务中心的各项业务流程和信息系统进行实际运行检验。在试运行期间，要密切关注运行情况，及时收集用户反馈，对出现的问题进行快速响应和解决。根据试运行情况，对业务流程和信息系统进行进一步优化和完善。经过一段时间的试运行，各项指标达到预期要求后，正式全面上线财务共享服务中心，在企业范围内推广应用。
五、财务共享模式搭建后的持续优化
- 流程持续优化
随着企业业务的发展和内外部环境的变化，财务共享服务中心的业务流程需要不断优化。建立流程监控机制，定期对流程的运行效率、质量等指标进行评估，如费用报销的平均处理时间、应付账款的处理准确率等。根据评估结果，找出流程中存在的瓶颈和问题，及时进行优化和调整。同时，鼓励员工提出流程改进的建议，对于合理有效的建议给予奖励，形成全员参与流程优化的良好氛围。
- 人员能力提升
为适应财务共享模式下不断变化的业务需求，要持续提升员工的专业能力和综合素质。制定员工职业发展规划，为员工提供晋升通道和发展机会。开展多样化的培训活动，除财务专业知识培训外，还应包括信息技术、沟通技巧、项目管理等方面的培训。鼓励员工参加行业内的专业认证考试，提升员工的专业水平和竞争力。
- 信息系统升级
信息技术的发展日新月异，财务共享服务中心所依赖的信息系统也需要不断升级和完善。关注行业内新技术的发展趋势，如人工智能、大数据等，适时将新技术应用到财务共享信息系统中，提升系统的智能化水平和数据分析能力。定期对信息系统进行维护和升级，确保系统的稳定性和安全性，及时修复系统漏洞和解决兼容性问题。
综上所述，财务共享模式的搭建是一个系统工程，涉及到企业战略、业务流程、人员、信息系统等多个方面。企业在搭建过程中，要充分做好前期规划，把握关键要素，按照科学的实施步骤推进，搭建完成后还要持续优化，才能确保财务共享模式发挥出最大的效益，提升企业整体的财务管理水平。