一、引言

在当今竞争激烈的商业环境中，企业为了提升竞争力，不断寻求创新的财务管理方式。财务共享模式作为一种新兴的财务管理模式，正逐渐受到众多企业的青睐。它通过将分散在各个业务单元的财务业务集中到一个共享服务中心进行处理，实现了财务业务的标准化、流程化和规模化，从而达到降低成本、提高效率、提升服务质量的目的。本文将详细揭秘财务共享模式的搭建思路，助力企业在财务管理领域实现降本增效。

二、财务共享模式概述

1. 财务共享模式的定义 财务共享模式是指企业将分散在不同地区、不同业务单元的重复性高、易于标准化的财务业务，如账务处理、费用报销、资金收付等，集中到一个专门的共享服务中心进行统一处理。这种模式打破了传统财务管理模式下各业务单元各自为政的局面，实现了财务资源的整合与共享。
2. 财务共享模式的优势 （1）降低成本 通过集中处理财务业务，减少了不必要的人力、物力和财力投入。例如，原本每个业务单元都需要配备一套完整的财务核算人员，而在财务共享模式下，可以通过合理配置人员，实现人力资源的优化利用，降低人力成本。 （2）提高效率 标准化和流程化的操作使得财务业务处理更加规范和快速。共享服务中心可以采用先进的信息技术手段，实现业务的自动化处理，大大缩短了业务处理周期。例如，费用报销流程可以通过电子流程审批，减少了人工传递和审批时间，提高了报销效率。 （3）提升服务质量 共享服务中心通过建立统一的服务标准和质量监控体系，能够为各业务单元提供更加专业、高效的财务服务。同时，集中的数据分析和反馈机制也有助于及时发现和解决财务问题，提升财务管理水平。

三、财务共享模式搭建前期规划

1. 明确战略目标 企业在决定搭建财务共享模式之前，首先要明确自身的战略目标。财务共享模式应该与企业的整体战略相契合，是为了支持企业的扩张、提升财务管理效率，还是为了降低成本等。例如，如果企业处于快速扩张阶段，财务共享模式可以帮助企业快速整合新业务单元的财务资源，实现财务管理的协同发展；如果企业面临成本压力，财务共享模式则可以通过优化流程和资源配置来降低成本。
2. 评估企业现状 （1）业务流程评估 对企业现有的财务业务流程进行全面梳理，分析哪些流程适合纳入财务共享模式。例如，费用报销流程、应付账款流程、应收账款流程等重复性高、标准化程度高的流程通常是优先考虑的对象。同时，要评估现有流程的复杂度和效率，找出存在的问题和优化空间。 （2）信息技术评估 考察企业现有的信息技术水平，包括财务软件、ERP系统、网络基础设施等。财务共享模式的运行离不开强大的信息技术支持，需要确保现有的系统能够满足集中处理业务的需求，或者具备升级改造的可能性。例如，如果现有的财务软件功能有限，无法实现自动化的数据采集和处理，可能需要考虑更换或升级软件。 （3）人员能力评估 对企业内部财务人员的专业技能和综合素质进行评估。财务共享模式下，财务人员的工作内容和职责发生了变化，需要具备更全面的业务知识、信息技术能力和沟通协调能力。例如，共享服务中心的财务人员需要熟练掌握财务软件和办公软件的操作，能够与不同业务单元进行有效的沟通。
3. 制定可行性方案 根据明确的战略目标和对企业现状的评估结果，制定详细的财务共享模式搭建可行性方案。方案应包括项目的实施范围、时间计划、预算安排、预期效果等内容。例如，实施范围可以确定为首先在集团总部和部分核心业务单元推行财务共享模式，逐步向其他业务单元扩展；时间计划可以分为项目筹备期、系统建设与流程优化期、试运行期和正式运行期等阶段，明确每个阶段的关键任务和时间节点；预算安排要涵盖人员培训费用、系统建设与升级费用、办公场地租赁费用等各项支出；预期效果要设定具体的量化指标，如成本降低率、效率提升率等，以便对项目实施效果进行评估。

四、财务共享模式流程优化

1. 流程标准化 （1）统一业务流程 对纳入财务共享模式的财务业务流程进行统一规范。例如，制定统一的费用报销标准和流程，明确各类费用的报销额度、审批层级、所需附件等。以差旅费报销为例，统一规定出差交通工具的标准、住宿费用的报销上限、出差补贴的计算方式等，确保所有业务单元执行相同的标准。 （2）规范数据录入 建立统一的数据录入规范，保证财务数据的准确性和一致性。例如，在账务处理中，对会计科目的使用、凭证摘要的填写、业务日期的记录等都要有明确的规定。同时，通过设置数据校验规则，在数据录入时自动检查数据的合理性和准确性，减少人为错误。
2. 流程简化与优化 （1）去除冗余环节 对现有的财务业务流程进行深入分析，去除不必要的审批环节和重复操作。例如，在费用报销流程中，如果存在多级审批但实际审批内容并无实质差异的情况，可以适当简化审批层级，提高审批效率。同时，对于一些手工操作且可以通过系统自动化完成的任务，如数据的汇总和计算，应实现自动化处理，减少人工干预。 （2）优化流程衔接 加强财务业务流程与其他业务流程之间的衔接。例如，在采购业务中，财务部门需要及时获取采购订单、入库单等信息进行应付账款的处理。通过建立信息共享平台，实现采购系统与财务系统的无缝对接，使财务人员能够实时获取相关业务数据，提高账务处理的及时性和准确性。
3. 流程自动化 （1）引入自动化软件 利用流程自动化软件（如RPA，机器人流程自动化）实现财务业务流程的自动化处理。例如，RPA可以模拟人工操作，自动登录财务系统、提取数据、填写表单、生成凭证等。在应收账款管理中，RPA可以自动从销售系统中获取客户的销售订单和收款信息，生成应收账款凭证，并定期发送催款通知，大大提高了工作效率和准确性。 （2）建立工作流引擎 通过工作流引擎实现财务业务流程的自动化流转。工作流引擎可以根据预设的规则自动分配任务、跟踪流程进度、提醒相关人员进行处理。例如，在费用报销流程中，工作流引擎可以根据报销金额自动判断审批层级，将报销申请发送给相应的审批人，并在审批完成后自动将流程推进到下一个环节。

五、财务共享模式系统建设

1. 核心财务系统选型 （1）功能需求分析 根据财务共享模式的业务需求，分析核心财务系统应具备的功能。例如，系统应具备强大的账务处理功能，能够支持多账套、多币种的核算；具备完善的费用管理功能，能够实现费用报销的在线申请、审批和支付；具备高效的资金管理功能，能够实时监控资金流动情况等。 （2）系统供应商评估 对市场上的财务系统供应商进行评估，考察其产品的稳定性、易用性、扩展性以及售后服务等方面。可以通过参观其他企业的应用案例、咨询行业专家等方式，了解不同供应商产品的实际使用效果。同时，要考虑供应商的技术实力和发展前景，确保所选系统能够随着企业的发展而不断升级和优化。
2. 系统集成与对接 （1）与业务系统集成 将核心财务系统与企业的其他业务系统（如ERP系统、销售系统、采购系统等）进行集成。通过系统集成，实现业务数据的自动传输和共享，避免数据的重复录入和不一致性。例如，当销售业务发生时，销售系统中的订单信息可以实时传输到财务系统，自动生成销售收入凭证，减少人工干预，提高数据的准确性和及时性。 （2）与外部系统对接 根据企业的实际需求，将财务系统与外部系统进行对接。例如，与银行系统对接，实现资金的自动收付和对账；与税务系统对接，实现纳税申报的自动化处理等。通过与外部系统的对接，提高财务业务处理的效率和便捷性。
3. 数据安全与备份 （1）数据安全措施 建立完善的数据安全管理体系，确保财务数据的保密性、完整性和可用性。例如，采用加密技术对敏感数据进行加密存储和传输，防止数据泄露；设置严格的用户权限管理，根据用户的职责和岗位分配不同的操作权限，避免数据被非法篡改；定期进行安全漏洞扫描和修复，防范网络攻击。 （2）数据备份策略 制定合理的数据备份策略，确保财务数据在遇到灾难或故障时能够及时恢复。数据备份可以采用多种方式，如定期全量备份、增量备份、异地备份等。同时，要定期对备份数据进行恢复测试，验证备份数据的可用性，确保在需要时能够成功恢复数据。

六、财务共享模式人员配置与培训

1. 人员配置 （1）共享服务中心岗位设置 根据财务共享模式的业务范围和流程，合理设置共享服务中心的岗位。一般包括账务处理岗、费用审核岗、资金管理岗、报表编制岗等。同时，要明确各岗位的职责和工作内容，确保岗位之间的分工明确、协作顺畅。例如，账务处理岗负责日常的凭证录入、记账等工作；费用审核岗负责对费用报销申请进行合规性审核。 （2）人员招聘与调配 根据岗位需求，进行人员招聘或内部调配。对于一些专业性较强的岗位，如资金管理岗，需要招聘具备丰富资金管理经验和专业知识的人员；对于一些基础操作岗位，可以通过内部调配有一定财务基础的人员，并进行针对性的培训。在人员调配过程中，要充分考虑员工的个人意愿和职业发展规划，提高员工的工作积极性和满意度。
2. 人员培训 （1）业务知识培训 对共享服务中心的员工进行全面的业务知识培训，使其熟悉财务共享模式下的业务流程和操作规范。培训内容可以包括财务核算制度、费用报销政策、资金管理规定等。通过培训，确保员工能够准确、高效地完成本职工作。例如，组织员工学习新的会计准则和税收政策，使其能够及时调整账务处理方式和税务申报方法。 （2）信息技术培训 随着财务共享模式的实施，信息技术在财务管理中的应用越来越广泛。因此，要对员工进行信息技术培训，使其熟练掌握财务软件、办公软件以及流程自动化工具的使用。例如，开展RPA操作培训，使员工能够利用RPA工具实现业务流程的自动化处理，提高工作效率。 （3）沟通协作培训 财务共享模式下，共享服务中心需要与各业务单元进行频繁的沟通和协作。因此，要对员工进行沟通协作培训，提高其沟通能力和团队协作意识。通过培训，使员工能够与不同部门的人员进行有效的沟通，及时解决业务中出现的问题，提升服务质量。例如，组织沟通技巧培训课程，通过案例分析和模拟演练等方式，提高员工的沟通能力和解决问题的能力。

七、财务共享模式的试运行与优化

1. 试运行阶段 （1）选择试点业务单元 在全面推行财务共享模式之前，选择部分具有代表性的业务单元进行试运行。试点业务单元的选择要考虑业务类型、规模、地域等因素，确保能够全面反映财务共享模式在不同情况下的运行效果。例如，可以选择一个业务较为复杂的大型业务单元和一个业务相对简单的小型业务单元作为试点。 （2）收集反馈意见 在试运行期间，建立有效的沟通机制，及时收集试点业务单元和共享服务中心员工的反馈意见。通过定期召开沟通会议、设置意见反馈邮箱等方式，鼓励相关人员提出问题和建议。例如，试点业务单元的财务人员可能会反馈费用报销流程在实际操作中存在的问题，共享服务中心的员工可能会提出系统操作方面的改进建议。
2. 优化调整 （1）流程优化 根据试运行期间收集的反馈意见，对财务业务流程进行优化调整。对于流程中存在的繁琐环节、不合理的审批流程等进行简化和改进，提高流程的效率和适应性。例如，如果发现费用报销流程中某个审批环节经常出现延误，经过分析后可以调整审批逻辑或更换审批人员，确保流程的顺畅运行。 （2）系统优化 针对系统在试运行过程中出现的问题，如功能不完善、数据传输错误等，及时与系统供应商沟通，进行系统优化和升级。同时，根据业务需求的变化，对系统进行功能扩展和优化。例如，如果发现财务系统在生成报表时存在数据不准确的问题，经过排查后对系统的数据计算逻辑进行调整，确保报表数据的准确性。 （3）人员优化 根据试运行期间员工的工作表现和业务需求的变化，对人员配置进行优化。对于工作能力不足的员工，可以进行针对性的培训或调整岗位；对于业务量增加或减少的岗位，及时进行人员的补充或调配。例如，如果在试运行过程中发现某个岗位的工作量过大，导致工作积压，可以考虑增加人员或重新分配工作任务。

八、结论

财务共享模式作为一种创新的财务管理模式，为企业实现降本增效提供了有力的支持。通过明确战略目标、优化业务流程、建设高效的信息系统、合理配置人员并进行持续的优化调整，企业能够成功搭建财务共享模式，提升财务管理水平，增强企业的核心竞争力。在搭建财务共享模式的过程中，企业要充分结合自身的实际情况，借鉴其他企业的成功经验，确保项目的顺利实施。同时，要关注行业发展动态和技术创新，不断完善财务共享模式，使其更好地适应企业的发展需求。