一、引言
在企业的财务活动中，发票作为重要的原始凭证，不仅是企业进行会计核算的基础，更是税务机关进行税收征管的重要依据。发票管理是否得当，直接关系到企业的财务风险高低。掌握发票管理的注意事项，对于财务人员来说，是规避财务风险、保障企业财务健康的关键。
二、发票开具的注意事项
确保信息准确性 发票开具时，务必保证购买方和销售方信息的准确无误。购买方信息包括名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等，销售方信息同样要完整且准确。以一家制造业企业向一家贸易公司销售产品为例，若在开具发票时，将贸易公司的纳税人识别号写错，贸易公司在进行发票认证抵扣时就会遇到问题，可能导致无法正常抵扣进项税额，进而增加贸易公司的税务成本。同时，销售方信息错误也可能影响自身的税务申报和财务核算。
选择正确的发票类型 不同的业务场景需要开具不同类型的发票。常见的发票类型有增值税专用发票和增值税普通发票。一般纳税人销售货物、提供应税劳务或应税服务，购买方索取增值税专用发票的，应当开具增值税专用发票；但属于下列情形之一的，不得开具增值税专用发票：向消费者个人销售货物、提供应税劳务或者应税服务的；销售货物、提供应税劳务或者应税服务适用增值税免税规定的等。例如，一家餐饮企业为消费者个人提供餐饮服务，就只能开具增值税普通发票，而不能开具增值税专用发票。若错误开具，不仅违反发票管理规定，还可能引发税务风险。
规范发票内容填写 发票的内容应如实填写，包括货物或应税劳务、服务名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、税率、税额等。对于一些特殊业务，如销售折扣、折让等，在发票上要有清晰的体现。比如，企业销售一批商品，给予购买方一定的销售折扣，那么在开具发票时，应按照规定将销售额和折扣额在同一张发票上分别注明，这样才能按照折扣后的销售额计算缴纳增值税。若未在同一张发票上分别注明，折扣额不得从销售额中减除，会增加企业的税负。
注意发票开具时间 发票应按照增值税纳税义务的发生时间开具。增值税纳税义务发生时间根据不同的销售方式有不同的规定。采取直接收款方式销售货物，不论货物是否发出，均为收到销售款或者取得索取销售款凭据的当天；采取托收承付和委托银行收款方式销售货物，为发出货物并办妥托收手续的当天等。例如，企业采用赊销方式销售货物，合同约定收款日期为 3 个月后，那么应在合同约定的收款日期当天开具发票。若提前或滞后开具发票，都可能导致纳税申报不准确，引发财务风险。
三、发票审核的注意事项
审核发票真实性 财务人员要通过多种方式审核发票的真实性。首先，可以通过发票查验平台进行查验，输入发票代码、号码、开票日期、金额等信息，核实发票的真伪。其次，观察发票的纸质、印刷质量、防伪标识等。例如，真发票的纸张质地较好，印刷清晰，防伪标识具有特定的防伪特征。若发票纸张粗糙、印刷模糊，很可能是假发票。另外，对于一些大额发票，还可以向开票方主管税务机关进行核实。
审核发票合规性 审核发票的合规性包括审核发票的开具是否符合规定。查看发票的格式是否正确，是否加盖发票专用章，发票专用章的样式是否符合规定。发票专用章应清晰可辨，包含纳税人名称、纳税人识别号、发票专用章字样等信息。同时，审核发票的内容是否完整、准确，是否与实际业务相符。比如，企业收到一张办公用品发票，但发票上未注明具体的办公用品明细，只有一个笼统的“办公用品”字样，这种发票就不符合合规性要求，可能无法在企业所得税前扣除。
审核发票关联性 发票应与企业的实际业务具有关联性。财务人员要判断发票所涉及的业务是否属于企业的经营范围内，发票的购买方和销售方是否与实际业务的交易双方一致。例如，一家建筑企业收到一张购买化妆品的发票，显然该发票与企业的建筑业务毫无关联，不能作为企业的成本费用进行核算，否则会虚增企业成本，减少应纳税所得额，引发税务风险。
四、发票保管的注意事项
建立健全发票保管制度 企业应建立完善的发票保管制度，明确发票保管的责任人员，设置专门的发票保管场所，配备必要的防盗、防火、防潮、防虫、防鼠等设施。对发票的购入、领用、开具、作废、结存等情况进行详细记录，建立发票台账。例如，制定发票领用登记表，记录领用人、领用日期、发票种类、发票号码等信息，以便随时查阅和核对。
分类存放发票 将已开具的发票存根联、发票登记簿以及未开具的空白发票分类存放。已开具的发票存根联和发票登记簿应按照规定保存一定期限，一般为 5 年。保存期满，报经税务机关查验后销毁。空白发票要妥善保管，防止丢失、被盗。若空白发票丢失，应立即向税务机关报告，并登报声明作废，避免被不法分子冒用，给企业带来损失。
电子发票的保管 随着电子发票的广泛应用，电子发票的保管也成为重要问题。企业应按照规定保存电子发票的版式文件，同时建立电子发票的存储备份制度，防止数据丢失。可以采用多种存储方式，如硬盘、光盘等，并定期进行数据备份和检查。例如，每月将电子发票数据备份到外部硬盘，并在不同地点存放，以防止因自然灾害等原因导致数据丢失。
五、发票作废的注意事项
符合作废条件 发票作废必须符合规定的条件。一般情况下，开具发票当月，发生销货退回、开票有误等情形，收到退回的发票联、抵扣联符合作废条件的，按作废处理；开具时发现有误的，可即时作废。作废发票应在纸质发票（含未打印的发票）各联次上注明“作废”字样，全联次留存。例如，企业当月开具一张发票，发现购买方信息填写错误，在收到购买方退回的发票联和抵扣联后，可将该发票作废重新开具。
跨月发票处理 对于跨月发票，不能直接作废，而应通过开具红字发票进行处理。若一般纳税人取得专用发票后，发生销货退回、开票有误等情形但不符合作废条件的，或者因销货部分退回及发生销售折让的，购买方应向主管税务机关填报《开具红字增值税专用发票申请单》，经税务机关审核后，出具《开具红字增值税专用发票通知单》，销售方凭购买方提供的《通知单》开具红字专用发票。例如，企业上月开具一张增值税专用发票，本月购买方发现货物质量有问题，要求退货，此时就不能直接作废发票，而应按照上述流程开具红字发票进行处理。若处理不当，会导致销售额和销项税额计算错误，影响企业的财务核算和税务申报。
六、结论
发票管理贯穿于企业财务活动的各个环节，从发票的开具、审核、保管到作废，每一个环节都不容忽视。财务人员只有熟练掌握发票管理的各项注意事项，严格按照规定进行操作，才能有效规避财务风险，保障企业财务工作的顺利开展。同时，随着税收政策和发票管理规定的不断变化，财务人员要持续学习，及时更新知识，确保发票管理工作始终符合法规要求，为企业的健康发展提供有力的财务支持。